Problemen met het archiveren en verwijderen van e-mail oplossen bij het gebruik van bewaarbeleid

• Van toepassing op:

  Exchange Online, Microsoft Purview

In dit artikel worden enkele veelvoorkomende problemen besproken die voorkomen dat berichtenrecordbeheer (MRM) e-mailberichten correct verwijdert of archivert in Exchange Online. Het biedt ook stappen om de hoofdoorzaak te identificeren en de problemen op te lossen.

Notitie

• Deze stappen voor probleemoplossing zijn ook van toepassing op hybride Implementaties van Exchange waarin het primaire postvak on-premises wordt gehost en het archiefpostvak zich in Exchange Online bevindt. Voer in dergelijke implementaties deze stappen uit met behulp van de on-premises Exchange Management Shell.
• In Exchange Online is MFA (Managed Folder Assistant) ingesteld op het verwerken van postvakken ten minste één keer per zeven dagen. Hoewel MFA meestal postvakken elke dag verwerkt, kan het tot zeven dagen duren voordat het proces is voltooid. In plaats van te wachten tot het proces wordt uitgevoerd, kunt u dit afdwingen door de Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID> cmdlet uit te voeren.
• MRM verwerkt geen postvakken die kleiner zijn dan 10 MB.
• Als het account is uitgeschakeld en het postvaktype normaal is, verwerkt MRM het postvak niet. Daarom worden alle volgende bewaringen die worden toegepast, niet weergegeven in de diagnostische logboeken voor postvak voor bewaring bijhouden.

Veelvoorkomende oorzaken

Er zijn verschillende redenen waarom MRM een postvak mogelijk niet verwerkt zoals verwacht. Bijvoorbeeld:

• Het postvak wordt in bewaring geplaatst. Dat wil zeggen dat de eigenschap RetentionHoldEnabled van het postvak is ingesteld op Waar. Het postvak wordt bijvoorbeeld gemigreerd met behulp van de PST Import-service.
• De eigenschap ElcProcessingDisabled van het postvak is ingesteld op Waar. Met deze instelling voorkomt u dat MFA het postvak helemaal verwerkt.
• Het postvak heeft een bewaartag toegepast, maar de tag is momenteel uitgeschakeld. Berichten in het postvak worden daarom nooit gearchiveerd of verwijderd.
• Het postvak dat moet worden verwerkt, is groot en bevat veel items. Dit kan ertoe leiden dat MFA inhoud met een tragere snelheid archiveert of verwijdert.
• Het bewaarbeleid dat op het postvak wordt toegepast, bevat alleen persoonlijke tags. Als de gebruiker deze tags niet handmatig toepast, kan MRM het postvak mogelijk niet verwerken.

Probleemoplossing

Controleer de eigenschap RetentionHoldEnabled van het postvak

Gebruik de cmdlet Get-Mailbox om de eigenschap RetentionHoldEnabled van het postvak op te halen. Als de eigenschap is ingesteld op Waar, stelt u deze in op Onwaar.

Controleer de eigenschap ElcProcessingDisabled van het postvak

Gebruik de cmdlet Get-Mailbox om de eigenschap ElcProcessingDisabled van het postvak op te halen. Als de eigenschap is ingesteld op Waar, stelt u deze in op Onwaar. Zie Het verschil tussen ElcProcessingDisabled en RetentionHoldEnabled voor meer informatie over deze eigenschap.

Controleer het bewaarbeleid en de tags die worden toegepast op het postvak

Gebruik de cmdlets Get-RetentionPolicyTag, Get-RetentionPolicy en Get-Mailbox om bewaarbeleid en tags te controleren die zijn toegewezen aan het betreffende postvak.

Hieronder volgen een aantal voorbeelden:

• Voer de volgende cmdlet uit om alle bewaarbeleidsregels voor uw Exchange Online-tenant op te halen:

  Get-RetentionPolicy
  

• Voer de volgende cmdlet uit om te controleren welke beleidstags worden toegevoegd aan het MRM-beleid dat is toegewezen aan het postvak:

  Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks
  

• Voer de volgende cmdlet uit om de eigenschap RetentionHoldEnabled van het postvak en het toegewezen bewaarbeleid op te halen:

  Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*
  

• Voer de volgende cmdlet uit om te controleren in welke persoonlijke retentietags de gebruiker zich heeft aangemeld, naast tags die al zijn opgenomen in het toegewezen bewaarbeleid:

  Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox
  

• Voer de volgende cmdlet uit om de details van een bepaalde tag voor bewaarbeleid te bekijken:

  Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl
  

Let op bewaartags die zijn uitgeschakeld of waarvoor de acties zijn ingesteld om nooit naar archief te gaan of nooit te verwijderen. De duur die aan een tag is toegewezen, is een belangrijke factor bij het bepalen van de prioriteit ervan. Controleer daarom op tags met de langste tijdsduur, zoals nooit verplaatsen naar archiveren of nooit verwijderen, omdat deze tags voorrang hebben op andere tags die worden toegepast.

Notitie

De standaardtag voor archiefbeleid die van toepassing is op het hele postvak, is ook van toepassing op Agenda, Taken en Notities. U kunt geen persoonlijke archieftag toepassen waarvoor de actie Nooit naar deze mappen is verplaatst. Uitzondering: U kunt tags toepassen op Notities met behulp van webversie van Outlook. Zie Standaardmappen die ondersteuning bieden voor tags voor bewaarbeleid voor meer informatie.

Controleren op standaardarchief en standaardretentie in het postvak

Controleer of er een standaardarchief- of standaardretentiebeleidstag wordt toegepast op het postvak. Als dat het geval is, controleert u of:

• Er zijn eerder geen persoonlijke archiverings- of retentietags toegepast op mappen die nooit naar het archief zijn verplaatst of nooit de actie verwijderen .
• Er zijn geen uitgeschakelde of standaardarchief- of retentietags toegepast op het hele postvak.
• De standaardarchieftag (of andere beleidstags die zijn toegepast) bestaat in de lijst met retentiebeleidstags die zijn opgenomen in de eigenschap PR_ROAMING_XMLSTREAM. Als er een tag ontbreekt, verwijdert u de IPM. Configuration.MRM-bericht met de eigenschap PR_ROAMING_XMLSTREAM en gebruik de cmdlet Start ManagedFolderAssistant samen met de -FullCrawl schakeloptie voor het betreffende postvak. Hiermee wordt de IPM opnieuw gegenereerd. Configuration.MRM verborgen bericht en werkt de PR_ROAMING_XMLSTREAM bij om de nieuwe beleidstag te hebben.

U kunt MFCMAPI gebruiken om de eigenschap PR_ROAMING_XMLSTREAM te controleren door de volgende stappen uit te voeren:

1. Stel het betreffende postvak in Outlook in.
2. Download MFCMAPI. Als u de 64-bits versie van Outlook gebruikt, downloadt u de 64-bits build. Download anders de 32-bits build.
3. Open MFCMAPI, selecteer Extra>opties en selecteer vervolgens MAPI_NO_CACHE en MDB_ONLINE.
4. Selecteer Sessieaanmelding>, selecteer het profiel dat het betreffende postvak bevat en selecteer vervolgens OK.
5. Dubbelklik op het betreffende postvak en vouw de hoofdcontainer>boven aan het informatiearchief uit.
6. Klik boven aan het informatiearchief (of het equivalent ervan als het postvak van de gebruiker is ingesteld op een andere taal dan Engels) met de rechtermuisknop op Postvak IN en selecteer vervolgens De bijbehorende inhoudstabel openen.
7. Sorteer het bovenste deelvenster op de kolom Berichtklasse en selecteer VERVOLGENS IPM. Configuration.MRM.
8. Sorteer in het onderste deelvenster op de kolom Naam en zoek de eigenschap PR_ROAMING_XMLSTREAM .
9. Dubbelklik op PR_ROAMING_XMLSTREAM, kopieer de XML in de sectie Tekst , plak deze in Kladblok en sla de inhoud op als een .xml bestand.
10. Open het .xml-bestand in een webbrowser om de werkelijke tags voor bewaarbeleid te zien die op het postvak worden toegepast.

Controleren op persoonlijke tags die zijn toegepast op mappen of afzonderlijke items

U kunt MFCMAPI ook gebruiken om te controleren of persoonlijke archief- of bewaartags correct zijn toegepast op mappen. Hiervoor gebruikt u vergelijkbare stappen die hierboven worden genoemd, selecteert u de betreffende map en controleert u de eigenschappen voor archieftags of retentietags. U kunt dit ook doen voor afzonderlijke e-mailberichten.

Als u te maken hebt met een standaardarchiefbeleid dat van toepassing is op het hele postvak, ziet u geen archiefbeleidseigenschappen, zoals:

• PR_ARCHIVE_TAG
• PR_ARCHIVE_PERIOD
• PR_ARCHIVE_DATE
• PR_POLICY_TAG
• PR_RETENTION_DATE

Deze eigenschappen zijn alleen zichtbaar als een persoonlijke archieftag, standaardretentietag voor mappen of persoonlijke bewaartag wordt toegepast.

De statistieken van de primaire postvak- en archiefpostvakmap verzamelen

Voer de volgende opdrachten uit om informatie te verzamelen over de oudste items en beleidsregels die worden toegepast:

• Voor het primaire postvak:

  Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csv
  

• Voor het archiefpostvak:

  Get-MailboxFolderStatistics -Identity  <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv
  

Zoek in de uitvoer van de opdracht naar het item met de vroegste ontvangen datum in een bepaalde map. Gebruik de volgende richtlijnen:

• Controleer de OudsteItemReceivedDate van alle mappen die zich onder Het gegevensarchief bevinden, waaronder Postvak IN, Verzonden items, Ongewenste e-mail en een van de door de gebruiker gemaakte submappen. Verwijder verwijderde items, contactpersonen, agenda (alleen terugkerende vergaderingen) en taken (alleen terugkerende taken). Vergelijk vervolgens de waarde OldestItemReceivedDate met de waarde Retentieleeftijd die is opgegeven in het niet-werkende beleid.

  Notitie

  • Zie Bepalen van de leeftijd van verschillende typen items voor meer informatie over verwijderde items, terugkerende agenda-items en taken.
  • Contactpersonen worden niet verwerkt door bewaarbeleid omdat ze geen begin- of vervaldatumstempel hebben.

• Voor items die zich in de map Herstelbare items bevinden, controleert u in plaats daarvan de OudsteItemLastModifiedDate en vergelijkt u deze met de eigenschap RetainDeletedItemsFor die is ingesteld voor het betreffende postvak.

Controleer in de uitvoer ook welke beleidsregels worden toegepast op de mappen en bepaal of uitgeschakelde persoonlijke tags, actieve persoonlijke tags of zelfs nalevingsbeleidsregels voor bewaren het verwachte beleid overschrijven. Bekijk de volgende kolommen:

• DeletePolicy
• ArchivePolicy
• CompliancePolicy
• RetentionFlags

Deze kolommen geven aan of een standaardretentietag voor mappen, een persoonlijke bewaartag of een persoonlijke archieftag wordt toegepast op de mappen. De kolom RetentionFlags kan ook het volgende weergeven:

• Of een expliciete retentietag of archieftag wordt toegepast (expliciete tags geven aan dat het beleid handmatig wordt toegepast en niet wordt overgenomen)
• Of de map opnieuw moet worden gescand door de MFA

Notitie

Beleidsregels die worden toegepast op mappen in het archiefpostvak, worden meestal overgenomen van de mappen in het primaire postvak. Gebruikers kunnen echter een andere persoonlijke tag toepassen op een map in het archiefpostvak. Zie Een bewaartag toepassen op een map in het archief voor meer informatie.

De diagnostische logboeken van MRM controleren

Voer de volgende PowerShell-opdracht uit om het diagnostische LOGBOEK van MRM te verzamelen:

Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM

Controleer het logboek om te bepalen of er fouten zijn opgetreden bij het verwerken van het postvak door de MFA. Controleer de datum van de laatste fout om de relevantie van het huidige probleem te bepalen.

Notitie

Als het logboek foutbericht 'resource beschadigd' bevat, betekent dit dat de verwerking van het postvak wordt beperkt. Vanwege de grootte van het postvak en het aantal items dat het bevat, verwerkt MRM het postvak zeer langzaam. Helaas is beperking onvermijdelijk wanneer u met grote postvakken werkt.

Als u geen logboeken ziet en u een foutbericht krijgt met de tekst 'er zijn geen logboeken gevonden', betekent dit dat MRM het postvak zonder fouten heeft verwerkt.

Controleer ook de volgende aanvullende eigenschappen die kunnen aangeven of MFA de inhoud van het postvak heeft verwerkt:

• ElcLastRunUpdatedItemCount: het aantal afzonderlijke items dat is gelabeld of zonder vlag is getagd door MFA tijdens de laatste uitvoering
• ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount: het aantal items dat MFA heeft bijgewerkt met een archieftag op de laatste uitvoering
• ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount: het aantal items dat MFA heeft bijgewerkt met een verlooptag (verwijderen) bij de laatste uitvoering
• ElcLastRunDeletedFromRootItemCount: Het aantal items uit de map Verwijderde items dat is verlopen en die automatisch zijn verplaatst naar de map Herstelbare items
• ElcLastRunDeletedFromDumpsterItemCount: Het aantal items dat MFA heeft verwijderd uit de map Herstelbare items op de laatste uitvoering
• ElcLastRunArchivedFromRootItemCount: Het aantal items dat is verplaatst van Postvak IN of Boven aan informatiearchief van het primaire postvak naar Postvak IN of Boven aan Informatiearchief van het archiefpostvak
• ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount: Het aantal items dat is verplaatst van de map Herstelbare items van het primaire postvak naar de map Herstelbare items van het archiefpostvak
• ElcLastSuccessTimestamp: De laatste keer dat MFA het postvak zonder fouten heeft verwerkt (in het geval van MRM-beperking zijn deze fouten mogelijk tijdelijk. Dit betekent dat items nog steeds worden verplaatst of verwijderd, maar met een tragere snelheid dan normaal.)

Voer de volgende PowerShell-opdrachten uit om deze eigenschappen op te halen. Met deze opdrachten wordt de XML geparseerd en worden de eigenschappen van de levenscyclus van e-mail geretourneerd die beginnen met Elc.

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

Als u het probleem nog steeds niet kunt oplossen, neemt u contact op met Microsoft Ondersteuning.

Aanbevolen procedures

U wordt aangeraden het archiefpostvak in te schakelen voor een account direct nadat het is geplaatst in de bewaring van juridische procedures. Dit geldt vooral als de gebruiker veel e-mailverkeer heeft. Hierdoor kan voorkomen dat de map Herstelbare items vol raakt en gebruikers items verder kunnen verwijderen uit hun primaire postvak. Daarnaast wordt u aangeraden automatisch uitbreidende archivering in te schakelen, afhankelijk van de Microsoft 365-licentie van de gebruiker.

U ziet dat de map Herstelbare items van het primaire postvak niet het maximale quotum mag hebben, omdat MRM ook kan voorkomen dat items naar het archief worden verplaatst. Zie Exchange Online-limieten voor meer informatie over postvakmaplimieten en opslaglimieten voor postvakken.