Przepływ pracy konta bankowego dostawcy
Przepływ pracy zatwierdzania konta bankowego dostawcy zapewnia, że dane bankowe przesyłane przez dostawców są bezpieczne, zgodne finansowo i chronione przed oszustwami. Ta funkcja pomaga zmniejszyć ryzyko oszustwa, wykrywając niezatwierdzone zmiany i zapobiegając im. Firmy mogą oceniać i zatwierdzać wszelkie przychodzące zmiany w informacjach o koncie bankowym dostawcy oraz sprawdzać, czy podane szczegóły banku są spełniane przez zasady i standardy ich organizacji.
Po włączeniu przepływu pracy konta bankowego dostawcy można określić, które pola wymagają zatwierdzenia i które akcje będą wyzwalać przepływ pracy.
Wymagania wstępne
Przed skorzystaniem z tej funkcji system musi spełniać następujące wymagania:
- Aplikacje finansowe i operacyjne muszą mieć wersję 10.0.32 lub nowszą.
- Funkcja o nazwie Przepływ pracy propozycji zmiany konta bankowego dostawcy musi być włączona w zarządzaniu funkcjami.
Konfigurowanie przepływu pracy konta bankowego dostawcy
Aby skonfigurować funkcję przepływu pracy dla zatwierdzania banku dostawcy, wykonaj następujące kroki.
Wybierz kolejno opcje Rozrachunki z dostawcami > Ustawienia > Parametry modułu rozrachunków z dostawcami.
Na karcie Ogólne na skróconej karcie Zatwierdzenie konta bankowego dostawcy ustaw następujące pola:
Zatwierdzenie konta bankowego (tworzenie) — ustaw tę opcję na Tak , aby wymagać zatwierdzenia dla wszystkich nowych rekordów konta bankowego, niezależnie od tego, czy jest używany klient sieci Web, czy rekordy są importowane za pośrednictwem jednostki danych. Ustaw tę opcję na wartość Nie, aby umożliwić użytkownikom tworzenie i importowanie nowych rekordów kont bankowych bez konieczności zatwierdzania.
Zatwierdzenie konta bankowego (aktualizacja)— ustaw wartość Tak , aby wymagać zatwierdzenia, gdy użytkownik zaktualizuje istniejące rekordy konta bankowego przy użyciu klienta sieci Web. (Zatwierdzenie będzie wymagane tylko w przypadku pól, w których pole wyboru IsEnabled jest zaznaczone w siatce na tej skróconej karcie). Ustaw tę opcję na wartość Nie, aby umożliwić użytkownikom aktualizowanie wszystkich istniejących rekordów kont bankowych bez konieczności zatwierdzania.
Zachowanie jednostki danych (aktualizacja) — wybierz jedną z następujących wartości, aby określić zachowanie, które występuje, gdy istniejący rekord jest aktualizowany przez import za pośrednictwem jednostki danych. To ustawienie nie wpływa na aktualizacje, które są ustawiane za pomocą klienta internetowego.
- Zezwalaj na zmiany bez zatwierdzania — jednostka danych zaktualizuje wartości dla wszystkich pól bez przetwarzania zmian w przepływie pracy.
- Odrzuć zmiany – Jednostka danych nigdy nie zaktualizuje wartości pól chronionych. Import nie powiedzie się, jeśli zawiera aktualizacje chronionych pól.
- Utwórz propozycje zmian— Jednostka danych zaktualizuje wartości dla pól niechronionych i doda nowe wartości dla pól chronionych jako proponowane zmiany. Jednostka danych nie uruchamia automatycznie przepływu pracy i będzie konieczne przesłanie proponowanych zmian w razie potrzeby.
Z listy pól konta bankowego dostawcy zaznacz pole wyboru IsEnabled dla każdego pola wymagającego zatwierdzenia.
W okienku akcji wybierz Zapisz.
Wybierz kolejno opcje Rozrachunki z dostawcami > Ustawienia > Przepływy pracy dla rozrachunków z dostawcami.
W okienku zadań wybierz opcję Nowy.
W oknie dialogowym Tworzenie przepływu pracy wybierz opcję Zatwierdzenie przepływu pracy dla proponowanej zmiany dostawcy.
Aplikacja edytora przepływu pracy jest otwierana na komputerze użytkownika. Można go używać do projektowania przepływu pracy w wymagany sposób. Aby uzyskać dalsze informacje dotyczące korzystania z edytora, należy zapoznać się z tematem Omówienie systemu przepływu pracy i powiązanymi artykułami.
Dodawanie nowego konta bankowego dostawcy i przesyłanie go do zatwierdzenia
Aby użyć klienta internetowego w celu dodania nowego konta bankowego dostawcy i przesłania go do zatwierdzenia, należy wykonać następujące kroki.
- Przejdź do pozycji Rozrachunki z dostawcami > Dostawcy > Wszyscy dostawcy.
- Wybierz dostawcę, dla którego chcesz skonfigurować konto bankowe.
- W okienku akcji na karcie Dostawca w grupie Konfiguracja wybierz pozycję Konta bankowe.
- Na stronie Konta bankowe dostawcy w okienku akcji wybierz pozycję Nowy, aby utworzyć konto bankowe.
- Wypełnij wszystkie wymagane pola.
- Po zakończeniu twworzenia rekordu wybierz pozycję Zapisz.
- W okienku akcji wybierz opcję Przepływ pracy > Prześlij, aby przesłać do zatwierdzenia nowe szczegóły konta bankowego. Nowy rekord konta bankowego będzie dostępny do użycia, dopóki osoba zatwierdzająca go nie zatwierdzi.
Aktualizowanie istniejącego rekordu konta bankowego dostawcy i przesłanie go do zatwierdzenia
Aby użyć klienta internetowego w celu edytowania istniejącego konta bankowego dostawcy i przesłania go do zatwierdzenia, należy wykonać następujące kroki.
Przejdź do pozycji Rozrachunki z dostawcami > Dostawcy > Wszyscy dostawcy.
Wybierz dostawcę, dla którego chcesz zaktualizować informacje bankowe.
W okienku akcji na karcie Dostawca w grupie Konfiguracja wybierz pozycję Konta bankowe.
Na stronie Konta bankowe dostawcy w okienku listy wybierz konto, które chcesz edytować. Następnie w okienku akcji wybierz opcję Edytuj.
Edytuj pola stosownie do potrzeb. Każde pole, które będzie wymagać zatwierdzenia po jego aktualizacji jest oznaczone jako (wymaga zatwierdzenia).
Po zakończeniu edytowania rekordu wybierz pozycję Zapisz.
Jeśli zaktualizowano co najmniej jedno pole wymagające zatwierdzenia, w okienku akcji są dostępne dwa nowe przyciski: Proponowane zmiany i Przepływ pracy.
- Aby przejrzeć proponowane zmiany, wybierz opcję Proponowane zmiany w okienku akcji, aby otworzyć okno dialogowe Proponowane zmiany. Aby odrzucić proponowaną wartość pola, wybierz Odrzuć obok tego pola na liście. Aby odrzucić wszystkie zmiany, wybierz Odrzuć wszystkie zmiany znajdującego się u dołu okna dialogowego. Po zakończeniu kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe.
- Aby przesłać zmiany do zatwierdzenia, wybierz opcję Przepływ pracy > Prześlij w okienku akcji. Zmiany w chronionych polach nie zostaną zaktualizowane, dopóki osoba zatwierdzająca nie zatwierdzi ich.
Postępuj zgodnie ze stanem zatwierdzenia nowego lub zaktualizowanego konta bankowego dostawcy
Nagłówek każdego rekordu konta bankowego dostawcy zawiera pole Przejrzyj stan, które może służyć do śledzenia stanu zatwierdzania tego rekordu. W poniższej tabel wymieniono możliwe wartości pola Przejrzyj stan i ich znaczenia.
| Przejrzyj stan | Opis |
|---|---|
| Szkic | Ten stan wskazuje nowy rekord konta bankowego, który nie został jeszcze przesłany do zatwierdzenia. |
| Zatwierdzony | Ten stan wskazuje rekord konta bankowego, w którym wszystkie nowe i zaktualizowane ustawienia zostały zatwierdzone. |
| Zatwierdzono, zmiany nie zostały przesłane | Ten stan wskazuje poprzednio zatwierdzony rekord konta bankowego, w którym chronione pola zostały edytowane, ale nie zostały jeszcze przesłane do zatwierdzenia. |
| Zatwierdzone, oczekujące zmiany | Ten stan wskazuje poprzednio zatwierdzony rekord konta bankowego, w którym chronione pola zostały edytowane i przesłane do zatwierdzenia. |
Aby wyświetlić historię przepływu pracy i śledzić postęp rekordu, który jest poddany zatwierdzaniu, wybierz Przepływ pracy > Wyświetl historię w okienku akcji.
Zatwierdź nowe lub zaktualizowane konto bankowe dostawcy
Po przesłaniu rekordu przepływ pracy jest zgodny ze standardowym procesem przepływu pracy. Informuje on odpowiednie osoby zatwierdzające o aktualizacji i kieruje je na stronę kont bankowych dostawcy, na której mogą wykonać następujące akcje:
- W celu aktualizacji istniejących rekordów konta bankowego osoby zatwierdzające mogą wyświetlać bieżące i proponowane wartości dla każdego chronionego pola, wybierając w okienku akcji Proponowane zmiany. Osoba zatwierdzająca przegląda zmiany, a następnie wybiera Przepływ pracy > Zatwierdź w okienku akcji, aby je zatwierdzić. Po wykonaniu wszystkich zatwierdzeń system zaktualizuje wszystkie pola za pomocą proponowanych wartości.
- W przypadku nowych rekordów konta bankowego osoby zatwierdzające muszą otworzyć rekord, przejrzeć szczegóły konta bankowego na stronie Konta bankowe dostawcy, a następnie wybrać pozycję Przepływ pracy > Zatwierdź, aby zatwierdzić nowy rekord. Po zakończeniu wszystkich zatwierdzeń nowe konto bankowe staje się dostępne do użycia.
- Aby odrzucić nowe lub zaktualizowane rekordy, osoba zatwierdzająca wybiera Przepływ pracy > Odrzuć w okienku akcji. Rekord powraca do stanu przeglądu przed przesłaniem (Wersja robocza lub Zatwierdzone, zmiany nieprzesłane), aby można było go w razie potrzeby edytować i/lub ponownie przesłać. (Aby ponownie przesłać rekord, użytkownik wybiera opcję Przepływ pracy > Prześlij ponownie w okienku akcji).
- Aby delegować zatwierdzenie do innej osoby zatwierdzającej, osoba ta może wybrać Przepływ pracy > Deleguj w okienku akcji.
- Aby anulować przepływ pracy w toku, dowolny użytkownik może wybrać opcję Przepływ pracy > Anuluj w okienku akcji. Rekord powraca do stanu przeglądu przed przesłaniem (Wersja robocza lub Zatwierdzone, zmiany nieprzesłane), aby można było go w razie potrzeby edytować i/lub ponownie przesłać. Oryginalna osoba przesyłająca może użyć tej funkcji do skorygowania błędu.