Offerteaanvraagbiedingen invoeren en vergelijken en contracten toekennen

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u antwoorden op een offerteaanvraag invoert, biedingen met elkaar vergelijkt en vervolgens het contract toekent aan een van de leveranciers. U kunt deze procedure gebruiken in het demobedrijf USMF.

Voordat u met deze procedure begint, moet u een offerteaanvraag hebben met twee regels die aan ten minste twee leveranciers is verzonden. Voltooi de procedure Een offerteaanvraag maken om deze offerteaanvraag te maken. Ook moeten er beoordelingscriteria worden ingesteld voordat u deze procedure kunt voltooien.

U kunt het bod invoeren als leverancier of als inkoopmedewerker. Zie voor meer informatie Samenwerking met leveranciers instellen en onderhouden.

Een antwoord invoeren als leverancier

1. Ga naar Leverancierssamenwerking > Werkgebieden > Biedingen van leverancier.
2. Zoek in de lijst Uitnodigingen voor nieuw bod een offerteaanvraag die zojuist is verzonden. Selecteer de offerteaanvraag om te controleren wat er is aangevraagd.
3. Selecteer Bijlagen voor offerteaanvraag om bijlagen te controleren die zijn toegevoegd.
4. Selecteer bieding om de velden bewerkbaar te maken. Zoals u ziet, is het veld Voortgang bieding ingesteld op Leverancier is bezig met bijwerken.
5. Voer in de kop en in de regels de waarden van het antwoord op de bieding in.
6. Selecteer Bijlagen bij biedingen als er bijlagen moeten worden toegevoegd aan de bieding.
7. Selecteer het sneltabblad Biedrichtlijnen voor artikelen om te bekijken of documenten zijn vereist.
8. Selecteer het sneltabblad Aanpassingen om te bekijken of de offerteaanvraag is gewijzigd.
9. Selecteer het sneltabblad Vragenlijst. Eventuele vragenlijsten die hier worden weergegeven, moeten worden beantwoord.
10. Selecteer het sneltabblad Regeldetails om uitgebreide informatie over de regel weer te geven.
11. Selecteer Opnieuw instellen vanuit offerteaanvraag alleen als u de waarden die zijn ingevoerd moet terugzetten naar de oorspronkelijke waarden voor de offerteaanvraag.
12. U kunt het bod op elk gewenst moment opslaan en later extra verwerkingen uitvoeren, mits de vervaldatum en -tijd niet zijn verstreken. In dit geval kunt u de bieding vinden in de lijst Biedingen in uitvoering in het werkgebied Biedingen van leverancier.
13. Selecteer de bieding al is verzonden, selecteert u Verzenden. Als u geen bod wilt doen, selecteert u Weigeren. Aangeboden biedingen zijn beschikbaar in de lijst Ingediende biedingen in het werkgebied Biedingen van leverancier.
14. Nadat het bod is ingediend, kunt u dit op elk gewenst moment vóór de vervaldatum en -tijd intrekken. Houd er rekening mee dat wanneer een bod wordt ingetrokken, het niet als ingediend wordt behandeld. Wanneer het bod wordt geaccepteerd of afgewezen door de inkoopafdeling, verschijnt het in de lijst Toegekende biedingen of Verloren biedingen in het werkgebied Biedingen van leverancier.

Een antwoord van een leverancier invoeren als inkoopmedewerker

1. Controleer of de machtiging voor het bewerken van leveranciersbiedingen is ingesteld. Ga naar Inkoop en sourcing > Instellen > Parameters voor Inkoopbeheer. Stel op het tabblad Offerteaanvragen de optie Inkoper kan bieding van leveranciers bewerken in op Ja.
2. Ga naar Inkoopbeheer > Offerteaanvragen > Alle offerteaanvragen.
3. Selecteer een offerteaanvraag met de status Verzonden en selecteer vervolgens de koppeling in het veld Aanvraag voor offertecase.
4. Selecteer Reacties beheren. Op de pagina die wordt weergegeven, wordt een offerteaanvraag weergegeven voor elke leverancier die u hebt uitgenodigd om te bieden.
5. Selecteer een offerteaanvraag die nog niet is beantwoord. (Het veld Voortgang van reactie moet zijn ingesteld op Niet gestart.)
6. Selecteer Bewerken > Reactie op offerteaanvraag bewerken. De pagina Antwoord op offerteaanvraag wordt weergegeven. Als inkoopmedewerker kunt u nu de reactie invoeren namens de leverancier. Zoals u ziet, is het veld Voortgang bieding ingesteld op Inkoper is bezig met bijwerken.
7. Voer de biedgegevens in. Wanneer u klaar bent, selecteert u Verzenden.

De biedingen beoordelen

1. Selecteer op de pagina Alle aanvragen voor offertes de offerteaanvraagcase waarvoor u de antwoorden wilt beoordelen.
2. Selecteer Reacties beheren.
3. Selecteer het antwoord dat u wilt beoordelen.
4. Selecteer Koptekst zodat u de beoordeling voor het bod kunt weergeven.
5. Voer op het sneltabblad Scoring bieding een nummer in het veld Score in voor een van de scoringscriteria. Als u de muis boven een scoringscriterium plaatst, wordt met knopinfo het bereik weergegeven waarbinnen de score moet vallen. In deze demo kunt u een getal tussen 1 en 5 invoeren voor elke van de scoringscriteria.
6. Herhaal stap 5 voor een ander scoringscriterium.
7. Als de offerteaanvraagcase een vragenlijst heeft die naar de leveranciers is verzonden, kunt u de leveranciersantwoorden invoeren op het sneltabblad Vragenlijsten.
8. Sluit de pagina.
9. Herhaal stap 1 tot en met 8 voor alle andere biedingen.

De antwoorden vergelijken

1. Selecteer in het actievenster op het tabblad Algemeen de optie Antwoorden vergelijken.
2. Voer een getal in het veld Positie in.
   • Deze pagina bevat de biedingen, samen met de koptekst en de regelinformatie en de totale score op koptekstniveau. U kunt de regels vergelijken door het raster zo te sorteren dat vergelijkbare regels zich naast elkaar bevinden. De volgende informatie wordt eveneens opgenomen:
   • hoeveelheid – de hoeveelheid die de leverancier heeft geleverd. Deze hoeveelheid komt mogelijk niet overeen met de hoeveelheid die is opgegeven in de offerteaanvraag.
   • Nettobedrag – De prijs die de leverancier heeft aangeboden voor de artikelen op de regel, min eventuele kortingen.
   • Afwijking – Het aantal dagen dat de ontvangstdatum in de koptekst of regel van het bod verschilt van de aangevraagde ontvangstdatum in de koptekst of regel van de offerteregel. U kunt voor elke bieding een positie invoeren:
3. Selecteer de koptekstregel voor de andere bieding waaraan u een positie wilt toekennen.
4. Voer een getal in het veld Positie in.
5. Selecteer Opslaan.

Een bieding afwijzen

1. Selecteer de koptekstregel voor de bieding die u wilt afwijzen. U kunt slechts de regels in één bieding of één bieding tegelijk accepteren, afwijzen of retourneren.
2. Schakel het selectievakje Markeren in.
   • Als u het selectievakje Markeren in de koptekst van de bieding inschakelt, worden ook alle regels gemarkeerd. Als u slechts een deel van de regels van het bod wilt weigeren of accepteren, kunt u alleen die regels markeren. Bovendien kunt u een bod van een leverancier accepteren voor sommige regels van een offerteaanvraag en andere regels toekennen aan een andere leverancier. U moet echter wel telkens één bod tegelijk doen.
   • Als er alternatieve regels aanwezig zijn, kunt u de originele biedingsregel accepteren of het bijbehorende alternatief, maar niet beide.
3. Selecteer Afwijzen.
4. Selecteer Parameters en voer vervolgens in het veld Reden afwijzing uw reden voor het afwijzen van het bod in of selecteer deze. De reden wordt opgeslagen in het antwoord.
5. Selecteer OK.
6. Selecteer OK.

Een bieding accepteren

1. Selecteer de bieding die u wilt accepteren en selecteer vervolgens de koppeling in het veld Offerteaanvraag. Als u zich op de pagina Antwoorden op offerteaanvraag vergelijken bevindt, is het gemarkeerde bod met focus het bod dat het systeem in overweging zal nemen tijdens de actie Accepteren. U kunt telkens slechts regels van één bod accepteren.
2. Selecteer Beantwoorden in het actievenster.
3. Selecteer Accepteren. Als u alleen specifieke regels hebt gemarkeerd, bevat de actie Accepteren alleen die regels. Als u alle regels in de bieding wilt accepteren, hoeft u de regels niet te markeren.
4. Selecteer Parameters en voer vervolgens in het veld Reden accepteren uw reden voor het accepteren van het bod in of selecteer deze. De reden wordt opgeslagen in het bod.
5. Selecteer OK.
6. Selecteer OK. Wanneer u OK selecteert, wordt een inkooporder gegenereerd op basis van de regels die in de acceptatie van de offerteaanvraag zijn opgenomen. Als er andere biedingen zijn die niet zijn verwerkt (geaccepteerd, afgewezen of geretourneerd), wordt u door het systeem gevraagd deze te weigeren.

De inkooporder weergeven die wordt gegenereerd.

Selecteer in het actievenster op het tabblad Algemeen de optie Inkooporder. Op de pagina die wordt weergegeven ziet u de inkooporder die is gegenereerd toen u de bieding accepteerde.