Semplificazione della condivisione

Articolo originale pubblicato venerdì 27 luglio 2012

Gaurav Doshi è Program Manager nel team di progettazione di SharePoint ed è specializzato nell'esperienza utente.

Uno dei motivi per cui adoro lavorare in Microsoft è la cultura del dare che vi regna. Tutti quelli che conosco qui sono impegnati in attività di volontariato senza fini di lucro.  Anch'io lavoro per un'organizzazione no profit e gestisco un gruppo di volontari in India che forniscono servizi sanitari di base e di istruzione a bambini sfortunati.

Ci scambiamo regolarmente grandi quantità di informazioni: foto, video, documenti con preventivi, ricevute e materiale legale. Collaboriamo a presentazioni, lavoriamo a video e creiamo volantini. Al momento, tutte queste attività vengono svolte usando la posta elettronica e, come potrete immaginare, è una bella confusione. Il materiale è sparso un po' dappertutto. Spesso non troviamo più gli aggiornamenti e perdiamo il controllo delle versioni.

 

SharePoint è la soluzione ideale per mettere un po' d'ordine. Un sito è il luogo perfetto per archiviare tutto il materiale relativo a un progetto. Posso facilmente condividere il sito con persone all'interno dell'organizzazione, o con volontari che sono utenti esterni. Posso collaborare con chiunque e in qualsiasi luogo per creare presentazioni e lavorare su video, senza paura di perdere eventuali aggiornamenti. 

 

Se avete familiarità con SharePoint, avete molto probabilmente già sentito parlare di autorizzazioni, gruppi ed ereditarietà, ma "condivisione"? Questa è una novità! È una cosa semplice, ma molto potente. Diamoci un'occhiata.

 

Condivisione di un sito

I siti sono fatti per essere condivisi con altre persone. La condivisione di un sito è molto semplice nella nuova versione di SharePoint. In ogni pagina del sito c'è un pulsante "Condividi" nell'angolo superiore destro. Fate clic sul pulsante, digitate i nomi delle persone con cui desiderate condividere il sito e premete Invio. È tutto qui! SharePoint usa concetti importanti quali livelli di autorizzazione, gruppi ed ereditarietà per garantire questa esperienza, ma non è più necessario conoscere a fondo questi concetti per eseguire attività quotidiane quale la condivisione di un sito.

 

Le persone con cui avete condiviso il sito riceveranno un invito via posta elettronica contenente un collegamento al sito.

Se usate Office 365, potete invitare persone esterne all'azienda. Basta che digitate il loro indirizzo di posta elettronica e anche loro riceveranno un invito.

Condividere significa anche capire chi può vedere qualcosa. Se volete scoprire chi è già in questo sito, l'operazione è semplicissima. Nel menu "Impostazioni" nell'angolo superiore destro fate clic su "Condiviso con" e vedrete i nomi e le foto delle persone che hanno accesso al sito.

Condivisione di un documento

A volte si vuole condividere un solo documento e non un intero sito. Potete caricare tale documento su SkyDrive Pro. Dopo averlo caricato, il documento non è ancora condiviso con tutti. Quando siete pronti a condividerlo, fate clic sull'icona "Blocca" accanto al documento, quindi su "Invita utenti", digitate i nomi e premete Invio. Quando si invitano utenti, l'icona "Blocca" cambia a indicare che il documento è condiviso.

 

Potete anche condividere singoli documenti all'interno di sito selezionando "Condividi" nel callout del documento.

 

Quando si condivide un documento con persone esterne all'organizzazione, per impostazione predefinita queste persone devono accedere con un account Microsoft gratuito (noto in passato come Live ID). Tuttavia, se avete deselezionato l'opzione "Richiedi accesso", non dovranno eseguire l'accesso. Questo è ideale per me quando voglio condividere un volantino relativo a un evento per la raccolta di fondi. Tutte le persone con cui condivido il volantino possono inoltrare il collegamento ad altre persone. Posso pubblicare il collegamento sul mio profilo di Facebook per pubblicizzare l'evento, e così via. Chiunque riceve il collegamento potrà accedere al volantino senza dover eseguire l'accesso.

 

È importante sottolineare che gli amministratori hanno il controllo su alcune impostazioni di condivisione, ad esempio sulla possibilità di condividere senza che sia necessario eseguire l'accesso.

 

Richieste di accesso

Se avete già usato SharePoint, sono certo che avrete già sperimentato questa situazione:

In passato, se veniva visualizzato un messaggio di accesso negato, era la fine. Non c'era assolutamente niente da fare.

 

Nella nuova versione di SharePoint quando tentate di visitare un sito o un documento che non è condiviso con voi, non siete più bloccati. Potete infatti spiegare perché avete bisogno di accedere inviando una notifica al proprietario del sito. Dopo che il proprietario ha approvato la vostra richiesta, vi verrà inviata una notifica via posta elettronica e potrete così accedere al sito o al documento.

Non vedo l'ora di iniziare a usare SharePoint 2013 per archiviare e condividere tutto il materiale relativo al mio lavoro presso l'organizzazione no profit. Le attività quotidiane saranno migliorate grazie alla condivisione. Sarà ormai un gioco da ragazzi creare proposte in collaborazione con un fornitore, collaborare in modo rapido e sicuro con partner e collaborare con altri utenti al di là dei confini dell'organizzazione.

 

Provate oggi stesso l'anteprima di SharePoint e inviateci i vostri commenti e suggerimenti!

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