Zmiana komunikacji
Zmiana komunikacji oznacza informowanie firmy o nadchodzących zmianach w celu zapewnienia, że wszyscy, których dotyczy przejście, rozumieją proces migracji do chmury.
Plan komunikacji może pozostać spójny, ale każde obciążenie powinno przejść własną komunikację ze względu na poszczególnych użytkowników i operatorów.
Komunikacja z zmianami jest dodatkiem do wszelkich żądań zmiany przechwyconych przez zespół zarządzający zmianami. Należy współpracować z zespołem zarządzania zmianami, aby upewnić się, że prawidłowo zarządzają zmianami. Ten zespół może również pomóc w komunikacji ze zmianami.
Odbiorcy komunikacji ze zmianami
Komunikacja ze zmianą musi być skierowana do różnych grup w organizacji. Należy mieć jasny plan dla każdej z następujących ról:
- Użytkownicy biznesowi, którzy używają danego obciążenia do wykonywania działań
- Menedżerowie zmian, którzy muszą planować zarządzanie ryzykiem i muszą zapewnić, że migracja jednorazowa spełnia wszystkie niezbędne wymagania
- Właściciele i operatorzy zasobów przechodzących na platformę Azure
- Deweloperzy wdrażający zasoby przechodzące na platformę Azure
- Inżynierowie ds. migracji, którzy przeprowadzają migrację
Uwaga
Organizacja może również mieć inne niezbędne role do uwzględnienia.
Zmienianie zawartości komunikacji
W komunikacji ze zmianą należy jasno określić poszczególne role, w jaki sposób zbliżająca się zmiana dotyczy ich i co muszą zrobić, aby przygotować się. Komunikacja z zmianami powinna również obejmować grupy, które współpracują z powiązanymi systemami lub powiązanymi obszarami biznesowymi. Nawet jeśli nie mają kroków przygotowania i nie zostaną bezpośrednio dotknięte zmianą, powinni być świadomi, jeśli istnieją jakiekolwiek pośrednie skutki ich pracy.
W komunikacji dotyczącej zmian należy odpowiedzieć na następujące pytania:
- Daty krytyczne: Jakie są daty krytyczne migracji?
- Wpływ: praca KtoTo jest zakłócana, kiedy i jak długo?
- Kroki ukończenia: jaką pracę należy wykonać przed zmianą w celu gotowości każdej roli?
- Kroki po zmianie: Jakie czynności należy wykonać po zmianie w celu potwierdzenia funkcjonalności?
- Uzyskaj pomoc techniczną lub dowiedz się więcej: KtoTo czy osoby powinny skontaktować się z osobami, które mają pytania lub wyzwania?
Ze względu na liczbę zaangażowanych ról może być konieczne wysłanie różnych powiadomień o zmianie do różnych odbiorców. Może istnieć szeroka komunikacja dla odbiorców ogólnych, które wyjaśniają ramy czasowe i oczekiwane awarie, a następnie bardziej szczegółową komunikację dla zasobów IT do planowania działań operacyjnych.
Przykładowa zmiana zawartości komunikacji
Możesz użyć następującego szablonu, aby pracować nad wersją roboczą komunikacji dotyczącej zmian:
| Co należy przekazać | Szczegóły |
|---|---|
| Co się zmienia? | Aplikacja X migruje na platformę Azure! |
| Kiedy ta zmiana ma miejsce? | 29 lutego 2024 r., o 10:00 PST |
| KtoTo ta zmiana wpłynie? | Użytkownicy biznesowi aplikacji X i każdy, kto korzysta z systemów ściągnięcia informacji z aplikacji X. |
| Jak będą one miały wpływ? | Aplikacja X nie będzie dostępna dla nowej pracy, dopóki systemy nie zostaną przywrócone 1 marca 2024 r. o 2:00 PST. |
| Co muszę zrobić? | Przed zmianą upewnij się, że praca w aplikacji X jest zapisywana. Normalne funkcje można wznowić 1 marca. Jeśli wystąpią jakiekolwiek problemy, skontaktuj się z tobą. |
| KtoTo powinienem skontaktować się z? | Skontaktuj się z <pocztą e-mail> , aby uzyskać pytania lub więcej informacji przed zmianą. Jeśli po zmianie wystąpią problemy, skontaktuj się z pomocą techniczną firmy Contoso, aby uzyskać pomoc. Wzmianka o aplikacji X w wierszu tematu. |
Następny krok
Testowanie biznesowe lub testowanie akceptacyjne użytkowników (UAT) można rozpocząć po udokumentowaniu i zaplanowaniu zmian biznesowych.