Introduzione ai set di documenti

Articolo originale pubblicato mercoledì 19 ottobre 2011

Salve a tutti, sono Quentin. Nel post di oggi vorrei presentare un nuovo interessante tipo di contenuto che viene utilizzato come un componente dell'architettura per organizzare più documenti sulla base dei prodotti di lavoro. I set di documenti possono essere collocati a metà strada tra i documenti e i siti. Potete utilizzare i set di documenti quando dovete collaborare a un gruppo di documenti correlati ma non è necessaria una raccolta documenti o un sito completamente nuovi. I set di documenti costituiscono un'area di lavoro per la collaborazione in cui gli utenti possono lavorare su un gruppo di documenti correlati. Da quando è stato rilasciato SharePoint 2010, ho visto utilizzare i set di documenti per una vasta gamma di scenari all'interno di Microsoft e con alcuni dei nostri clienti. Alcuni esempi includono progetti di ricerca, specifiche di sviluppo del software, repository di gestione delle informazioni e studi di utilizzabilità.

I set di documenti sono simili alle cartelle, ma quando accedete a un set di documenti viene visualizzata una pagina web part personalizzabile. Quando caricate i documenti in un set di documenti, essi vengono visualizzati in una web part che funziona in modo analogo a una visualizzazione di una raccolta documenti. Svariate caratteristiche dei set di documenti semplificano e velocizzano il lavoro in progetti di documento correlati. Di seguito vengono illustrate alcune di queste caratteristiche:

• I metadati condivisi applicano gli stessi metadati a tutti gli elementi all'interno del set di documenti
• È possibile eseguire il provisioning automatico di documenti condivisi quando si crea un set di documenti
• In una pagina web part, denominata pagina di benvenuto, viene visualizzato il contenuto del set di documenti ed è possibile personalizzarla per visualizzare altre informazioni oltre ai documenti

I set di documenti si integrano nella nostra visione generale di gestione dei documenti in quanto contribuiscono alla gestione di alcuni aspetti e a includere la collaborazione e i metadati nei processi di creazione e gestione dei documenti. I set di documenti possono essere utilizzati per organizzare e trovare contenuti, e semplificano il raggruppamento e la correlazione dei documenti. I set di documenti spingono a utilizzare le colonne per i metadai all'interno dello stesso set di documenti e i documenti in esso inclusi. Le colonne condivise inseriscono i metadati del set di documenti in tutti i documenti inclusi e sono utili per visualizzare le proprietà del set di documenti nella pagina di benvenuto corrispondente. I set di documenti rendono più semplice e rapido lavorare a gruppi di documenti correlati, facendo risparmiare tempo e denaro.

Abbiamo creato set di documenti sulla base di scenari che abbiamo osservato sia in Microsoft che presso i nostri clienti. Nel team Office ad esempio organizziamo le parti dei prodotti che sviluppiamo in caratteristiche e a ogni caratteristica è dedicato un team specifico. Tali caratteristiche presentano specifiche, piani di sviluppo e piani di testing. I set di documenti semplificano la creazione dei documenti necessari e la gestione di un insieme di documenti per una caratteristica.

Abbiamo anche osservato clienti con scenari simili, ad esempio proposte di vendita che richiedono presentazioni, fogli di calcolo e contratti di vendita. Anziché gestire ogni elemento singolarmente, in questi casi è possibile condividere metadati ed eseguire processi del flusso di lavoro sull'insieme di elementi. I partner e i clienti possono utilizzare set di documenti e personalizzarli per specifici scenari verticali allo scopo di supportare processi importanti, ad esempio la gestione dei casi i progetti di ricerca.

Dopo aver descritto brevemente i casi in cui è possibile utilizzare i set di documenti, vorrei delineare una panoramica delle caratteristiche principali.

Pagina di benvenuto

Se selezionate un set di documenti, noterete che non si trova nella tipica visualizzazione delle cartelle, bensì in una pagina di benvenuto personalizzabile. Per impostazione predefinita, questa pagina dispone di una web part Proprietà set di documenti. Dalla pagina delle impostazioni del set di documenti per il tipo di contenuto potete specificare quali colonne del set di documenti visualizzare in questa web part. È anche disponibile una web part Contenuto set di documenti che mostra i documenti che sono stati aggiunti al set di documenti.

Questo è un esempio di una pagina di benvenuto del set di documenti non personalizzata con alcuni documenti.

Questo è un esempio di una pagina di benvenuto personalizzata in cui è stata modificata l'immagine e aggiunta un'area note. La pagina di benvenuto è condivisa da tutti i set di documenti di un determinato tipo di contenuto in un elenco, pertanto eventuali modifiche verranno estese a tutte le istanze. In questo modo diventa rapido e semplice modificare la pagina di benvenuto, in quanto gli aggiornamenti saranno immediatamente disponibili per i set di documenti esistenti.

Tipi di contenuto consentiti

Poiché potete selezionare i tipi di contenuto disponibili nel set di documenti, potete controllare quali tipi di contenuto disponibili possono essere utilizzati all'interno del set di documenti. 

Contenuto predefinito

È possibile specificare che i documenti vengano creati automaticamente quando si crea un nuovo set di documenti. Potete inoltre specificare documenti predefiniti che vi consentono di controllare i modelli utilizzati dagli utenti per un set di documenti. In questo modo non è necessario dover trovare e caricare i modelli per iniziare. Gli utenti possono comunque caricare anche altri documenti in un set di documenti.

Colonne condivise

Le colonne del set di documenti possono essere condivise da tutti i documenti all'interno del set di documenti. In questo modo la colonna diventerà di sola lettura, pertanto il valore potrà essere modificato solo cambiando le proprietà di un set di documenti. Questo è un vantaggio per gli utenti in quanto dovranno aggiornare i metadati solo in una posizione e verranno automaticamente aggiornati in tutti i documenti inclusi nel set di documenti. Consente inoltre di garantire la coerenza dei metadati. Potete utilizzare le colonne condivise per verificare che tutti i documenti dispongano di determinati metadati.

Invia a

Le destinazioni Invia a specificate in Amministrazione centrale saranno disponibili per i set di documenti, pertanto potrete inviarli a un Content Organizer configurato. Potete inoltre utilizzare azioni del flusso di lavoro per inviare set di documenti a un Content Organizer. Questa è una nuova caratteristica di SharePoint 2010 che consente di spostare il contenuto basato sui metadati in cartelle, raccolte o altri siti.

Barra multifunzione personalizzabile

Uno dei principali miglioramenti introdotti con SharePoint 2010 è costituito dall'interfaccia della barra multifunzione, che è simile a quella utilizzata nelle applicazioni client di Office. I set di documenti dispongono di una barra multifunzione specifica che consente di eseguire azioni quali l'invio, l'eliminazione e l'acquisizione delle versioni. Tale barra multifunzione può inoltre essere personalizzata per aggiungere nuovi comandi.

Controllo delle versioni

I set di documenti dispongono di un controllo delle versioni specifico che consente di acquisire uno snapshot delle versioni archiviate dei documenti e delle proprietà del set di documenti.

Flusso di lavoro

I set di documenti supportano i flussi di lavoro nelle raccolte di documenti. In SharePoint Designer sono disponibili varie azioni del flusso di lavoro specifiche per il set di documenti inclusa l'acquisizione di una versione e l'avvio di un processo di approvazione.

Riepilogo

I set di documenti sono un'ottima soluzione per organizzare documenti correlati per il lavoro basato su progetti, in quanto offrono un ambiente personalizzabile e adatto alla collaborazione che potete utilizzare per soddisfare le esigenze di più prodotti di lavoro basati su documenti. Costituiscono inoltre un componente dell'architettura delle informazioni centrale che può essere utilizzato per rappresentare concetti quali blocchi appunti Ricerca, proposte di vendita e specifiche dei prodotti. I set di documenti semplificano il provisioning automatico dei modelli, la collaborazione a un gruppo di documenti e la condivisione di informazioni relative ai documenti, quali le proprietà dei metadati.

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Quentin Christensen

Program Manager, Document and Records Management

Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in Introducing Document Sets

Comments

• Anonymous
  November 21, 2011
  It's really appreciable message for every body <a href="www.threesonsmoving.ca/ottawa-self-storage.php ">Ottawa Self Storage</a> thanks for sharing this