Częściowe rozliczenia księgi
Proces rozliczania księgi umożliwia organizacji „uzgadnianie” kont rozliczeniowych. W ten sposób organizacja zapewnia, że kwota zaksięgowana na koncie głównym zostanie całkowicie rozliczona z tego konta.
Przykład
Organizacja płaci firmie ubezpieczeniowej 12 000 USD w październiku za roczną polisę. 12 000 USD nie może być jeszcze w pełni zaliczone w koszty, ponieważ firma ubezpieczeniowa nie wywiązała się ze swoich zobowiązań umownych. W miarę upływu każdego miesiąca 1000 USD jest traktowane jako wydatek, a 1000 USD jest usuwane z konta naliczonych wydatków jako kwota kredytu. W związku z tym konto naliczonych wydatków rozpoczyna się od salda 12 000 USD debetu. Następnie co miesiąc księgowany jest kredyt 1000 USD w celu zmniejszenia salda na koncie. Po 12 miesiącach 12 000 USD jest rozliczone, a rozliczenie księgi można zakończyć, zaznaczając 13 transakcji, które są kompensowane do 0 (zero). Nie można rozliczyć debetu 12 000 USD, dopóki nie zostaną zaksięgowane wszystkie kredyty. Jeśli wydatki tego typu obejmują lata obrachunkowe, korzystanie z rozliczeń księgi i opcji zaawansowanej świadomości może być trudne, ponieważ rozliczenia nie mogą przekraczać lat obrachunkowych.
W aplikacji Microsoft Dynamics 365 Finance, wersja 10.0.42, dostępna jest funkcjonalność częściowych rozliczeń księgi. Ta funkcja rozwiązuje problem wydatków obejmujących lata obrachunkowe, ponieważ umożliwia częściowe rozliczenie księgi na koniec roku (lub w każdym miesiącu lub okresie obrachunkowym). W poprzednim przykładzie polisy ubezpieczeniowej, na koniec grudnia, 3000 USD zostało rozliczone z konta naliczonych kosztów. W związku z tym na stronie Rozliczenia księgi można wybrać i rozliczyć w księdze oryginalną transakcję debetową 12 000 USD i trzy transakcje kredytowe 1000 USD. Pozostałe 9000 USD są następnie przenoszone na następny rok do rozliczenia księgi.
Kolejną zaletą częściowych rozliczeń księgi jest to, że rozliczenia pochodzące z rozrachunków z dostawcami lub rozrachunków z odbiorcami mogą być automatycznie rozliczane w księdze głównej. Aby włączyć tę funkcję, ustaw opcję Księga podrzędna do automatycznego rozliczania księgi na wartość Tak na karcie Rozliczenia księgi na stronie Parametry księgi głównej (Księga główna>Ustawienia księgi>Parametry księgi głównej).
Wymagania wstępne dotyczące częściowych rozliczeń księgi
Aby użyć częściowych rozliczeń księgi, ustaw następujące opcje na Tak na stronie Parametry księgi głównej:
- Włącz opcje zaawansowanej świadomości
- Włącz księgowanie zrealizowanych dodatnich/ujemnych różnic kursowych waluty na potrzeby rozliczeń księgi
Uwaga
W wersji 10.0.40 funkcje Włącz zaawansowane opcje świadomości, Włącz księgowanie zrealizowanych zysków i strat w walucie dla rozliczeń księgi oraz Włącz automatyzację procesów dla rozliczeń księgi zostały przeniesione z modułu Zarządzanie funkcjami i stały się opcjami na stronie Parametry księgi głównej.
Ważne
Po włączeniu funkcji częściowych rozliczeń księgi nie można jej wyłączyć, ponieważ dane są migrowane do nowych tabel. Nie można również wyłączyć wszystkich poprzednich opcji rozliczenia księgi, które były wymagane. Opcje te obejmują Włącz zaawansowane opcje świadomości i Włącz księgowanie zrealizowanych zysków/strat w walucie do rozliczeń księgi. Jednak opcje Włącz automatyzację procesu rozliczenia księgi i Automatyczne rozliczanie księgi podrzędnej do księgi mogą być ustawione na Tak lub Nie w dowolnym momencie.
W przypadku częściowych rozliczeń księgi, podobnie jak w istniejącej funkcji rozliczeń księgi, konto główne musi zostać dodane do listy kont. Wyjątkiem od tej reguły jest każde konto, które jest rozliczane w księdze podrzędnej (rozrachunki z dostawcami lub rozrachunki z odbiorcami). Jeśli dla opcji Automatyczne rozliczanie księgi podrzędnej w księdze jest ustawiona wartość Tak, konta tego typu są rozliczane automatycznie i nie muszą być uwzględniane na liście kont. Jeśli zostaną dodane do listy, można je wyświetlić na stronie Rozliczenia księgi .
Częściowe rozliczanie transakcji
Jeśli opcje Relacja między rozliczeniem księgi a zamknięciem roku i Częściowe rozliczenia księgi są ustawione na Tak, strona Rozliczenia księgi zmienia się w następujący sposób:
Konto główne jest wymagane, ponieważ wszystkie rozliczenia księgi muszą zostać zakończone dla transakcji na jednym koncie głównym.
Wszystkie rozliczenia księgi muszą zostać zakończone w ciągu roku obrachunkowego.
Można dowolnie zmieniać warstwę księgowania, ale nie można rozliczać transakcji znajdujących się w różnych warstwach księgowania.
Aby pokazać osobno konto główne i wymiary, wybierz zestaw wymiarów finansowych.
Filtr Stan ma stan Częściowo rozliczone i można wybrać więcej niż jeden stan jednocześnie. Dostępne są następujące opcje stanu:
- Wszystkich
- Nierozliczone (opcja domyślna)
- Rozliczona
- Częściowo rozliczono
Zostanie wyświetlona waluta rozliczeniowa i sumy w walucie raportowania.
Przycisk Wycofaj oznaczone transakcje został przeniesiony na stronę Historia rozliczeń księgi.
W przypadku częściowych rozliczeń księgi debety nie muszą być równe kredytom. W związku z tym, jeśli transakcje są rozliczane częściowo, niektóre transakcje mają pozostające saldo. Historia rozliczeń jest teraz śledzona dla wszystkich transakcji, a następujące kolumny są dodawane do siatki w celu śledzenia tych informacji.
- Historia
- Kwota w walucie raportowania
- Pozostała kwota w walucie transakcji
- Pozostała kwota w walucie rozliczeniowej
- Pozostała kwota w walucie raportowania
Gdy transakcja debetowa jest rozliczana częściowo za pomocą transakcji kredytowej lub gdy transakcja kredytowa jest częściowo rozliczana za pomocą transakcji debetowej, stan w pełni rozliczonej transakcji przyjmuje wartość Rozliczone. Stan transakcji częściowo rozliczonej to Częściowo rozliczone, a kolumny pozostałej kwoty pokazują kwotę, która musi jeszcze zostać rozliczona. Jedna transakcja debetowa może zostać rozliczona za pomocą wielu transakcji kredytowych lub jedna transakcja kredytowa może zostać rozliczona za pomocą wielu transakcji debetowych. Na przykład załącznik GJ00105 jest obciążeniem na 1000 USD. Załącznik GJ00210 na 700 USD i GJ00236 na 300 USD są oznaczone do rozliczenia z debetem.
| Stan | Załącznik | Data | Identyfikator rozliczenia | Data wykonania rozliczenia | Strona debetowa | Strona kredytowa | Pozostała kwota |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nie rozliczono | GJ00105 | 10/01/2024 | 1000,00 | ||||
| Nie rozliczono | GJ00210 | 10/15/2024 | 700,00 | ||||
| Nie rozliczono | GJ00236 | 11/05/2024 | 400,00 |
Po rozliczeniu kolumna Identyfikator rozliczenia jest ustawiana na Wiele dla transakcji debetowej, ponieważ rozliczono więcej niż jeden kredyt. Każda para transakcji debet/kredyt ma własny identyfikator rozliczenia, który jest wyświetlany w kolumnie Identyfikator rozliczenia. Ponieważ druga transakcja kredytowa dla kwoty 400,00 nie jest w pełni rozliczona, jej stan to Częściowo rozliczone, a pozostała kwota zostanie zaktualizowana do 100,00.
| Stan | Załącznik | Data | Identyfikator rozliczenia | Data wykonania rozliczenia | Strona debetowa | Strona kredytowa | Pozostała kwota |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Rozliczona | GJ00105 | 10/01/2024 | Wielokrotność | 11/05/2024 | 1000,00 | 0,00 | |
| Rozliczona | GJ00210 | 10/15/2024 | 012264 | 11/05/2024 | 700,00 | 0,00 | |
| Częściowo rozliczono | GJ00236 | 11/05/2024 | 012265 | 400,00 | 100,00 |
Wyświetlanie historii rozliczeń/rozliczeń księgi
Aby wyświetlić identyfikator rozliczenia i historię rozliczeń, wybierz transakcję z wartością Identyfikator rozliczenia, a następnie wybierz opcję Wyświetl rozliczenia w okienku akcji. Na stronie Historia rozliczeń księgi są wyświetlane wszystkie pary transakcji debetowych i kredytowych, które zostały rozliczone przy użyciu identyfikatora rozliczenia utworzonego dla każdej pary.
Przejdź na stronę Historia rozliczeń księgi, aby wycofać wszystkie transakcje, które zostały już rozliczone. Po wybraniu transakcji automatycznie wybierana jest odpowiednia transakcja o tym samym identyfikatorze rozliczenia. Wybierz opcję Wycofaj oznaczone transakcje, wybierz opcje daty wycofania i wprowadź komentarz zgodnie z wymaganiami. Wybierz opcję Wycofaj. Jeśli transakcja została rozliczona, a następnie wycofana i ma stan Częściowo rozliczona lub Nierozliczona, w kolumnie Historia znajduje się znacznik wyboru wskazujący, że istnieje historia. Aby wyświetlić całą historię rozliczeń, wybierz opcję Wyświetl rozliczenia. Aby wyświetlić wszystkie wycofane rozliczenia, zaznacz pole wyboru Pokaż cofnięcia.
Kolumna Identyfikator użytkownika podaje dziennik inspekcji identyfikatora użytkownika, który rozliczył lub wycofał transakcję.
Zapytanie dotyczące rozliczania księgi
Aby wyświetlić transakcje rozliczone w księdze, przejdź do Księga głównea>jZapytania i raporty>Zapytanie dotyczące rozliczeń księgi.
W kolumnach Pozostała kwota w walucie transakcji, Pozostała kwota w walucie rozliczeniowej i Pozostała kwota w walucie raportowania siatki są wyświetlane wartości dla transakcji częściowo rozliczonych.
Jeśli kolumna Identyfikator rozliczenia jest ustawiona na Wiele, wybierz opcję Wyświetl rozliczenia, aby otworzyć stronę Historia rozliczeń księgi, na której można wyświetlić pełną historię rozliczeń.
Automatyczne rozliczanie księgi podrzędnej do księgi
Opcja Automatyczne rozliczanie księgi podrzędnej do księgi znajduje się na karcie Rozliczenia księgi na stronie Parametry księgi głównej. Przed jego włączeniem należy ustawić następujące opcje na Tak:
- Włącz opcje zaawansowanej świadomości
- Włącz księgowanie zrealizowanych dodatnich/ujemnych różnic kursowych waluty na potrzeby rozliczeń księgi
- Częściowe rozliczenia księgi
Opcję Automatyczne rozliczanie księgi podrzędnej do księgi można w razie potrzeby włączać (ustawiać wartość Tak) i wyłączać (ustawiać na Nie). W przypadku ustawienia wartości Tak konta rozrachunków z dostawcami i rozrachunków z odbiorcami są automatycznie rozliczane podczas procesu rozliczania w księdze podrzędnej. Należy ustawić tę opcję na Tak , aby wykonać automatyczne rozliczenie. Rozrachunki z odbiorcami i rozrachunki z dostawcami nie muszą być jednak ręcznie dodawane do listy kont. Jeśli konta zostaną dodane do listy kont, można je wyświetlić na stronie Rozliczenia księgi. Następnie można przeglądać transakcje, które są rozliczane automatycznie. W razie potrzeby można ręcznie rozliczyć wszystkie transakcje korzystające z kont Rozrachunki z dostawcami lub Rozrachunki z odbiorcami.
Inne konta księgi podrzędnej, które są dodawane do listy kont, nie są rozliczane automatycznie. Te konta księgi podrzędnej można jednak rozliczać ręcznie na stronie Rozliczenia księgi .
Istniejące transakcje na kontach Rozrachunki z dostawcami i Rozrachunki z odbiorcami nie są automatycznie rozliczane, jeśli powiązane transakcje księgi podrzędnej zostały rozliczone przed ustawieniem opcji Automatyczne rozliczania księgi podrzędnej do księgi na Tak.