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SharePoint Server 2010 のドキュメント ID

  • Artykuł

原文の記事の投稿日: 2011 年 10 月 13 日 (木曜日)

ドキュメント ID の概要

コンテンツ管理でよくある問題は、ドキュメントが別の場所に移動されて、リンクが無効になってしまうことです。また、コンテンツをリポジトリに送信し、後からそれを見つけられるようにするという問題もあります。この種の問題に対処するには、ドキュメント ID 機能を使います。ドキュメント ID はサイト コレクション レベルの機能で、この機能を有効にすると、すべてのドキュメント コンテンツ タイプに列が追加されます。アイテムを作成またはアップロードし、ドキュメントを継承するコンテンツ タイプに設定すると常に、アイテムにドキュメント ID が割り当てられます。ドキュメント セットのコンテンツ タイプは、特殊なケースの非ドキュメント コンテンツ タイプで、やはりドキュメント ID が割り当てられます。

クイック ヒント: 既に大量のドキュメントがあるサイト コレクションでドキュメント ID 機能を有効にする場合があります。このイベントはドキュメント コンテンツ タイプに対するコンテンツ タイプ プッシュダウンを引き起こすので、処理にしばらく時間がかかることがあります。そのため、ドキュメント ID の有効化はタイマー ジョブを使って行われ、既定では夜間に実行されます。ドキュメント ID 機能を今すぐ有効にしたい場合は、サーバーの全体管理でドキュメント ID の有効化/無効化ジョブを実行してください。既存のドキュメントにドキュメント ID を割り当てる独立したタイマー ジョブがあります。

ドキュメント ID の設定

ドキュメント ID は、プレフィックス (既定ではサイト コレクションごとにランダムに生成される文字列) と 2 組の数字の 2 つの部分で構成されます。たとえば、J2W3DN6QF6XW-2-10 のような ID が使われます。最初の数字は、ドキュメントが最初に作成されたリストの ID です。2 番目の数字は、そのリスト内のアイテムの ID です。プレフィックスはサイト コレクションごとに指定でき、[ドキュメント ID の設定] ページから簡単に変更できます。

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[ドキュメント ID の設定] ページには、サイト コレクションのルートにある [サイトの設定] からアクセスします。ページは [サイト コレクションの管理] カテゴリにあります。[ドキュメント ID の設定] ページでは、ドキュメント ID を割り当てるかどうかや、使用するプレフィックスを指定できます。既定では、プレフィックスはランダムに生成されるので、ドキュメント ID はファーム全体で一意になります。これを変更して、略語などの読みやすいプレフィックスにすることもできます。プレフィックスを変更する場合、該当するチェック ボックスをオンにすると、すべてのドキュメント ID をリセットできます。既存のドキュメントの ID をリセットすると、ドキュメント ID の意図された機能が無効になります (以前の ID が付いたドキュメントは見つからなくなるので、ID が役に立たなくなります)。ドキュメント ID のリセットは、ID が最初に割り当てられた後のかなり早い時点 (ユーザーがドキュメント ID を使用する前) 以外では行わないでください。設定ページでは、使用する検索範囲 (既定では [すべてのサイト] (All Sites) の範囲) を指定して、他のサイト コレクションにまたがってドキュメント ID を検索することもできます。

ドキュメント ID (ドキュメントにリンクされた) 列 

リスト ビューおよびドキュメントのビューのプロパティでドキュメント ID 列を表示できます。ドキュメント ID 列は、https://site/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=J2W3DN6QF6XW-2-40 のような形式の URL です。この URL をクリックすると、検索機能を使ってドキュメントが検索されます。このため、たとえドキュメントが別の場所に移動されていても URL が有効に機能します。

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ドキュメント ID 送信先ヒント URL 

サーバーの全体管理で送信先を構成すると、コンテンツを別のサイトに送信できるようになり、コンテンツ オーガナイザーによってドキュメントが最終的な送信先に自動的にルーティングされます。この場合、ドキュメント ID 参照 URL が返されます (送信先でドキュメント ID 機能が有効になっている場合)。この URL の末尾にはヒント URL も含まれているので、たとえ検索機能でインデックスがまだ作成されていなくても、ユーザーはドキュメントをすぐに見つけることができます。次にヒント URL のリンクの例を示します。

https://sites/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=J2W3DN6QF6XW-2-96&hintUrl=DropOffLibrary/A1.docx

文書内のドキュメント ID

ドキュメント ID の用途の 1 つに、印刷されたドキュメントに対応する電子版のドキュメントの追跡があります。たとえば、ドキュメントを印刷して配布しても、それを受け取った人には電子版を検索して更新の有無を確認する手段がありません。Word のクイック パーツを使うと、文書にドキュメント ID を挿入することができます。

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テンプレートを作成しておいて、ユーザーがコンテンツ タイプの新しいインスタンスを作成するときは常に文書のヘッダーまたはページにドキュメント ID が挿入されるようにすることもできます。これを行うには、文書を SharePoint にアップロードして、そこでドキュメント ID を割り当てます。次に、文書をダウンロードし、テンプレートをコンテンツ タイプに合わせてカスタマイズし、Word の [挿入] (Insert) リボンにある [クイック パーツ] (Quick Parts) を使ってドキュメント ID 値プロパティを挿入します。そして、ファイルを Word テンプレート (dotx) として保存し、コンテンツ タイプを作成します。コンテンツ タイプの詳細設定で、テンプレートをアップロードします。これにより、ユーザーが [新しい文書] ドロップダウンを使ってコンテンツ タイプの新しいアイテムを作成すると、ドキュメント ID 値がクイック パーツとして埋め込まれるようになります。

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ドキュメント ID による検索 Web パーツ

ドキュメント ID による検索 Web パーツを使うと、ユーザーがドキュメント ID を入力してドキュメントを検索できるようになります。これは Web パーツの [検索] カテゴリにあります。ドキュメント ID による検索 Web パーツを、物理的なドキュメントに印刷されたドキュメント ID と組み合わせて使うことで、ユーザーがそのドキュメントを検索できるようにします。

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もちろん、ユーザーは単にドキュメント ID を通常の検索ボックスにコピーしてドキュメントを検索することもできます。DocID は管理プロパティなので、"docid:ドキュメント ID 値" のような検索構文を使用できます。たとえば、検索の種類に「docid:J2W3DN6QF6XW-2-96」のように入力します。

ドキュメント ID は SharePoint Server 2010 の新しい機能です。この機能を使うと、ドキュメントが別の場所に移動されていても簡単に見つけられるようになります。ドキュメントがコピーされたときは、新しいドキュメント ID が割り当てられます。ドキュメントが移動されたか、切り取って貼り付けられたときは、同じドキュメント ID が保持されます。ドキュメント ID を使って、物理的なドキュメントを電子版のドキュメントで追跡することもできます。

 

Quentin Christensen

ドキュメント/レコード管理、プログラム マネージャー

これはローカライズされたブログ投稿です。原文の記事は、「Document ID in SharePoint Server 2010」をご覧ください。