Tworzenie i rozmieszczanie szablonów programu Excel

Program Microsoft Excel oferuje zaawansowane mechanizmy służące do analizowania i prezentowania danych usługi Dynamics 365. Dzięki szablonom programu Excel można łatwo tworzyć i udostępniać dostosowaną analizę innym osobom w organizacji.

Z szablonów programu Excel można korzystać do:

• Przeprowadzania prognozy sprzedaży
• Zarządzania potokiem
• Przeprowadzania oceny potencjalnych klientów
• Planowania terytorium
• I nie tylko...

Możesz wypróbować szablony programu Excel dołączone do Dynamics 365, aby uzyskać szybki podgląd tego, jakiego rodzaju analizy są możliwe do wykonania. W tym miejscu pokazano szablon procesu zarządzania potokiem:

Szablony wyświetlają informacje pochodzące z widoku zdefiniowanego dla typu rekordu (encji). Poniżej przedstawiono cztery kroki tworzenia szablonu programu Excel.

Krok 1: Tworzenie nowego szablonu z istniejących danych

1. Zaloguj się w programie Dynamics 365 jako użytkownik z rolą zabezpieczeń Administrator systemu.

2. Otwórz menu Ustawienia u góry strony i wybierz opcję Ustawienia zaawansowane.

3. Obszar ustawień zaawansowanych otworzy się na nowej karcie przeglądarki. Zauważ, że w tym obszarze jest używany nawigator poziomy w górnej części strony, a nie nawigator boczny. Przejdź do sekcji Ustawienia>Firma>Szablony.

4. Na następnym ekranie wybierz pozycję Szablony dokumentów, a następnie wybierz pozycję + Nowy na górnej wstążce.

5. Wybierz pozycję Szablon programu Excel, a następnie wybierz encję, której dotyczy szablon. Szablon będzie wówczas korzystać z danych pochodzących z tej encji. Widoki, które można wybrać w następnym polu zależą od encji, którą wybierzesz.

   

6. Widok definiuje zapytanie służące do wyświetlania rekordów i kolumn lub pól, które mają są wyświetlane.

7. Wybierz pozycję Pobierz plik.

8. Możesz dostosować (jak opisano w poniższych krokach) i przesłać szablon, wybierając pozycję Przekaż. Aby przekazać szablon później, wybierz ikonę X w prawym górnym rogu okna modalnego.

9. Aby przesłać szablon po dostosowaniu danych, przejdź do listy szablonów, a następnie wybierz opcję Prześlij szablon. Więcej informacji: Krok 3: Przekaż szablon i udostępnij go innym użytkownikom.

Krok 2: Dostosuj dane w programie Excel

Otwórz nowo utworzony szablon w programie Excel, aby dostosować dane.

Przeanalizujmy prosty przykład dostosowywania szablonu programu Excel przy użyciu przykładowych danych z usługi Dynamics 365:

1. Kliknij opcję Włącz edytowanie, aby umożliwić dostosowywanie skoroszytu programu Excel.

2. Dodaj nową kolumnę i nadaj jej nazwę „Oczekiwane przychody”.

   

3. Utwórz formułę dla oczekiwanego przychodu. Nie odnoś się do komórek przy użyciu ich adresów; zdefiniuj nazwy i używaj ich.

   

4. Utwórz tabelę przestawną i wykres.

5. Umieść zawartość dodaną przez użytkownika powyżej lub po prawej stronie istniejącej tabeli danych. Zapobiega to zastępowaniu zawartości w przypadku dodawania nowych danych w usłudze Dynamics 365 później i tworzenia nowego szablonu programu Excel. Więcej informacji: Najważniejsze wskazówki i zagadnienia dotyczące korzystania z szablonów programu Excel

   

6. Zapisz skoroszyt.

Możesz teraz przesłać szablon programu Excel do usługi Dynamics 365.

Krok 3: przesyłanie szablonu i udostępnianie go innym użytkownikom

Jeśli Twój szablon programu Excel jest już dostosowany tak, jak chcesz, możesz go przesłać do usługi Dynamics 365.

Uwaga

Użytkownicy w organizacji mogą wyświetlać udostępnione im szablony, wybierając opcję Szablony programu Excel na pasku poleceń w liście rekordów.

Aby przesłać szablon programu Excel do usługi Dynamics 365:

1. Otwórz menu Ustawienia u góry strony i wybierz opcję Ustawienia zaawansowane.

2. Przejdź do sekcji Ustawienia>Firma>Szablony.

3. Na następnym ekranie wybierz pozycję Szablony dokumentów, a następnie wybierz pozycję Przekaż szablon na górnej wstążce.

4. Znajdź i prześlij plik.

   

5. Wybierz opcję Prześlij. Zostanie wyświetlone podsumowanie przesyłanego pliku.

6. Wybierz ikonę X w prawym górnym rogu górnej wstążki, aby zamknąć ekran informacyjny.

Najważniejsze wskazówki i zagadnienia dotyczące korzystania z szablonów programu Excel

Poniżej przedstawiono niektóre kwestie, których musisz być świadomy podczas tworzenia i korzystania z szablonów programu Excel w usłudze Dynamics 365.

• Testuj szablony programu Excel
  Program Excel posiada wiele funkcji. Dobrym pomysłem jest testowanie dostosowań, aby się upewnić, że wszystkie funkcje programu Excel znajdujące się w szablonach działają zgodnie z oczekiwaniami.

• Dane w szablonach i kwestie dotyczące prywatności
  Domyślnie dane z wykresu przestawnego nie są aktualizowane po otwarciu skoroszytu. Jeśli niektóre dane z wykresu przestawnego nie będą widoczne dla użytkowników z niewystarczającymi uprawnieniami, może to stwarzać problemy z zabezpieczeniami. Rozważmy następujący scenariusz:

  • Administrator usługi Dynamics 365 Customer Insights - Journeys tworzy szablon, w którym widok zawiera poufne dane w formie widoku przestawnego wykresu przestawnego zostaną przesłane do Customer Insights - Journeys.
  • Sprzedawca, który nie powinien mieć dostępu do poufnych danych w wykresie przestawnym używa tego szablonu do utworzenia pliku programu Excel chcąc przeprowadzić dodatkową analizę.

  W rezultacie sprzedawca może nie być w stanie zobaczyć danych w wykresie przestawnym przesłanych przez administratora Customer Insights - Journeys, wraz z dostępem do widoków, do których sprzedawca nie ma uprawnień.

  Ważne

  Dane poufne nie powinny być umieszczane w tabelach przestawnych i wykresach przestawnych.

  Uwaga

  iOS nie obsługuje aktualizowania danych przestawnych i wykresów przestawnych podczas korzystania z aplikacji Microsoft Excel na urządzeniach iOS.

• Ustaw dane wykresów przestawnych na odświeżanie automatyczne
  Domyślnie dane z wykresów przestawnych nie są odświeżane automatycznie po otwarciu skoroszytu. Inne typy wykresów są aktualizowane automatycznie. W programie Excel kliknij prawym przyciskiem myszy wykres przestawny, a następnie wybierz Opcje wykresu przestawnego>Odśwież dane podczas otwierania pliku.

• Umieszczanie nowych danych
  Jeśli chcesz dodać zawartość do szablonu programu Excel, umieść dane powyżej lub na prawo od istniejących danych. Drugą opcją jest umieszczenie nowej zawartości na drugim arkuszu.

• Szablony programu Excel zawierające obrazy mogą powodować wystąpienie błędu

Jeśli zostanie podjęta próba wyświetlenia danych Customer Insights - Journeys przy użyciu szablonu programu Excel, który zawiera obraz, może się pojawić następujący komunikat: „Wystąpił błąd podczas próby zapisania skoroszytu. W wyniku tego skoroszyt nie został zapisany.” Spróbuj usunąć obraz z szablonu i ponownie go załadować do usługi Customer Insights - Journeys.

• Szablony programu Excel i aplikacja Office Mobile w systemie Windows 8.1
  Szablony programu Excel nie będą się otwierały na urządzeniach Windows 8.1 z aplikacją Office Mobile. Otrzymasz następujący komunikat o błędzie: „Odzyskaliśmy możliwie największą część dokumentu, ale nie można go edytować. Spróbuj otworzyć i naprawić dokument na swoim komputerze, aby rozwiązać problem.” Jest to znany problem.
• Używanie nazw kolumn tabeli i nazw zakresów w formułach
  Podczas tworzenia formuł programu Excel nie używaj tytułów kolumn ani numerów komórek. Zamiast tego używaj nazw kolumn tabeli i określaj nazwy komórek lub zakresów komórek.