Six Sigma - Processi

L’idea filosofica nel retroscena di Six Sigma si concentra su fatto che tutti i sistemi possono essere visti come dei processi che coinvolgono Input e Output, e che questi possono essere misurati, migliorati e controllati.

Se dovessimo attribuire una definizione al termine Processo, allora essa sarebbe la seguente:

Nelle aziende il Processo è l’attività necessaria per convertire materiale grezzo (Input) in risultati produttivi (Output) che contribuiscono al Business..

Un processo è costituito da una serie di passi o attività che prendono gli input, aggiungono valore e producono un output. Gli Input, in un sistema di Business, rappresentano tipicamente i materiali grezzi, i fondi monetari, le informazioni, le ricerche, i dati di mercato, etc. Essi rappresentano la base di un sistema di business. Senza gli Input i processi non possono essere implementati e quindi la produzione non potrebbe terminare. Gli Output, in un sistema di Business, rappresentano i risultati dei processi elaborativi degli Input. Gli Output, possono essere sia beni materiali che servizi. Inoltre gli Output possono diventare a loro volta gli Input di successivi processi.

Per rendere le idee più chiare voglio utilizzare un esempio pratico; nella cucina di un ristorante, le verdure e le carni vengono consegnate…essi diventano il materiale grezzo. I cuochi puliscono e affettano le verdure, altrettanto per le carni…producendo quelli che sono gli ingredienti di un piatto. Ecco il primo processo con gli Input nella forma delle verdure e carni, e gli Output sotto forma di Ingredienti. Il processo è quello di preparare gli ingredienti. Successivamente questi ingredienti (Output del primo processo) diventano gli Input di un nuovo processo, ossia quello di elaborarli per cucinare il piatto. Il piatto come Output del processo dei primi Output, diventa a sua volta gli Input di un ulteriore processo. Questo ultimo processo è quello di business finale, ovvero il piatto viene venduto, quindi rappresenta l’Input del processo di vendita, e come Output si ricava un profitto.

Six Sigma ha il compito di ridurre i costi e le difficoltà di questi processi affinché gli Output rendano il massimo profitto sia in termini monetari e sia in termini di qualità. Diventa, pertanto, cruciale identificare i processi chiave di cui misurare l’efficacia e l’efficienza al fine di migliorarli.

Nella strategia Six Sigma, l’identificazione di processi chiave spetta al Senior Management, il quale a sua volta assegna a ciascuno dei processi identificati un “Porcess Owner” ossia un responsabile. Quest’ultimo può essere uno del Senior Management stesso oppure potrebbe appartenere al personale non dirigente; l’importante è soddisfare i seguenti criteri:

• esperto in materia (merito al processo assegnato)
• si presume che questo qualcuno ottenga un vantaggio se il processo funziona bene
• deve essere riconosciuto nell’esecuzione del compito assegnato e godere di rispetto dai dipendenti dei processi precedenti e successivi
• attitudine all’elaborazione e miglioramento dei processi

Ogni processo, oltre ad avere un responsabile ha anche i propri clienti. I clienti di un processo possono essere sia coloro che usufruiscono dell’output come prodotto finale, oppure coloro che successivamente riutilizzano l’output come input di un nuovo processo. Di conseguenza diventa importante individuare e conoscere le esigenze dei clienti dei singoli processi attraverso metodologie di interviste e sondaggi (Il cliente! L’importanza del suo ruolo e della sua voce)