小動作助管理，讓愛心無限大- NPO 非營利組織研討會
「台灣最美的風景是人！」 台灣現今也有越來越多的人投身社會福利機構以及非營利組織、出錢又出力，讓愛心可以付諸實現，同時也補足了政府對於弱勢團體照顧上的不 足。面對越來越多元的服務項目以及社會福利機構規模的擴張，社會福利機構的管理就好比一家企業的經營管理：管理者必須同時照顧到員工(志工)以及客戶(被照顧者)。非營利組織是針對社會上的弱勢族群提供個人化的服務，為被照護者找尋最佳的解決方案，協助其在社會上獨立生活。大多數的團體還是使用傳統的方式，以人工及紙本的方式抄寫客戶病例履歷。有些可能有將資訊”系統化”，其實也就只是將資訊從紙本上輸入電腦中，用Word或是Excel的方式在做管理。但不管有無這樣的”資訊系統化”，如此龐大的資料對於志工來說，在資料的找查或是整理都需要花費很大的時間與氣力。
以下以伊甸基金會為例子，伊甸基金會宗旨是服務台灣身心障礙及弱勢失能家庭，基金會於2015年2月洽詢台灣微軟以及瀚資資訊，希望藉由導入Microsoft Dynamics CRM協助基金會個案管理的建置。經過大約兩個月的討論評估與兩個月的導入時間，目前已協助伊甸基金會完成了第一階段的個案管理相關導入，未來也將繼續建置照療與捐贈等的服務系統。
個案管理
舉凡國內外大大小小的公益團體，大多是提供被照護者服務與協助，因此個案的管理就顯得格外的重要。微軟CRM可以詳實地記錄每位需要被照顧的朋友的資訊，包含個人基本資訊以及身心狀況等，確實的評估日後所需的服務與照顧需求。待確認照顧方向及分派志工後，微軟CRM更可逐一將每次的照護紀錄下來，包含是在甚麼時候做的甚麼服務或照顧、結果如何、下一次預約的時間與服務需求等，督導以及志工對於被照護者的掌握度必定更加完善。
圖(一)：微軟CRM系統畫面 – 個案服務申請
資料來源：Tectura 瀚資資訊
各社福機構間的服務轉介
在接觸到被照護者後時常會發現，尋求照護的案例是需要多家機構共同或是其他更專業的機構才能達到完善的照護服務，微軟CRM可將評估後的個案資訊轉交給其他服務單位、將資料與其他單位做串接，輕鬆且完整地將個案轉移，志工可以省下大量的時間與氣力在解釋個案狀況與服務進度等。並且可與政府單位如衛生福利部做資料交換，確實的整合政府資源提供有需要的人更完整的照護。
互動式分析儀表板
個案資料資訊化之後，除了整理方便又省時外，另一個好處是可以做大數據分析。如下圖(二)，微軟CRM支援圖表示分析，可以快速一覽目前所有被照護者的狀況。範例一就是依照年齡分布做的統計，可以清楚的知道現在的案例大多落在哪個年齡層。而範例二就是依照性別做的統計，可分析目前所有案例的男女比例。最後範例三則是可以快速一覽已開案的、已結案的、以及待審核的案子狀況。而且所有的資訊都是可以互動的，例如督導想要進一步了解待審的案子，點擊待審的那個區域系統即可立即帶出案件清單，節省大量的時間與人力去提供更好更完整的服務。
圖(二)：微軟CRM系統畫面 – 互動式儀表板
資料來源：Tectura 瀚資資訊
將資料系統化不但可以更有效率的管理、無紙化愛地球，更重要的是可以提供被照顧者更完善的照護。台灣微軟攜手的商務合作夥伴Tectura瀚資資訊將於10月16日舉辦「微軟CRM小動作助管理，讓愛心無限大」研討會，並邀請伊甸基金會常務董事宋定懿董事與資訊管理師楊賀傑現身說法，分享導入微軟CRM的心路歷程與使用經驗。誠摯的敬邀您一同參與，讓台灣微軟與Tectura瀚資資訊與您一齊做愛心，為世界盡一份心力！