Zwiększanie reputacji nadawcy w wiadomości e-mail usług Azure Communication Services
W tym artykule opisano najlepsze rozwiązania dotyczące dostarczania wiadomości e-mail w komunikacji między firmami (B2C) oraz sposób używania dzienników poczty e-mail usług Azure Communication Services w celu ułatwienia reputacji poczty e-mail. Ten kompleksowy przewodnik zawiera szczegółowe informacje na temat optymalizacji zarządzania skargami w wiadomościach e-mail, wspierania zdrowszych praktyk poczty e-mail i maksymalizacji sukcesu dostarczania wiadomości e-mail.
Zarządzanie reputacją nadawcy i skargami na wiadomości e-mail w celu ulepszenia dostarczania wiadomości e-mail
Usługi Azure Communication Services oferują możliwości poczty e-mail, które mogą wzbogacić komunikację klienta. Nie ma jednak gwarancji, że wiadomości e-mail wysyłane za pośrednictwem platformy lądują w skrzynce odbiorczej klienta. Aby aktywnie identyfikować i unikać problemów z dostarczaniem, należy przeprowadzić kontrole reputacji, takie jak:
- Zapewnienie spójnego i zdrowego procentu pomyślnego dostarczania wiadomości e-mail w czasie.
- Analizowanie szczegółowych informacji dotyczących niepowodzeń dostarczania wiadomości e-mail i odbijania.
- Monitorowanie raportów dotyczących spamu i nadużyć.
- Utrzymywanie listy kontaktów w dobrej kondycji.
- Opis zaangażowania użytkowników i umieszczania skrzynki odbiorczej.
- Zrozumienie skarg klientów i zapewnienie łatwego procesu rezygnacji lub anulowania subskrypcji.
Aby włączyć dzienniki poczty e-mail i monitorować dostarczanie wiadomości e-mail, wykonaj kroki opisane w artykule Dzienniki poczty e-mail usług Azure Communication Services.
Odbicia wiadomości e-mail: stany i typy dostarczania
Odbicia wiadomości e-mail wskazują problemy z pomyślnym dostarczeniem wiadomości e-mail. Podczas procesu dostarczania wiadomości e-mail odpowiedzi SMTP zapewniają następujące wyniki:
Powodzenie (2xx): Dostawca usługi poczty e-mail zaakceptował wiadomość e-mail. Jednak ten wynik nie gwarantuje, że wiadomość e-mail trafia do skrzynki odbiorczej klienta. Stan Dostarczono oznacza dostarczenie wiadomości e-mail.
Błąd tymczasowy (4xx): Dostawca usługi poczty e-mail nie może w tej chwili zaakceptować wiadomości e-mail. Jednak adres odbiorcy jest nadal prawidłowy, co pozwala na przyszłe próby dostarczenia. Ten wynik jest często nazywany miękkim odbiciem. Przyczyną mogą być różne czynniki, takie jak ograniczanie szybkości lub problemy z infrastrukturą.
Błąd trwały (5xx): Dostawca usługi poczty e-mail odrzucił wiadomość e-mail. Ten wynik jest często nazywany twardym odbiciem. Ten typ odbicia występuje, gdy adres e-mail nie istnieje. Stan dostarczenia wiadomości e-mail o wartości Bounced wskazuje ten wynik.
Zgodnie z definicjami RFC:
- Twarde odbicie (trwałe niepowodzenie) dotyczy przypadków, w których adres e-mail nie istnieje.
- Miękkie odbicie obejmuje różne typy awarii.
- Odbicie spamu zwykle występuje z powodu konkretnych decyzji dotyczących zasad.
Te praktyki nie zawsze są jednolite i ustandaryzowane przez dostawców usług poczty e-mail.
Twarde odbicie
Następujące kody SMTP mogą opisywać twarde odbicie:
| Kod błędu | opis | Wyjaśnienie |
|---|---|---|
| 521 | Serwer nie akceptuje poczty | Serwer SMTP napotkał problem uniemożliwiający akceptowanie poczty przychodzącej. |
| 525 | Wyłączone konto użytkownika | Konto e-mail użytkownika zostało wyłączone i nie może otrzymywać wiadomości e-mail. |
| 550 | Skrzynka pocztowa jest niedostępna | Skrzynka pocztowa adresata jest niedostępna do odbierania wiadomości e-mail. Skrzynka pocztowa może być pełna lub może mieć tymczasowy problem. |
| 553 | Niedozwolona nazwa skrzynki pocztowej | Adres e-mail adresata lub nazwa skrzynki pocztowej jest nieprawidłowa lub zasady systemu poczty e-mail nie zezwalają na to. |
| 5.1.1 | Nieprawidłowy docelowy adres skrzynki pocztowej | Docelowy adres skrzynki pocztowej jest nieprawidłowy lub nie istnieje. Sprawdź adres pod kątem błędów pisowni lub formatowania. |
| 5.1.2 | Nieprawidłowy adres systemu docelowego | Docelowy adres systemowy jest nieprawidłowy lub nie istnieje. Sprawdź domenę lub system poczty e-mail adresata pod kątem literówek lub błędów. Upewnij się, że domena lub system jest poprawnie skonfigurowany. |
| 5.1.3 | Nieprawidłowa składnia docelowego adresu skrzynki pocztowej | Składnia docelowego adresu skrzynki pocztowej jest niepoprawna. Sprawdź adres e-mail odbiorcy pod kątem błędów formatowania lub nieprawidłowych znaków. Sprawdź, czy adres jest zgodny z poprawną składnią. |
| 5.1.4 | Niejednoznaczny docelowy adres skrzynki pocztowej | Adres e-mail adresata nie jest unikatowy i pasuje do wielu adresatów. Sprawdź adres e-mail pod kątem dokładności i podaj unikatowy adres. |
| 5.1.6 | Przeniesiona docelowa skrzynka pocztowa | Skrzynka pocztowa adresata została przeniesiona do innej lokalizacji lub serwera. Sprawdź nowy adres skrzynki pocztowej adresata na potrzeby dostarczania wiadomości. |
| 5.1.9 | Niezgodny system docelowy | System poczty e-mail adresata nie jest skonfigurowany zgodnie ze standardowymi protokołami. Skontaktuj się z administratorem systemu, aby rozwiązać ten problem. |
| 5.1.10 | Adres docelowy o wartości Null MX | Domena poczty e-mail adresata nie ma prawidłowego rekordu poczty e-mail (MX). Skontaktuj się z administratorem domeny, aby naprawić konfigurację systemu nazw domen (DNS). |
| 5.2.1 | Docelowa skrzynka pocztowa jest wyłączona | Skrzynka pocztowa adresata jest wyłączona, co uniemożliwia dostarczanie wiadomości. Skontaktuj się z adresatem, aby włączyć skrzynkę pocztową. |
| 5.2.1 | Problem z rozszerzeniem listy wysyłkowej | Docelowa skrzynka pocztowa to lista wysyłkowa, a rozszerzenie nie powiodło się. Skontaktuj się z administratorem listy wysyłkowej, aby rozwiązać ten problem. |
| 5.3.2 | System docelowy nie akceptuje komunikatów | Serwer poczty e-mail adresata nie akceptuje obecnie wiadomości. Spróbuj ponownie wysłać wiadomość e-mail później. |
| 5.4.1 | Odrzucony adres adresata | Serwer poczty e-mail adresata odrzucił wiadomość. Sprawdź adres e-mail odbiorcy pod kątem dokładności i odpowiedniego formatowania. |
| 5.4.4 | Nie można kierować trasą | Nie można kierować wiadomości do serwera adresata. Zweryfikuj domenę poczty e-mail i ustawienia serwera adresata. |
| 5.4.6 | Wykryto pętlę routingu | Serwer poczty e-mail napotkał pętlę routingu podczas próby dostarczenia wiadomości. Skontaktuj się z administratorem systemu, aby rozwiązać problem z pętlą. |
| 5.7.13 | Wyłączone konto użytkownika | Konto e-mail adresata zostało wyłączone, a serwer poczty e-mail nie akceptuje wiadomości dla tego konta. Dostawca usług poczty mógł dezaktywować lub zawiesić adres e-mail odbiorcy, co powoduje, że adres jest niedostępny do odbierania wiadomości e-mail. Lub użytkownik lub organizacja zdecydowała się wyłączyć konto e-mail. |
| 5.4.310 | Domena DNS nie istnieje | Domena poczty e-mail adresata nie istnieje lub ma nieprawidłową konfigurację DNS. Sprawdź ustawienia DNS domeny. |
Wysyłanie wiadomości e-mail wielokrotnie do adresów, które nie istnieją, może znacząco wpłynąć na reputację nadawcy. Ważne jest, aby podjąć działania, szybko usuwając te adresy z listy kontaktów i pilnie zarządzając listą kontaktów w dobrej kondycji.
Kody błędów dla miękkich odbić
Uważnie monitoruj miękkie odbicie (tymczasowe błędy) podczas wysyłania wiadomości e-mail. Duża liczba miękkich odbić może wskazywać na potencjalny problem z reputacją. Dostawcy usług poczty e-mail mogą spowalniać dostarczanie poczty.
Następujące kody SMTP mogą opisywać miękkie odbicie:
| Kod błędu | opis | Wyjaśnienie |
|---|---|---|
| 551 | Użytkownik nie lokalny, spróbuj użyć alternatywnej ścieżki | Domena poczty e-mail adresata nie jest lokalna dla systemu poczty e-mail. System powinien wypróbować alternatywną ścieżkę, aby dostarczyć wiadomość e-mail. |
| 552 | Przekroczono alokację magazynu | Konto e-mail odbiorcy osiągnęło limit magazynu. Poproś adresata o zwolnienie miejsca na odbieranie nowych wiadomości e-mail. |
| 554 | Transakcja nie powiodła się | Transakcja poczty e-mail nie powiodła się z nieokreślonej przyczyny. Zbadaj, aby określić przyczynę awarii. |
| 5.2.2 | Pełna docelowa skrzynka pocztowa | Skrzynka pocztowa adresata osiągnęła limit magazynu. Odbiorca powinien wyczyścić miejsce na odbieranie nowych wiadomości e-mail. |
| 5.2.3 | Długość komunikatu przekracza limit Administracja | Długość wiadomości przekracza limit w systemie poczty e-mail odbiorcy. Zmniejsz długość komunikatu do poniżej limitu. |
| 5.2.121 | Przekroczono limit odbierania adresata na godzinę | System poczty e-mail adresata przekracza limit liczby wiadomości e-mail, które może otrzymywać na godzinę. Spróbuj wysłać wiadomość e-mail później. |
| 5.2.122 | Przekroczono limit odbierania adresata na godzinę | System poczty e-mail adresata osiągnął limit godzinowego odbierania. Spróbuj wysłać wiadomość e-mail później. |
| 5.3.1 | Docelowy system poczty e-mail pełny | System poczty e-mail adresata jest pełny i nie może zaakceptować nowych wiadomości e-mail. |
| 5.3.3 | Funkcja nieobsługiwana w systemie docelowym | System poczty e-mail adresata nie obsługuje określonej funkcji wymaganej do pomyślnego dostarczenia. |
| 5.3.4 | Komunikat zbyt duży dla systemu docelowego | Rozmiar wiadomości przekracza limit w systemie poczty e-mail adresata. Sprawdź rozmiar wiadomości e-mail i rozważ kompresję lub podział. |
| 5.5.3 | Zbyt wielu adresatów | Wiadomość e-mail ma zbyt wielu adresatów, a system poczty e-mail adresata nie może go przetworzyć. System poczty e-mail adresata może mieć limit liczby adresatów na wiadomość e-mail. Spróbuj zmniejszyć liczbę adresatów. |
| 5.6.1 | Nośnik nie jest obsługiwany | System poczty e-mail adresata nie obsługuje formatu multimediów wiadomości e-mail. Przekonwertuj format nośnika na zgodny. |
| 5.6.2 | Wymagana konwersja i zabronione | Format lub zawartość wiadomości e-mail wymagają konwersji, ale system poczty e-mail odbiorcy nie może wykonać konwersji. |
| 5.6.3 | Wymagana konwersja, ale nieobsługiwana | Format lub zawartość wiadomości e-mail wymagają konwersji, ale system poczty e-mail odbiorcy nie obsługuje konwersji. |
| 5.6.5 | Konwersja nie powiodła się | System poczty e-mail adresata nie może przekonwertować formatu wiadomości e-mail lub zawartości. Sprawdź zawartość wiadomości e-mail i spróbuj ponownie wysłać wiadomość e-mail. |
| 5.6.6 | Zawartość wiadomości jest niedostępna | System poczty e-mail adresata nie może uzyskać dostępu do zawartości wiadomości e-mail. Sprawdź zawartość i załączniki wiadomości e-mail pod kątem uszkodzenia lub zgodności. |
| 5.6.11 | Nieprawidłowe znaki | Wiadomość e-mail zawiera nieprawidłowe znaki, których system poczty e-mail adresata nie może przetworzyć. Usuń wszelkie nieprawidłowe znaki z zawartości lub wiersza tematu i wyślij ponownie wiadomość e-mail. |
| 5.7.1 | Dostarczanie nie jest autoryzowane, wiadomość odrzucona | System poczty e-mail adresata odmówił zaakceptowania wiadomości, ponieważ nie ma autoryzacji do odbierania wiadomości. Skontaktuj się z administratorem systemu, aby rozwiązać ten problem. |
| 5.7.2 | Rozszerzenie listy wysyłkowej jest zabronione | System poczty e-mail adresata nie zezwala na rozszerzanie list wysyłkowych. Skontaktuj się z administratorem systemu, aby uzyskać pomoc. |
| 5.7.12 | Nadawca nie uwierzytelniony przez organizację | Organizacja adresata wymaga uwierzytelniania nadawcy. Sprawdź ustawienia uwierzytelniania. |
| 5.7.15 | Poziom priorytetu jest zbyt niski | Poziom priorytetu wiadomości e-mail jest zbyt niski, aby system poczty e-mail odbiorcy go zaakceptował. System poczty e-mail adresata może mieć ograniczenia dotyczące akceptowania wiadomości e-mail o niskim priorytcie. Rozważ zwiększenie poziomu priorytetu wiadomości e-mail. |
| 5.7.16 | Komunikat za duży dla określonego priorytetu | Rozmiar wiadomości przekracza limit określony przez system poczty e-mail adresata dla poziomu priorytetu. Sprawdź ustawienia rozmiaru i priorytetu poczty e-mail. |
| 5.7.17 | Właściciel skrzynki pocztowej został zmieniony | Właściciel skrzynki pocztowej adresata zmienił się, powodując problemy z dostarczaniem wiadomości. Sprawdź własność skrzynki pocztowej i skontaktuj się z właścicielem skrzynki pocztowej. |
| 5.7.18 | Właściciel domeny został zmieniony | Właściciel domeny poczty e-mail adresata zmienił się, powodując problemy z dostarczaniem wiadomości. Sprawdź własność domeny i skontaktuj się z właścicielem domeny. |
| 5.7.19 | Nie można ukończyć testu usługi Rrvs | Nie można ukończyć testu systemu ważności liczby adresatów (RRVS) w systemie poczty e-mail odbiorcy. Skontaktuj się z administratorem systemu, aby uzyskać pomoc. |
| 5.7.20 | Nie znaleziono przekazywania podpisu Dkim | System poczty e-mail adresata nie znalazł żadnych podpisów poczty zidentyfikowanej przez klucze domeny (DKIM) dla wiadomości e-mail. Sprawdź konfigurację I podpis DKIM po twojej stronie. |
| 5.7.21 | Nie znaleziono dopuszczalnego podpisu Dkim | System poczty e-mail adresata nie znalazł żadnych dopuszczalnych podpisów DKIM dla wiadomości e-mail. Sprawdź konfigurację I podpis DKIM po twojej stronie. |
| 5.7.22 | Nie znaleziono prawidłowego autora dopasowanego podpisu Dkim | System poczty e-mail adresata nie znalazł żadnych prawidłowych podpisów DKIM dopasowanych do autora dla wiadomości e-mail. Sprawdź konfigurację I podpis DKIM po twojej stronie. |
| 5.7.23 | Walidacja SPF nie powiodła się | Wiadomość e-mail nie powiodła się weryfikacji struktury zasad nadawcy (SPF) w systemie poczty e-mail odbiorcy. Sprawdź rekordy SPF i konfigurację serwera poczty e-mail. |
| 5.7.24 | Błąd weryfikacji SPF | System poczty e-mail adresata znalazł błąd weryfikacji spF. Sprawdź rekordy SPF i konfigurację serwera poczty e-mail. |
| 5.7.25 | Weryfikacja odwrotnej usługi DNS nie powiodła się | Wiadomość e-mail nie powiodła się w systemie poczty e-mail adresata. Zweryfikuj odwrotne ustawienia DNS. |
| 5.7.26 | Wiele testów uwierzytelniania nie powiodło się | Wiadomość e-mail nie powiodła się z wielu testów uwierzytelniania w systemie poczty e-mail adresata. Przejrzyj ustawienia i metody uwierzytelniania. |
| 5.7.27 | Adres nadawcy ma wartość Null MX | Domena poczty e-mail nie ma prawidłowego rekordu MX. Skontaktuj się z administratorem domeny, aby naprawić konfigurację DNS. |
| 5.7.28 | Wykryto powodzię poczty | System poczty e-mail adresata wykrył powódź poczty. Sprawdź ruch e-mail i zidentyfikuj przyczynę powodzi. |
| 5.7.29 | Niepowodzenie weryfikacji łuku | Weryfikacja uwierzytelnionego łańcucha odebranego (ARC) wiadomości e-mail w systemie poczty e-mail adresata nie powiodła się. Sprawdź podpis ARC po twojej stronie. |
| 5.7.30 | Wymagaj wymaganej obsługi protokołu TLS | System poczty e-mail adresata wymaga obsługi protokołu Transport Layer Security (TLS) na potrzeby bezpiecznej transmisji wiadomości e-mail. Upewnij się, że system obsługuje protokół TLS. |
| 5.7.51 | Przypisanie ruchu przychodzącego dzierżawy | System poczty e-mail adresata przypisuje przychodzącą wiadomość e-mail do określonej dzierżawy. Sprawdź informacje o nadawcy wiadomości e-mail i przypisanie dzierżawy. |
Lista zarządzanych pomijań
Usługi Azure Communication Services oferują funkcję o nazwie zarządzaną listę pomijania, która może odgrywać istotną rolę w ochronie i zachowaniu reputacji nadawcy.
Pamięć podręczna listy pomijania śledzi adresy e-mail, które napotkały trudne odbicie dla wszystkich wiadomości e-mail wysyłanych za pośrednictwem usług Azure Communication Services. Za każdym razem, gdy dostarczanie wiadomości e-mail kończy się niepowodzeniem z jednym z określonych kodów błędów, adres e-mail jest dodawany do wewnętrznie zarządzanej listy pomijania, która obejmuje platformę Azure i jest utrzymywana globalnie.
Oto cykl życia adresów e-mail, które są pomijane:
Początkowe pomijanie: gdy usługa Azure Communication Services napotka twarde odbicie z adresem e-mail po raz pierwszy, dodaje adres do listy zarządzanych pomijania przez 24 godziny.
Progresywne pomijanie: jeśli ten sam nieprawidłowy adres e-mail odbiorcy pojawia się ponownie w kolejnych wiadomościach e-mail wysyłanych do platformy w ciągu początkowego 24-godzinnego okresu, jest on automatycznie pomijany z dostarczania, a czas buforowania zostanie przedłużony do 48 godzin. W przypadku kolejnych wystąpień czas pamięci podręcznej stopniowo wzrasta do 96 godzin, a następnie 7 dni, a ostatecznie osiągnie maksymalny czas trwania 14 dni.
Proces automatycznego usuwania: adresy e-mail są automatycznie usuwane z zarządzanej listy pomijania, gdy żadne żądania wysyłania wiadomości e-mail nie są wysyłane do tego samego adresata w wyznaczonym przedziale czasu dzierżawy. Po wygaśnięciu okresu dzierżawy adres e-mail zostanie usunięty z listy. Jeśli jakiekolwiek nowe wiadomości e-mail są wysyłane do tego samego nieprawidłowego adresata, usługi Azure Communication Services uruchamiają nowy cykl, wykonując kolejną próbę dostarczenia.
Upuszczanie dostawy: jeśli adres e-mail jest w czasie dzierżawy, wszelkie kolejne wiadomości wysłane na ten adres adresata zostaną porzucone do momentu wygaśnięcia dzierżawy adresu lub usunięcia z listy zarządzanych pomijania. Stan dostawy dla tego żądania e-mail jest pomijany w dziennikach poczty e-mail.
Adresy e-mail mogą pozostać na liście zarządzanych pomijań przez maksymalnie 14 dni. Ta proaktywna miara pomaga chronić reputację nadawcy i chroni przed negatywnymi skutkami wielokrotnego wysyłania wiadomości e-mail do nieprawidłowych adresów. Niemniej jednak należy podjąć działania dotyczące odbitych stanów i regularnie czyścić listę kontaktów, aby zachować optymalną wydajność dostarczania wiadomości e-mail.
Błędy dostarczania wiadomości e-mail związane z reputacją i asynchroniczne
Niektórzy dostawcy usług poczty e-mail generują odbicie wiadomości e-mail z problemów z reputacją. Te odbicie są często klasyfikowane jako spam i nadużycia związane z konkretną reputacją lub zawartością. Komunikaty odbicia mogą zawierać adresy URL stron internetowych, które zawierają dalsze wyjaśnienia dotyczące odbicia, aby ułatwić zrozumienie przyczyny niepowodzenia dostarczania i włączenie odpowiednich działań.
Oprócz odbicia na poziomie SMTP, odbicie może wystąpić po zaakceptowaniu komunikatu przez serwer odbierający. Początkowo odpowiedź od dostawcy usług poczty e-mail może sugerować pomyślne dostarczenie wiadomości e-mail. Jednak później dostawca wysyła odpowiedź odbicia.
Te asynchroniczne odbicie są zwykle kierowane do adresu ścieżki zwracanej wymienionej w ładunku wiadomości e-mail. Należy pamiętać o tych asynchronicznych odbijaniach i obsługiwać je odpowiednio, aby zachować optymalną wydajność dostarczania wiadomości e-mail.
Rezygnacja lub anulowanie subskrypcji zarządzania
Zrozumienie zainteresowania klientów komunikacją e-mail i monitorowaniem żądań rezygnacji lub anulowania subskrypcji są kluczowymi aspektami utrzymania pozytywnej reputacji nadawcy. Niezależnie od tego, czy masz ręczny, czy zautomatyzowany proces obsługi żądań anulowania subskrypcji, ważne jest, aby podać link Anuluj subskrypcję w wysłanym ładunku wiadomości e-mail. Gdy adresaci zdecydują się nie otrzymywać dalszych wiadomości e-mail, mogą wybrać link Anuluj subskrypcję i usunąć swój adres e-mail z listy adresowej.
Funkcjonalność linków i instrukcji w wiadomości e-mail jest niezbędna. Muszą działać poprawnie i szybko powiadomić aplikację z listy wysyłkowej, aby usunąć kontakt z odpowiedniej listy.
Mechanizm anulowania subskrypcji powinien być jawny i przejrzysty z perspektywy subskrybenta. Powinno to zapewnić, że użytkownicy dokładnie wiedzą, z których wiadomości nie są subskrybowane.
Jeśli użytkownicy są subskrybowani do wielu list w organizacji, idealnie nadaje się do zaoferowania użytkownikom centrum preferencji, które daje im możliwość anulowania subskrypcji z więcej niż jednej listy. Ten proces zapobiega przypadkowemu anulowaniu subskrypcji i umożliwia użytkownikom efektywne zarządzanie preferencjami zgody i rezygnacji za pośrednictwem procesu zarządzania anulowaniem subskrypcji.
Następne kroki
- Najlepsze rozwiązania dotyczące implementowania usługi DMARC
- Rozwiązywanie problemów z implementacją usługi DMARC
- Domeny poczty e-mail i uwierzytelnianie nadawców pod kątem usług Azure Communication Services
- Tworzenie zasobu komunikacji e-mail i zarządzanie nim w usługach Azure Communication Services
- Połączenie zweryfikowanej domeny poczty e-mail w usługach Azure Communication Services
Poniższe tematy mogą cię zainteresować:
- Zapoznaj się z biblioteką klienta poczty e-mail.
- Dowiedz się, jak wysyłać wiadomości e-mail z niestandardowymi zweryfikowanymi domenami.
- Dowiedz się, jak wysyłać wiadomości e-mail za pomocą domen zarządzanych przez platformę Azure.