Управление спросом — теперь и с SharePoint Designer

Пост написан на основе статьи Хитер О'Кулл ( Heather OCull ), первоначально опубликованной здесь .

В управлении проектами жизненный цикл проекта — это долгосрочный процесс, который может состоять из нескольких фаз. Например, новые проекты НИОКР состоят из нескольких этапов, включая составление предложений, выбор подмножества предложений, планирование, назначение ресурсов и, наконец, выполнение утвержденных проектов и управление ими. По сути, управление любым запросом на работы, будь то разработка новой идеи или запрос на внесение изменений в ИТ-систему, осуществляется в несколько этапов.

Первоначальные предложения и идеи по проектам, как правило, называются требованиями, а управление требованиями — это процесс их сбора. Различают следующие стандартные этапы управления требованиями: создание, выбор, планирование и управление. Этапы планирования и управления осуществляются с использованием более знакомых процессов управления проектами с использованием Project Professional и Project Web App. Для выбора используются функции анализа портфеля проектов.

Рабочие процессы Project Server позволяют структурировать прохождение этапов проекта. Рабочий процесс включает определения этапов жизненного цикла, проходимых проектом, например, создание предложений и первоначальное утверждение. Рабочий процесс также определяет, какая информация нужна, а какая блокируется на каждом этапе. Например, рабочий процесс может блокировать сметные расходы после утверждения проекта. Рабочий процесс может включать необходимые этапы по утверждению вручную или рассылке уведомлений и добавлять бизнес-логику для обновления других систем. Кроме того, рабочий процесс может обновлять ERP-систему после утверждения сметы предложения.

В Project Server 2010 разработчики Project получили возможность спроектировать рабочие процессы управления в Visual Studio, позволяющие осуществлять сложные жизненные циклы требований. Мы приняли ряд кардинальных мер для того, чтобы существенно усовершенствовать указанные функции в выпуске 2013 года.

1. SharePoint Designer:  теперь можно создавать рабочие процессы Project в SharePoint Designer, а не только в Visual Studio. Как видно далее из этой записи в блоге, эти усовершенствования значительно упрощают весь процесс: даже имея ограниченные знания о работе с кодом, вы сможете составлять сложные рабочие процессы Project для управления жизненным циклом самых разнообразных предложений.
2. Project Online:  в новом выпуске проекты, контролируемые рабочими процессами, можно осуществлять как в локальных, так и онлайн-экземплярах PWA. Таким образом, все наши клиенты смогут воспользоваться широкими функциональными возможностями, предлагаемыми рабочими процессами Project.

Создание рабочих процессов Project

На схеме ниже представлена пошаговая инструкция по созданию рабочих процессов Project — от первых шагов в PWA до завершения процесса.

1. Создание корпоративных настраиваемых полей

При определении проектов, контролируемых рабочими процессами, в первую очередь необходимо определить корпоративные настраиваемые поля. Настраиваемые поля — это, к примеру, столбцы списка SharePoint для записей Project. В них фиксируются все метаданные о конкретной записи, например «Местоположение» или «Отдел». Их можно даже настроить на отслеживание статуса с использованием формул и графических индикаторов. Например, можно определить настраиваемое поле «Стоимость образца предложения» так, чтобы система отслеживала стоимость каждого предложения в рамках проекта.
Более подробные сведения о создании корпоративных настраиваемых полей см. здесь.

2. Создание веб-частей и страниц подробных сведений о проекте

Страницы подробных сведений о проекте — это коллекция веб-частей, в которых пользователи могут редактировать и/или просматривать настраиваемые поля. К наиболее часто используемым страницам подробных сведений о проекте (PDP), которые поставляются готовыми, относятся PDP «Сведения о проекте» (содержит все настраиваемые поля проекта) и «Информация о проекте» (содержит наиболее часто используемые поля проекта). Если требуется изменить существующие PDP или определить новые, это можно сделать в разделе «Настройки PWA > Страницы сведений о проекте». Подробные сведения о создании PDP приводятся здесь.

3. Создание этапов в PWA

Следующим шагом является создание этапов рабочих проектов в PWA. Каждый этап является шагом жизненного цикла проекта или предложения и состоит из нескольких станиц PDP, связанных общей логикой или темой. На каждом этапе можно вводить, изменять, просматривать или обрабатывать данные. Подробные сведения о создании этапа приводятся здесь.

4. Создание рабочих процессов в SharePoint Designer (SPD)

Теперь мы можем определить простой 3-этапный рабочий процесс Project, который позволит определить судьбу предложения с учетом выставленной цены.

• Откройте SharePoint Designer и нажмите кнопку «Открыть сайт». Введите URL-адрес сайта PWA. После нажатия кнопки «ОК» вам, вероятно, нужно будет ввести учетные данные для доступа к сайту PWA.
• Откройте сайт и с помощью левой навигационной панели выберите вариант «Рабочие процессы».
• На ленте нажмите кнопку «Рабочий процесс сайта».
• Введите имя нового рабочего процесса и выберите параметр «Рабочий процесс SharePoint 2013 — Project Server» в качестве типа платформы.

• Вы увидите текстовый редактор, в котором можно определить рабочий процесс
• Если щелкнуть раскрывающийся список «Этапы», можно увидеть все этапы, которые ранее были определены в PWA:

• Выберем и добавим в рабочий процесс следующие этапы: «Сведения об исходном предложении», «Автоматический отказ» и «Сведения о предложении». Чтобы эти этапы отобразились здесь, необходимо выполнить шаг 3 выше и создать их в PWA.

• Поместите курсор в верхнюю часть этапа «Этап: сведения об исходном предложении» и щелкните раскрывающийся список «Действие» на ленте. Если прокрутить раскрывающийся список до группы «Действие Project Web App», можно увидеть четыре действия PWA, которые можно выполнить в SharePoint Designer:

• Добавьте в этап действие «Ждать события проекта», щелкните раскрывающийся список «Событие» и выберите «Событие: когда проект отправлен».

• Затем щелкните курсор в разделе «Переход к этапу» соответствующего этапа, щелкните раскрывающийся список «Условие» и опустите условие «Если какое-либо значение равно значению» в этот раздел:

• Можно щелкнуть первое «значение» в этом условии и выбрать переменную, которую требуется использовать для сравнения. Щелкните «Данные проекта» (источник данных), а затем из второго раскрывающегося списка выберите корпоративное настраиваемое поле «Стоимость образца предложения», определенное в шаге 1 выше.

• Затем замените «равно» на «больше, чем», а второе «значение» — на 1 000 000. Поместите курсор сразу под выражением «Если» и из раскрывающегося списка «Действие» выберите действие «Перейти к этапу». Измените это действие на «Автоматическое отклонение». Повторите те же самые действия для части «Еще» выражения «Если» и настройте для него переход к разделу «Сведения о предложении».

• Достаточно добавить «Перейти к этапу» в раздел перехода этапа «Автоматическое отклонение» и изменить этап на «Завершение рабочего процесса», чтобы рабочий процесс завершался в конце этого этапа.
• Для раздела «Сведения о предложении» выберите «Начать рабочий процесс» из группы «Действия с задачами» в раскрывающемся списке «Действия».

• Щелкните «Эти пользователи», чтобы открыть диалоговое окно с подробными сведениями о задачах.
  • В поле «Участники» введите имена людей и название группы, которые должны анализировать это предложение.
  • В разделе «Название задачи» щелкните «…», чтобы открыть диалоговое окно «Построитель строк», а затем в этом диалоговом окне введите название задачи: «Изучите проект». Затем нажмите кнопку «Добавить или изменить подстановку», чтобы открыть диалоговое окно «Подстановка». В этом диалоговом окне щелкните имя проекта и нажмите кнопку ОК.

Имя проекта отобразится в строке заголовка задачи.

• В разделе «Параметры задачи» можно настроить время завершения рабочего процесса.

Теперь ваш рабочий процесс будет выглядеть следующим образом.

На этом этапе рабочий процесс готов к использованию. Достаточно нажать кнопку «Публиковать» на ленте, и рабочий процесс будет доступен в PWA.

SharePoint Designer также позволяет просматривать этот рабочий процесс в режиме просмотра «Визуальный конструктор», если установлено приложение Visio Professional. Для этого достаточно щелкнуть раскрывающийся список «Вид» на ленте и выбрать представление «Визуальный конструктор». Например, ниже в визуальном конструкторе показан 5-этапный рабочий процесс. Можно продолжить редактирование рабочего процесса в представлении «Визуальный конструктор» и копировать и вставить любую часть этого представления Visio в любое другое приложение Office.

Более подробные сведения о создании, редактировании и просмотре рабочих процессов с использованием визуального конструктора и Visio см. здесь.

5. Создание типа корпоративного проекта

Определив и опубликовав рабочий процесс, можно переходить к определению типа корпоративного проекта на основании данного рабочего процесса, позволяющего создавать проекты рабочих процессов.

• Перейдите в раздел «Настройки PWA > Типы корпоративных проектов» и выберите «Новый тип корпоративного проекта».
• Укажите название проекта и добавьте описание.
• Убедитесь, что параметр «Проект со списками задач SharePoint» НЕ выбран для данного типа корпоративного проекта рабочих процессов.

• В разделе «Сопоставление рабочего процесса сайта» выберите только что созданный с помощью SharePoint Designer рабочий процесс.

• Сохраните значения по умолчанию для других параметров и нажмите кнопку «Сохранить».

6. Создание контролируемых рабочими процессами проектов

На данном последнем этапе выполняются все необходимые действия по настройке контролируемых рабочими процессами проектов. Вам нужно перейти в Project Center и из раскрывающегося списка «Создать» выбрать тип корпоративного проекта, связанный с рабочим процессом. В результате будет создан контролируемый рабочими процессами проект, а переход между этапами рабочего процесса можно будет осуществлять так же, как в Project Server 2010.

В данном примере рабочего процесса мы показали, как использовать действие «Ждать события проекта» для перемещения между разными этапами. Однако это не единственное действие PWA, доступное в SharePoint Designer. Чтобы обеспечить поддержку стандартных сценариев рабочих процессов, SharePoint Designer предлагает и другие специфичные для PWA действия.

• «Настроить поле проекта» — позволяет задать значение корпоративных настраиваемых полей.
• «Настроить статус этапа проекта» — обновляет статус каждого этапа, а
• «Настроить поле статуса в списке идей» — обновляет поле «Статус» в пользовательском списке, элементы которого предложены для использования в проектах в PWA.

В этой статье мы рассмотрели процедуру разработки рабочих процессов Project с использованием SharePoint Designer. Актуальные сведения о новых функциях SharePoint Designer 2013 см. в блоге SharePoint Designer.

Мы гордимся представленными в этом выпуске усовершенствованиями, которые позволят вам максимально эффективно использовать в своей работе рабочие процессы. Ждем ваших комментариев и отзывов!