Word-sjablonen gebruiken in Dynamics 365

 

Is van toepassing op: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Deze functie werd geïntroduceerd in de update van CRM Online 2016 en in CRM 2016 (on-premises).

Wilt u ook over deze mogelijkheid beschikken? Vind uw Dynamics 365-beheerder of -ondersteuningsmedewerker.

Nadat u Microsoft Office Word-sjablonen hebt gemaakt en in Microsoft Dynamics 365 hebt geïmporteerd, kunnen gebruikers met één klik gestandaardiseerde documenten genereren die automatisch met Dynamics 365-gegevens worden gevuld. Voor deze functie moet u rekening houden met enkele specifieke overwegingen probleemloos de Word-sjablonen te maken.

Tip

Bekijk de volgende video: Documenten rechtstreeks maken via Dynamics CRM met behulp van Word- en Excel-sjablonen (2:38)

Waarschuwing

Er is een bekend probleem bij het maken van sjablonen in Word. Dit onderwerp bevat informatie over het voorkomen van interacties die mogelijk Word instabiel kunnen maken. Zie: Belangrijk! Een bekend probleem en hoe u het kunt vermijden

Hieronder worden de ondersteunde versies van Word genoemd:

Vlak	Word-versie
Een Word-sjabloon maken	2013, 2016
Een Word-document gebruiken dat is gegenereerd in Dynamics 365	2010, 2013, 2016

Volg de stappen in dit onderwerp om Word-sjablonen in Dynamics 365 te maken en gebruiken.

Stap 1: Een Word-sjabloon maken

Waar u een sjabloon kunt maken

Er zijn drie plekken in Dynamics 365 waar u een Word-sjabloon kunt maken:

• Vanuit de pagina Instellingen. Ga naar Instellingen > Sjablonen > Documentsjablonen > Nieuw (). U moet de juiste machtigingen hebben voor toegang tot de pagina Instellingen, zoals Systeembeheerder of Systeemaanpasser.

• Vanuit een record. Open een record, bijvoorbeeld een account in Verkoop. Ga naar Verkoop > Client_Accounts > Mijn actieve accounts. Klik op een account om het te openen en klik op Meer (…) > Word-sjablonen > Word-sjabloon maken. Hier gemaakte sjablonen zijn persoonlijk en alleen beschikbaar voor de gebruiker die de sjabloon maakt.

• Vanuit een lijst met records Ga bijvoorbeeld naar Verkoop > Client_Accounts > Mijn actieve accounts. Selecteer een account en klik op Meer (…) > Word-sjablonen > Word-sjabloon maken.

  

Tip

Als u persoonlijke documentsjablonen wilt verwijderen, doet u het volgende:

1. Klik op Geavanceerd zoeken ().

2. Selecteer bij Zoeken naar de optie Persoonlijke Documentsjablonen.

3. Klik op Resultaten.

4. Selecteer de persoonlijke documentsjabloon die u wilt verwijderen en klik vervolgens op Verwijderen ().

Nadat u hebt geklikt op Word-sjabloon maken selecteert u een entiteit waarop u wilt filteren. Vervolgens klikt u op Word-sjabloon > Entiteit selecteren.

De pagina voor het selecteren van een relatie wordt geopend.

Wat zijn 1: N-, N:1- en N:N-relaties?

Dit scherm vereist kennis van uw gegevensstructuur in Dynamics 365. Uw Dynamics 365-beheerder of -aanpasser kan informatie over entiteitsrelaties leveren. Raadpleeg TechNet: Entiteitsrelaties maken en bewerken voor meer informatie voor beheerders.

Hier volgen enkele voorbeeldrelaties voor de entiteit Account.

Relatie	Beschrijving
	Een account kan meerdere contactpersonen hebben.
	Een potentiële klant, account of contactpersoon kan meerdere accounts hebben.
	Een account kan meerdere marketinglijsten hebben. Een marketinglijst kan meerdere accounts hebben.

De relaties die u selecteert in dit scherm bepalen welke entiteiten en velden beschikbaar zijn, wanneer u de Word-sjabloon definieert. Selecteer alleen relaties die u nodig hebt om Dynamics 365-gegevens toe te voegen aan de Word-sjabloon.

Notitie

Om te borgen dat het downloaden van documenten snel genoeg gebeurt, is er een bovengrens van 100 ingesteld voor het aantal gerelateerde records dat voor elke relatie worden geretourneerd. Als u bijvoorbeeld een sjabloon voor een account exporteert en u een lijst met de contactpersonen wilt opnemen, retourneert het document maximaal 100 van de contactpersonen van de account.

De sjabloon downloaden

Klik op Sjabloon downloaden op de pagina Entiteit selecteren om een Word-bestand op uw eigen computer aan te maken met de geëxporteerde entiteit daarin opgenomen als XML-gegevens.

Stap 2: Schakel het tabblad Ontwikkelaar in

Open het bestand van de Word-sjabloon. Op dit punt lijkt het document leeg te zijn.

Om de XML-gegevens uit Dynamics 365 te bekijken en toe te voegen, moet u het tabblad Word-ontwikkelaar inschakelen.

1. Ga naar Bestand > Opties > Lint aanpassen en schakel hier Ontwikkelaar in.

   

2. Klik op OK.

Ontwikkelaar wordt nu weergegeven in het Word-lint.

Belangrijk! Een bekend probleem en hoe u het kunt vermijden

Er is een bekend probleem met door Dynamics 365-gegenereerde Word-sjablonen en Microsoft Office Word. In de volgende sectie voegt u XML-inhoudsbesturingselementvelden toe aan de Word-sjabloon.

Waarschuwing

Enkele dingen kunnen ervoor zorgen dat Word vastloopt en u Taakbeheer moet gebruiken om Word af te sluiten:

• U voegt een ander inhoudsbesturingselement toe dan Afbeelding of Tekst zonder opmaak.

• U voert een tekstuele wijziging door in een inhoudsbesturingselement, zoals aanpassing van hoofdlettergebruik of het toevoegen van tekst. Deze wijzigingen kunnen zowel door AutoCorrectie plaatsvinden als ook door bewerkingen van gebruikers.Word AutoCorrectie laat zinnen standaard met een hoofdletter beginnen. Wanneer u een inhoudsbesturingselementveld toevoegt, ziet Word dit als een nieuwe zin en voegt een hoofdletter aan het begin in als de focus van het veld weggaat.

Als u problemen met besturingselementvelden wilt voorkomen, doet u het volgende:

Voeg alleen velden toe als Tekst zonder opmaak of Afbeelding

1. U gebruikt het XML-toewijzingsvenster Dynamics 365-entiteitsvelden toe te voegen aan uw Word-sjabloon. Voeg alleen velden toe als Tekst zonder opmaak of Afbeelding.

   

Voert geen tekstuele wijzigingen door in het toegevoegde inhoudsbesturingselement

1. U kunt opmaakwijzigingen doorvoeren aan inhoudsbesturingselementvelden, zoals de tekst vet maken, maar geen andere tekstuele wijzigingen zoals aanpassing van hoofdlettergebruik.

   

Als u merkt dat Word traag reageert of vastloopt, schakel dan AutoCorrectie uit.

AutoCorrectie uitschakelen

1. Met het sjabloonbestand geopend in Word, gaat u naar Bestand > Opties > Controleren > AutoCorrectie-opties.

   

2. Schakel de opties Zinnen met hoofdletters beginnen en Automatisch suggesties van het spellingcontroleprogramma gebruiken uit.

   

3. Schakel de optie Afbreekstreepjes (--) door gewoon streepje (—) uit op de tabbladen AutoOpmaak en AutoOpmaak tijdens typen.

4. Klik op OK.

Als u de bovenstaande aanbevelingen hebt gevolgd, bent u klaar om de Word-sjabloon te definiëren.

Stap 3: De Word-sjabloon definiëren

Gebruik het XML-toewijzingsvenster om de Word-sjabloon te definiëren met Dynamics 365-entiteitsvelden.

1. Klik in uw Word-sjabloon op Ontwikkelaar > XML-toewijzingsvenster.

   

   Het standaard-XML-schema is geselecteerd.

   

2. Selecteer het Dynamics 365-XML-schema. Dit begint met “urn:microsoft-crm/document-template/”.

   

   Belangrijk

   Als vaak per ongeluk bewerkingen voorkomen waardoor Word traag reageert of vastloopt, moet u de AutoCorrectie-opties uitschakelen volgens de instructies in de sectie: "Een bekend probleem en hoe u het kunt vermijden".

3. Vouw de Dynamics 365-entiteit uit, klikt met de rechtermuisknop op het entiteitsveld en klik vervolgens op Inhoudsbesturingselement invoegen > Tekst zonder opmaak.

   

Het Dynamics 365-entiteitsveld wordt toegevoegd aan de Word-sjabloon.

Voeg extra entiteitsvelden toe, voeg beschrijvende labels en tekst toe en maak het document op.

Een voltooide sjabloon kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

Sommige inhoudsbesturingselementvelden die u hebt toegevoegd, hebben waarschijnlijk meerdere regels met gegevens. Accounts kunnen bijvoorbeeld meer dan één contactpersoon hebben. Als u alle gegevens in uw Word-sjabloon wilt opnemen, stel dan het inhoudsbesturingselementveld in op herhalen.

Inhoudsbesturingselementvelden instellen op herhalen

1. Plaats velden met herhalende gegevens in een tabelrij.

2. Selecteer de volledige tabelrij in de sjabloon.

   

3. In het XML-toewijzingdeelvenster klikt u met de rechtermuisknop op de relatie met de inhoudsbesturingselementvelden en klik vervolgens op Herhalend

   

Als u de Word-sjabloon gebruikt in Dynamics 365 om een document te maken, wordt de tabel gevuld met meerdere gegevensrijen.

Als de sjabloon voorzien is van de gewenste velden en opmaak, sla het dan op en upload het naar Dynamics 365.

Stap 4: De Word-sjabloon weer uploaden naar Dynamics 365

Als uw Word-sjabloon klaar is, sla het dan op zodat u het naar Dynamics 365 kunt uploaden.

De toegang tot de nieuwe Word-sjabloon is afhankelijk van de manier waarop u het hebt geüpload en de toegang die aan de beveiligingsrol is toegewezen. Lees vooral het artikel Beveiligingsrollen gebruiken om toegang naar sjablonen te controleren.

Dynamics 365-beheerders kunnen de pagina Instellingen gebruiken om Word-sjabloon te uploaden naar Dynamics 365. Een sjabloon die is geüpload naar Instellingen is beschikbaar voor alle gebruikers in uw Dynamics 365-organisatie.

Voor beheerders: upload de Word-sjabloon naar Dynamics 365

1. Ga in Dynamics 365 naar Instellingen > Sjablonen > Documentsjablonen.

2. Klik op Sjabloon uploaden

3. Sleep het Word-bestand naar het dialoogvenster of blader om het bestand te zoeken.

   

4. Klik op Uploaden.

Gebruikers zonder beheerdersrechten kunnen een sjabloon voor eigen gebruik uploaden vanuit een lijst met records.

Voor niet-beheerders of beheerders die een persoonlijke sjabloon willen maken: upload de Word-sjabloon naar Dynamics 365

1. Open in Dynamics 365 een pagina met een lijst van records, bijvoorbeeld de lijst met klantaccounts in Verkoop.

2. Selecteer een enkel item, bijvoorbeeld een account, en klik op Meer (…) > Word-sjablonen > Word-sjabloon maken.

3. Klik op Word-sjabloon > Uploaden.

   

4. Sleep het Word-bestand naar het dialoogvenster of blader om het bestand te zoeken.

5. Klik op Uploaden.

Stap 5: Een document genereren door middel van de Word-sjabloon

Als u de nieuwe Word-sjabloon wilt gebruiken, doet u het volgende:

1. Open een record met de gegevens waarmee u een document wilt maken. Kies bijvoorbeeld in Verkoop een een klantaccountrecord.

2. Klik op Meer (…) > Word-sjablonen en selecteer vervolgens onder Word-sjablonen de nieuwe sjabloon.

   Als de nieuwe sjabloon niet zichtbaar is, zijn er twee mogelijkheden:

   1. Alleen sjablonen die zijn gemaakt voor het geselecteerde recordtype (entiteit) worden weergegeven. Als u bijvoorbeeld een verkoopkansrecord opent, ziet u geen sjabloon die u met de entiteit Account hebt gemaakt.

   2. U moet de weergave in Dynamics 365 vernieuwen om de sjabloon te zien. Vernieuw de browserweergave of sluit en open Dynamics 365.

Nadat u uw Word-sjabloon hebt geselecteerd, maakt Dynamics 365 een Word-document aan op basis van de geselecteerde record.

De voorbeeld-Word-sjablonen uitproberen

Met Microsoft Dynamics 365 worden vijf Word-sjablonen meegeleverd.

Deze voorbeeldsjablonen voor Word-documenten zijn gemaakt met een bepaald recordtype (entiteit). U kunt een sjabloon alleen toepassen op records van hetzelfde type.

Naam	Entiteit
Verkoopkansenoverzicht	Verkoopkans (gebied Verkoop)
Campagneoverzicht	Campagne (gebied Marketing)
Aanvraagoverzicht	Aanvraag (gebied Service)
Factuur	Factuur (gebied Verkoop)
Kostenplaatsoverzicht	Client_Account (gebieden Verkoop, Service en Marketing)

Een voorbeeld-Word-sjabloon toepassen

1. Open een record met gegevens van het entiteitstype dat past bij de voorbeeldsjabloon. Open bijvoorbeeld een klantaccountrecord in Verkoop om de sjabloon Kostenplaatsoverzicht toe te passen.

2. Klik op Meer (…) > Word-sjablonen en selecteer vervolgens onder Word-sjablonen de voorbeeldsjabloon.

Open de zojuist gemaakte Word-sjabloon en kijk het eens door.

Notitie

U kunt sjablonen die worden meegeleverd met Microsoft Dynamics 365 wel bekijken maar niet bewerken.

Aanvullende overwegingen

Beveiligingsrollen gebruiken om toegang naar sjablonen te controleren

Dynamics 365-beheerders kunnen de toegang tot Word-sjablonen met enige mate van detail beheren. U kunt bijvoorbeeld kunt verkopers wel leestoegang geven, maar geen schrijftoegang.

1. Klik in Dynamics 365 op Instellingen > Beveiliging > Beveiligingsrollen.

2. Selecteer een rol en klik vervolgens op het tabblad Ondernemingsbeheer.

3. Selecteer Documentsjabloon om de toegang in te stellen voor sjablonen die beschikbaar zijn voor de gehele organisatie. Selecteer Persoonlijke documentsjabloon voor sjablonen die alleen met individuele gebruikers worden gedeeld.

4. Klik op de cirkels om het toegangsniveau aan te passen.

De lijsten in de resulterende documenten worden niet weergegeven in dezelfde volgorde als in de records

De lijsten met records die met een aangepaste sjabloon worden gemaakt, hebben in Word-documenten mogelijk niet dezelfde volgorde als in Dynamics 365 Records worden weergegeven in de volgorde van de tijd en de datum waarop ze zijn gemaakt.

Zie ook

Uw gegevens analyseren met Excel-sjablonen