Использование OMPM (часть 3). Есть ли другие варианты применения OMPM?

Исходная статья опубликована в субботу, 14 января 2012 г.

Автор статьи — наш эксперт по совместимости Кертис Савин (Curtis Sawin).

Обзор

Основная задача средства OMPM — предоставлять сведения о проблемах преобразования документов. Оно помогает ответить на вопрос "Каковы риски преобразования имеющихся двоичных файлов Office в формат Open XML?". Однако мы выяснили, что многие люди используют OMPM для ответа на вопрос "Каковы риски открытия имеющихся двоичных файлов Office в приложении Office 2010?". В результате получается, что некоторые люди используют OMPM для ответа на неправильный вопрос, затрачивая много времени, усилий и средств на работу с хорошим средством для получения не тех сведений.

Определение задач, которые следует выполнять до развертывания и после него

Для любого проекта по обеспечению совместимости независимо от платформы необходимо разделять задачи на выполняемые до развертывания и после него. Это значит, что до миграции на новую платформу (например, Office 2010, Windows 7 или Internet Explorer 9) необходимо сосредоточить усилия только на задачах, которые обеспечивают развертывание новой платформы. Такие задачи должны быть тесно и непосредственно связаны с возможностью развертывания платформы. Именно поэтому задачи, выполняемые до развертывания, считаются задачами, обеспечивающими внедрение.

Задачи, выполняемые после развертывания, позволяют реализовать преимущества новой платформы. Это может включать повышение производительности труда (я упоминал о Вставке с динамическим просмотром?) и снижение расходов. Кроме того, задачи, выполняемые после развертывания, помогают подготовиться к миграции на будущие платформы. Такие задачи считаются задачами по оптимизации среды.

Например, обновление устаревшего кода макросов является задачей после развертывания, поскольку элементы объектной модели, которые обозначены как устаревшие со времени предыдущих версий Office, по-прежнему будут компилироваться, но могут быть недоступными в будущих версиях Office. Другими словами, устаревший код макросов не препятствует развертыванию Office. Поэтому после развертывания Office 2010 обновление устаревшего кода позволит провести миграцию на будущие версии Office.

Преобразование документов также является задачей, выполняемой после развертывания, поскольку оно позволяет снизить потребности в объеме сетевого хранилища и помогает оптимизировать среду.

Итак, как следует использовать OMPM?

Как мы говорили раньше, OMPM определяет проблемы с преобразованием документов, а не проблемы с документами. Это значит, что для конкретного документа OMPM помогает ответить на вопрос, можно ли его преобразовать в актуальный формат файла, но не отвечает на вопрос, будет ли он работать в Office 2010.

Использование OMPM до развертывания с целью выяснить, будут ли документы работать при открытии в Office 2010, является распространенной ошибкой. У этого есть несколько причин.

• В названии средства есть слова "планирование" и "миграция". Поэтому его нужно использовать при планировании миграции, разве нет? (Ну, к сожалению, нет)
• Средство предлагает результаты, в которых определяются "красные", "желтые" и "зеленые" проблемы. Это понятные цветовые обозначения: зеленый значит хорошо, красный значит плохо, желтый значит не очень хорошо (но и не так уж плохо).
• Важнее, что средство предлагает данные, получить которые для ИТ-отдела другим образом проблематично. Оно может проанализировать всю среду и указать понятный статус для всех найденных документов. Многие ИТ-отделы считают, что иметь хоть что-то лучше, чем не иметь ничего.

Ну и наконец — OMPM предлагает данные для ИТ-профессионалов. Мы часто видим, как клиенты используют OMPM, чтобы найти проблемы с преобразованием документов, а затем сосредотачиваются на проверке только документов с "красными" проблемами. Это простой способ сократить огромный объем данных до разумного предела. "Красные" документы часто составляют 5-20% всего запаса. Сокращение числа рассматриваемых документов до каких-то 5% от всех найденных кажется отличным результатом первоначального анализа!

Однако в таком подходе есть ряд недостатков. Как мы отмечали, самый главный недостаток состоит в том, что OMPM представляет сведения о проблемах преобразования и не дает сведений, которые помогут определить, будет ли "красный" документ работать в Office 2010. Кроме того, если внимание сосредоточено на "красных" проблемах, из виду упускается важность самих документов — все "красные" документы рассматриваются как одинаково важные (то есть, все они подлежат проверке). Таким образом, вам может казаться, что вы экономите время, а на самом деле тратите его впустую, занимаясь документами, которые представляют проблемы для преобразования, но не имеют ценности для бизнеса. Наконец, подобное использование OMPM создает ложное впечатление надежности. Можно сказать, что вы сосредоточились на проверке только документов с "красными" проблемами, однако вы не можете сказать, что приблизились к ответу на вопрос "Будут ли мои документы работать в Office 2010?".

Мы сталкиваемся с тем, что компании тратят 12-18 месяцев на подготовку к развертыванию Office 2010. Это значит, что после принятия решения о развертывании может пройти до полутора лет, пока пользователи не перейдут на работу с новой версией Office. Большая часть этого времени тратится на продолжительную (и дорогостоящую) оценку документов с помощью OMPM. Иногда оказывается, что люди, которые НЕ используют OMPM до миграции на Office 2010, выполняют это развертывание быстрее, с меньшими затратами и без дополнительных рисков.

OMPM и проблемы с макросами

В OMPM версии 2010 имеется новая функция, которая позволяет определять "проблемы с макросами". В двух словах, она сообщает два значения: число всех потенциальных проблем с объектной моделью и число всех потенциальных проблем совместимости с 64-разрядной версией.

Проблемы с объектной моделью, указанные в Числе функциональных проблем (Functionality Issue Count) в средстве отчетов OMPM, — это общее число элементов в коде макросов, которые были удалены, изменены или устарели по сравнению с предыдущими версиями Office. Проблемы с 64-разрядной версией, указанные в Числе проблем совместимости с 64-разрядной версией (x64 Compatibility Issue Count) — это сумма всех объявленных макросов, для которых явно не указана совместимость с 64-разрядной версией Office.

Имея в распоряжении эту функциональность, многие считают, что такой анализ бесценен и должен проводиться до развертывания. Например, вам вряд ли захочется использовать документ в Office 2010, если в нем имеется 88 функциональных проблем и 3 проблемы совместимости с 64-разрядной версией, правда?  Это зависит от следующих условий.

• Будет ли развернута 64-разрядная версия Office 2010?
• Имеют ли проблемы негативное воздействие?
• Важнее всего, ценен ли документ для бизнеса?

Если 64-разрядная версия Office 2010 разворачиваться не будет, все данные в столбце Число проблем совместимости с 64-разрядной версией (x64 Compatibility Issue Count) в средстве отчетов OMPM можно игнорировать. Они не имеют значения в данной ситуации.

Число функциональных проблем — это сумма удаленных, измененных и устаревших элементов объектной модели. Большинство таких элементов не оказывают негативного влияния, однако с некоторыми могут возникать трудности. Как это выяснить? К сожалению, OMPM не проводит такого различия. Поэтому эта цифра не дает особой пищи для размышления. Ознакомьтесь со статьей Understanding potentially impactful changes in the Office 2010 object model, где обсуждается, как изменения объектной модели могут влиять на макросы.

Наконец, несмотря на то, что OMPM может сообщить, в каких документах больше всего функциональных проблем или проблем совместимости с 64-разрядной версией, это средство не может указать, является ли документ или макрос важным для бизнеса. Проверка и устранение проблем для документов, не имеющих деловой ценности, будет напрасной тратой времени. Поэтому учет количества проблем с макросами при определения документов, подлежащих проверке, часто ведет к неэффективной работе.

Рекомендуемый подход к анализу документов Office

В основной части этой статьи рассматривается, что не надо делать. Само по себе это не слишком помогает в работе. Поэтому, если использовать OMPM для анализа документов и макросов не рекомендуется, что следует делать? Начните с конечных пользователей. Взгляните на своих клиентов. Основное преимущество (и сложность) Office состоит в том, что конечные пользователи могут с помощью Office создавать собственные решения, которые не управляются ИТ-отделом. Кроме того, во многих компаниях нет ИТ-отделов, управляющих документами Office, поэтому сложно ответить на вопрос, какие документы Office важны для бизнеса.

Вы обнаружите, что НАМНОГО быстрее взаимодействовать с руководителями проектов, менеджерами по связям или назначенными бизнес-руководителями для определения документов, важных для бизнеса, чем использовать OMPM для анализа всей среды, чтобы впоследствии сосредоточиться на неверных данных. Такое сотрудничество может помочь и в других ИТ-программах и проектах и ускорить структурные изменения в вашей среде.

В большинстве проектов, связанных с обеспечением совместимости, независимо от платформы, используется процесс "Анализ ресурсов, рационализация, проверка и устранение проблем", а для Office логично использовать OMPM для анализа и рационализации путем выборки "красных" и "желтых" проблем и последующей проверки и устранения проблем уже для сокращенного набора документов.&nbsp При этом случайно происходит сокращение списка на основании ложных критериев. Это как выбирать автомобиль сначала по цвету. "Дорогой, вот список всех синеньких машин, из которых ты можешь выбрать". Когда проверка и устранение проблем сосредоточены на неправильном наборе данных, снижения рисков не происходит. На самом деле, вы увеличиваете свои риски, отвлекаясь от нужных данных.

Изначальное сотрудничество с бизнес-подразделениями для определения критически важных документов и решений дает эффективные средства для проведения анализа и рационализации одновременно, поскольку заинтересованные лица проверяют данные в процессе их создания. В результате получается повышение эффективности (и соответственно, снижение затрат времени и средств) и снижение рисков (за счет использования правильных данных). 

Сводка

OMPM — это отличное средство для выполнения конкретной задачи. Использование OMPM для поиска проблем с преобразованием документов и использование этих данных с целью определения наличия экономического обоснования для преобразования имеющихся документов после развертывания Office 2010 позволяет повысить рентабельность своих вложений и реализовать потенциальную экономию. Использование OMPM для ответа на неправильный вопрос ведет к дорогостоящему и неэффективному проекту обновления, который нарушит динамичность вашей компании и задержит повышение производительности труда, которое обеспечивается Office 2010.

Дополнительные сведения:

Понятия в данной статье объясняются более подробно в следующем 1-часовом видеоматериале Solving Office Compatibility to Accelerate Office Deployments, который был записан на конференции по Microsoft SharePoint а Анахайме (Калифорния). Ниже приводится обзор этого материала.

Совместимость файлов и решений Office является серьезным вопросом для организаций, которые начинают планировать обновление Office. Обычно это ведет к тому, что продолжительность проектов развертывания увеличивается, а начало использования новых возможностей откладывается. Для сохранения сжатых сроков проекта развертывания необходимо использовать правильный процесс и соответствующие средства, которые помогают оценить потенциальные риски. В этом материале демонстрируется, как правильный подход позволяет провести дорогостоящую или продолжительную оценку, устранить страх перед неопределенностью и снизить расходы. Познакомьтесь с группой по обеспечению совместимости Office Compat и узнайте об использовании программ и ресурсов, позволяющих ускорить развертывание Office 2010 или клиента Office 365.

Ссылки

Использование OMPM (часть 1). Определение документов-кандидатов на преобразование и оценка экономии пространства хранилища
Использование OMPM (часть 2). Проведение массового преобразования

Это локализованная запись блога. Исходная статья находится по адресу: Using OMPM Part 3 – Are there other uses for OMPM?