Je gedeelde reserveringspagina instellen in Microsoft Bookings

Microsoft Bookings is een krachtig planningsprogramma waarmee bedrijven eenvoudig afspraken kunnen beheren. Een van de belangrijkste functies van Microsoft Bookings is de mogelijkheid om gedeelde reserveringen in te stellen. Met deze functionaliteit kunnen meerdere medewerkers afspraken behandelen, waardoor er meer flexibiliteit en efficiëntie is in het beheren van klantinteracties. In dit artikel lees je over de vier essentiële stappen die nodig zijn om gedeelde boekingen in te stellen in Microsoft Bookings.

Stappen om snel een gedeelde reserveringspagina te maken

Ga op de startpagina van Bookings naar de sectie Gedeelde reserveringen en selecteer Reserveringspagina maken. Je kunt een volledig nieuwe reserveringspagina maken of een bestaande reserveringspagina klonen. Selecteer Helemaal nieuw maken om een nieuwe gedeelde reserveringspagina te maken.

1. Voer je bedrijfsnaam in, upload je bedrijfslogo en werk je kantooruren bij. Houd er rekening mee dat de bedrijfsnaam hier het enige vereiste veld is. Alle andere details kunnen later worden geconfigureerd vanaf de pagina Bedrijfsgegevens. Deze sectie wordt uitgebreid besproken in Je bedrijfsgegevens invoeren in Microsoft Bookings.

   

2. Personeel uitnodigen, voeg je teamleden toe in deze sectie. Deze personen kunnen reserveringen voor het team bekijken en beheren op basis van de toegewezen teamrollen. Je kunt er ook voor kiezen om dit later te configureren.

   

3. Een service toevoegen, je kunt de lijst met services toevoegen die je wilt aanbieden of de standaardservice aanpassen die wordt weergegeven. Je kunt dit later configureren en doorgaan met de standaardservice.

   

4. Kies wie afspraken kan boeken, bepaal het controleniveau dat je aan je klanten wilt toewijzen voor het boeken van afspraken vanaf je reserveringspagina.

   

5. Selecteer Maken om het instellen van je reserveringspagina te voltooien. Als je in deze fase afsluit, wordt je voortgang niet opgeslagen.

   

6. Zodra je gedeelde reserveringspagina is ingesteld, kun je deze delen of verder configureren. Selecteer Aan de slag om je gedeelde reserveringspagina aan te passen aan jouw zakelijke vereisten.

   

Voer je bedrijfsgegevens in in Microsoft Bookings

In Microsoft Bookings bevat de pagina met bedrijfsgegevens alle gegevens die normaal gesproken op de pagina 'Over ons' van een bedrijf worden weergegeven. Deze gegevens omvatten een relevante naam, adres, telefoonnummer, website-URL, URL voor privacybeleid, logo en kantooruren.

De gegevens die je hier opgeeft, worden weergegeven op de pagina waarop klanten afspraken maken (ook wel de reserveringspagina genoemd) en in berichten en herinneringen die klanten ontvangen via Bookings.

Opmerking

Zie Toegang krijgen tot Microsoft Bookings om aan de slag te gaan. Zie Bookings in- of uitschakelen voor je organisatie om Bookings in of uit te schakelen.

Bedrijfsnaam en contactgegevens opgeven

1. Nadat je een gedeelde reserveringspagina hebt gemaakt, selecteer je Bedrijfsgegevens in het linkerdeelvenster.

2. Voer in de sectie Basisgegevens je bedrijfsnaam, adres en telefoonnummer in die je wilt gebruiken voor je reserveringspagina.

   

   Typ in Antwoorden van klanten verzenden naar, het voorkeurs-e-mailadres waar e-mailberichten voor reserveringsbevestigingen en herinneringen moeten worden doorgestuurd.

   Voer in het veld Website-URL, de URL van de startpagina van je bedrijf in.

   Voer de URL's voor het privacybeleid en de algemene voorwaarden in.

3. Voeg in de sectie Bedrijfslogo je bedrijfslogo toe als je deze nog niet hebt geüpload naar de Bookings-app.

4. Stel in de sectie Kantooruren de kantooruren in tijdens je operationele uren. Dit zijn de uren waarvoor alle reserveringen zijn beperkt. Andere tijdsbeperkingen voor wanneer afspraken kunnen worden geboekt, kunnen worden ingesteld voor elke service en voor elk personeelslid op de pagina's Services en Personeel.

   Gebruik de vervolgkeuzelijsten op de pagina Business information (Bedrijfsgegevens) om de begin- en eindtijd voor elke dag te selecteren. Klik op + om de kiezers voor de begin- en eindtijd toe te voegen.

   Standaard worden de kantooruren in de app Bookings-app ingesteld op 8:00 tot 17:00 van maandag tot en met vrijdag. Je kunt tijden opgeven in intervallen van vijftien minuten. De Bookings-app gebruikt de 12-uurs klok.

5. Klik op Opslaan.

Uren instellen voor een gesplitste werktijd

Het kan zijn dat je een bepaald deel van elke dag of week moet blokkeren vanwege vergaderingen, om de voorraad bij te werken of om andere gangbare taken uit te voeren. Met de Bookings-app kun je klantenafspraken beperken tot de door jou opgegeven tijdvakken.

Bijvoorbeeld, je hebt elke donderdag van 13:00 tot 14:30 een personeelsvergadering en je wilt deze tijd wilt blokkeren zodat jij en je personeelsleden de vergadering kunnen bijwonen. Tijd blokkeren voor taken:

1. Open de pagina Bedrijfsgegevens en selecteer onder Kantooruren een begin- en eindtijd voor donderdagen. In dit voorbeeld hebben we 8:00 tot 13:00 uur ingesteld.

2. Selecteer het plusteken ( +) om een nieuwe rij te maken voor donderdag.

   

3. Selecteer in de nieuwe rij 14:30 als begintijd en 18:00 als de eindtijd.

   

4. Klik op Opslaan.

   Wanneer een klant naar je reserveringspagina gaat, ziet deze dat je bedrijf op donderdagen gesloten is van 13:00 tot 14:30 uur.

Je logo uploaden

Als je je bedrijfslogo nog niet hebt geüpload naar de Bookings-app, kun je dit doen op de pagina Bedrijfsgegevens.

1. Op de pagina Bedrijfsgegevens onder Logo uploaden, selecteer Wijzigen.

2. Selecteer Foto uploaden.

   

3. Klik op Opslaan.