Ongebruikte RDL-rapporten zoeken en buiten gebruik stellen
VAN TOEPASSING OP: 
Power BI Report Builder 
Power BI Desktop Power BI 2022 Report Server SQL Server 2022 Reporting Services
Uw bedrijf kan omgaan met honderden gepagineerde rapporten (RDL-bestanden) in Power BI Report Server en SQL Server Reporting Services (SSRS). Sommige van deze rapporten zijn mogelijk verouderd en moeten buiten gebruik worden gesteld. Als auteur of beheerder van rapporten wilt u niet ongebruikte rapporten migreren naar de Power BI-service. Bij het plannen van een migratie naar de cloud, raden we u aan om wat huishouding uit te voeren om ongebruikte RDL-rapporten te verwijderen. Deze best practice biedt ondersteuning voor retentiebeheer en stelt uw organisatie in staat gebruik te maken van een bewaarschema en gegevensbeleid.
Er zijn twee processen voor het controleren van ongebruikte rapporten. We breiden het opschonen uit naar ongebruikte objecten en om ongebruikte databasetabellen te verwijderen die mogelijk verouderde gegevens bevatten.
Een controle uitvoeren (optioneel)
Eerst raden we u aan een servercontrole- en databasecontrolespecificatie te maken. Het controleren van een exemplaar van de SQL Server Database Engine of een afzonderlijke database omvat het bijhouden en vastleggen van gebeurtenissen die op de database-engine plaatsvinden. Met SQL Server-controle kunt u servercontroles maken, die servercontrolespecificaties kunnen bevatten voor gebeurtenissen op serverniveau en databasecontrolespecificaties voor gebeurtenissen op databaseniveau. Gecontroleerde gebeurtenissen kunnen worden geschreven naar de gebeurtenislogboeken of naar auditbestanden.
Zodra u uw auditlogboek hebt gevuld met tabellen en opgeslagen procedures die worden gebruikt voor rapporten, kunt u deze objecten exporteren naar een Excel-bestand en deze delen met belanghebbenden. Laat ze weten dat u zich voorbereidt om ongebruikte objecten te verwijderen.
Notitie
Sommige belangrijke rapporten kunnen slechts zelden worden uitgevoerd, dus zorg ervoor dat u feedback vraagt over databaseobjecten die niet vaak worden gebruikt. Door een object af te schaft, kunt u de objectnaam wijzigen door er een zdel voor te plaatsen, zodat het object onder aan de Objectverkenner valt. Op deze manier kunt u, als u later besluit dat u het zdel-object nodig hebt, de naam weer wijzigen in het origineel. Zodra u weet dat u ze uit uw database wilt verwijderen, kunt u een frequentie maken om ongebruikte objecten te verwijderen.
Een lijst met metrische gegevens over rapporten maken
Ten tweede wilt u een lijst met metrische gegevens over het gebruik van RDL-rapporten maken door een query uit te voeren op de rapportserverdatabase. Gebruik de onderstaande T-SQL om het aantal gebruik af te leiden. Als uw rapportserver is geconfigureerd voor het opslaan van een jaar van de uitvoeringsgeschiedenis van het rapport, kunt u een specifieke datum gebruiken om de metrische gegevens over gebruik te filteren.
; with UnusedReportsCte
AS
(
SELECT
Cat.Name,Path,COUNT(ExeLog.TimeStart) AS Cnt
FROM (SELECT * FROM Catalog
WHERE type=2 and Hidden=0) AS Cat
LEFT JOIN
ExecutionLog AS ExeLog
ON ExeLog.ReportID = Cat.ItemID
AND ExeLog.TimeStart>'01/01/2021'
GROUP BY Cat.Name,Path)
SELECT * FROM UnusedReportsCte
ORDER BY Cnt ASC,path
Notitie
Subrapporten en gekoppelde rapporten worden niet weergegeven in het uitvoeringslogboek als het bovenliggende rapport wordt uitgevoerd.
Hier kunt u beslissen of u de ongebruikte rapporten meteen wilt verwijderen of het rapport wilt vervangen door een bericht. U kunt uw gebruikers laten weten dat het rapport niet meer wordt gebruikt, zodat ze contact kunnen opnemen met een beheerder voor ondersteuning. Vervolgens kunt u een frequentie ontwikkelen om ze na verloop van tijd te verwijderen.