Ruimten en werkruimten configureren voor Ruimte zoeken in Outlook

Opmerking

Dit artikel is alleen bedoeld voor Exchange-beheerders en Microsoft 365-beheerders. Zie Planningsassistent en Ruimte zoeken gebruiken voor vergaderingen in Outlook voor informatie over het gebruik van Ruimte zoeken om vergaderruimten en werkruimten te reserveren.

Room Finder is een webfunctie waarmee uw gebruikers beschikbare vergaderruimten en werkruimten kunnen vinden die geschikt zijn voor hun gebruik. Elke vergaderruimte en werkruimte moeten worden ingesteld in Exchange Online, zodat deze wordt weergegeven in Ruimte zoeken. Elk van deze ruimten is geconfigureerd voor een mailbox voor vergaderruimten of een mailbox voor werkruimte als een specifiek type bronnenpostvak. Als u deze ruimten wilt reserveren, moeten gebruikers het bijbehorende postvak opnemen in hun vergaderverzoek.

Omdat ruimten en werkruimten fysieke locaties zijn en er meerdere dergelijke ruimten in een gebouw kunnen zijn, kunt u deze ruimten het beste indelen in logische groepen die ruimtelijsten worden genoemd om ze eenvoudig te beheren in Ruimte zoeken.

Elke kamerlijst is een speciaal aangewezen distributiegroep. Leden zijn de resourcepostvakken voor elke ruimte en werkruimte die in de lijst zijn opgenomen. Hoewel er geen vaste limiet is voor het aantal ruimten en werkruimten dat kan worden toegevoegd aan een lijst met ruimten, is het maximum aantal ruimten en werkruimten dat kan worden geretourneerd in een zoekopdracht op Ruimte zoeken 100. Om optimale prestaties te garanderen, beperkt u elke lijst met kamers tot maximaal 50 postvakken voor kamers en postvakken voor werkruimtes.

Lijsten met ruimten kunnen worden ingedeeld op basis van de volgende elementen:

• Gebouwen
• Vloerbereiken binnen een gebouw
• Vleugels binnen een gebouw
• Vergelijkbare kamers in een gebouw

Eigenschappen instellen voor ruimten en werkruimten

Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van Room Finder is dat u kunt bladeren naar ruimten en werkruimten op stad en lijst met ruimten. Vervolgens kunt u deze resultaten verder verfijnen door te filteren op de faciliteiten die deze ruimten bieden, zoals vergaderapparaten en toegankelijkheidsfuncties.

Belangrijk

Om Ruimte zoeken effectief te laten werken, is het belangrijk dat u de kenmerken voor ruimten en werkruimten configureert. Zorg ervoor dat u de eigenschappen Plaats, Verdieping en Capaciteit configureert. De andere kenmerken kunnen zo worden geconfigureerd dat ze geschikt zijn voor elke ruimte en werkruimte.

Nadat u de eigenschappen Plaats, Verdieping en Capaciteit voor alle ruimten en werkruimten hebt ingesteld, kunt u door lijsten met ruimten bladeren door een specifieke stad in Ruimte zoeken en ruimten en werkruimten filteren op capaciteit en verdiepingsniveau waarop ze zich bevinden. U kunt eventueel ook de eigenschap FloorLabel instellen om een beschrijvende naam op te geven voor de vloerinformatie zoals Ground, Basement, Lobby, etc. Het is echter belangrijk dat elke lijst met ruimten alleen ruimten en werkruimten uit dezelfde stad bevat.

Als de ruimten en werkruimten in een lijst met ruimten afkomstig zijn van verschillende steden, wordt de lijst met ruimten alleen weergegeven in de resultaten wanneer u filtert op de stad waarin de meeste kamers en werkruimten zich bevinden. Als een lijst met ruimten bijvoorbeeld Room1 in Plaats A, Room2 in Plaats A en Kamer 3 in Plaats B bevat, wordt de lijst met ruimten alleen weergegeven wanneer u filtert op ruimten in Plaats A.

Ruimte zoeken geeft ruimtelijsten weer als de waarden voor het filter Gebouw . De eigenschap Gebouw wordt niet gebruikt die kan worden opgegeven voor ruimten en werkruimten. Lijsten met ruimten helpen bij het ondersteunen van achterwaartse compatibiliteit voor bestaande ruimtelijsten. Om ervoor te zorgen dat de vooruitwaartse compatibiliteit gewaarborgd is, raden wij u aan de eigenschap Gebouw in te vullen wanneer u kamers en werkruimten configureert.

Gebruik de eigenschap Tags als u informatie wilt toevoegen over functies in de ruimten en werkruimten die specifiek zijn voor uw organisatie, zoals koffieautomaat en vergadertafels. De tags die u definieert, worden weergegeven in de vervolgkeuzelijst voor het filter Onderdelen in Ruimte zoeken.

Opmerking

Het duurt 24 tot 48 uur voordat deze instellingen van kracht worden nadat u deze hebt geconfigureerd of gewijzigd. Tijdens deze periode worden de verwachte resultaten mogelijk niet weergegeven in Room Finder.

Lijst met taken voor het instellen van ruimten en werkruimten

Als u ruimten en werkruimten correct wilt instellen, moet u de volgende taken uitvoeren:

1. Stel ruimten in en maak postvakken voor vergaderruimten en werkruimtepostvakken, indien van toepassing.

   Als u postvakken voor vergaderruimten in een hybride omgeving moet instellen, raadpleegt u de sectie Postvakken en lijsten voor vergaderruimten instellen in hybride omgevingen .

2. Configureer eigenschappen zoals CountryOrRegion, State, City, Building, Floor, FloorLabel en Capacity voor de ruimten en werkruimten.

3. Maak ruimtelijsten en voeg kamers en werkruimtes eraan toe.

Denk bijvoorbeeld aan een organisatie die gebruikmaakt van contoso.com als domein, moet u vergaderruimten en werkruimten instellen in Gebouw A. Dit gebouw bevindt zich in de stad Seattle in de staat Washington in de Verenigde Staten van Amerika. Als Gebouw A in totaal 50 kamers en werkruimten heeft op drie verdiepingen, moet u de volgende taken uitvoeren, zodat uw gebruikers deze ruimten kunnen vinden in Room Finder:

1. Maak een postvak voor een vergaderruimte en stel 'Seattle' in als de plaats 'Washington' als de staat 'Verenigde Staten', 'Verenigde Staten van Amerika' als de CountryorRegion, een capaciteitswaarde voor de capaciteit voor de eigenschap Capaciteit en waarden voor de eigenschappen Floor en FloorLabel . Als room1 zich op verdieping 1 bevindt en een capaciteit van 5 heeft, voert u de volgende cmdlets uit:

   New-Mailbox -Organization contoso.com -Name room1 -DisplayName "Conference Room 1" -Room
   
   Set-Place room1@contoso.com -CountryOrRegion "US" -State "Washington" -City "Seattle" -Floor 1 -FloorLabel “Ground” -Capacity 5
   

Opmerking: Gebruik in de cmdlet Set-Place de eigenschap Floor om de vloer op te geven waar een ruimte of werkruimte zich bevindt. Gebruik in het resourcetype Locaties-API-ruimte de parameter FloorNumber .

1. Maak een werkruimtepostvak voor elke werkruimte in het gebouw en stel 'Seattle' in als stad, 'Washington' als de staat', 'Verenigde Staten van Amerika' als countryOrRegion, een werkruimtecapaciteitswaarde voor de eigenschap Capaciteit en waarden voor de eigenschappen Floor en FloorLabel . Als workspace1 zich op verdieping 1 bevindt en een capaciteit van 5 heeft, voert u de volgende cmdlets uit:

   New-Mailbox -Organization contoso.com -Name workspace1 -DisplayName "Workspace 1" -Room | Set-Mailbox -Type Workspace 
   
   Set-Place workspace1@contoso.com -CountryOrRegion "US" -State "Washington" -City "Seattle" -Floor 1 -FloorLabel "Ground" -Capacity 5
   

   U kunt ook automatische evaluatie van werkruimtecapaciteit instellen door de volgende cmdlet uit te voeren:

   Set-CalendarProcessing workspace1@contoso.com -EnforceCapacity $true
   

2. Selecteer een van de volgende opties:

   • Maak een lijst met ruimten die gebruikmaakt van een naam, zoals Gebouw A, en voeg alle 50 ruimten en werkruimten eraan toe. Voer de volgende cmdlets uit om de lijst met ruimten te maken en room1 toe te voegen:

     New-DistributionGroup -Organization contoso.com -Name "Building A" -RoomList -ManagedBy admin@contoso.com
     
     Add-DistributionGroupMember -Identity BuildingA@contoso.com -Member room1@contoso.com
     

   • Maak een andere lijst met ruimten voor elke verdieping van het gebouw, zoals Gebouw A-Verdieping 1, en voeg alle ruimten en werkruimten op elke verdieping toe aan de bijbehorende lijst met ruimten. Voer de volgende cmdlets uit:

     New-DistributionGroup -Organization contoso.com -Name "Building A-Floor 1" -RoomList -ManagedBy admin@contoso.com
     
     Add-DistributionGroupMember -Identity BuildingA-Floor1@contoso.com -Member room1@contoso.com
     

Voor de ruimte met de naam room1:
Het primaire SMTP-adres is room1@contoso.com.
De weergegeven naam in Room Finder is Conference Room 1.

Voor de lijst met ruimten met de naam Gebouw A:
Het primaire SMTP-adres is BuildingA@contoso.com.
De weergegeven naam in Room Finder is Building A.

Voor de lijst met ruimten met de naam Gebouw A-Floor 1:
Het primaire SMTP-adres is BuildingAFloor1@contoso.com.
De weergegeven naam in Room Finder is Gebouw A-Floor 1.

De eigenschappen voor ruimten en werkplekken controleren

Als een ruimte of werkruimte die is geconfigureerd, niet wordt weergegeven in de resultaten in Ruimte zoeken, controleert u of deze juist is geconfigureerd.

Voer de volgende opdrachten uit op de ruimtelijst waartoe het postvak van de ruimte of het postvak van de werkruimte behoort:

$FormatEnumerationLimit=-1

Get-DistributionGroup -Identity BuildingA@contoso.com

Get-DistributionGroupMember -Identity BuildingA@contoso.com

$members = Get-DistributionGroupMember -Identity BuildingA@contoso.com | select Name | foreach {Get-Place -Identity $_.Name | Format-List}

$members

Als u de volgende resultaten ziet in de uitvoer van deze cmdlets, zijn de ruimte of werkplek correct ingesteld:

• Voor alle ruimtes en werkruimtes is het segment van het SMTP-adres dat volgt op het teken @ identiek aan het SMTP-adres dat wordt vermeld voor de lijst met ruimtes in de eigenschap Locaties.

• Alle ruimten en werkruimten hebben dezelfde waarde voor de eigenschap City .

Als u deze resultaten niet ziet voor alle ruimten en werkruimten, configureert u de eigenschappen alleen opnieuw voor de ruimten en werkruimten die niet dezelfde resultaten hebben als de andere.

Ruimten en werkruimten zoeken

Nadat de eigenschappen voor de ruimten en werkruimten correct zijn geconfigureerd en zijn gegroepeerd in lijsten met ruimten, kunnen gebruikers deze waarden zien in de volgende Outlook-clients:

• Outlook voor Windows
• Webversie van Outlook
• Outlook voor Mac
• Outlook voor iOS
• Outlook voor Android

Zie voor meer informatie over hoe u de Ruimtezoeker in deze clients gebruikt, De Planningsassistent en Ruimtezoeker gebruiken voor vergaderingen in Outlook.

Postvakken en lijsten voor vergaderruimten instellen in hybride omgevingen

Als u een hybride omgeving hebt met on-premises Exchange Server en Exchange Online, gebruikt u de volgende instructies om postvakken en lijsten met vergaderruimten in te stellen:

• Maak een lijst met ruimten op een on-premises server en synchroniseer deze naar de cloud. 
• Maak een on-premises postvak voor vergaderruimten en synchroniseer dit met de cloud. 
• Maak een extern gesynchroniseerd postvak voor vergaderruimten in Exchange Online door de New-RemoteMailbox cmdlet samen met de -Room switch in Exchange Management Shell uit te voeren.
• Voeg zowel het postvak van de on-premises ruimte als het externe gesynchroniseerde postvak voor vergaderruimten toe aan de lijst met on-premises ruimten door de Add-DistributionGroupMember cmdlet uit te voeren in Exchange Management Shell.
• Configureer de eigenschappen voor beide postvakken in vergaderruimten met behulp van de Set-User cmdlet in Exchange Management Shell.