Aanbevelingen voor het schrijven van inhoud voor gebruikersinterfaces
Van toepassing op deze goed ontworpen Power Platform-aanbevelingenchecklist voor belevingsoptimalisatie:
| XO:09 | De inhoud moet gemakkelijk te begrijpen zijn en een duidelijke richting geven. Gebruik een toegankelijke, consistente en professionele toon die de voltooiing van de taak vergemakkelijkt. |
|---|
In deze handleiding worden de aanbevelingen beschreven voor het maken van effectieve inhoud die is afgestemd op gebruikerservaringen. Inhoud fungeert als het primaire communicatiemiddel in een gebruikersinterface en heeft meer kracht bij het communiceren van complexe ideeën dan alleen visuele elementen. De woorden die we in een toepassing gebruiken, beïnvloeden de manier waarop gebruikers navigeren en waarnemen, of we ze nu door een proces leiden of belangrijke systeeminformatie delen.
Belangrijke ontwerpstrategieën
Het schrijven van content die onderdeel is van het ontwerp van de gebruikersinterface is zowel een kunst als een wetenschap. Door deze best practices op het gebied van copywriting te combineren met best practices op het gebied van visueel ontwerp, wordt de gebruikerservaring verbeterd.
De inhoud scanbaar maken
Bij het gebruik van een zakelijke toepassing zijn mensen niet geïnteresseerd in de functies van de gebruikersinterface en hoeven ze niet vermaakt te worden met bloemrijke taal. Ze zijn gefocust op het voltooien van taken. Help ze door in korte, scanbare blokken te schrijven. Verdeel de tekst in kortere zinnen en alinea's. Vermijd overdreven uitbundig taalgebruik. Gebruikers bezoeken een gebruikersinterface vaak met specifieke doelstellingen in gedachten, en de inhoud moet hen naadloos begeleiden naar het bereiken van die doelstellingen.
Wees beknopt. De inhoud moet kort en ter zake zijn. Beknopt betekent niet beperkt, maar efficiënt. Gebruik zo min mogelijk woorden, maar behoud de betekenis. Zorg ervoor dat elk woord in uw content een doel dient. Geef alleen de noodzakelijke informatie op het juiste moment. Houd er rekening mee dat te veel inhoud minder snel wordt gelezen. Volg het advies van Mark Twain: "Schrijven is gemakkelijk. Het enige wat je hoeft te doen is de verkeerde woorden door te strepen."
Begin met het belangrijkste stukje informatie: de waardepropositie. Voeg als de ruimte het toelaat een korte alinea of twee toe met details in volgorde van belangrijkheid. Als u meer wilt zeggen, gebruikt u de koppeling 'Meer informatie'. Soms is het gemakkelijker om eerst de hoofdtekst van het bericht te schrijven en daarna de kop.
Gebruik waar mogelijk specifieke werkwoorden. Specifieke werkwoorden hebben meer betekenis voor mensen dan generieke werkwoorden. Help uw gebruiker beschikbare opties of noodzakelijke acties snel te begrijpen door specifieke woorden te gebruiken, zoals 'ophalen', 'bijwerken', 'kiezen' of 'wijzigen'. U kunt verwarring voorkomen en dubbelzinnigheid verminderen door woorden met meerdere betekenissen te elimineren.
Houd het contextueel en taakgericht
Vertel mensen wat ze moeten weten. De inhoud moet gebruikers voorzien van de essentiële informatie die nodig is om hun taken uit te voeren of om weloverwogen beslissingen te nemen binnen de gebruikersinterface. Gebruikers vertrouwen op inhoud om hun interacties te begeleiden en verwachten duidelijke, relevante informatie die aan hun behoeften voldoet. Inhoud mag nooit verwarring of frustratie veroorzaken.
Hapklare brokken zorgen voor een natuurlijke flow. Focus op de gebruiker, de ondernomen actie of wat de gebruiker vervolgens kan verwachten. Om frustratie en cognitieve belasting te voorkomen, moet u geen informatie opnemen die irrelevant is of die afleidt van de directe taak.
Plaats het voordeel vóór de actie of functie. Met deze aanpak is de gebruiker beter in staat om taken snel uit te voeren doordat eerst het voordeel wordt uitgelegd. Welke positieve uitkomst zal resulteren als de actie wordt voltooid? Leg het voordeel uit voordat u gebruikers vertelt een actie te ondernemen, en vraag niet om actie voordat u hebt uitgelegd waarom.
Concentreer u bij inhoud op taakniveau niet op obstructieve manieren om uw bedrijfsmerk op de voorgrond te plaatsen. U kunt bijvoorbeeld 'De Microsoft Connector-shuttleservice arriveert om 14:15 uur op de campus' vervangen door 'De shuttle arriveert om 14:15 uur'.
In duidelijke taal spreken
Gebruik eenvoudige, duidelijke taal die gemakkelijk te begrijpen is voor de doelgroep publiek, zonder onnodig jargon of technische termen. Gebruikers moeten de inhoud moeiteloos kunnen begrijpen, waardoor de kans op verwarring of verkeerde interpretatie wordt verkleind en uiteindelijk de betrokkenheid wordt verbeterd. Houd het leesniveau aan voor een gemiddelde zestienjarige. Het hanteren van een passend leesniveau verbetert de toegankelijkheid en inclusiviteit, waardoor een breder scala aan gebruikers wordt bereikt.
Neem zinnen van 25 woorden of minder op. Zinnen moeten kort en bondig zijn. Korte zinnen met voldoende informatie vergemakkelijken het begrip, waardoor de inhoud gemakkelijker te lezen en te begrijpen is.
Vermijd jargon en acroniemen. Zelfs de meeste software-ingenieurs geven de voorkeur aan eenvoudige, niet-technische taal. Het is vooral belangrijk om jargon in foutmeldingen te vermijden. Het is ook belangrijk om er rekening mee te houden dat veel voorkomende uitdrukkingen spreektaal zijn en mogelijk niet voor iedereen te begrijpen zijn.
Vervang al te technische woorden door eenvoudigere. Woorden als 'configureren', 'activeren' of 'ongeldig' zijn onnodig technisch. Houd het eenvoudig. Gebruik alleen afkortingen waar uw gebruikers bekend mee zijn. Schrijf acroniemen voluit bij de eerste vermelding op elke pagina en plaats de afkorting tussen haakjes; bijvoorbeeld: "oproep tot actie (CTA)."
Vermijd dubbele ontkenningen. Dubbele ontkenningen verhogen de cognitieve belasting. Ze zorgen ervoor dat mensen extra tijd besteden aan het decoderen van de boodschap. Focus op directe, positieve acties.
Een beleefde en vriendelijke toon gebruiken
Wees beleefd, maar niet overdreven innemend. Mensen verwachten aanwijzingen te krijgen en actie te ondernemen. Het gebruik van "alstublieft" in de gebruikersinterface is niet nodig. Gebruik termen als 'alstublieft' en 'sorry' spaarzaam en reserveer ze voor taken die belastend zijn, het gevolg zijn van een fout van uw kant of ernstige gevolgen hebben. Het is echter nooit de bedoeling om onbeleefd, aanmatigend, arrogant of cynisch te zijn in UI-inhoud.
Schrijf alsof u rechtstreeks tot de gebruiker spreekt. Door 'u' te gebruiken, zorgt u voor een vriendelijke toon, omdat de focus op de gebruiker ligt. Ook kunt u hiermee het passieve zinsdeel vermijden. Laat voornaamwoorden en bijbehorende hulpwerkwoorden weg en begin uw zin met een werkwoord. Nogmaals, focus op het maken van verbinding door actieve zinsconstructies te gebruiken.
Vermijd het combineren van bezittelijk taalgebruik in de eerste persoon ("Mijn dashboard") en in de tweede persoon om de cognitieve belasting te verminderen.
Wanneer het product of de toepassing de gebruiker aanspreekt, gebruik dan 'wij' of de naam van uw organisatie. Voorkom verwarring door duidelijk te maken wie er spreekt of handelt. Gebruik bijvoorbeeld 'We hebben deze resultaten gevonden' in plaats van 'Ik heb deze resultaten gevonden'. Door 'wij' te gebruiken, kan de gebruikersinterface menselijker aanvoelen en de verantwoordelijkheid voor systeemfouten laten zien, waarbij bij elke stap het belang van de gebruiker wordt benadrukt. Vermijd echter het overmatig gebruik van ‘wij’, omdat dit kan afleiden van de behoeften van de gebruiker. Om ervoor te zorgen dat de gebruiker centraal blijft staan, reserveert u 'wij' voor systeemfouten, statusupdates en andere systeemgerelateerde problemen.
Gebruik samentrekkingen om een vriendelijke, informele toon te creëren. Gebruik nooit de naam van uw bedrijf in de bezittelijke vorm en vermijd het gebruik ervan in een samentrekking. Zorg dat u altijd consistent bent en niet de ene keer een afgekort woord gebruikt en de andere keer dit woord voluit schrijft. Hanteer een niet al te formele taal.
Stilistische consistentie behouden
Gebruik consistent één woord of zin om naar een specifieke actie in de hele ervaring te verwijzen. Als u het proces voor het maken van een reservering bijvoorbeeld in één gebied van de interface 'boeking' noemt, noem het dan elders niet 'planning'. Controleer het woordgebruik in uw hele organisatie om de consistentie te bevorderen. Maak een lijst met afgesproken voorwaarden voor uw stijlgids waarnaar uw team kan verwijzen.
Hanteer hoofdletters en kleine letters op de juiste manier. Spreek bijvoorbeeld af om in de hele gebruikersinterface een hoofdletter te gebruiken aan het begin van een zin en eigennamen (namen van mensen, plaatsen en sommige producten) altijd met een hoofdletter te schrijven. Gebruik geen interpunctie in subkoppen, knoppen en hyperlinks. Gebruik bij twijfel geen hoofdletters. Gebruik hoofdletters voor functietitels (Chief Financial Officer), organisatienamen of afdelingen (Human Resources), merkproducten of -programma's, en namen van mensen en plaatsen. Alles in hoofdletters wordt in geen enkel geval aanbevolen. Als u tekst moet benadrukken, overweeg dan om verschillende typografiestijlen te gebruiken, zoals grootte, letterdikte of kleur, in plaats van alleen maar hoofdletters.
Prioriteit geven aan de juiste zinsstructuur
Hoe mensen reageren op en denken over uw toepassing, hangt deels af van de kwaliteit van het schrijven en de algehele spraak en toon waarin u communiceert. Over het algemeen zijn er bij het schrijven vier soorten uitspraken, of zinsstructuren. Normaal gesproken gebruikt UI-inhoud drie van de vier, afhankelijk van het doel van de inhoud en de aard van het product.
- Gebruik regelmatig declaratieve uitspraken. Een beschrijving van de kenmerken van een onderdeel is een voorbeeld van wanneer u een declaratieve uitspraak kunt gebruiken.
- Gebruik vrijelijk imperatieven. Dit zijn prompts en opdrachten, zoals het verzoek aan de gebruiker om wijzigingen te controleren en deze vervolgens te verzenden.
- Wees voorzichtig met vragende uitspraken. Dit zijn vragen. Ze zijn acceptabel in productstromen waarin gebruikers keuzes moeten maken. Ze kunnen helpen oplossingen te vinden of de behoeften van een gebruiker te verduidelijken.
- Wees spaarzaam met uitroepende uitspraken, omdat de positieve impact ervan afneemt bij overmatig gebruik.
Weten wanneer u actieve zinsconstructies moet gebruiken
In de actieve vorm voert het onderwerp de handeling van de zin uit; bijvoorbeeld: "Voer een paar letters in." In de passieve vorm ontvangt het onderwerp de handeling; bijvoorbeeld: "Er moeten een paar letters worden ingevoerd."
In passieve zinsconstructies wordt de actor weggelaten, waardoor de zin minder direct en soms dubbelzinnig wordt. Het mist duidelijkheid en gezag.
De volgende tabel illustreert de actieve versus passieve zinsconstructie.
| Actieve | Passief |
|---|---|
| "Klik op de knop 'Verzenden' om de wijzigingen op te slaan. | "Uw wijzigingen worden opgeslagen wanneer op de knop 'Verzenden' wordt geklikt." |
| "Voer uw e-mailadres in om updates te ontvangen." | "Updates worden ontvangen nadat het e-mailadres is ingevoerd." |
| "Selecteer uw voorkeurstaal in de vervolgkeuzelijst." | "De voorkeurstaal kan worden geselecteerd in de vervolgkeuzelijst." |
| "Vul het formulier in met uw contactgegevens." | "Het formulier moet worden ingevuld met uw contactgegevens." |
| "Bekijk de algemene voorwaarden voordat u verdergaat." | "De algemene voorwaarden moeten worden bekeken voordat u verdergaat." |
| "Klik op de afbeelding om deze op volledige grootte te bekijken." | "De afbeelding kan op volledige grootte worden weergegeven door erop te klikken." |
In elk van deze voorbeelden geeft de actieve zinsconstructie duidelijke instructies aan de gebruiker (het onderwerp) door de actie aan te geven die hij of zij moet ondernemen. Deze duidelijkheid zorgt ervoor dat gebruikers beter begrijpen wat ze moeten doen, omdat het betere richting geeft. In de voorbeelden van passieve zinsconstructies wordt geen actor aangegeven, waardoor het onduidelijk is wie de actie op het onderwerp moet uitvoeren. Gebruikers moeten weten wanneer ze actie moeten ondernemen.
De passieve vorm kan worden gebruikt om de boodschap te verzachten of om te voorkomen dat deze te direct is, bijvoorbeeld wanneer er fouten optreden. Wanneer de nadruk ligt op het overbrengen van informatie over wat er is gebeurd in plaats van het aanwijzen van schuld of verantwoordelijkheid, kunt u de passieve vorm gebruiken. Fouten zijn frustrerend, ongeacht wie de schuldige is. Impliceer nooit dat gebruikers schuldig zijn en beschuldig ze niet.
De volgende tabel illustreert de actieve versus passieve zinsconstructie in foutberichten.
| Actieve | Passief |
|---|---|
| "U hebt het wachtwoord verkeerd ingevoerd." | "Het wachtwoord is verkeerd ingevoerd." |
| "We kunnen het bestand niet vinden." | "Het bestand is niet gevonden." |
| "U hebt het formulier ingediend." | "Het formulier is ingediend." |
| "We zijn een fout tegengekomen tijdens het verwerken van uw aanvraag." | "Er is een fout opgetreden tijdens het verwerken van uw aanvraag." |
| "We hebben uw wijzigingen opgeslagen." | "De wijzigingen zijn opgeslagen." |
Voor best practices en standaarden kunt u vertrouwen op de actieve zinsconstructie. Gebruik echter passieve zinsconstructies voor algemene richtlijnen (vooral bij het aanbevelen van zaken die u moet vermijden of bij foutmeldingen).
Houd rekening met de inhoud die nodig is voor ondersteunende technologieën
Toegankelijkheid houdt in dat de inhoud waarneembaar, bruikbaar en begrijpelijk is voor alle gebruikers, inclusief gebruikers met een beperking. Functies zoals beschrijvende alternatieve tekst (alt-tekst) voor afbeeldingen zorgen ervoor dat de inhoud van de gebruikersinterface toegankelijk en eenvoudig te begrijpen is voor gebruikers die afhankelijk zijn van ondersteunende technologieën. Hoewel alt-tekst vaak wordt gebruikt bij afbeeldingen om een tekstbeschrijving te geven voor schermlezers, kan het ook worden gebruikt voor niet-tekstuele elementen op een webpagina, zoals video's, audiobestanden, diagrammen, grafieken en interactieve componenten zoals knoppen of pictogrammen.
Zorg ervoor dat de alt-tekst beknopt en beschrijvend is en het doel en de inhoud van de afbeelding duidelijk weergeeft. Het moet duidelijk, informatief en relevant zijn voor de context van de afbeelding. Vermijd al te technisch taalgebruik of onnodige details. Concentreer u op het overbrengen van de essentiële informatie, zoals belangrijke objecten, acties of visuele elementen, en vermijd subjectieve interpretaties van de afbeelding. Houd het beknopt, zodat schermlezers het goed kunnen lezen. Houd er rekening mee dat de standaardaanbeveling voor de maximale lengte van alt-tekst ongeveer 125 tekens bedraagt. Schrijf op een neutrale toon en zorg ervoor dat de inhoud grammaticaal correct is.
Schrijven voor een internationaal publiek
Wanneer u content schrijft voor een applicatie die wereldwijd wordt gebruikt, houd dan rekening met culturele diversiteit en Gevoeligheid. Zo zorgt u voor inclusiviteit en relevantie voor gebruikers met verschillende achtergronden. Gebruik cultureel neutrale taal die gemakkelijk te begrijpen is voor een wereldwijde publiek. Vermijd spreektaal, straattaal en cultuurspecifieke verwijzingen. Op deze manier sluit u niet per ongeluk gebruikers uit verschillende regio's of met andere taalkundige achtergronden uit of beledigt u ze niet. Bied gelokaliseerde versies van de interface aan met vertalingen die zijn afgestemd op de taal- en dialectvoorkeuren van elke doelgroep om de betrokkenheid en het begrip van de gebruiker te vergroten.
Houd rekening met culturele normen, waarden en voorkeuren bij het ontwerpen van inhoud voor een internationale publiek. Verschillende culturen hebben verschillende communicatiestijlen, etiquette en sociale normen die het gedrag en de verwachtingen van gebruikers beïnvloeden. Bij het creëren van interfaces die resoneren met gebruikers, moet rekening worden gehouden met factoren als kleursymboliek, iconografie en inhoudspresentatie-indelingen die specifiek zijn voor elke cultuur. Kies visuele elementen zoals pictogrammen en afbeeldingen die betekenisvol zijn voor gebruikers in verschillende culturele contexten. Hoewel bepaalde symbolen universele betekenissen kunnen hebben, kunnen de interpretaties van andere aanzienlijk variëren, afhankelijk van culturele normen en overtuigingen. Samenwerken met lokale experts of gebruikerstests uitvoeren tijdens het ontwerp- en lokalisatieproces kan waardevolle inzichten opleveren en ervoor zorgen dat de interface de culturele nuances en voorkeuren van de doelgroep weerspiegelt.