Een samenwerkingsmodel opzetten

Een goed gedefinieerd en gestructureerd samenwerkingsmodel staat centraal in de efficiënte werking van een fusieteam. In deze sectie wordt ingegaan op de factoren die kunnen bijdragen aan dit succes, zoals goed gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden, een gestructureerd zakelijk ritme, betrouwbare communicatiekanalen en een toegankelijk documentatieportaal.

Rollen en verantwoordelijkheden definiëren

Om een efficiënt fusieteam te creëren, moet u eerst duidelijke rollen en verantwoordelijkheden vaststellen. De belangrijkste benadering is om klein te beginnen en alleen meer rollen en medewerkers in te voeren als dat nodig is. Gebruik kleinere doelen om op succes voort te bouwen en de waarde van het fusieteammodel aan te tonen voordat u ambitieuzere projecten probeert.

Uw team moet minimaal de volgende medewerkers en rollen bevatten:

• De producteigenaar – doorgaans is dit de persoon die verantwoordelijk is voor het succes van de projecten. Hij of zij zal ook het duidelijke en overtuigende doel definiëren of die visie samen met de rest van het team ontwikkelen.
• De domeinexpert – dit is het bedrijfskundige lid van het team dat zowel de uitdaging als de oplossing begrijpt en kan verwoorden. Met de eenvoud van de low-code benadering van Power Apps zou hij of zij in staat moeten zijn om het beste te halen uit de weg naar het creëren van die oplossing.
• De professionele ontwikkelaar – de professionele ontwikkelaar neemt de oplossing van de domeinexpert en geeft deze voldoende ondersteuning door middel van code om de beoogde functionaliteit te leveren (en niets meer) indien nodig.
• De beheerder – dit teamlid faciliteert integratie- en ondersteuningsscenario's en voert ondertussen beheertaken op de back-end uit. Eventuele verdere ondersteuning in tijd en expertise die het kernteam nodig heeft, kan op flexibele basis worden ingezet, in plaats van als vast lid van de groep. Deze aanpak zorgt voor een efficiënte werking van het fusieteam en biedt tegelijkertijd toegang tot meer resources die de producteigenaar nodig heeft om het team zijn doelen te laten bereiken.

Een ritme van het bedrijfsmodel tot stand brengen

Het synchroniseren van operationele ritmes met betrekking tot app-ontwikkeling in het fusieteam kan de teameffectiviteit verbeteren door af te stemmen op de volgende structuur:

• Definieer een herhalende agenda-afspraak voor teamsynchronisatie. Voor de meeste teams zijn wekelijkse of tweewekelijkse statusupdatebijeenkomsten prima. Plan bijeenkomsten echter niet omwille van het houden van bijeenkomsten en probeer de frequentie ervan dicht bij deadlines te vermijden, omdat die aanpak contraproductief kan zijn.
• Houd u aan de afgesproken werktijden. Idealiter wordt uw team bij elkaar geplaatst, hoewel fusieteams ook effectief kunnen werken in verschillende geografische gebieden en tijdzones. Wat de werkafspraken ook zijn, zorg ervoor dat iedereen het doel en de duur van de werktijdens begrijpt en die grenzen respecteert.
• Creëer een weekritme. Het wekelijkse ritme van het team moet solowerk, gezamenlijke interacties en, indien nodig, effectieve bijeenkomsten omvatten. Deze bijeenkomsten dienen een specifiek doel te hebben, zoals:
  • Bereikbesprekingen – om teams samen te brengen over nieuwe initiatieven.
  • Beoordelingen van gebruikerservaringen - om app-ontwerp en mockups te bespreken. Bijeenkomsten om andere bijeenkomsten te plannen, bijeenkomsten in plaats van e-mails of chatberichten, of bijeenkomsten zonder een duidelijk omschreven doel zijn funest voor de productiviteit.
• Werk efficiënt. Het team moet intern afstemmen om de meest bruikbare oplossing te creëren. Deze afstemming moet de mogelijkheid omvatten om componenten die anderen hebben gebouwd opnieuw te gebruiken.
• Zorg voor een consistente voortgang naar het doel. Om ervoor te zorgen dat het team zijn doelen bereikt, is het essentieel dat iedereen samenwerkt om dat resultaat te bereiken. Voor fusieteams die werken met Power Apps, houdt handhaven van deze voortgang in: vastleggen en begrijpen van gebruikersfeedback, prioriteren van de backlog en opstellen en onderhouden van een holistische routekaart van het hele project.
• Genereer een ondersteuningsmatrix. Een ondersteuningsmatrix biedt een gestructureerde aanpak voor het verkrijgen van de nodige ondersteuning om vooruitgang te boeken in de richting van de algemene doelen van het team. Een onvermijdelijke uitdaging voor bedrijfstechnologen die direct apps bouwen, is wanneer ze de grenzen van hun kennis en vaardigheden bereiken. Met wie nemen ze op dat moment contact op en hoe doen ze dat? Hoe gaan ze om met een bugrapport van een gebruiker? Deze matrix moet aangeven hoe ze een ondersteuningsticket kunnen opstellen om het juiste team te betrekken bij het diagnosticeren en oplossen van een probleem, op basis van de ernst van het probleem. Voor elk ondersteuningsscenario verduidelijkt deze matrix het pad voor escalatie en probleemoplossing.

Definieer hoe het team communiceert

Het standaardiseren van teamcommunicatie is een ander essentieel onderdeel voor het handhaven van een efficiënte werking. Alle teamleden moeten weten hoe het team verbinding maakt, met name in asynchrone modi in verschillende tijdzones. Uw communicatiestrategie moet rekening houden met de volgende gebieden:

• Kanalen. Welke kanalen zal het team gebruiken voor primaire en secundaire communicatie? Wat zijn de voor- en nadelen van elk ervan? Wanneer er veel keuze is, is het simpelweg gebruiken van e-mail misschien niet de beste oplossing en kunnen opties als Microsoft Teams zorgen voor meer duidelijkheid, betere traceerbaarheid en hogere responspercentages.
• Meldingstypen. Hoe gaat u uw team op de hoogte stellen van updates of gebeurtenissen waarop actie ondernomen moet worden?
• Omvang en frequentie van berichten. Hoe vaak informeert u uw team? Een dagelijkse mededeling kan een nuttige samenvatting bieden van wat er die dag is gebeurd, maar voor sommige berichten kan eerder actie nodig zijn. De meeste kenniswerkers worden overladen met e-mails. Zorg voor een balans tussen frequentie en omvang om te voorkomen dat teamleden worden overspoeld met projectgerelateerde berichten.
• Automatisering. Hoe automatiseert u het communicatieproces? Gestandaardiseerde e-mailsjablonen, bots en gebeurteniswaarschuwingen kunnen allemaal van nut zijn, maar moeten op verantwoorde wijze worden gebruikt om het vermogen tot reageren teamleden niet te overbelasten.
• Goede communicatieve vaardigheden. Niet iedereen in een team zal hetzelfde niveau van communicatieve vaardigheden hebben, maar iedereen kan zich verbeteren. Eenvoudige benaderingen, zoals het kiezen van een goed onderwerp voor een e-mail, bepalen in sterke mate hoe goed het team op dat bericht reageert. Moedig eenvoudig en effectief schrijven aan in alle communicatie. Als er acties zijn die teamleden moeten uitvoeren, wees dan specifiek en noem die acties in de onderwerpregel.

Een voorbeeld van hoe u effectieve communicatieve vaardigheden kunt gebruiken, is waar u een tabeldefinitie moet wijzigen in Dataverse, zoals het toevoegen van meerdere velden. Wanneer u een kennisgeving van deze voorgenomen wijziging verzendt, moet het team begrijpen dat als ze niet binnen een redelijke termijn reageren, dit niet reageren betekent dat ze ermee instemmen. Gestandaardiseerde en logische communicatieprocessen helpen de efficiëntie te verbeteren en de verwachte resultaten te leveren.

Publiceer een documentatieportaal

Documentatie is niet zomaar een optioneel onderdeel van elk project - het is essentieel voor communicatie, samenwerking, ondersteuning en doorlopende activiteiten. Code met commentaar is goede code en het maken van uitgebreide verklarende en trainingsdocumentatie is een essentieel onderdeel van de implementatie- en leerfasen van elk fusieproject.

• Toepassingscatalogus. De toepassingscatalogus is een matrix of tabel die een overzicht en ordening geeft van alle toepassingen binnen de verantwoordelijkheid van een bepaald team. De catalogus bevat alle respectievelijke eigenaren uit de sectie met rollen en verantwoordelijkheden. Een belangrijke functie is ervoor te zorgen dat het team precies weet wie wat bezit, waardoor het proces om contact op te nemen met het juiste teamlid voor specifieke antwoorden wordt vereenvoudigd.
• Technische vragen. Uw team moet een opslagplaats bijhouden met veelgestelde (of zelfs niet zo vaak gestelde) technische vragen over de werking van de app. Deze vragen moeten redelijk zijn, waarbij de antwoorden goed geschreven en toegankelijk zijn.
• Procedures. Procedurehandleidingen zijn direct en gemakkelijk te volgen procedures die eenvoudige antwoorden bieden op veelvoorkomende installatie- en bedieningsvragen. Meestal beantwoordden ze een specifieke vraag, zoals 'Hoe begin ik met het maken van een nieuwe app?'
• Kennismaking Kennismakingsinstructies zijn documenten bedoeld voor intern gebruik die zijn ontworpen om nieuwe teamleden te helpen. Deze documentatie bevat informatie zoals toegangsaanvragen, deelname aan e-maildistributielijsten, het instellen van en abonneren op waarschuwingen, enzovoort.

Aanbevolen procedures

De volgende best practices zouden moeten helpen bij het definiëren van grenzen en benaderingen voor efficiënt werken binnen fusieteams.

Verantwoordelijkheid

Hoewel door de maker geleide ontwikkelings- en fusieteams snelle ontwikkeling en implementatie van applicaties mogelijk maken, is het van vitaal belang om ervoor te zorgen dat deze inspanning openlijk is en wordt uitgevoerd in samenwerking met de IT-afdeling. Makers moeten verantwoording afleggen aan IT om problemen met de groei van schaduw-IT-systemen te helpen voorkomen.

Daarom moet IT gewaarschuwd worden als een maker een app gaat bouwen. Deze melding vergemakkelijkt op zijn beurt het ontwikkelingsproces, omdat IT de maker en het fusieteam passende ondersteuning kan bieden, zodat ze goed ontworpen apps kunnen maken die goed worden beveiligd en beheerd.

Automatisering

Een goed geïmplementeerde automatisering kan de productiviteit een enorme boost geven. Een voorbeeld van hoe u het succes van de implementatie van oplossingen kunt vergroten, is door de vereiste controles in implementaties met meerdere oplossingen te automatiseren. Deze geautomatiseerde controles kunnen het volgende omvatten:

• Verificatie van de oplossingsversie, waarbij elke implementatie een bijgewerkt versienummer gebruikt, waardoor problemen bij het oplossen van problemen worden vermeden.
• Dubbele verbindingsverwijzingen.
• Ontbrekende verbindingsverwijzingen.
• Dubbele componenten.

De oplossing voor PR-controle bevat een voorbeeld van hoe u deze automatisering effectief kunt integreren.

Rapportage

Fusion Teams en door de maker ontwikkelde apps moeten aansluiten bij een data-first benadering, wat inhoudt dat apps worden gebouwd waar het mogelijk is om het succes direct te volgen. Om dit resultaat te bereiken, is goede instrumentatie nodig die de mogelijkheid biedt om te ontdekken wat het team goed doet, samen met analyse van deze feedback om nauwkeurige beoordelingen van de effectiviteit van een bepaalde app te genereren. Om dit resultaat te bereiken, moet u:

• Toepassingen bijhouden en beoordelen. Dat iemand iets nuttig of een goed idee vindt, betekent niet automatisch dat iedereen het bruikbaar zal vinden. Teams moeten de bruikbaarheid van de app bewaken en hun functionaliteit bepalen om er zeker van te zijn dat nieuwe ontwikkelingen nuttig zijn en naar behoren functioneren.
• Stimuleer gezond verstand. Met andere woorden, bouw geen apps omdat het kan, maar bouw ze alleen voor een specifieke zakelijke behoefte.

Volgende stap: Beheer van gezamenlijke ontwikkeling opzetten