De invloed van veldbeveiliging op synchronisatie met Outlook
Het beveiligen van een veld met beveiliging op veldniveau kan van invloed zijn om de synchronisatie tussen apps voor klantbetrokkenheid (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing en Dynamics 365 Project Service Automation) en Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Bekijk het volgende scenario.
Notitie
We raden niet aan een veld te beveiligen wanneer het veld is ingesteld op synchroniseren. De aanbevolen procedure is om synchronisatievelden NIET te beveiligen. Als u toch besluit synchronisatievelden te beveiligen, moet u het volgende doen:
- Beveilig het veld met beveiliging op veldniveau. Meer informatie: zie "Beveiliging op veldniveau instellen" hieronder.
- Wijzig de synchronisatierichting zodat de synchronisatie niet probeert het veld bij te werken of weg te schrijven tijdens de synchronisatie. Meer informatie: Veldsynchronisatie beheren tussen apps voor klantbetrokkenheid en Outlook of Exchange
Scenario: Voorkomen dat gebruikers functietitels wijzigen
Het bedrijf Contoso wil consistente gegevensinvoer bevorderen. Terwijl het verkooppersoneel actief in het veld is, kan het gemakkelijk gebeuren dat zij hetzelfde op verschillende manieren beschrijven. Zo zou bijvoorbeeld dezelfde functie kunnen worden ingevoerd als "Bouwmanager", "Voorman" of "Locatiemanager". Om dit te voorkomen, is het veld Functie beveiligd. Dit heeft gevolgen voor de synchronisatie.
Beveiliging op veldniveau instellen
Johan, de beheerder voor Contoso, stelt beveiliging in voor verschillende velden.
Johan heeft de volgende stappen uitgevoerd:
Ga in de web-app naar Instellingen (
) >Geavanceerde instellingen.Selecteer Instellingen>Aanpassingen.
Selecteer Het systeem aanpassen.
Vouw Entiteiten>Contactpersoon uit.
Selecteer Velden en selecteer Functie. Er zijn veel velden Contactpersoon, dus moet u verschillende pagina's doorlopen.
Selecteer Bewerken.
Selecteer bij Veldbeveiliging Inschakelen>Opslaan en sluiten.
Selecteer Alle aanpassingen publiceren.
Johan heeft tevens de volgende Contactpersoonvelden beveiligd zodat deze niet worden weergegeven in apps voor klantbetrokkenheid: ftpsiteurl, governmentid
Een veldbeveiligingsprofiel maken en configureren
Johan maakt een veldbeveiligingsprofiel en wijst verkoopteamleden toe aan het profiel.
Johan heeft het volgende gedaan om het veldbeveiligingsprofiel te maken:
Ga in de web-app naar Instellingen (
) >Geavanceerde instellingen.Selecteer Instellingen>Beveiliging.
Selecteer Veldbeveiligingsprofielen.
Maak een profiel. Selecteer Nieuw en voer een naam in.
Kies Opslaan en sluiten.
Selecteer het nieuwe profiel >Gebruikers>Toevoegen
Selecteer gebruikers en selecteer vervolgens Selecteer>Toevoegen.
Veldbevoegdheden instellen
Nadat een veldbeveiligingsprofiel is gemaakt en gebruikers aan het profiel zijn toegevoegd, kan Johan nu machtigingen gaan instellen voor de velden om te voldoen aan de vereisten van de organisatie.
Ga in de web-app naar Instellingen (
) >Geavanceerde instellingen.Selecteer Instellingen>Beveiliging.
Selecteer Veldbeveiligingsprofielen> uw profiel.
Selecteer Veldmachtigingen> het te beveiligen veld >Bewerken
Wijzig de beveiligingsinstellingen op basis van de vereisten van uw bedrijf en selecteer vervolgens OK>Opslaan en sluiten.
Wat de gebruiker ziet
Nancy, een verkoper bij Contoso, gebruikt Dynamics 365 for Outlook om een nieuwe contactpersoon te maken en houdt deze bij in Dynamics 365-apps.
Wanneer Marloe synchroniseert met apps voor klantbetrokkenheid, is het veld Functie verdwenen voor de contactpersoon. Dit komt doordat Nancy geen rechten heeft om het veld Functie bij te werken.
De manager van Nancy, die wel over rechten beschikt om het veld Functie bij te werken, vult de juiste functie in het veld in: Bouwmanager.
Nancy synchroniseert opnieuw met apps voor klantbetrokkenheid en in het veld Functie voor de contactpersoon is nu de juiste titel ingevoerd.
