Stromen opsplitsen in kleinere geautomatiseerde processen
Probeer bij het opzetten van een automatisering uw stromen zo te ontwerpen dat u geen enkele automatisering hebt die het hele proces omvat. Er zijn verschillende redenen waarom u meerdere, kleinere stromen zou moeten maken:
Het onderhoud is gemakkelijker.
Foutafhandeling hoeft niet zo geavanceerd te zijn.
Er kunnen meerdere mensen aan de automatisering werken.
Het is niet nodig om de automatisering vanaf het begin opnieuw te starten als een stap mislukt.
In onderstaand voorbeeld is één automatisering opgezet voor een goedkeuringsproces, waarbij meerdere processen door één automatisering worden afgedekt.
Diagram dat een bedrijfsproces toont waarbij een onkostendeclaratie wordt gemaakt. Het hele bedrijfsproces is opgezet als één lange automatisering met tien stappen die moeten worden voltooid.
Als bijvoorbeeld het proces van contante terugbetaling mislukt, wordt de hele automatisering als mislukt beschouwd. Als een vereiste of specificatie voor het opzoeken van bankgegevens van medewerkers verandert, moet het hele proces worden opgeschort totdat de updates zijn doorgevoerd.
In plaats daarvan kunt u de automatisering opsplitsen in modules, zoals weergegeven in de volgende afbeelding.
De tweede automatisering start wanneer de status is bijgewerkt naar Nalevingscontrole voltooid. Indien goedgekeurd, wordt het resultaat per e-mail verzonden en wordt de status ingesteld op goedgekeurd. Als de aanvraag wordt afgewezen, wordt om correcties gevraagd. De derde automatisering start nadat de status is bijgewerkt naar goedgekeurd. Het systeem zoekt automatisch de bankgegevens van de medewerker op en vergoedt contant geld aan de medewerker en archiveert bovendien de onkostendeclaratie.
In dit voorbeeld is Automatisering #2 afhankelijk van de vorige automatisering om de status van de onkostendeclaratie in te stellen op "Nalevingscontrole voltooid". Als er echter een probleem is met het e-mailsysteem en Automatisering #2 mislukt, worden de taken in Automatisering #1 nog steeds voltooid. Alleen taken in Automatisering #2 moeten opnieuw worden gestart.