Levenscyclusbeheer van gegevens beschrijven

  • 6 minuten

Microsoft Purview-levenscyclusbeheer biedt u hulpprogramma's en mogelijkheden voor het behouden van de inhoud die u moet bewaren en de inhoud die u niet wilt verwijderen. Het bewaren en verwijderen van e-mailberichten, documenten en berichten is vaak nodig voor nalevings- en regelgevingsvereisten. Als u echter inhoud verwijdert die niet langer bedrijfswaarde heeft, vermindert u ook uw kwetsbaarheid voor aanvallen.

Bewaarbeleid en retentielabels

Bewaarbeleid en retentielabels zijn belangrijke hulpprogramma's voor het beheer van de levenscyclus van gegevens. Ze helpen organisaties om informatie te beheren en te beheren door ervoor te zorgen dat inhoud alleen gedurende een vereiste tijd wordt bewaard en vervolgens permanent wordt verwijderd. Het toepassen van retentielabels en het toewijzen van bewaarbeleid helpt organisaties:

  • Voldoen proactief aan branchevoorschriften en intern beleid waarvoor inhoud minimaal moet worden bewaard.
  • Verminder het risico wanneer er sprake is van juridische procedures of een beveiligingsschending door oude inhoud die de organisatie niet meer nodig heeft om te behouden, permanent te verwijderen.
  • Zorg ervoor dat gebruikers alleen werken met inhoud die actueel en relevant voor hen is. Inhoud die niet meer relevant is, moet worden verwijderd.

Voor het beheren van inhoud zijn meestal twee acties vereist: inhoud behouden en inhoud verwijderen.

  • Het behouden van inhoud voorkomt permanente verwijdering en zorgt ervoor dat inhoud beschikbaar blijft voor eDiscovery.
  • Als u inhoud verwijdert, wordt inhoud definitief uit uw organisatie verwijderd.

Met deze twee bewaaracties kunt u bewaarinstellingen configureren voor de volgende resultaten:

  • Alleen bewaren: inhoud voor altijd of gedurende een opgegeven periode bewaren.
  • Alleen verwijderen: inhoud definitief verwijderen na een opgegeven periode.
  • Behouden en vervolgens verwijderen: inhoud gedurende een opgegeven periode bewaren en vervolgens definitief verwijderen.

Wanneer aan inhoud bewaarinstellingen zijn toegewezen, blijft die inhoud op de oorspronkelijke locatie. Personen kunnen blijven werken met hun documenten of e-mail alsof er niets is gewijzigd. Maar als ze inhoud in het bewaarbeleid bewerken of verwijderen, wordt automatisch een kopie van de inhoud op een veilige locatie bewaard. De beveiligde locaties en de inhoud zijn niet zichtbaar voor de meeste personen. In de meeste gevallen hoeven mensen niet eens te weten dat hun inhoud onderhevig is aan bewaarinstellingen.

Bewaarinstellingen werken met de volgende verschillende werkbelastingen:

  • SharePoint
  • OneDrive
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Viva Engage
  • Exchange

Als u uw bewaarinstellingen wilt toewijzen aan inhoud, gebruikt u bewaarbeleid en retentielabels met labelbeleid. U kunt slechts een van deze methoden gebruiken of combineren.

Wanneer u bewaarbeleid en retentielabels gebruikt om bewaarinstellingen toe te wijzen aan inhoud, zijn er enkele punten die u moet begrijpen. Hieronder vindt u slechts enkele van de belangrijkste punten. Zie het artikel 'Meer informatie over bewaarbeleid en retentielabels' gekoppeld in de eenheid Samenvatting en resources van deze module voor meer informatie.

Bewaarbeleid

  • Bewaarbeleid wordt gebruikt om dezelfde bewaarinstellingen toe te wijzen aan inhoud op site- of postvakniveau.
  • Eén beleid kan worden toegepast op meerdere locaties of op specifieke locaties of gebruikers.
  • Items nemen de bewaarinstellingen over van de container die is opgegeven in het bewaarbeleid. Als een beleid is geconfigureerd om inhoud te behouden en een item vervolgens buiten die container wordt verplaatst, wordt een kopie van het item bewaard op de beveiligde locatie van de werkbelasting. De bewaarinstellingen reizen echter niet met de inhoud op de nieuwe locatie.

Retentielabels

  • Retentielabels worden gebruikt om bewaarinstellingen toe te wijzen op itemniveau, zoals een map, document of e-mail.
  • Aan een e-mailbericht of document kan slechts één retentielabel tegelijk zijn toegewezen.
  • Bewaarinstellingen van retentielabels reizen met de inhoud als deze wordt verplaatst naar een andere locatie binnen uw Microsoft 365-tenant, maar niet behouden als de inhoud buiten uw Microsoft 365-tenant wordt verplaatst.
  • Beheerders kunnen inschakelen dat gebruikers in de organisatie handmatig een retentielabel toepassen.
  • Een retentielabel kan automatisch worden toegepast als het overeenkomt met gedefinieerde voorwaarden.
  • Er kan een standaardlabel worden toegepast voor SharePoint-documenten.
  • Retentielabels ondersteunen verwijderingsbeoordeling om de inhoud te controleren voordat deze definitief wordt verwijderd.

Overweeg de volgende scenario's. Als alle documenten in een SharePoint-site vijf jaar moeten worden bewaard, is het efficiënter om dit te doen met een bewaarbeleid dan hetzelfde retentielabel toe te passen op alle documenten op die site.

Als sommige documenten op die site echter vijf jaar moeten worden bewaard en andere gedurende 10 jaar, moet u een beleid toepassen op de SharePoint-site met een bewaarperiode van vijf jaar. Vervolgens past u een retentielabel toe op de afzonderlijke items met een bewaarinstelling van 10 jaar.

Retentielabels en -beleidsregels waarmee ze worden toegepast

Wanneer u retentielabels publiceert, worden ze opgenomen in een bewaarlabelbeleid waarmee beheerders en gebruikers deze kunnen toepassen op inhoud.