Księgowanie szczegółowych płatności dostawcy i odbiorcy
Funkcja Możliwość księgowania szczegółowych płatności dostawcy i odbiorcy, ale podsumowywania kwot na koncie bankowym powoduje zaksięgowanie płatności dostawcy i odbiorcy jako oddzielnych załączników, ale podsumowuje płatności po zaktualizowaniu salda konta bankowego.
Załóżmy na przykład, że bank płaci trzem dostawcom 100 euros (EUR) każdy w imieniu organizacji. Gdy bank zakończy transakcje, na wyciągu bankowym mogą być widoczne szczegóły dotyczące trzech płatności lub podsumowanie wypłaty 300 EUR. Jeśli Twój bank podsumowuje płatności w ramach jednej wypłaty, ta funkcja może być użyta do naśladowania tej funkcji. W związku z tym może pomóc usprawnić proces uzgadniania kont bankowych.
Ważne
Ta funkcja eliminuje konieczność rejestrowania wielu płatności dostawcy lub odbiorcy w jednym numerze załącznika. Aby ustalić, czy parametry mogą być zdefiniowane w taki sposób, aby wiele transakcji księgi podrzędnej było zabronionych w jednym załączniku, zobacz temat Jeden załącznik.
Ustawienia
W obszarze roboczym Zarządzanie funkcjami włącz funkcję o nazwie Możliwość księgowania szczegółowych płatności dostawcy i odbiorcy, ale podsumowywania kwot na koncie bankowym.
Nazwy arkuszy
Możliwość podsumowywania płatności do księgi podrzędnej banku jest obsługiwana dla następujących typów arkuszy:
- Codziennie (Arkusz finansowy)
- Wypłata dostawcy (arkusz płatności dostawcy)
- Płatność odbiorcy (arkusz płatności odbiorcy)
Na stronie Nazwy arkuszy dostępne są dwa nowe pola w sekcji Bank : Podsumowanie kwot na koncie bankowym i Kryteria podsumowania.
Jeśli opcja Sumuj kwoty na koncie bankowym jest ustawiona na Nie (wartość domyślna), płatności w grupie partii arkusza będą aktualizować konto bankowe w szczegółach lub podsumowaniu, w zależności od tego, czy płatności są wprowadzane w jednym numerze załącznika. Księgowanie na koncie bankowym działa tak samo, jak wtedy, gdy nowa funkcja jest wyłączona. Zalecamy, aby po włączeniu tej funkcji nie wprowadzać już wielu płatności w jednym numerze załącznika.
Opcja Sumuj kwoty na koncie bankowym może być ustawiona na Tak tylko wtedy, gdy pole Nowy załącznik dla nazwy arkusza jest ustawione na W związku z saldem. W takim przypadku opcja promuje (ale nie gwarantuje) użycie jednego załącznika na płatność dostawcy lub odbiorcy. Gdy nowa funkcja jest włączona, podsumowanie nie będzie wykonywane, jeśli załącznik zawiera więcej niż jednego dostawcę lub odbiorcę.
Banknot
Jeśli w polu Nowy załącznik zostanie ustawiona wartość inna niż W związku z saldem i spróbujesz ustawić opcję Podsumuj kwoty na koncie bankowym na Tak, zostanie wyświetlony następujący komunikat o błędzie: „Ustawienie Podsumowanie kwot na koncie bankowym musi mieć wartość Nie, gdy nowy załącznik jest ustawiony na Ręcznie lub Tylko jeden numer załącznika”.
Jeśli opcja Podsumuj kwoty na koncie bankowym jest ustawiona na Tak, a użytkownik spróbuje zmienić wartość pola Nowy załącznik na inną niż W związku z saldem, zostanie wyświetlony następujący komunikat o błędzie: „Ustawienie Nowy załącznik musi być powiązane z saldem, gdy opcja Podsumuj kwoty na koncie bankowym jest ustawiona na Tak”.
Jeśli zostanie ustawiona wartość Tak dla opcji Podsumuj kwoty na konciebankowym, pole Kryteria podsumowania stanie się dostępne. To pole umożliwia organizacji określenie kryteriów używanych do podsumowywania płatności na konto bankowe. Dostępne są następujące wartości:
- Nie sumuj — płatności nie będą sumowane, nawet jeśli opcja Sumuj kwoty na koncie bankowym jest ustawiona na Tak.
- Kryteria domyślne — płatności, które mają to samo konto bankowe, metodę płatności, kod waluty, typ konta (odbiorca lub dostawca) i datę transakcji, zostaną pogrupowane w celu podsumowania.
- Domyślne kryteria z numerem dokumentu — płatności, które mają to samo konto bankowe, metodę płatności, kod waluty, typ konta (odbiorca lub dostawca), datę transakcji i numer dokumentu, zostaną zgrupowane w celu podsumowania. Jeśli numer dokumentu dla więcej niż jednej płatności jest pusty, pusta wartość zostanie potraktowana jako prawidłowy numer dokumentu, a płatności te zostaną podsumowane razem.
- Kryteria domyślne z odwołaniem do płatności — płatności, które mają to samo konto bankowe, metodę płatności, kod waluty, typ konta (odbiorca lub dostawca), datę transakcji i odwołanie do płatności, zostaną zgrupowane w celu podsumowania. Jeśli odwołanie do płatności dla więcej niż jednej płatności jest puste, pusta wartość zostanie potraktowana jako prawidłowe odwołanie do płatności, a płatności te zostaną podsumowane razem.
Parametry
Podczas podsumowywania płatności dostawcy lub odbiorcy do transakcji pojedynczego konta bankowego przypisywany jest nowy numer.
Na stronie Parametry modułu Zarządzanie gotówką i bankami na karcie Sekwencje identyfikatorów zdefiniuj sekwencję numerów dla odwołania do identyfikatora podsumowania transakcji bankowych.
Rejestrowanie płatności w arkuszu
Gdy ta funkcja jest używana, płatności mogą być podsumowywane na koncie bankowym po ponownym wprowadzeniu z dowolnego z następujących arkuszy:
- Rozrachunki z dostawcami — Płatności — Arkusz płatności dostawcy
- Rozrachunki z odbiorcami - Płatności - Arkusz płatności odbiorcy
- Księga główna - Wpisy w arkuszu - Arkusze finansowe
Po utworzeniu arkusza sprawdź ustawienia podsumowania na karcie Ustawienia nagłówka partii arkusza. Ustawienia domyślne są pobierane z nazwy arkusza, ale można je zastąpić dla poszczególnych numerów partii arkusza.
Po wprowadzeniu wszystkich płatności w arkuszu, podczas księgowania używane są następujące kryteria w celu określenia, które płatności mogą zostać uwzględnione w podsumowaniu. Kryteria te wpływają na sposób wprowadzania płatności w arkuszu.
- Do podsumowania brane są pod uwagę tylko płatności, które mają następujące kombinacje konta i konta przeciwstawnego: Dostawca/Bank, Bank/Dostawca, Odbiorca/Bank i Bank/Odbiorca. Płatności księgowane na koncie księgowym (płatności pomostowe) nie są brane pod uwagę w podsumowaniu.
- Każdy załącznik płatności musi zawierać tylko jednego dostawcę lub odbiorcę. Jeśli numer załącznika zawiera wielu dostawców lub odbiorców, nie będzie brany pod uwagę w podsumowaniu.
- W numerze partii arkusza musi istnieć więcej niż jedna płatność w oddzielnych załącznikach.
- Płatności w arkuszu o różnych numerach partii nie są brane pod uwagę przy sumowaniu.
Księgowanie płatności w arkuszu
Podczas księgowania grupa wierszy płatności jest brana pod uwagę do podsumowania zgodnie z opisem w poprzedniej sekcji. Po ustaleniu grupy wierszy płatności następuje podsumowanie na podstawie ustawień nagłówka partii arkusza.
Podsumowanie transakcji bankowych nie zostanie wykonane, jeśli opcja Podsumuj kwoty na koncie bankowym jest ustawiona na Nie lub jeśli pole Kryteria podsumowania w nagłówku partii arkusza jest ustawione na Nie sumuj.
Jeśli nazwa arkusza została zdefiniowana w taki sposób, że płatności są księgowane na koncie bankowym w podsumowaniu, ale pole Kryteria podsumowania w nagłówku partii arkusza jest ustawione na Nie sumuj, transakcje nie będą sumowane.
Podsumowanie transakcji bankowych będzie miało miejsce, gdy opcja Podsumuj kwoty na koncie bankowym jest ustawiona na Tak, a pole Kryteria podsumowania jest ustawione na Kryteria domyślne, Kryteria domyślne z numerem dokumentu lub Kryteria domyślne z odwołaniem do płatności. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz opis pola Kryteria podsumowania w sekcji Nazwy arkuszy .
Na koncie bankowym można zaksięgować więcej niż jedną grupę płatności sumarycznych. Na przykład, jeśli arkusz zawiera grupę płatności dostawcy i grupę płatności odbiorcy, można mieć dwie lub więcej płatności sumarycznych. Można utworzyć jedną lub więcej sumarycznych transakcji konta bankowego dla płatności dostawcy oraz jedną lub więcej sumarycznych transakcji konta bankowego dla płatności odbiorcy.
W następnym przykładzie w arkuszu wprowadzono następujące płatności dla dostawcy. Numer partii arkusza został skonfigurowany w taki sposób, że pole Kryteria podsumowania jest ustawione na Kryteria domyślne z numerem dokumentu. Podczas księgowania płatności są sumowane lub nie są sumowane, jak pokazano poniżej.
| Numer załącznika | Data transakcji | Konto | Waluta | Uznanie | Środki | Konto przeciwstawne | Metoda płatności | Numer dokumentu | Co można podsumować? |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 przypada na wpłatę z zysku na rzecz budżetu państwa | 15 sierpnia | Dostawca A | EUR | 100 | USMF OPER | Elektroniczne | Podsumowanie załączników 1 i 2 | ||
| 2 | 15 sierpnia | Dostawca B | EUR | 200 | USMF OPER | Elektroniczne | Podsumowanie załączników 1 i 2 | ||
| 3 | Sierpień 17 | Dostawca C | CAD | 300 | USMF OPER | Elektroniczne | Zaksięgowano na koncie bankowym w szczegółach | ||
| 4 | Sierpień 18 | Dostawca B | EUR | 400 | USMF OPER | Elektroniczne | Zaksięgowano na koncie bankowym w szczegółach | ||
| 5 | Sierpień 28 | Sprzedawca D | EUR | 500 | USMF OPER | Elektroniczne | 1 przypada na wpłatę z zysku na rzecz budżetu państwa | Podsumowanie kuponów 5 i 6 | |
| 6 | Sierpień 28 | Dostawca Z | EUR | 600 | USMF OPER | Elektroniczne | 1 przypada na wpłatę z zysku na rzecz budżetu państwa | Podsumowanie kuponów 5 i 6 | |
| 7 | Sierpień 28 | Dostawca Z | EUR | 700 | USMF OPER | Elektroniczne | 2 | Podsumowanie załączników 7, 8 i 9 | |
| 8 | Sierpień 28 | Dostawca B | EUR | 800 | USMF OPER | Elektroniczne | 2 | Podsumowanie załączników 7, 8 i 9 | |
| 9 | Sierpień 28 | Dostawca A | EUR | 900 | USMF OPER | Elektroniczne | 2 | Podsumowanie załączników 7, 8 i 9 |
Na koncie bankowym zostanie zaksięgowanych pięć transakcji. W przypadku dwóch osób zachowane zostaną pierwotne szczegóły płatności. W przypadku pozostałych trzech płatności zostaną podsumowane na podstawie zasad podsumowania.
Po zaksięgowaniu płatności w arkuszu
Po zakończeniu księgowania płatności sumaryczne (lub szczegółowe) można znaleźć w transakcjach konta bankowego. Kliknij kolejno opcje Zarządzanie gotówką i bankami>Konta bankowe>Konta bankowe.
W przypadku każdej płatności sumarycznej w polu Numer załącznika pojawi się gwiazdka (*). Każda płatność jest nadal szczegółowo księgowana w księdze głównej.
Wszystkie podsumowane transakcje konta bankowego będą miały unikatowy identyfikator podsumowania. Jeśli w polu Kryteria podsumowania została ustawiona wartość Domyślne kryteria z numerem dokumentu, jako identyfikator podsumowania zostanie użyty numer dokumentu z wierszy płatności. W przeciwnym razie identyfikator podsumowania zostanie wygenerowany na podstawie sekwencji numerów skonfigurowanej na stronie Parametry modułu Zarządzanie gotówką i bankami . Jeśli identyfikator podsumowania, który zostanie przypisany do podsumowanej transakcji bankowej, jest już używany przez inną sumaryzowaną transakcję bankową, zostanie wybrana nowa z sekwencji numerów. Odwołanie do płatności nie jest używane jako identyfikator podsumowania.
Użytkownicy mogą wyświetlić szczegóły płatności dla transakcji na koncie bankowym z podsumowaniem, wybierając pozycję Wyświetl szczegóły podsumowania na stronie Szczegóły podsumowania płatności.
Podczas wyświetlania szczegółów podsumowania można wyświetlić załącznik księgi głównej każdej płatności, powrócić do podsumowanej transakcji konta bankowego lub wyświetlić informacje o rozliczeniu dla wybranej płatności.
Transakcje sumaryczne konta bankowego będą również widoczne na wyciągu bankowym. Dzięki temu uzgadnianie konta bankowego jest łatwiejsze niezależnie od tego, czy jest używane ręczne uzgadnianie kont, czy zaawansowane uzgadnianie konta bankowego. W obu procesach uzgadniania jest wyświetlany identyfikator podsumowania bankowego. Jeśli dla konta bankowego jest włączone zaawansowane uzgadnianie konta bankowego, dla konta bankowego zostanie wygenerowany dokument bankowy typu Transakcja podsumowana. Użytkownicy mogą dopasowywać i uzgadniać transakcje w ten sam sposób dla innych typów dokumentów bankowych.
