Generowanie raportów finansowych
Ten artykuł zawiera informacje o generowaniu sprawozdania finansowego.
Aby wygenerować raport, wykonaj następujące kroki:
- Otwórz definicję raportu, wybierz pozycję Generuj.
- Strona Stan kolejki raportów otworzy się i wskaże lokalizację raportu w kolejce.
W trakcie generowania raportu następujące wskaźniki stanu kolejki raportów mogą być widoczne na stronie Stan kolejki raportów.
| Stan | Stan | Opis |
|---|---|---|
| Kolejkowanie | Tymczasowe | Definicja raportu jest sprawdzana przed jego odłogowaniem w kolejce generowania. |
| W kolejce | Tymczasowe | Raport wprowadza kolejkę generowania raportu i czeka na przetworzenie. |
| Przetwarzanie | Tymczasowe | Ten stan zazwyczaj następuje po stanie W kolejce i zazwyczaj po zakończeniu przetwarzania przechodzi w stan Ostateczny. |
| Przetwarzanie końcowe | Tymczasowe | Stan ten następuje po stanie Przetwarzanie i wskazuje, że są gromadzone wszystkie dane raportu, ale są wykonywane akcje zasypczania, takie jak obliczanie i akumacja. |
| Anulowanie | Tymczasowe | Raportowanie zostało anulowane na wniosek użytkownika. Ten stan jest skutkiem anulowania raportu żądanego przez użytkownika w stanie Oczekiwania lub Przetwarzanie. System próbuje umieścić raport w stanie Anulowano, chyba że system jest za bardzo do siebie schowany i musi sfinalizować go w innym stanie. |
| Anulowane | Ostateczne | Przetwarzanie raportu zakończyło się, ale nie zakończyło się z powodu zatrzymania żądanego przez użytkownika. |
| Ukończono | Ostateczne | Raport jest gotowy do użycia. |
| Zakończone niepowodzeniem | Ostateczne | Przetwarzanie raportu zakończyło się niepowodzeniem i nie należy go używać. |
Domyślnie wygenerowany raport zostanie otwarty w przeglądarce sieci web. Są dostępne następujące opcje generowania raportów:
- Konfigurowanie harmonogramu w celu automatycznego generowania raportu lub grupy raportów
- Sprawdzanie brakujących kont lub danych w raporcie i sprawdzanie poprawności raportu
Podczas generowania raportu są używane opcje, które określono na kartach Definicja raportu.
Generowanie raportu finansowego
Aby wygenerować raport finansowy za pomocą, wybierz kolejno opcje Księga główna>Zapytania i raporty>Raporty finansowe.
- Wybierz raport do wygenerowania i wybierz opcję Generuj.
- Wypełnij pole Data raportu i wybierz przycisk OK.
Po wygenerowaniu raportu, raport jest dostępny do wyświetlenia w sekcji Raporty. Można wybrać dla raportu opcję Wyświetl lub Usuń.
Aby wygenerować raport za pomocą narzędzia Report Designer, wykonaj następujące kroki:
- Otwórz definicję raportu, kliknij pozycję Generuj.
- Strona Stan kolejki raportów otworzy się i wskaże lokalizację raportu w kolejce. Domyślnie wygenerowany raport zostanie otwarty w przeglądarce sieci web.
Czego się spodziewać po przesłaniu żądania wygenerowania raportu?
- Gdy klient przesłał żądanie wygenerowania raportu, raport pojawi się na stronie Stan kolejki raportów w obszarze Lista kolejki raportów.
- W przypadku jednoczesnego przesłania wielu żądań wygenerowania raportów można jednocześnie przetwarzać maksymalnie trzy raporty w instancji usługi Proces raportów finansowych, a w środowisku można przetwarzać jednocześnie maksymalnie pięć raportów.
- Kolejka generowania raportów to kolejka „Pierwszy na wejściu - pierwszy na wyjściu”.
- Generowanie raportu można anulować zanim osiągnie on stan końcowy poprzez zaznaczenie raportu i kliknięcie Usuń. Po pomyślnym anulowaniu raportu zostanie on Anulowany.
Grupy raportów
Grupy raportów to efektywny sposób generowania kilku raportów jednocześnie. Na przykład na koniec miesiąca użytkownicy generują osiem raportów co miesiąc. Utwórz grupę raportów i zamiast wybierać opcję Generuj dla każdego z ośmiu raportów w grupie, wybierz opcję Generuj dla grupy raportów, a osiem raportów zostanie wygenerowanych w jednym kroku. Po wygenerowaniu raportów z wybranej grupy raportów można przejść do widoku Raporty finansowe (Księga główna > Zapytanie i raporty > Raporty finansowe), aby wyświetlić poszczególne raporty.
Wykonaj te kroki, aby skonfigurować grupę raportów:
- W Report Designer wybierz Grupy raportów.
- Wybierz istniejące definicje raportów do dołączyć do grupy raportów.
- Wybierz ustawienia zastępowania firmy, szczegółów i daty z każdego raportu, który zostanie uwzględniony w grupie. Zaleca się ustawienie poziomu Firma, Okres, Rok i Szczegóły dla każdego raportu.
- Zapisz grupę raportów.
Planowanie generowania raportów
W wielu przedsiębiorstwach istnieje pewien podstawowy zbiór raportów, które są tworzone według określonego harmonogramu dopasowanego do potrzeb procesów biznesowych. Można zaplanować raport do generowania regularnego, np. codziennie, co tydzień, co miesiąc lub co roku. Sesja może obejmować jeden raport albo grupę raportów dla kilku przedsiębiorstw. Dla każdej uwzględnionej firmy, na przykład wpisanej w definicji drzewa raportowania, trzeba wprowadzić poświadczenia dostępu. Jeśli poświadczenia nie są prawidłowe, raport wyświetli tylko informacje, że masz uprawnienia dostępu, takie jak firma w której jesteś zalogowany w danej chwili. Informacje o danych wyjściowych są odczytywane najpierw z grupy raportów, a następnie z poszczególnych raportów.
Tworzone i zapisywane raporty są wyświetlane w okienku nawigacji w obszarze Harmonogramy raportów. W celu uporządkowania raportów można tworzyć foldery. Pominięcie generowania określonego raportu w harmonogramie nie wpływa w żaden sposób na pozostałe raporty.
Ważne
Aby móc tworzyć, modyfikować i usuwać harmonogramy raportów, trzeba pełnić rolę projektanta lub administratora. Po uruchomieniu raportu poświadczenia użytkownika, który utworzył harmonogram, są używane do generowania raportu.
Tworzenie harmonogramu raportu
W Report Designer w menu Plik wybierz przycisk Nowy, a następnie wybierz opcję Harmonogram raportu. Zostanie otwarte okno dialogowe Nowy harmonogram raportu.
W obszarze Ustawienia wybierz pojedynczy raport lub grupę raportów do zaplanowania. Masz dostęp tylko do raportów/grup raportów dotyczących firmy lub zbioru modułów konstrukcyjnych, gdzie obecnie jesteś zalogowanym użytkownikiem.
Wybierz pole wyboru Aktywne, aby włączyć funkcję harmonogramu raportów. Aktywacji i dezaktywacji harmonogramu raportu może dokonywać wyłącznie jego twórca lub administrator.
W obszarze Częstotliwość w polu Początek cyklu wybierz dzień, gdy harmonogram ma się uruchomić. Domyślnie jest ustawiana bieżąca data systemowa z komputera klienckiego.
W polu Uruchomić raport o wybierz godzinę uruchomienia raportu. Jeśli wprowadzisz godzinę wcześniejszą niż bieżąca godzina systemowa, raport zostanie po raz pierwszy wykonany w następnym zaplanowanym dniu.
W obszarze Wzorzec cyklu określ częstotliwość uruchamiania raportu. Domyślnie wybrana jest opcja Codziennie dla opcji Interwał (w dniach) z wartością 1. Inne dostępne opcje to Co tydzień, Co miesiąc i Co rok.
W obszarze Zakres cyklu wybierz, kiedy raport ma przestać być generowany.
- Brak daty zakończenia — harmonogram raportu działa w nieskończoność.
- Ustawianie liczby wystąpień — harmonogram raportu działa przez określoną ilość razy, a następnie jest dezaktywowany.
- Koniec do — harmonogram raportu kończy się w określonym dniu.
Wybierz opcję Zapisz. W oknie dialogowym Zapisz jako wprowadź unikatową nazwę i opis dla harmonogramu raportu.
Do kopiowania harmonogramu raportu wymagana jest rola projektanta lub administratora. Nawet wtedy, gdy administrator zmienia harmonogram raportu, raport przyjmuje poświadczenia użytkownika, który utworzył raport.
Kopiowanie harmonogramu raportu
- W Report Designer, wybierz Harmonogramy raportów i otwórz raport planowanie do skopiowania.
- Przejdź do pozycji Plik, wybierz pozycję Zapisz jako. W oknie dialogowym Zapisz jako wprowadź nową nazwę i opis dla harmonogramu raportu. Wybierz OK, a nowy harmonogram jest wyświetlany w okienku nawigacji.
- W nowym harmonogramie zmień pola i informacje według potrzeb, a następnie wybierz Zapisz na pasku narzędzi lub wybierz Zapisz w menu Plik.
Aby usunąć harmonogram raportu, musisz być właścicielem harmonogramu raportu lub mieć rolę administratora.
Usuwanie harmonogramu raportu
- W Report Designer wybierz Harmonogramy raportów w okienku nawigacji.
- Wybierz harmonogram raportu do usunięcia, a następnie wybierz przycisk Usuń lub kliknij Usuń.
- W oknie dialogowym Weryfikacja usuwania wybierz Tak, aby trwale usunąć harmonogramu raportu. Jeśli nie masz uprawnień do usuwania harmonogramu, wyświetlany jest komunikat, a raport nie jest usuwany.
Poświadczenia i harmonogramy raportów
Jeśli nie wprowadzisz poświadczeń, które są wymagane dla wszystkich firm uwzględnionych w raportach, podczas zapisywania harmonogramu raportu wyświetlony zostanie następujący komunikat: „Wprowadź poświadczenia dla firm, które są zawarte w harmonogramie tego raportu. Kliknij przycisk Uprawnienia i wprowadź poświadczenia”.
Na przykład użytkownik loguje się w Firmie A i tworzy haromonogram dla raportu, który używa definicji drzewa raportowania do zbierania danych z wielu firm. Podczas zapisywania harmonogramu użytkownik zobaczy monit o wprowadzenie poświadczeń logowania do innych firm wymienionych w definicji drzewa raportowania. Po upływie limitu czasu poświadczenia, odpowiednie raporty w harmonogramie raportu nie są generowane do momentu aż poświadczenia zostaną zaktualizowane. O konieczności aktualizacji uprawnień informuje komunikat wyświetlany w kolejce raportów. Harmonogram raportu nie powiedzie się, jeśli wystąpi którykolwiek z następujących scenariuszy (ponieważ wymagają one poświadczeń):
- Nowa firma została dodana do drzewa raportu dla konkretnego raportu.
- Zmodyfikowanie raportu w drzewie raportów.
- Dodanie do grupy raportów nowego raportu obejmującego dodatkową firmę.
Aby kontynuować, kliknij przycisk Uprawnienia w oknie dialogowym Planowanie raportu, a następnie wprowadź odpowiednie poświadczenia.
Funkcja analizy brakujących kont
Można wyszukiwać konta finansowe i wymiary, których może brakować we wszystkich definicjach wierszy, definicjach drzew raportowania i definicjach raportów w grupie bloków konstrukcyjnych. Jest to przydatne, jeśli tworzysz lub aktualizujesz kilka kont lub bloków konstrukcyjnych w krótkim okresie, a chcesz zweryfikować, że wszystkie nowe informacje są uwzględnione w raportach.
Brakujące konta są określane przy użyciu najniższej i najwyższej wartości z definicji wiersza lub definicji drzewa raportowania. Następnie program wyświetla listę kont, których nie ma w definicji wiersza lub definicji drzewa raportowania, ale które występują w danych finansowych. Jeśli numer brakującego konta jest większy lub mniejszy od wartości określonych w definicji wiersza, konto nie jest uwzględniane na liście brakujących kont.
Wskazówka
Zalecane jest, aby w ramach sprawdzania poprawności uruchamiać tę procedurę przed generowaniem raportów miesięcznych oraz podczas tworzenia nowych modułów konstrukcyjnych.
W raportach, które mają zakresy wartości, jest mniejsze prawdopodobieństwo brakujących kont. Jeśli to możliwe, używaj zakresów w blokach konstrukcyjnych, aby dodawać nowe konta podczas ich tworzenia. Jeśli w definicji raportu ustawiono dla firmy wartość @ANY, można zalogować się do określonej firmy i uruchomić dla niej analizę brakujących kont.
Uwaga
Po dodaniu nowej firmy należy ją dodać do drzew raportowania we wszelkich istniejących raportach. W przeciwnym razie firma nie zostanie uwzględniona w analizie brakujących kont.
Uruchamianie analizy brakujących kont
W Report Designer wybierz Narzędzia, a następnie wybierz Analizy brakujących kont.
W polu Filtr firmy wybierz firmę, aby filtrować wyniki, lub wybierz Wszystkie (bez filtrowania), aby wyświetlić wyniki z wszystkich dostępnych firm.
W polu Filtr wymiaru wybierz wymiar, aby filtrować wyniki, lub wybierz Wszystkie (bez filtrowania), aby wyświetlić wszystkie informacje dla wszystkich dostępnych wymiarów.
W polu Grupuj wg wybierz opcję sortowania wyników. Wyniki można sortować zgodnie z modułem konstrukcyjnym, którego to dotyczy, lub według zestawów wymiarów i wartości.
Przegląd wyświetlanych wyników. Gdy w górnym okienku zostanie zaznaczony element, w dolnym okienku pojawią się dodatkowe informacje o wyjątku. Obejmują one powiązane wymiary, wartości i raporty.
Aby otworzyć element, którego dotyczy problem, wybierz skojarzoną ikonę widoczną w okienku listy, lub kliknij element prawym przyciskiem myszy i wybierz Otwórz. Aby zaznaczyć wiele elementów, przytrzymaj klawisz Ctrl podczas zaznaczania elementów w dolnym okienku.
Jeśli analiza zwróci wartości, bloki konstrukcyjne lub raporty, których nie powinno w niej być, kliknij element prawym przyciskiem myszy i wybierz Wyklucz lub zaznacz pole wyboru Wykluczyć obok elementu, aby usunąć go z listy. Wykluczone elementy nie są uwzględniane podczas odświeżania listy. Aby zaznaczyć wiele elementów, przytrzymaj klawisz Ctrl podczas zaznaczania elementów w dolnym okienku. Aby wyświetlić wszystkie elementy, w tym wcześniej wykluczone z analizy, zaznacz pole wyboru Pokaż wykluczone moduły konstrukcyjne i wartości, a następnie kliknij przycisk Odśwież.
Wybierz Odśwież, aby odświeżyć wyjątki, które zostały rozwiązane. Wybierz Tak, aby wykonać pełne odświeżenie wszystkich wyników, lub wybierz przycisk Nie, aby wykonać częściowe odświeżenie wskazanych elementów.
Uwaga
Strona jest automatycznie odświeżany po otwarciu, chyba że strona była otwierana w ciągu ostatnich 15 minut.
Gdy problem zostanie rozwiązany, wybierz OK, aby zamknąć okno dialogowe.
Skróty klawiaturowe dla analizy brakujących kont
Po uruchomieniu analizy brakujących kont dostępne są następujące skróty klawiaturowe.
| Funkcja | Naciśnij klawisz |
|---|---|
| Filtruj według firm | Alt+C |
| Filtruj według wymiarów | ALT+D |
| Wybierz pole Grupuj wg | Alt+G |
| Pokaż wykluczone moduły i wartości | Alt+S |
| Odśwież wyniki | Alt+R |
| Wyklucz wybrany moduł konstrukcyjny | Alt+X |
| Wyklucz wybraną definicję wiersza | Ctrl+B |
| Wyklucz wybraną wartość wymiaru | Ctrl+D |
| Otwórz wybraną definicję raportu | Ctrl+R |
| Otwórz wybraną definicję wiersza | Ctrl+O |