Delen via

Aanbevelingen voor het formaliseren van routinematige en niet-routinematige taken

  • Artikel

Van toepassing op deze aanbeveling voor de Well-Architected Operational Excellence-checklist: Power Platform

OE:02 Formaliseer de manier waarop u routinematige, incidentele en noodoperaties uitvoert met behulp van documentatie, controlelijsten of automatisering. Streef naar consistentie en voorspelbaarheid voor teamprocessen en resultaten door toonaangevende werkwijzen en benaderingen te hanteren, zoals de 'shift left'-benadering.

Deze gids beschrijft de aanbevelingen voor het formaliseren van routinematige en niet-routinematige taken. Het formaliseren van routinematige en niet-routinematige taken is cruciaal voor efficiënte en succesvolle workloadbeheerpraktijken. Door gebruik te maken van in de branche beproefde hulpmiddelen en praktijken kunnen workloadteams de efficiëntie en consistentie optimaliseren en processen automatiseren wanneer dat praktisch uitvoerbaar is. Deze praktijk helpt het risico te minimaliseren dat u onvoorbereid bent wanneer er zich problemen voordoen, en zorgt ervoor dat de workloadondersteuning efficiënt is. Door consistent te zijn in de manier waarop routinematige, geïmproviseerde en noodtaken worden afgehandeld, kunnen workloadteamleden het risico op fouten minimaliseren en een gemeenschappelijk gevoel van eigenaarschap versterken.

Belangrijke ontwerpstrategieën

Consistente processen maken uw werkkwaliteit voorspelbaar, en voorspelbare werkkwaliteit maakt de workloadondersteuning soepeler. Om consistentie in uw processen te bereiken, moet u processen standaardiseren en standaardwerkprocedures documenteren. Standaardisatie helpt workloadteams hun workload vast te houden en voortdurend te verbeteren onder de algemene governance van de organisatie. Gebruik strategieën zoals automatisering en shift-left-benaderingen om potentiële gebieden van onvoorspelbaarheid te minimaliseren.

Processtandaardisatie neemt vele vormen aan. Hier volgen enkele algemene aanbevelingen:

  • De processen die u standaardiseert, moeten alle aspecten van workloadbeheer omvatten: betrouwbaarheid, beveiliging, prestaties, ervaring en operationele processen. Het werklastteam moet zoveel eigenaarschap over de processen hebben als nodig is om de werklast te handhaven en voortdurend te verbeteren binnen het algemene bestuur van de organisatie.

  • De documentatie die u produceert, legt uw standaardwerkprocedures vast en bepaalt hoe de zaken moeten worden gedaan, maar de documentatie is nooit definitief. Procedures moeten evolueren naarmate uw workload en uw team evolueren. Controleer de normen regelmatig en stel deze ter discussie om er zeker van te zijn dat ze op dit moment de juiste normen voor uw team zijn. Uw documentatie moet zijn opgebouwd uit sjablonen en versiebeheer om consistentie in de documentatieformaten te garanderen en ervoor te zorgen dat er een registratie is van beoordelingen en updates.

  • Breek routinematige, geïmproviseerde en noodtaken op in checklistitems die gemakkelijk te begrijpen zijn, zodat workloadteams consistentie in hun processen kunnen bereiken en potentiële gebieden van onvoorspelbaarheid kunnen minimaliseren.

Een voorbeeld van een routinetaak is het proces waarbij een upgrade wordt toegepast op een oplossing die zich in de productieomgeving bevindt. Wanneer u vaststelt dat u een oplossingsupgrade moet uitvoeren, kan het workloadteam een ​​checklist maken met items zoals:

  • Test de update in test- en faseringsomgevingen.

  • Maak een wijzigingsbeheerverzoek om de upgrade in productie te implementeren.

  • Werk de documentatie, zoals een wiki of kennisbank, bij om de nieuwste informatie weer te geven.

  • Bekijk het uitvalvenster om de verstoring voor gebruikers tot een minimum te beperken.

    Focus elk checklistitem op een afzonderlijke taak die duidelijk is gedefinieerd.

  • Geïmproviseerde taken en noodtaken zijn scenariospecifiek, maar operators moeten hun rollen en verantwoordelijkheden nog steeds duidelijk begrijpen. Ze moeten weten hoe ze moeten omgaan met het workloadteam en met andere teams in de organisatie om dit soort taken efficiënt uit te kunnen voeren.

    Een geïmproviseerde taak kan bijvoorbeeld het inschakelen van een nieuwe omgeving-instelling of -functie inhouden, of het gebruiken van codecomponenten voor de ervaring van ontwikkelaars. Er bestaat mogelijk geen volledig gerealiseerde checklist voor het testen van dit soort resource. Er moeten echter algemene checklists zijn voor het toevoegen van nieuwe resources of functies aan uw omgevingen, en standaarden die het testen van prestaties, beveiliging en betrouwbaarheid in elke fase omvatten.

    Op dezelfde manier moet uw noodplan de rollen en verantwoordelijkheden en de algemene processen en procedures duidelijk definiëren. In noodsituaties moet u zich aan dit plan houden, zodat u er efficiënt mee om kunt gaan.

    Geïmproviseerde operaties en noodoperaties zijn ook goede mogelijkheden om te leren hoe u uw standaardwerkprocedures kunt verbeteren. Vraag het workloadteam om na te denken over manieren waarop de werkzaamheden soepeler hadden kunnen verlopen, en te bepalen of een update van bestaande processen in de toekomst nuttig zou kunnen zijn.

  • Pas in de sector beproefde praktijken toe om de tijd die uw team besteedt aan het bedenken van processen en standaarden tot een minimum te beperken. Het volgen van Agile-praktijken met Scrum, het organiseren van uw werk via Kanban-borden en het aannemen van een shift-left-grondbeginsel zijn allemaal voorbeelden van praktijken die effectief zijn voor organisaties van elke omvang. Veel volwassen organisaties gebruiken versiebeheerde standaardprocedures, wiki's, nieuwe werknemershandleidingen en operationele handleidingen om consistentie af te dwingen.

    Vertrouw op de ervaring van uw team om te bepalen welke werkwijzen het beste passen bij het beheer van de levenscyclus van uw werklast. Leer van andere teams welke standaarden zij succesvol hebben geïmplementeerd om te begrijpen hoe specifieke praktijken passen binnen uw organisatiestructuur.

  • Neem organisatorische vereisten en transversale functies op in uw standaardwerkprocedures. Uw organisatie heeft mogelijk standaarden voor sommige processen die u zou moeten toepassen, zoals verandermanagement en ondersteuning. U kunt echter ook de bevoegdheid krijgen om uw eigen standaarden voor andere processen te ontwikkelen. Zoek dus naar manieren om de vereiste standaarden in uw processen op te nemen. De processen waarvan u eigenaar bent, zullen waarschijnlijk kruisen met de processen van andere teams, dus streef ernaar om de normen zo praktisch mogelijk op één lijn te brengen.

    Leg vast waar de processen van het werklastteam en andere teams uiteenlopen. Zo zorgt u ervoor dat het werklastteam beter met andere teams kan samenwerken als er sprake is van snijpunten. Centrale beveiligingsteams kunnen andere hulpmiddelen en procedures gebruiken dan het workloadteam, en de teams kunnen gemakkelijker samenwerken als ze zich bewust zijn van die verschillen.

  • Gebruik automatisering om consistentie te bereiken. Automatiseer taken die repetitief en gevoelig zijn voor menselijke fouten, om de beheerlast van uw team te verlichten. Zoek naar mogelijkheden om processen te automatiseren, zoals het genereren van IT-servicebeheertickets. Meer informatie vindt u in Aanbevelingen voor het implementeren van automatisering.

Afweging: Het vastleggen van standaardwerkprocedures kan het risico met zich meebrengen dat dit leidt tot stagnatie of zelfgenoegzaamheid. Normen moeten worden gevolgd, maar ze mogen niet rigide of statisch zijn. Streef naar een evenwicht tussen strikte naleving en ruimte voor innovatie, zodat uw processen zich in de loop der tijd veilig kunnen ontwikkelen.

Power Platform faciliteren

Hoewel er geen Power Platform producten zijn die de formalisering van processen en procedures direct vergemakkelijken, Microsoft publiceert het bedrijf uitgebreide richtlijnen over dit onderwerp. Gebruik deze richtlijnen om beproefde en aanbevolen werkwijzen te begrijpen en na te denken over hoe u deze op uw workload kunt toepassen.

Power Platform Well-Architected biedt ook gedetailleerde richtlijnen over de processen en procedures die moeten worden vastgelegd om ervoor te zorgen dat uw werklast en werklastteam volgens de industrienormen werken:

Volgende stappen

Checklist voor operationele excellentie