Tworzenie i wdrażanie szablonów programu Word

Program Microsoft Word zapewnia szereg możliwości prezentowania danych z usługi Dynamics 365 w postaci standardowych i odpowiednio sformatowanych dokumentów. Dzięki szablonom programu Word można z łatwością tworzyć i udostępniać szablony innym, dzięki czemu wszystkie dokumenty przekazywane klientom będą mieć spójny wygląd zgodny z marką organizacji.

Po przygotowaniu szablonów użytkownicy mogą generować standardowe dokumenty, które zostaną automatycznie wypełnione danymi Dynamics 365 po naciśnięciu jednego przycisku.

Krok 1: Utwórz szablon programu Word

1. Zaloguj się w programie Dynamics 365 jako użytkownik z rolą zabezpieczeń Administrator systemu.

2. Otwórz menu Ustawienia u góry strony i wybierz opcję Ustawienia zaawansowane.

3. Obszar ustawień zaawansowanych otworzy się na nowej karcie przeglądarki. Zauważ, że w tym obszarze jest używany nawigator poziomy w górnej części strony, a nie nawigator boczny. Przejdź do sekcji Ustawienia>Firma>Szablony.

4. Na następnym ekranie wybierz pozycję Szablony dokumentów, a następnie wybierz pozycję + Nowy na górnej wstążce.

5. Wybierz pozycję Szablon programu Word, a następnie wybierz encję, której dotyczy szablon. Szablon będzie wówczas korzystać z danych pochodzących z tej encji.

   

6. Aby wybrać pola, które mają zostać dodane do szablonu programu Word, wybierz opcję Wybierz encję.

7. Zostanie otwarte okno dialogowe Wybierz encję. Relacje, które wybierasz na tym ekranie, wyznaczają, jakie encje i pola będą dostępne później, podczas definiowania szablonu programu Word. Zaznacz tylko te relacje, do których chcesz dodać dane usługi Dynamics 365 do szablonu programu Word. Poniżej przedstawiono niektóre przykładowe relacje dla encji klienta:

   • Relacja 1:N. Klient może mieć wiele kontaktów.
   • Relacja N:1. Potencjalny klient, klient lub kontakt mogą mieć wiele klientów.
   • Relacja N:N. Klient może mieć wiele list marketingowych. Lista marketingowa może mieć wiele klientów.

   Po zakończeniu wybierania relacji naciśnij przycisk Pobierz szablon. Spowoduje to utworzenie pliku programu Word na komputerze lokalnym z wyeksportowaną encją dołączoną jako dane XML.

   Uwaga

   W celu zapewnienia pobierania dokumentów w odpowiednim czasie istnieje górny limit 100 dla liczby powiązanych rekordów zwracanych dla każdej relacji. Na przykład, jeśli eksportujesz szablon dla klienta i chcesz uwzględnić listę kontaktów, dokument zwróci co najwyżej 100 kontaktów klienta.

8. Aby przesłać szablon po dostosowaniu danych, przejdź do listy szablonów, a następnie wybierz opcję Prześlij szablon. Więcej informacji: Krok 4: przesłanie szablonu programu Word z powrotem do usługi Dynamics 365

Krok 2: włączenie karty Deweloper

Otwórz plik szablonu programu Word. W tym momencie dokument wydaje się być pusty.

Aby wyświetlić i dodać dane XML usługi Dynamics 365, musisz włączyć kartę Deweloper programu Word.

1. Wybierz kolejno pozycje Plik>Opcje>Dostosowywanie wstążki, a następnie zaznacz pole wyboru Deweloper.

   

2. Wybierz pozycję OK.

Karta Deweloper pojawi się na wstążce programu Word.

Krok 3: Zdefiniuj szablon programu Word

Skorzystaj z okna Panel mapowania XML, aby zdefiniować szablon programu Word za pomocą pól encji Dynamics 365.

1. W swoim szablonie programu Word wybierz Deweloper>Okienko mapowania XML.

   

   Zostanie otwarty panel Mapowanie XML z wybranym domyślnym schematem XML.

   

2. Wybierz schemat XML Dynamics 365. Rozpocznie się on od „urn:microsoft-crm/document-template/”.

   

   Ważne

   Jeśli występuje wiele przypadkowych korekt, które powodują zawieszanie się programu Word lub powodują spadek jego wydajności, wyłącz opcje autokorekty.

3. Rozwiń encję, aby wyświetlić wszystkie dostępne pola, prawym przyciskiem myszy kliknij pole, które chcesz dodać, a następnie wybierz opcję Wstaw formant zawartości>Zwykły tekst.

   

   Pole z Dynamics 365 jest dodawane do szablonu programu Word.

   

4. Dodaj dodatkowe pola encji, dodaj opisowe etykiety i tekst i sformatuj dokument. Wypełniony szablon może wyglądać następująco:

   

5. Niektóre wprowadzone przez Ciebie pola formantu zawartości mogą zawierać wiele wierszy danych. Na przykład klienci mają więcej niż jeden kontakt. Aby dołączyć wszystkie dane znajdujące się w szablonie programu Word, ustaw pole formantu zawartości w następujący sposób:

   1. Umieść pola z powtarzającymi się danymi w wierszu tabeli.

   2. Zaznacz cały wiersz tabeli w szablonie.

      

   3. W panelu Mapowanie XML kliknij prawym przyciskiem myszy relację zawierającą pola formantu zawartości, a następnie kliknij przycisk Powtarzanie.

      

      Jeśli korzystasz z szablonu programu Word w Dynamics 365 podczas tworzenia dokumentu, tabela zostanie wypełniona wieloma wierszami danych.

6. Jeśli szablon zawiera już odpowiednie pola i formatowanie, zapisz go i prześlij do Dynamics 365.

Krok 4: przesłanie szablonu programu Word do usługi Dynamics 365

Jeśli Twój szablon programu Word jest już skonstruowany tak, jak chcesz, zapisz go, aby móc go przesłać do usługi Dynamics 365.

Administrator może skorzystać ze strony Ustawienia, aby przesłać szablon programu Word do usługi Dynamics 365.

Uwaga

Użytkownicy w organizacji mogą wyświetlać udostępnione im szablony, wybierając opcję Szablony programu Word na pasku poleceń w liście rekordów.

1. Otwórz menu Ustawienia u góry strony i wybierz opcję Ustawienia zaawansowane.

2. Przejdź do sekcji Ustawienia>Firma>Szablony.

3. Na następnym ekranie wybierz pozycję Szablony dokumentów, a następnie wybierz pozycję Przekaż szablon na górnej wstążce.

4. Znajdź i prześlij plik.

   

5. Wybierz opcję Prześlij. Zostanie wyświetlone podsumowanie przesyłanego pliku.

6. Wybierz ikonę X w prawym górnym rogu górnej wstążki, aby zamknąć ekran informacyjny.