Playbook voor inkoop : aangepaste deals stimuleren in Azure Marketplace

Azure Marketplace biedt een uitstekende kans om uw investering in Azure te maximaliseren terwijl u ook andere oplossingen verkent die beter aansluiten bij uw behoeften. Echter, B2B-commerce in een cloudomgeving gaat gepaard met zijn eigen complexiteiten en overwegingen. Dit artikel bevat best practices voor inkoop voor het maximaliseren van het potentieel van Azure Marketplace.

Voordat u begint

Het is belangrijk om inzicht te hebben in de basisconcepten van Azure voordat u Azure Marketplace gebruikt. Deze concepten zijn onder andere:

• Factureringsaccounts en abonnementen: Een factureringsaccount beheert uw kosten en facturen, terwijl abonnementen de operationele entiteiten zijn waarop uw Azure-resources worden gebruikt. Elke factureringsrekening heeft een of meer abonnementen. Het is belangrijk om te weten dat beheerdersmachtigingen voor een factureringsaccount geen machtigingen verleent voor de abonnementen en omgekeerd. Deze machtigingen worden onafhankelijk van elkaar geconfigureerd.

• Als u een product wilt kopen in de marketplace (gratis of betaald), moet u een resource implementeren en koppelen aan een Azure-abonnement. Het Azure-abonnement maakt deel uit van de primaire factureringseenheid op uw factuur. Dus moet u een abonnementseigenaar of inzender zijn om een aankoop te voltooien.

• Azure-abonnement en SaaS-abonnement zijn twee verschillende dingen. Een Azure-abonnement is een Azure-constructie voor de eerder beschreven doeleinden. Een SaaS-abonnement is een marketplace-product dat klanten gedurende een bepaalde periode aanschaffen. Het heeft zijn eigen levenscyclus en gedrag. U kunt één Azure-abonnement gebruiken om meerdere SaaS-abonnementen te kopen en te beheren.

• Wanneer u een overeenkomst voor een privéaanbieding met een uitgever aanvraagt, moet u uw factureringsrekening-id opgeven. De privéaanbieding is van toepassing op alle abonnementen onder het factureringsaccount dat u opgeeft.

Overzicht van accountinstellingen

In deze sectie vindt u een overzicht van de instellingen die nodig zijn om een aankoop te voltooien en hoe u deze kunt vinden.

Wat het kost om een aankoop te voltooien

Als u een aankoop van privéaanbiedingen wilt voltooien, moet u twee stappen uitvoeren: accepteren en kopen. Accepteren vereist beheerdersmachtigingen voor factureringsaccounts, terwijl voor aankoop abonnementseigenaar- of inzendermachtigingen zijn vereist.

Voor SaaS-producten wordt het activeren van een SaaS-abonnement uitgevoerd op de portal van de uitgever en zijn Microsoft Entra-machtigingen vereist voor het uitvoeren van eenmalige aanmelding bij niet-Microsoft-producten. Bekijk meer informatie over het configureren van gebruikersinstemmingen met toepassingen.

Uw machtigingen en accountinstellingen

U vindt uw abonnementsrechten en de factureringsrekening waaraan ze zijn gekoppeld in de Marketplace-tool voor de precheck van privé-aanbiedingen. Het scant uw account en geeft u de benodigde informatie over mogelijke instellingen die u moet aanpakken.

• Private Marketplace: als privé-marketplace is ingeschakeld voor uw tenant, moet het product dat u wilt kopen in de acceptatielijst staan.
• Azure-beleid, uw organisatie heeft mogelijk beleidsregels die de toegang tot de marketplace blokkeren of beleidsregels die specifieke tagging afdwingen bij het maken van een resource. Zie Private aanbiedingen vooraf controleren: resultaten van geschiktheidscontrolevoor meer informatie over het oplossen van dit probleem.

Nadat u het abonnement hebt gekozen, moet u ervoor zorgen dat uw abonnement is geregistreerd voor marketplace-resourceprovider of dat u het niet kunt gebruiken voor een implementatie. Ga in Azure Portal naar: Abonnementen > selecteer het abonnement > resourceproviders > filteren op het woord 'marketplace' > om te controleren of alle drie de resultaten zijn ingeschakeld voor Azure Marketplace.

Schermopname van de pagina hulpbronnenaanbieders, gefilterd op het woord marktplaats.

Ga naar Azure Portal en selecteer Cost Management & Billing>Billing Scopes> (selecteer het gewenste factureringsaccount) >Access Management (IAM)om uw machtigingen voor uw factureringsaccount te vinden.

Schermopname van de pagina Toegangsbeheer (IAM).

Als u het factureringsaccount dat u zoekt niet ziet, betekent dit dat u niet gemachtigd bent voor het account, inclusief alleen-lezenmachtigingen. Voor meer informatie, zie Factureringsaccounts en -bereiken in Azure portal.

Als u wilt controleren of u niet-Mircrosoft-toepassingen met eenmalige aanmelding kunt registreren, raadpleegt u het menu Microsoft Entra ID om te zien of gebruikers toepassingen kunnen registreren. Voor het activeren van uw SaaS-service zijn eenmalige aanmeldingsmachtigingen vereist voor niet-Microsoft-apps.

Zie Configureren hoe gebruikers toestemming geven voor toepassingenvoor meer informatie.

Als u niet over de benodigde machtigingen beschikt, moet u iemand in uw organisatie vinden die deze heeft. In sommige organisaties is er behoefte aan twee of drie verschillende personen die elk van de machtigingen hebben. Deze personen moeten de werkelijke acties uitvoeren om de aankoop te voltooien.

Instellingen voor voorkeursaankoop

We raden u aan om vooraf de abonnementen te identificeren waarin u de resource (bijvoorbeeld SaaS) wilt laten draaien. Controleer vervolgens wie machtigingen heeft voor de abonnementen. Als u liever een nieuw abonnement voor de aankoop maakt, maakt u dit vooraf en maakt u uzelf eigenaar van het abonnement.

Sommige klanten maken liever één bucket-abonnement voor alle marketplace-aankopen en geven de inkoopmedewerker hiervoor machtigingen. Hiermee kan de inkoopmedewerker alle transacties zelf voltooien. De aankopen kunnen later worden verplaatst naar andere abonnementen, zodat ze kunnen worden weergegeven onder de juiste kostenplaatsen.

Governance en controle van de voorraad van producten

Wilt u marketplace-producten binnen uw organisatie inschakelen, maar wilt u onbeperkte toegang tot de volledige marketplace-catalogus voorkomen? Azure Private Marketplace biedt een oplossing. Het helpt u om subsets van producten te cureren die zijn afgestemd op uw organisatie of zelfs specifieke teams op abonnementsniveau.

De Azure Private Marketplace werkt op drie fundamentele principes:

• U schakelt de privé-marketplace op tenantniveau in en alle marketplace-producten worden standaard geblokkeerd voor aankoop.
• Elke gebruiker binnen uw organisatie kan een aanvraag indienen om een product toe te voegen aan de acceptatielijst van de privémarktplaats.
• De Marketplace-beheerder ontvangt deze aanvragen en heeft de bevoegdheid om ze goed te keuren of af te wijzen.
• Privéaanbiedingen kunnen automatisch worden ingeschakeld in de marketplace, als u deze op deze manier hebt geconfigureerd.

Inkoopbeheer

Er zijn bepaalde beperkingen om rekening mee te houden:

• Azure Marketplace beschikt niet over een eigen RBAC-systeem (op rollen gebaseerd toegangsbeheer) voor aankopen. In plaats daarvan werkt de RBAC op abonnementsniveau, wat betekent dat iedereen met machtigingen voor abonnementseigenaar/inzender aankopen kan doen in de marketplace.

• Op dit moment biedt Azure Marketplace geen out-of-the-box-integratie met enterprise-inkoop- of werkstroomsystemen.

Als uw organisatie voldoet aan specifiek inkoopbeleid en -procedures, moeten deze procedures extern worden beheerd in Azure Portal. Voorbeelden van de procedures zijn: bepalen wie aankopen autoriseert, goedkeuringshiërarchieën tot stand brengen en bepalen wie de aankoop uitvoert.

De Private Marketplace biedt een zekere mate van controle over afzonderlijke aankopen door producten op aanvraag in te schakelen. Zodra alle procedurele goedkeuringen zijn verleend, kan de marketplace-beheerder een product beschikbaar maken voor aankoop. Zodra de aankoop is voltooid, wordt het product verwijderd uit de privémarktplaats, die nog niet beschikbaar is totdat de volgende aankoopaanvraag wordt gedaan.

Privéaanbiedingen en hun fundamenten

Zoals vermeld, bestaat elke privéaanbieding uit twee stappen: acceptatie en aankoop. Hoewel de aankoop direct na acceptatie kan plaatsvinden, is deze niet verplicht, mits deze plaatsvindt tussen de begin- en einddatum van de privéaanbieding.

Financiële transacties in Azure-facturering worden niet gestart wanneer u een privéaanbieding accepteert. Om de deal te voltooien, moet een aankoop (volledige productimplementatie en activering) plaatsvinden.

De termijn van de privéaanbieding (begin-/einddatums) is NIET identiek aan de termijn van het SaaS-abonnement.

• Een privéaanbieding kan gedurende een korte periode actief zijn om de SaaS-aankoop te vergemakkelijken.
• Een SaaS-abonnement op basis van licenties dat u aanschaft, wordt voortgezet onder de overeengekomen voorwaarden van de privéaanbieding tot de vervaldatum.
• Een SaaS-service met datalimiet wordt alleen gefactureerd tegen een kortingsprijs tijdens de periode van de privéaanbieding. Als u dus onderhandelt over een saaS met datalimiet, moet u ervoor zorgen dat de termijn van de privéaanbieding overeenkomt met de termijn van het SaaS-abonnement.

Naarmate het SaaS-abonnement bijna verloopt, kan de uitgever een nieuwe privéaanbieding met verschillende voorwaarden uitgeven (opnieuw kan het slechts voor een kort venster zijn) om verlenging onder bijgewerkte voorwaarden toe te staan. Als de klant de privéaanbieding accepteert en het SaaS-abonnement verlengt, worden de nieuwe prijs en voorwaarden vergrendeld voor de volledige duur van het SaaS-abonnement.

Op dit moment worden flexibele (ongelijke) betalingsplannen niet ondersteund onder één privéaanbieding. Als u een ongelijk betalingsplan wilt maken, kunt u een tijdelijke oplossing uitvoeren door verschillende privéaanbiedingen te maken, zoals wordt weergegeven in het volgende voorbeeld.

Notitie

Deze tijdelijke oplossing is niet ideaal. Het gaat gepaard met de extra lasten bij het beheren van overlappende exclusieve aanbiedingen. Houd rekening met de extra overhead voordat u deze tijdelijke oplossing gebruikt.

Voorbeeld:

• Een SaaS-abonnement van drie jaar

• Totale kosten: $ 1M

• Beginnend op 1 maart 2023 en afsluitend op 1 maart 2026.

• Het gewenste betalingsplan is 40% in het eerste jaar, 50% in het tweede jaar en 10% in het derde jaar.

• Oplossing: Maak drie privéaanbiedingen:

  • PO1: Begindatum - 20 februari 2023, einddatum - 10 maart 2023. Termijn van SaaS-abonnement: één jaar. Prijs: $ 400.000.
  • PO2: Begindatum - 20 februari 2024, einddatum - 10 maart 2024. Termijn van SaaS-abonnement: één jaar. Prijs: $ 500.000.
  • PO3: Begindatum - 20 februari 2025, einddatum - 10 maart 2025. Termijn van SaaS-abonnement: één jaar. Prijs: $ 100.000.

• Alle drie de privéaanbiedingen worden in 2023 tegelijkertijd gemaakt en geaccepteerd. Elke privéaanbieding wordt van kracht wanneer het moment daar is. De SaaS-verlenging vindt plaats onder de voorwaarden van de nieuwe privéaanbieding.

Als er op het moment van saaS-verlenging geen privéaanbieding actief is, blijft de SaaS-service actief tegen de catalogusprijs. Er zijn geen kortingen van toepassing.

Klanten kunnen ervoor kiezen om een aankoop te doen onder één Azure-abonnement en de resource later over te dragen naar een ander abonnement, zoals wordt beschreven in de sectie Inzicht in uw accountinstellingen . In dit scenario worden alle toekomstige betalingen toegeschreven aan het nieuwe abonnement, terwijl eerdere betalingen worden vastgelegd onder het oorspronkelijke abonnement. Dit betekent dat u niet 100% van de kosten onder het nieuwe abonnement kunt toewijzen, omdat de aankoop onmiddellijk van invloed is op de facturering voor de eerste installatie.

Facturering en factuurverwerking

Raadpleeg deze handleiding voor meer informatie over typen en structuren van factureringsaccounts: factureringsaccounts en -bereiken in de Azure-portal.

Marketplace-aankopen worden weergegeven als afzonderlijke regelitems op uw Azure-factuur.

Als u een afzonderlijke factuur voor een specifieke marketplace-aankoop wilt genereren, variëren uw opties tussen de twee primaire accounttypen:

• Enterprise-overeenkomst (EA)-accounts:

  • Momenteel kunt u geen afzonderlijke facturen genereren voor afzonderlijke Marketplace-aankopen voor EA-klanten. De enige ondersteunde indeling is de geconsolideerde factuur.

  • De factuur wordt gegenereerd met een inkoopordernummer (PO-nummer) in de koptekst van de factuur. Het inkoopordernummer wordt ingesteld op het niveau van de factureringsrekening. Er is geen mogelijkheid om verschillende inkoopordernummers te gebruiken voor verschillende Marketplace-aankopen.

• Microsoft Klantovereenkomst (MCA)-Accounts:

  • Klanten met MCA-accounts kunnen meerdere factureringsprofielen maken onder hun factureringsrekening. In dergelijke gevallen wordt de factuur gegenereerd voor elk factureringsprofiel. Een klant met één factureringsrekening en drie factureringsprofielen ontvangt bijvoorbeeld drie afzonderlijke facturen. Elke factuur kan een ander inkoopordernummer hebben.

  • Als u een afzonderlijke factuur voor een specifieke aankoop wilt ontvangen, kunt u een nieuwe factureringsgroep maken, er een Azure-abonnement onder maken of verplaatsen en vervolgens het SaaS-product kopen onder dat abonnement.

Microsoft Azure-verbruiksverplichting (MACC)

Veel, maar niet alle producten in de marketplace komen in aanmerking voor MACC. U kunt deze filteren door de Azure-voordeeloptie te gebruiken of zoeken naar het geldpictogram op de aanbiedingstegels.

Best practices - praktijkscenario van privéaanbiedingen

Lorenzo's reis: Software aanschaffen in Azure Marketplace

Lorenzo is een inkoopmedewerker bij Adatum Corporation, die een overeenkomst met Maya heeft afgerond, een verkoopvertegenwoordiger van een software-uitgever met de naam Contoso. Lorenzo sluit de deal liever in Azure Marketplace om de Microsoft Azure Consumption Commitment (MACC) te verlagen. Zo ontvouwt Lorenzo's reis zich:

Lorenzo begint door te bevestigen dat de aanbieding in aanmerking komt voor MACC. Lorenzo weet dat hoewel het mogelijk is om niet-MACC-aanbiedingen te kopen, dit de MACC niet verlaagt.

Vervolgens coördineert Lorenzo met de IT-afdeling van Adatum Corporation, die aanvankelijk de software heeft aangevraagd. Lorenzo ontdekt welk Azure-abonnement ze willen gebruiken voor de software-implementatie. De eigenaar van het abonnement voert de tool voor het controleren van privé-aanbiedingen vooraf uit op hun account en geeft Lorenzo de id van de factureringsrekening.

Als Adatum Corporation liever softwareaankopen op één abonnement centraliseert, controleert Lorenzo of de machtigingen voor dit abonnement dit toestaan. Als dat niet het geval is, identificeert Lorenzo iemand die de juiste machtigingen heeft om te helpen bij het aankoopproces. In ieder geval moet de eigenaar van het abonnement Lorenzo de ID van het factuuraccount verstrekken.

Lorenzo controleert de factureringsrekening-id om te zien of er de juiste machtigingen voor zijn. Als Lorenzo geen factureringsbeheerder is, vindt Lorenzo iemand die is.

Lorenzo verstrekt vervolgens de factureringsrekening-id aan Maya. In ruil daarvoor stuurt Maya Lorenzo een e-mail met een koppeling om de privéaanbieding te accepteren.

Ervan uitgaande dat Lorenzo over de benodigde machtigingen beschikt (EA-beheerder, abonnementseigenaar en Microsoft Entra-id), selecteert Lorenzo de koppeling Maya die wordt verzonden, controleert de details van de aanbieding en accepteert de privéaanbieding.

Schermopname van de offerteweergave voor privéaanbiedingen.

Lorenzo wordt vervolgens omgeleid naar het pom-menu (Private Offer Management) om de aankoop te voltooien. Hier ziet Lorenzo de privéaanbieding die het team heeft geaccepteerd en selecteert het, waarmee de productdetails worden geopend.

Lorenzo kiest Aankoop. Er wordt een uitcheckvenster geopend met de aankoopopties die vooraf zijn geselecteerd door Maya, die zijn vergrendeld voor bewerking: product, abonnement, termijn, metereenheden, licentiebereik en prijs.

Als de knop Kopen is uitgeschakeld, volgt Lorenzo de richtlijnen van de tooltip om het probleem op te lossen. Mogelijke redenen zijn dat de privéaanbieding nog niet wordt geaccepteerd. De huidige datum valt buiten de begin- en einddatum van de aanbieding of de privéaanbieding is niet gereed voor aankoop.

Op het afrekenpaneel selecteert Lorenzo een abonnement (nadat het globale filter voor abonnementen is ingesteld om alle abonnementen op te nemen), de resourcegroep en andere vereiste gegevens. Lorenzo selecteert Abonneren en wacht totdat de knop Uw account configureren op het scherm is ingeschakeld.

Nadat de knop is ingeschakeld, selecteert Lorenzo deze en voltooit de SaaS-activering. De aankoop is voltooid. Lorenzo heeft de software voor Adatum Corporation in Azure Marketplace aangeschaft.

Gerelateerde inhoud

• Privé-aanbiedingen in Azure Marketplace