Akcje w procesach zatwierdzania w przepływie pracy
Ten artykuł wyjaśnia czynności, jakie może wykonywać każdy uczestnik procesu zatwierdzania w ramach przepływu pracy.
Przepływ pracy może obejmować kilka grup osób: inicjatora, osoby przydzielone do zadań, osoby podejmujące decyzje i osoby zatwierdzające. Na przykład w następującym przepływie pracy raportów z wydatków Sam jest inicjatorem, osoby w kolejce są przypisane do zadania, John podejmuje decyzje, a Frank, Sue i Ann są osobami zatwierdzającymi.
W poniższych sekcjach wyjaśniono, jakie akcje przepływu pracy może podejmować każda grupa.
Działania podejmowane przez inicjatora
Inicjator uruchamia wystąpienie przepływu pracy, przesyłając dokument do przetworzenia. Na przykład, Sam musi kliknąć przycisk Prześlij na stronie Raport z wydatków, aby przesłać jego raport z wydatków.
Akcje podejmowane przez osobę przydzieloną do zadania
Zadanie można przypisać do wielu osób lub do kolejki elementów roboczych, która jest monitorowana przez kilka osób. Jednak tylko jedna osoba może zakończyć zadanie. Na przykład Sam przesłał raport z wydatków i skierował pokwitowania do działu raportów z wydatków celem sprawdzenia.
Członkowie działu raportów z wydatków Adventure Works monitorują kolejkę. Julie, członek tego działu, zaakceptował zadanie przeglądu raportu z wydatków i pokwitowań przesłanych przez Sama. Julie może teraz wykonać jedno z następujących działań: zakończyć, odrzucić, oddelegować, zażądać zmian, ponownie przypisać lub zwolnić.
Banknot
Dostępne akcje będą się różnić, w zależności od sposobu zaprojektowania zadania przez programistę.
Zakończenie
Zakończenie zadania przez użytkownika powoduje, że dokument przesłany do przetworzenia zostaje w razie potrzeby przypisany do następnego użytkownika w przepływie pracy, jeśli jest następny użytkownik. Jeśli dalsze przetwarzanie nie jest wymagane, proces przepływu pracy kończy się.
Na przykład, Julie, członek działu raporty z wydatków Adventure Works, zaakceptowała zadanie przeglądu raportu z wydatków i pokwitowań przesłanych przez Sama. Po zakończeniu przeglądu dokument został przypisany do Johna.
Odrzuć
Odrzucenie dokumentu przez użytkownika powoduje zakończenie procesu przepływu pracy.
Na przykład, Julie, członek działu raporty z wydatków Adventure Works, zaakceptowała zadanie przeglądu raportu z wydatków i pokwitowań przesłanych przez Sama. Jeśli Julie odrzuci raport z wydatków, proces przepływu pracy zakończy się.
Sam może następnie ponownie przesłać raport z wydatków. Sam może wprowadzić zmiany lub ponownie przesłać oryginalną wersję dokumentu. Jeśli Sam ponownie prześle raport, proces przepływu pracy rozpocznie się od nowa od zadania ręcznej kontroli.
Deleguj
Oddelegowanie zadania przez użytkownika powoduje, że zostaje ono przypisane do innego użytkownika.
Na przykład, Julie, członek działu raporty z wydatków Adventure Works, zaakceptowała zadanie przeglądu raportu z wydatków i pokwitowań przesłanych przez Sama. Julie deleguje to zadanie do Timowi, który jest asystentem Julie.
Tim działa w imieniu Julie. Z tego względu po zakończeniu przeglądu przez Tima raport z wydatków zostaje przypisany do Johna, tak jakby to Julie zakończyła to zadanie.
Żądaj zmiany
Zażądanie przez użytkownika wprowadzenia zmian w przesłanym dokumencie powoduje, że dokument zostaje odesłany do inicjatora.
Na przykład, Julie, członek działu raporty z wydatków Adventure Works, zaakceptowała zadanie przeglądu raportu z wydatków i pokwitowań przesłanych przez Sama. Julie zauważa kilka błędów w raporcie i prosi o wprowadzenie zmian. Raport z wydatków zostaje odesłany z powrotem do Sama.
Sam może ponownie przesłać raport z wydatków. Sam może wprowadzić zmiany, o które prosiła Julie, lub ponownie przesłać oryginalną wersję dokumentu. Jeśli Sam ponownie prześle raport z wydatków, osoba z kolejki elementów roboczych musi jeszcze raz przejrzeć raport z wydatków i pokwitowania.
Przypisz ponownie
Osoby z kolejki elementów roboczych mogą ponownie przypisać dokumenty z kolejki do innej kolejki.
Na przykład, Julie, członek zespołu raporty z wydatków Adventure Works, monitoruje kolejkę. Aby zrównoważyć obciążenie pracą, Julie może ponownie przypisać raport z wydatków i potwierdzenia do innej kolejki.
Zwolnienie
Może się tak zdarzyć, że jakaś osoba z kolejki elementów roboczych może zaakceptować zadanie, a następnie stwierdzić, że nie jest w stanie go wykonać. W takim przypadku osoba, która zaakceptowała zadanie, można zwolnić dokument z powrotem do kolejki elementów roboczych.
Na przykład, Julie, członek działu raporty z wydatków Adventure Works, zaakceptowała zadanie przeglądu raportu z wydatków i pokwitowań przesłanych przez Sama. Jeśli Julia nie może wykonać zadania, Julia może zwolnić dokument. Raport z wydatków zostanie zwrócony do kolejki, tak aby inni członkowie zespołu raporty z wydatków Adventure Works mogli zakończyć zadanie.
Działania podejmowane przez osobę podejmującą decyzje
Zazwyczaj dokument jest przypisany do osoby podejmującej decyzje, ponieważ jest pytanie, na które musi odpowiedzieć osoba podejmująca decyzję. Odpowiedź na pytanie brzmi zazwyczaj Tak lub NIE, albo Prawda lub Fałsz. Jeśli osoba podejmująca decyzję nie wybierze jednej z tych opcji, może delegować decyzję.
[Wybór 1] lub [wybór 2]
Osoba podejmująca decyzję musi odpowiedzieć na pytanie związane z dokumentem. Odpowiedź na pytanie brzmi zazwyczaj Tak lub NIE, albo Prawda lub Fałsz. Odpowiedź wybrana przez osobę podejmującą decyzję wskazuje gałąź przepływu pracy, która zostanie użyta do przetworzenia dokumentu.
Na przykład raport z wydatków Sama jest przypisany do Johna. John musi zdecydować, czy informacje zawarte w dokumencie wymagają skontaktowania się z przełożonym Sama. Jeśli John stwierdzi, że konieczne jest skontaktowanie się z przełożonym Sama, raport z wydatków zostaje przypisany do Arethy, która następnie musi skontaktować się z przełożonym Sama. Jeśli John stwierdzi, że nie ma potrzeby kontaktu z przełożonym Sama, raport z wydatków zostaje przypisany do Franka celem zatwierdzenia.
Deleguj
Jeśli osoba podejmująca decyzję oddelegowuje decyzję, dokument zostaje przypisany do innego użytkownika, który musi podjąć decyzję.
Na przykład raport z wydatków Sama jest przypisany do Johna. John oddelegowuje decyzję do Marii, która jest asystentką Johna.
Następnie Maria działa w imieniu Johna. Jeśli Maria stwierdzi, że konieczne jest skontaktowanie się z przełożonym Sama, raport z wydatków zostaje przypisany do Arethy, która musi skontaktować się z przełożonym Sama. Jeśli Maria stwierdzi, że nie ma potrzeby kontaktu z przełożonym Sama, raport z wydatków zostaje przypisany do Franka celem zatwierdzenia.
Działania podejmowane przez osobę zatwierdzającą
Po przypisaniu dokumentu do osoby zatwierdzającej może ona podjąć jedno z następujących działań: zatwierdzić, odrzucić, delegować lub poprosić o wprowadzenie zmian.
Zatwierdzenie
Zatwierdzenie dokumentu przez osobę zatwierdzającą powoduje, że dokument zostaje przypisany do następnego użytkownika w przepływie pracy, o ile jest następny użytkownik. Jeśli dalsze przetwarzanie nie jest wymagane, proces przepływu pracy kończy się.
Na przykład Sam przesłał raport z wydatków na kwotę 6000 USD, a ten dokument jest przypisany do Franka. Gdy Frank zatwierdzi dokument, zostanie on przypisany do Sue w celu zatwierdzenia. Gdy Sue zatwierdzi raport z wydatków, proces przepływu pracy zakończy się.
Odrzuć
Odrzucenie dokumentu przez osobę zatwierdzającą powoduje zakończenie procesu przepływu pracy.
Na przykład Sam przesłał raport z wydatków na kwotę 12 000 USD, a ten dokument jest przypisany do Sue. Jeśli Sue odrzuci raport, proces przepływu pracy zakończy się.
Sam może ponownie przesłać raport z wydatków. Sam może najpierw wprowadzić zmiany lub ponownie przesłać oryginalną wersję raportu z wydatków. Jeśli Sue ponownie prześle raport, proces przepływu pracy rozpocznie się od nowa od procesu zatwierdzenia.
Deleguj
Oddelegowanie dokumentu przez osobę zatwierdzającą powoduje, że zostaje on przypisany do innego użytkownika w celu zatwierdzenia.
Na przykład Sam przesłał raport z wydatków na kwotę 12 000 USD, a ten dokument jest przypisany do Franka. Wojciech deleguje raport do Anny.
Ann będzie działać w imieniu Franka. Oznacza to, że po zatwierdzeniu przez Ann dokument zostanie przypisany do Sue w celu zatwierdzenia — tak jakby zatwierdził go Frank. Po zatwierdzeniu przez Sue dokument zostanie przesłany do Ann w celu zatwierdzenia.
Żądaj zmiany
Zażądanie przez osobę zatwierdzającą wprowadzenia zmian w dokumencie powoduje, że dokument zostaje odesłany do inicjatora.
Na przykład Sam przesłał raport z wydatków na kwotę 12 000 USD, a ten dokument jest przypisany do Sue. Jeśli Sue poprosi o wprowadzenie zmian, raport z wydatków jest wysyłany z powrotem do Sama.
Sam może ponownie przesłać raport z wydatków. Sam może on najpierw wprowadzić żądane zmiany lub ponownie przesłać oryginalną wersję raportu z wydatków. Jeśli Sam ponownie prześle raport, zostanie on wysłany do zatwierdzenia do Franka, ponieważ Frank jest pierwszą osobą zatwierdzającą w procesie zatwierdzania.