SharePoint、Exchange 及 Lync 2013 中的 eDiscovery 簡介

英文原文已於 2012 年 11 月 9 日星期五發佈

和許多組織一樣，您的組織可能會有大量以電子郵件訊息和電子文件形式存在的資料。您不只擁有大量電子郵件和文件，可能還會有其他類型的內容 (例如，社交資料、立即訊息及網頁)。在發生法律事件時，會有與保留、搜尋及產生此資料的相關巨大法律風險存在。您如何搜尋此內容，並使用您可針對 eDiscovery 要求遞交的格式來匯出內容？您如何為使用者提供最佳的共同作業技術，同時保護您的業務？SharePoint Server 2013、Exchange Server 2013 及 Lync 2013 中的全新 eDiscovery 功能就能做到這一點。

如果您不熟悉 eDiscovery，它是按照訴訟或調查所要求的電子格式來搜尋、保留、分析及產生內容的程序。現在，您可以節省時間並利用「就地保留」、接近即時的搜尋，以及處理更多內容類型的能力來降低法律風險。我們已透過讓您能夠跨 SharePoint、Exchange、Lync 及檔案共用 (所有均來自單一位置) 來執行 eDiscovery，在 SharePoint 2010 和 Exchange 2010 中建置 eDiscovery 工作。您可以使用「就地保留」來協助保護 SharePoint 和 Exchange 中的內容、利用 eDiscovery 查詢來識別和降低內容數量，以及將結果匯出為您可遞交來進行法律審查的離線格式。

以下為 SharePoint 2013、Exchange 2013 及 Lync 2013 中 eDiscovery 的快速概觀：

• 就地保留： 藉由更高的精確度和降低的儲存成本就地保留且即時保護內容，而不會影響使用者的日常工作。
• 查詢： 快速取得最新的相關內容和統計資料，以協助您迅速回答問題。匯出：將源自系統的相關內容以離線的可攜式格式進行傳輸。
• 更多內容： 保留、搜尋及匯出文件、電子郵件訊息、OneNote 檔案、網頁、社群文章、微型部落格、Lync IM 及其他更多項目。

SharePoint 2013 引進了 eDiscovery 中心網站集合，其中包含利用 eDiscovery 參考模型 (EDRM) 前半部提供協助的功能，包括識別、保留、收集、處理及分析。eDiscovery 中心可以在內部部署和 Office 365 中取得，而且可以連線至 Exchange，因此，您可以跨 SharePoint、Exchange 及已封存至 Exchange 的 Lync 內容進行 eDiscovery。在 eDiscovery 中心，您可以建立 eDiscovery 案例網站，這類網站可用來組織特定案例的就地保留、查詢及匯出。eDiscovery 案例網站的設計目的是供內部作業的法律團隊用來執行他們的 eDiscovery 工作。

圖 1：eDiscovery 案例網站首頁

使用就地保留來保留資料

客戶告訴我們，在發生法律事件時，一開始通常需要確定可能要做為證據的潛在相關內容並未遭到修改或毀損。內容會散佈於許多不同的位置上 (包含電子郵件伺服器、檔案共用、內容管理系統及使用者電腦)。舊版的 SharePoint 對 eDiscovery 而言是一項挑戰，因為有許多類型的內容 (例如，頁面和清單)，這類內容很難匯出成離線複本。SharePoint 2013 可以利用 eDiscovery 組合，使得保護內容的工作變得更容易，這個新功能可用來識別 Exchange 信箱和 SharePoint 網站、將它們群組在一起、套用篩選準則，以及就地保留內容。

圖 2.「eDiscovery 組合」頁面是您可以針對 Exchange 信箱和 SharePoint 網站管理「就地保留」的地方。

有了「就地保留」，使用者可以持續編輯和刪除他們的內容，同時，系統可以在幕後作業中確保已針對 eDiscovery 保留原始版本。每個項目的中繼資料與內容均會保留，因為它會就地保留。

就地保留：

• 就地保留內容，包含部落格、Wiki 頁面、微型部落格內容、封存的 Lync 立即訊息、電子郵件訊息、行事曆項目、連絡人及其他更多項目。
• 藉由快速廣泛保護內容 (SharePoint 網站和 Exchange 信箱) 來協助降低您的風險，而不是花數週或數月來複製所有可能相關的內容。
• 藉由只保留已編輯或刪除的內容，以及輸入篩選條件來降低要保留的內容數量，可協助降低您的儲存成本。

使用查詢識別相關資料

每 GB 的法律審查需花費數千美元，因此，降低您遞交用於進行法律審查的內容數量是 eDiscovery 程序的重要部分。新的 eDiscovery 查詢頁面可藉由使用關鍵字語法、屬性限制及精簡搜尋，協助您識別並減少資料集。查詢體驗會將重點放在個別來源和查詢片段的統計資料，以協助您對於正在搜尋的內容進行決策。您也可以預覽 SharePoint 和 Exchange 內容，以確定您已識別出正確的結果集。

圖 3.「查詢」頁面讓您能夠利用關鍵字、精簡器及統計資料來識別相關內容。

eDiscovery 查詢體驗透過將重心放在統計資料和預覽上，協助您將內容集減少為您在意的相關項目。以下是一些關鍵功能與範例：

• 鄰近搜尋：例如，wingtip NEAR(30) marketing會識別出 "wingtip" 位於 "marketing" 的 30 個關鍵字內的結果
• Exchange 網域篩選：例如，傳回包含 @contoso.com 的所有結果
• 跨 Exchange 的搜尋、已封存至 Exchange 的 Lync 內容、SharePoint 及來自某一個搜尋頁面的檔案共用 細分查詢統計資料，以了解查詢的各個部分如何形成您的結果集

匯出資料

在處理 SharePoint 和 Exchange 時的最大 eDiscovery 挑戰之一，就是以可攜式離線格式從系統中取出資料。這在內部部署與 Office 365 中都是一個令人關注的議題。現在匯出就像按幾個按鈕一樣簡單。當您完成查詢之後，就可按一下匯出按鈕，選取一些選項，然後將搜尋結果直接下載至您的本機電腦。使用我們的匯出功能，您可以移除重複的 Exchange 內容，包含來自 SharePoint 的文件版本，甚至可包含無法搜尋的項目 (發生索引編製錯誤的項目)。

圖 4. 匯出讓您能夠輕鬆地從 Exchange 和 SharePoint 下載搜尋結果，不受資料位於內部部署或 Office 365 中的影響。

電子探索參考模型 XML 資訊清單隨附於匯出中，可提供有關所匯出項目的中繼資料。匯出之後：

• Exchange 內容 (包含已封存的 Lync 內容) 會儲存於 PST 檔案中。
• SharePoint 內容和檔案共用內容是以原生格式進行下載。
• SharePoint 頁面會擷取為 MHT 檔案。
• >SharePoint 清單會儲存為 CSV 檔案。

完成匯出之後，您可以將它匯入常用的檢閱工具，或是遞交出去以進行法律審查。

結語...

新的 eDiscovery 功能具有三項優點，可協助您在需要處理法律調查時順利完成工作：

1. 就地保留 - 您可以跨原生存放區中的內容來進行保留和搜尋。這樣可以更快速且更輕鬆地提供較今日所使用的程序更高的準確度。此外，利用我們的就地處理方式，您可以減少所使用的儲存空間。
2. 接近即時的搜尋 - 因為我們使用 SharePoint 和 Exchange 的內建搜尋系統，所以內容一律是最新的，而且您可以隨時執行搜尋。您可以藉由搜尋即時和最新內容，在數分鐘內獲得解答。
3. 更多內容 - 您可以保留、搜尋及匯出 OneNote 檔案、網頁、社群、微型部落格、Lync IM、Lync 會議及其他更多項目。

SharePoint 2013、Exchange 2013 及 Lync 2013 可協助您降低法律風險並節省時間。現在，您具備所需的工具來快速回應法律需求，因此，可在不妨礙使用者的情況下保護您的組織。

若要開始進行作業，您可以建立 eDiscovery 中心網站集合，然後建立 eDiscovery 案例網站。讓每件事都與 Exchange 連接需要一些設定 - 請查閱 TechNet 文章在 SharePoint Server 2013 中規劃 eDiscovery，以協助您開始進行作業。

感謝您的閱讀，如果有任何問題，敬請提問。

Quentin Christensen
企業內容管理部門程式技術經理

這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 Intro to eDiscovery in SharePoint, Exchange, and Lync 2013