Organizzazione del lavoro

Articolo originale pubblicato giovedì 26 luglio 2012

Eilene Hao Klaka è Program Manager nel team Work Management Apps.

Oggi, quasi tutti i progetti a cui partecipiamo sono collaborativi. Potrebbe darsi che un ristoratore collabori con il proprio staff e con i pubblicisti per sviluppare e pubblicizzare un nuovo menu. Oppure che un organizzatore di matrimoni collabori con i fiorai e con i coordinatori della sede per trasformare in realtà il matrimonio da sogno di qualcuno. È necessaria una soluzione per coordinare le attività da svolgere, comunicare facilmente lo stato e mantenere la sincronizzazione con il team senza abbandonare gli strumenti preferiti.  

 

Nella nuova versione di SharePoint abbiamo creato una nuova esperienza intuitiva per facilitare l'organizzazione di un intero team e per consentire ai singoli utenti di mantenere il controllo del loro lavoro tra vari progetti. I due componenti principali sono le nuove caratteristiche di gestione attività per i siti del team e Attività personali nell'hub Newsfeed. Esaminiamoli insieme.

 

Collaborazione a un progetto in team

Nella nuova versione di SharePoint, è possibile aggiungere funzionalità di gestione attività per ottimizzare il sito del team in modo da semplificare l'organizzazione, la pianificazione e il controllo delle attività e la comunicazione delle scadenze, tutto nella stessa postazione in cui vengono archiviati documenti e note. È sufficiente fare clic sul riquadro "Si sta lavorando a una scadenza" nella pagina principale del nuovo sito.  

 

Ecco gli strumenti disponibili per semplificare il lavoro: 

• Un elenco attività per controllare azioni, impegni e scadenze
• Un calendario per tenere traccia di date e riunioni importanti
• Un riepilogo progetto per mantenere sempre aggiornato il team

Coordinamento del lavoro e delle scadenze con l'elenco attività

Il nuovo elenco attività consente di creare e modificare rapidamente le attività per il team. La visualizzazione iniziale dell'elenco è ottimizzata per permettere di acquisire il tipo di informazioni che in genere vengono annotate durante una telefonata: attività, data di scadenza e assegnatario. Se si fa clic sull'opzione per modificare l'elenco, verrà visualizzata una griglia in cui è possibile apportare modifiche in linea, così come in Excel. Per rispondere all'esigenza di modificare i progetti in base alla situazione o quando si verificano nuovi sviluppi, questa modalità offre inoltre molta più flessibilità nell'organizzazione delle attività, tra cui la possibilità di trascinare le attività per riordinarle e di applicare rientri per creare una gerarchia. Se ad esempio si dimentica di aggiungere un'attività da completare prima e dopo un'altra, è sufficiente fare clic su Inserisci e aggiungerla direttamente nel mezzo.

 

Nella parte superiore della pagina è disponibile una sequenza temporale interattiva che fornisce una rappresentazione visiva delle attività e dei traguardi più importanti. In questo modo tutti gli utenti coinvolti nel progetto ottengono un quadro completo del loro lavoro visto nel contesto di altre attività. È possibile aggiungere qualsiasi attività con date nella sequenza temporale con un semplice clic del mouse, utilizzando la barra multifunzione o il callout dell'attività.  

 

Con l'elenco attività, è facile organizzare il lavoro che deve essere completato dal team e verificarne lo stato di avanzamento.

 

Comunicazione immediata dello stato del progetto

L'elenco attività è uno strumento particolarmente utile per il responsabile del progetto, ma per tutti gli altri visitatori del sito (membri del team, parti interessate) è necessaria una visione immediata dello stato del progetto. Per questa esigenza, nella home page del sito è disponibile il riepilogo progetto, che consente di comunicare facilmente lo stato di avanzamento, di segnalare le successive attività cardine in programma e di accedere a due modalità di visualizzazione. La prima è la sequenza temporale (dell'elenco attività) che fornisce alle parti interessate occasionali una panoramica dettagliata sull'andamento del progetto. La seconda è un elenco di scadenze di attività imminenti e degli eventi del calendario, che offre un quadro completo delle fasi successive se sono richiesti specifici dettagli. Chiunque acceda al sito otterrà dunque informazioni dettagliate sull'andamento del progetto e sulle attività da svolgere. In Microsoft preferiamo utilizzare i nostri strumenti, in base a un modello che in gergo chiamiamo "dogfooding". In Office continuano ad apparire nuovi siti con il riepilogo progetto nella home page. Il feedback è stato eccellente. In molti ci hanno riferito che il riepilogo progetto nel sito assicura una corretta organizzazione e la continua sincronizzazione del team.

Crescita in base alle esigenze

L'elenco attività è uno strumento efficace per organizzare il lavoro del team, ma a volte l'ambito di un progetto si allarga ed è richiesto un maggior livello di controllo, organizzazione e reporting. In questi casi, è possibile aprire un elenco attività in Microsoft Project 2013. Fare clic sul pulsante "Apri in Project" sulla barra multifunzione per accedere a caratteristiche di reporting avanzate e a un livello di organizzazione ancora più elevato per tenere traccia della pianificazione e delle scadenze del progetto. Con il salvataggio in Project, inoltre, le modifiche verranno sincronizzate direttamente nell'elenco e potranno essere condivise con tutte le parti interessate.  

 

Tutto il lavoro in un'unica risorsa completa

In media, vengono seguiti da cinque a sette progetti alla volta. Ad esempio, l'organizzatore di matrimoni può avere diversi clienti, per ognuno dei quali imposta un sito di gestione attività in SharePoint. In questo caso, le attività verranno assegnate da varie fonti diverse e sarà inoltre necessario tenere traccia delle attività personali che esulano da questi progetti.  

  

Invece di analizzare ogni sito singolarmente per vedere le assegnazioni, l'organizzatore può utilizzare una nuova caratteristica, Attività personali, nel suo hub Newsfeed per ottenere una visione immediata e consolidata di tutte le attività che deve svolgere per i vari progetti.  

 

Attività personali consente di aggregare in un'unica esperienza tutte le attività assegnate in SharePoint, Outlook e Project, nonché di organizzare e gestire sia le attività personali che quelle assegnate. 

 

L'obiettivo non è solo quello di visualizzare le attività, ma di fungere da singola risorsa completa anche per eseguire le operazioni associate. Ecco alcuni esempi.

 

Organizzazione delle attività e operazioni

Per accedere ad Attività personali, passare all'hub Newsfeed e fare clic su "Attività" sulla barra di avvio veloce. La prima volta che si esegue questa operazione, verranno visualizzate tutte le attività, raggruppate per progetto in modo da fornire il relativo contesto.

 

Dopo aver visto le attività, è inevitabile che vengano in mente altre cose importanti da fare. Attività personali consente di acquisire attività in modo rapido e immediato con controlli di aggiunta in linea.  

 

Per assegnare priorità alle attività, è possibile riordinarle trascinandole verso l'alto o verso il basso. È inoltre possibile evidenziare le attività più urgenti contrassegnandole come importanti. In questo modo, le attività verranno incluse nella visualizzazione "Importanti e in scadenza", di cui parleremo nella sezione successiva.

 

Per completare un'attività, è sufficiente selezionare la casella di controllo, allo stesso modo che nell'elenco attività. A questo punto l'attività verrà cancellata e non sarà più visualizzata (è comunque possibile trovarla nella visualizzazione delle attività completate). È inoltre possibile modificare l'attività in linea oppure aprire direttamente il relativo modulo. Tutte le modifiche verranno riportate nel sito di progetto, in modo che il team venga immediatamente informato dello stato e degli aggiornamenti.

 

Per semplificare le attività, è anche possibile ottenere ulteriori informazioni sul progetto, tra cui un collegamento al sito di progetto in cui si trova il materiale collaterale, aprendo il callout. 

Utilizzo di "Importanti e in scadenza" per scegliere l'operazione successiva

In Attività personali è disponibile una visualizzazione speciale, "Importanti e in scadenza", che consente di selezionare l'operazione successiva di qualsiasi attività assegnata. Verrà visualizzata una sequenza temporale personale di tutte le attività in scadenza nelle settimane successive, tutte le attività contrassegnate come importanti e un elenco di attività in scadenza nel prossimo futuro. La visualizzazione viene pulita automaticamente, nel senso che il contenuto cambia continuamente per evitare che gli elenchi attività diventino eccessivamente lunghi. Quando le attività importanti si prolungano, perdono gradualmente prominenza nella visualizzazione, in modo che che le attività meno recenti e non più tanto importanti non appesantiscano inutilmente l'elenco.

Attività accessibili ovunque

Un'ultima caratteristica, anche se non meno importante, riguarda la possibilità di sincronizzare le attività con Outlook. Le attività potranno essere visualizzate non solo in Outlook o in Outlook Web App, ma anche nelle attività di Outlook preferite sul telefono, ad esempio nell'hub Calendario di Windows Phone o nell'app di promemoria in iOS. È sufficiente fare clic su Attività personali sulla barra multifunzione e quindi su "Sincronizza con Outlook” per attivare questa caratteristica e sincronizzare periodicamente le attività.

 

Questo è solo un accenno a quello che la nuova versione di SharePoint offre per l'organizzazione del lavoro e la sincronizzazione con il team senza abbandonare gli strumenti preferiti. Basterà provarla per scoprire come sia possibile aumentare la produttività e ottimizzare i progetti. 

 

 

 

 

 

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