Trzyelementowe zasady uzgadniania
Ten artykuł zawiera przykłady uzgadniania trzyelementowego.
Przykład: Trzyelementowe uzgadniania dla towarów
Podsumowanie: Ken jest administratorem danych w siedzibie firmy o nazwie Fabrikam. Chce, aby wszystkie faktury od dostawców oparte na zamówieniach zakupu były dopasowane do wierszy zamówień zakupu (uzgadnianie dwuelementowe). W przypadku zakupów towarów, które są używane jako środki trwałe, faktury powinny być uzgadniane zarówno z wierszami zamówienia zakupu, jak i wierszami dokumentu przyjęcia produktów (uzgadnianie trójstronne).
Fabrikam ma wiele podmiotów prawnych i pracowników w różnych zakątkach świata. W miarę wzrostu liczby transakcji, rosną też rozbieżności między przyjęciami a fakturami. Skutkiem są odpisy środków trwałych. Faktury od dostawców są opłacane, ale proces ten nie obejmuje identyfikowania rozbieżności, gdy otrzymano mniej towarów niż zamówiono lub gdy towary w ogóle nie zostały odebrane. Wydatki rosną, ponieważ pracownicy nadal potrzebują narzędzi i innych materiałów do wykonywania swojej pracy. Ken chce upewnić się, że dostawcy wysyłają produkty, które zostały zamówione, i że produkty są odbierane przez pracowników firmy Fabrikam. Z tego względu Ken wymaga dwuelementowego i trzyelementowego uzgadniania we wszystkich podmiotach prawnych organizacji. Uzgadnianie faktur zapewnia, że problemy z pozycjami, które zniknęły lub nie zostały odebrane, mogą być śledzone i rozwiązywane.
Zasady uzgadniania faktur w tym przykładzie pomagają osiągnąć następujące cele:
- Ken jest kontrolerem w firmie Fabrikam. Ken może pomóc pracownikom swojej firmy w identyfikowaniu i rozwiązywaniu problemów związanych z zamawianiem, odbieraniem zamówień i płaceniem za towary lub usługi od dostawców.
- Phyllis i April są menedżerami ds. księgowości w dziale rozrachunków z dostawcami dla oddziału firmy Fabrikam w USA. Mogą oni wymuszać stosowanie zasad korporacyjnych i zapewniać, że faktury są płacone dopiero po ich uzgodnieniu z zamówieniem zakupu i odebraniem towarów lub usług.
- Tony jest kierownikiem produkcji w amerykańskim oddziale Fabrikam. Tony i inni pracownicy działu produkcji muszą upewnić się, że towary zostały odebrane zgodnie z zamówieniem od dostawcy, tak aby inni pracownicy mieli materiały potrzebne do wykonywania ich obowiązków.
Wymagania wstępne
Ken ustawia zasadę uzgadniania na poziomie firmy na uzgadnianie trzyelementowe.
W pola Automatycznie aktualizuj stan uzgodnienia nagłówka na poziomie firmy Ken wybiera wartość Tak.
Wolu Dopasuj ceny całkowite dla firmy Ken wybiera wartość Procent i wpisuje 15% jako wartość procentową rozbieżności.
Ken ustawia uzgodnienie trzyelementowe dla zasady uzgadniania dla pozycji 1500 — Milicron Obrabiarka na poziomie pozycji. Ta pozycja jest pozycją środka trwałego używanego do produkcji w firmie Fabrikam. Faktury dla tej pozycji są uzgadnianie z wierszami zamówienia zakupu dla cen i z dokumentami przyjęcia produktów dla ilości.
Tony wpisuje zapotrzebowanie na pięć obrabiarek Milicron. Alicia, pracowniczka działu zamówień zakupów w firmie Fabrikam, wysyła zamówienie zakupu do firmy o nazwie Contoso na dostawę towarów.
Numer pozycji Ilość Cena jednostkowa Kwota netto Kod opłat Wartość opłat 1500 — Milicron Obrabiarka 5 przypada na składniki z tytułu ubezpieczeń majątkowych i osobowych 8000,00 40 000,00 Wysyłka i obsługa 3000,00 Arnie, pracownik działu rozrachunki z odbiorcami w Contoso, sprawdza wysyłki w danym tygodniu. Wybiera transakcje wysyłki do zafakturowania dla Fabrikam za dostawę obrabiarek Milicron. Arnie uwzględnia opłatę za wysyłkę i obsługę. Firma Fabrikam traktuje opłatę jako część kosztu wytworzenia składnika majątku.
Scenariusz
- Sammy, pracownik działu przyjęć w firmie Fabrikam, odbiera całkowitą liczbę maszyn, które zostały wysyłane z firmy Contoso. Sammy wprowadza ilość 5 w dokumencie przyjęcia produktów. Ponieważ zamówienie zakupu zostało w pełni odebrane, stan zamówienia zakupu zmieni się na Odebrane.
- April, koordynator ds. zobowiązań w Fabrikam, wprowadza i weryfikuje fakturę, która została złożona przez Contoso, i sprawdza następujące informacje:
- W przypadku pozycji, które wymagają uzgadniania trójelementowego, ilość w wierszu faktury odpowiada ilości przyjętej. Otrzymana ilość jest wskazana na dokumencie przyjęcia produktów, który jest dopasowany do faktury.
- W przypadku towarów wymagających dwuelementowego lub trzyelementowego uzgadniania ceny w wierszu faktury są w granicach tolerancji zdefiniowanych w Microsoft Dynamics 365 Finance. Obejmuje to następujące typy uzgadniania cen:
- Uzgadnianie ceny jednostkowej netto — cena jednostkowa netto w wierszu faktury odpowiada cenie jednostkowej w wierszu zamówienia zakupu w ramach wartości procentowej rozbieżności. W tym przykładzie tolerancja ceny jednostkowej netto to +8%.
- Uzgodnienie cen całkowitych — kwota netto w wierszu faktury odpowiada kwocie netto w wierszu zamówienia zakupu w ramach wartości procentowej, kwoty lub procentu i kwoty rozbieżności. W tym przykładzie tolerancja uzgadniania cen całkowitych to +15%.
Faktura papierowa z firmy Contoso zawiera następujące informacje.
| Pozycja | Ilość | Cena jednostkowa | Kwota netto |
|---|---|---|---|
| 1500 — Milicron Obrabiarka | 5 przypada na składniki z tytułu ubezpieczeń majątkowych i osobowych | 8100,00 | 40,500.00 |
| Wysyłka i obsługa | 4,000.00 | ||
| Podatek | 0,00 | ||
| Razem | 44,500.00 |
Wiersz faktury zawiera następujące informacje.
| Identyfikator towaru | Ilość | Cena jednostkowa | Kwota netto wiersza | Zasady uzgadniania | Dopasowanie ilości dokumentów przyjęcia produktów | Zgodność cen | Uzgadnianie cen całkowitych |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1500 — Milicron Obrabiarka | 5 przypada na składniki z tytułu ubezpieczeń majątkowych i osobowych | 8100,00 | 40 500,00 | Uzgadnianie trzyelementowe | Powodzenie | Powodzenie | Powodzenie |
Ponieważ ten wiersz jest zgodny z procesem uzgadniania faktur, fakturę można zaksięgować.
Przykład: trzyelementowe uzgadnianie dla kombinacji towaru i dostawcy
Podsumowanie: Ken jest kontrolerem w centrali firmy Fabrikam. Chce, aby wszystkie faktury oparte na zamówieniach zakupu były dopasowane do wierszy zamówień zakupu (uzgadnianie dwuelementowe). Cassie jest kontystką w malezyjskim oddziale firmy Fabrikam. Cassie określa, że wybrane elementy, które zostały zamówione od określonych dostawców w Malezji powinny być uzgadniane zarówno z wierszami zamówienia, jak i z wierszami dokumentu przyjęcia produktów (uzgadnianie trzyelementowe). Może ona również zastąpić zasadę uzgadniania regułą wyższego poziomu dla określonych zamówień zakupu.
Objętość i ilości są niewielkie, a niektóre dostawcy w Malezji miały pewne problemy z dostawą. Z tego powodu Cassie ustawia poziom kontroli dla niektórych kombinacji towaru i dostawcy, które są nabywane w Malezji, na uzgadnianie trzyelementowe.
Zasady uzgadniania faktur w tym przykładzie pomagają osiągnąć następujące cele:
- Ken jest kontrolerem w firmie Fabrikam. Ken może pomóc pracownikom swojej firmy w identyfikowaniu i rozwiązywaniu problemów związanych z zamawianiem, odbieraniem zamówień i płaceniem za towary lub usługi od dostawców.
- Cassie jest kontystką w malezyjskim oddziale firmy Fabrikam. Cassie może egzekwować zasady korporacyjne i dopilnować, aby faktury były opłacane dopiero po dopasowaniu ich do wierszy zamówienia zakupu i dokumentów przyjęcia produktów, które reprezentują odbiór towarów i usług. Może ona także podnieść poziom kontroli do uzgadniania trzyelementowego dla określonych towarów, by umożliwić kontrolę kosztów operacyjnych.
Wymagania wstępne
Ken ustawia zasadę uzgadniania na poziomie firmy na uzgadnianie dwuelementowe.
Wolu Dopasuj ceny całkowite dla firmy Ken wybiera wartość Procent i wpisuje 10% jako wartość procentową rozbieżności.
Ken ustawia tolerancję ceny jednostkowej dla wszystkich pozycji na 2%.
Cassie ustawia zasadę uzgadniania trzyelementowego dla kombinacji towaru i dostawcy (PH2500 — komputer i dostawca Contoso).
Alicia, która pracuje w dziale zamówień zakupów w malezyjskim oddziale firmy Fabrikam, wystawia zamówienie zakupu firmie Contoso na trzy pozycje, jak pokazano w tabeli poniżej. Kiedy Alicia tworzy zamówienie zakupu, zastępuje zasadę uzgadniania dla bezprzewodowej myszy na trzyelementowe zamiast dwuelementowego.
Numer pozycji Ilość Cena jednostkowa Kwota netto Zasady uzgadniania (domyślna) Zasada uzgadniania (w wierszu zamówienia zakupu) PH2500 – komputer 2 2500,00 5000,00 Uzgadnianie trzyelementowe Uzgadnianie trzyelementowe MM01 – mysz bezprzewodowa 2 40,00 80,00 Uzgadnianie dwuelementowe Uzgadnianie trzyelementowe Napęd USB 200 10,00 2000,00 Uzgadnianie dwuelementowe Uzgadnianie dwuelementowe
Scenariusz
- Towary są dostarczane. Sammy'emu, pracownikowi działu przyjęć malezyjskiego oddziału firmy Fabrikam, przerywa pracę i nie wysyła natychmiast przyjęcia produktów.
- April, koordynator ds. rozrachunków z dostawcami w firmie Fabrikam, wprowadza i weryfikuje fakturę przesłaną przez firmę Contoso oraz weryfikuje następujące informacje:
- Dla towarów, które wymagają uzgodnienia trzyelementowego, ilość w wierszu faktury odpowiada ilości, która została przyjęta. Przyjęta ilość jest wskazana w dokumencie przyjęcia produktów, który jest uzgodniony z fakturą.
- W przypadku towarów wymagających dwuelementowego lub trzyelementowego uzgadniania ceny w wierszu faktury są w granicach tolerancji zdefiniowanych w aplikacji. Obejmuje to następujące typy uzgadniania cen:
- Uzgadnianie ceny jednostkowej netto— cena jednostkowa netto w wierszu faktury jest zgodna z ceną jednostkową netto w wierszu zamówienia zakupu, w granicach procentu tolerancji. W tym przykładzie tolerancja ceny jednostkowej netto to +2%.
- Uzgadnianie cen całkowitych— kwota netto w wierszu faktury jest zgodna z kwotą netto w wierszu zamówienia zakupu, w ramach wartości procentowej tolerancji, kwoty lub wartości procentowej i kwoty. W tym przykładzie tolerancja uzgadniania cen całkowitych to +10%.
Faktura papierowa z firmy Contoso zawiera następujące informacje.
| Pozycja | Ilość | Cena jednostkowa | Kwota netto |
|---|---|---|---|
| PH2500 – komputer | 2 | 2500,00 | 5000,00 |
| MM01 – mysz bezprzewodowa | 2 | 41.00 | 82.00 |
| Napęd USB | 200 | 10.05 | 2,010.00 |
| Suma faktury | 7,092.00 |
Wiersz faktury zawiera następujące informacje.
| Identyfikator towaru | Ilość | Cena jednostkowa | Kwota netto wiersza | Zasady uzgadniania | Dopasowanie ilości dokumentów przyjęcia produktów | Zgodność cen | Uzgadnianie cen całkowitych |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PH2500 – komputer | 2 | 2500,00 | 5000,00 | Uzgadnianie trzyelementowe | Błąd | Powodzenie | Powodzenie |
| MM01 – mysz bezprzewodowa | 2 | 41.00 | 82.00 | Uzgadnianie trzyelementowe | Błąd | Błąd | Powodzenie |
| Napęd USB | 200 | 10.05 | 2010.00 | Uzgadnianie dwuelementowe | Powodzenie | Powodzenie |
Należy uwzględnić następujące elementy:
- W przypadku wiersza PH2500 — Komputer kolumna Dopasowanie ilości dokumentu przyjęcia produktów zawiera ikonę ostrzeżenia, ponieważ wiersz faktury nie jest dopasowany do dokumentu przyjęcia produktów.
- W przypadku wiersza MM01 — Mysz bezprzewodowa kolumna Dopasowanie ilości dokumentu przyjęcia produktów zawiera ikonę ostrzeżenia, ponieważ wiersz faktury nie jest dopasowany do dokumentu przyjęcia produktów. W kolumnie Uzgadnianie ceny jednostkowej znajduje się ikona ostrzeżenia, ponieważ przekroczono rozbieżność ceny jednostkowej netto wynoszącą 2%.
- W przypadku wiersza dysku USB kolumna Dopasowanie ilości dokumentu przyjęcia produktów jest pusta, ponieważ uzgadnianie dwukierunkowe nie pasuje do ilości wierszy faktury i wierszy dokumentu przyjęcia produktów.
Jeśli zatwierdzenie jest wymagane, aby można było zaksięgować faktury z rozbieżnościami uzgadniania, opcja Zatwierdzaj księgowanie w razie rozbieżności w uzgadnianiu na stronie Szczegóły uzgadniania faktur musi być wybrana, zanim faktura będzie mogła być zaksięgowana z błędami uzgadniania cen i błędami uzgadniania ilości. Jeśli zatwierdzenie nie jest wymagane, przetwarzanie faktur można kontynuować, jeśli nie ma innych błędów księgowania.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Omówienie uzgadniania faktur rozrachunków z dostawcami.