プランニングの将来像: クラウドでのオンライン プロジェクト計画

(この記事は 2015 年 11 月 18 日に Office Blogs に投稿された記事 The future of planning—online project planning in the cloud の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

 

ほとんどの企業はその規模にかかわらず、物事を整理し、その状態を維持するためにプロジェクト管理が欠かせません。利用可能なさまざまなプロジェクト管理ツールは、リソースの管理、コストの予測と抑制、複数のチーム メンバーとの効果的なコミュニケーション、あらゆるプロジェクトの進捗管理に役立ちます。こうしたツールには、個々のネットワーク コンピューター上にソフトウェアとしてインストールできるものもありますが、多くは Web ベース、つまりクラウドで提供されます。

 

クラウドベースのプロジェクト管理ツールのメリット

「クラウド コンピューティング」という言葉に怖気付く方もいらっしゃると思いますが、ここで少し、実際の価値を考えてみましょう。オンプレミスのプロジェクト管理ツールにも存在意義がありますが、クラウドベースのソフトウェアにも次のようにさまざまなメリットがあります。

• 先行投資を抑制 : オンプレミスのプロジェクト管理ソフトウェアを使用する場合、ソフトウェア ライセンス、サーバー ハードウェア、IT 部門のサポート担当者、時間のかかる導入作業など、多くの要素に投資する必要があります。一方、クラウドベースのソリューションで一般に必要となるのは、月または年単位の料金だけです。
• かつてないほどの高度なセキュリティ : 企業幹部の間における定説とは異なり、クラウドが備えるセキュリティはオンプレミスのソリューションに引けを取りません。ただ、企業が物理的なサーバーを管理しないというだけです。Forbes 誌の最近の記事 (英語) にあるように、「クラウド コンピューティングのセキュリティは矛盾した表現ではなくなった」のです。
• どこからでもアクセス可能 : インターネットに接続されている限り、どこからでもクラウド上のプロジェクト管理ソフトウェアにアクセスできます。Web ブラウザー経由でアクセスするため、チーム メンバーが PC 以外のデバイスからドキュメントを表示、編集、管理することも可能です。
• チームの連携 : 従業員どうしが遠く離れている場合でも、クラウドベースのソリューションを利用すれば 1 つのグループに属しているという感覚を得ることができます。すべての関係者に最新の情報が届くため、だれ 1 人として誤って会話から除外されることはありません。さらに、会話を (電子メールではなく) プロジェクト専用のスペースで行ったり、後で参照するために保存したりすることも可能です。
• 生産性の向上 : プロジェクトの概要、タスク、ドキュメント、ニュースフィード、予定表がすべて一元管理されるため、クラウドベースのプロジェクト管理ソリューションを利用すると時間を節約できます。そして、時間の節約は生産性の向上につながります。さらに、一元管理によってチーム メンバーはどこからでもリアルタイムでプロジェクト ドキュメントにアクセスできます。
• リアルタイムのコミュニケーション : クラウド上のプロジェクト管理ソフトウェアを利用する最大のメリットの 1 つは、プロジェクト ワークスペースに情報がアップロードされしだい、それに関するフィードバックがすばやく寄せられるという点です。これにより、作業のやり直しが発生することが減るため、生産性の向上も期待できます。
• 最新のデータに基づく判断 : 企業が収益の向上や維持を行なおうとする場合、単なる思い付きではなく根拠に基づいて判断を行うことが重要です。クラウドベースのソフトウェアは即座に更新されるため、必要な情報をいつでも利用できます。さらに、ほとんどのツールはレポート機能を備えており、ビジネス関連の意思決定を行ううえで必要な分析情報が得られます。
• IT の簡素化 : オンプレミスのプロジェクト管理ソフトウェアを利用する場合は通常、社内 IT スタッフによるサポートを要するサーバーの保守を自ら行うことになります。これに対して、クラウドベースのソフトウェアはサービス プロバイダー (または別のリソース) によって管理されるため、更新プログラムやバグに対処するための工数や手間が減り、プロジェクトの円滑な運営に集中することができます。
• 即時の更新 : 新しいバージョンがリリースされるたびに更新プログラムのダウンロードが必要になるオンプレミスのソフトウェアとは異なり、クラウドベースのツールは自動的に更新されます。アプリケーション スイート全体を有償でアップグレードしたり、IT チームがわざわざ更新プログラムを適用するのを待ったりする必要はありません。

 

最適なクラウドベースのプロジェクト管理ソリューションを見つける手順

残念ながら、新しいプロジェクト管理ソリューションを導入することは、オンプレミスのソリューションと Web ベースのクラウド ソリューションの違いを理解することのように単純ではありません。自社に最適なソリューションの選定にはいくつかの手順が必要になりますが、その労力に見合うだけの結果が得られることでしょう。次の手順に従って、要件を満たすサービス プロバイダーを選定してください。

手順 1: ニーズの分析

当たり前のことですが、1 つとして同じ企業はありません。規模も、目標も、ニーズも異なります。つまり、自社に最適なソリューションを決めることができるのはその企業だけです。討議の場では必ず、ソリューションを実際に利用する担当者の意見を取り入れるようにしてください。また、プロジェクトに関与するのは社内の従業員のみか、それとも外部の顧客も関与するか、どのようなレポートが必要かといった要素も考慮に入れます。自社のニーズを把握できれば、提供されている機能を基にサービス プロバイダーを評価しやすくなります。

手順 2: 徹底した調査

サービス プロバイダーを探すときは、以下の機能を提供するプロバイダーに注目します。

• エンタープライズ クラスの信頼性
• チームやプロジェクトをすばやく追加できる機能
• 自社のポートフォリオに関する分析情報がすばやく得られるレポート機能
• 馴染みのある環境、または少なくとも操作や利用が簡単な環境
• 一元的にタスクを確認、処理できる機能
• タスクを効果的に計画、管理できるスケジュール機能
• データに基づく判断が可能なダッシュボード
• 24 時間 365 日体制の IT サポート
• 継続的なデータ バックアップ、障害復旧、世界規模で冗長化されたデータ センター
• ビジネスと共に拡張できるスケーラブルなソリューション

手順 3: 試用

自動車の購入前に試乗するのと同様に、導入前にプロジェクト管理ソリューションを試してみる必要があります。試用することで、ツールの機能を詳しく確認したり、類似の状況でツールがどのように機能するかを想定したりすることができます。

手順 4: 導入のスケジュールとプロセスの検討

プロジェクト管理にオンライン ツールを採用した場合、現在のアプリケーションとの相性を気にする必要はありません。これが当てはまるのはオンプレミスのソリューションのみです。しかし、人手や予算が揃う時期について検討してから、選定したサービス プロバイダーと連携して移行を実現する必要があります。

手順 5: 導入とトレーニング

ここまでの手順で、新しいプロジェクト管理ソフトウェア ソリューションを導入できました。導入作業は終わりましたが、作業はまだ残っています。従業員に対して、新しいツールを効果的に利用するためのトレーニングを確実に実施することが重要です。複数のトレーニング セッションを設けて、すべての従業員がいずれかのセッションを受けられるようにします。さらに、練習用プロジェクトを作成して、実際の業務で使用する前に、すべての従業員がツールの機能を詳しく確認して覚えられるようにします。

 

クラウドでのプロジェクト管理は今後話題となるでしょう。自社に適したツールを見つけて、この波に乗り遅れることのございませんように。

クラウドへの移行の詳細については、マイクロソフトの電子ブック『クラウドへの移行にまつわる通説 (英語)』をご覧ください。

 

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