Een bestelaanvraag voor verbruik maken

In dit artikel wordt het proces van het maken van een bestelaanvraag beschreven. Het toont u verschillende manieren om producten in uw aanschaffingscatalogus te zoeken en hoe u een product toevoegt dat niet in uw catalogus staat. Voordat u deze procedure start, moet u een inkoopbeleid instellen met Verbruik als standaardtype bestelaanvraag. U kunt deze procedure met het demobedrijf USMF uitvoeren of uw eigen gegevens gebruiken. De procedure kan alleen via een gebruikersprofiel worden uitgevoerd dat is ingesteld als werknemer. Deze taak moet doorgaans worden uitgevoerd door een werknemer. De werknemersrol Werknemer staat toe dat u de taken uitvoert. Als u USMF gebruikt, kunt u zich ook aanmelden als Alicia.

Een nieuwe bestelaanvraag maken

1. Ga naar Inkoop en sourcing > Opdrachten tot inkoop > Door mij voorbereide inkoopbestelopdrachten.
2. Selecteer Nieuw.
3. Geef in het veld Naam een naam op voor de bestelaanvraag.
4. Voer in het veld Gevraagde datum een datum in. De aangevraagde datum en boekhoudingsdatums worden standaard gekopieerd naar de regels van de opdracht tot inkoop. Ze kunnen worden gewijzigd op regelniveau. De gevraagde datum is de gevraagde ontvangstdatum.
5. Voer in het veld Boekhoudingsdatum een datum in. De boekhoudingsdatum wordt gebruikt om de boeking in het grootboek te registeren en om te valideren dat de budgetfondsen beschikbaar zijn.
6. Selecteer OK.
7. Selecteer in het veld Reden een optie in het vervolgkeuzemenu. De zakelijke reden die u selecteert, verschijnt standaard voor de regels van de opdracht tot inkoop, maar u kunt deze op regelniveau wijzigen.
8. Selecteer de reden.
9. Voer in het veld Details een meer beschrijvende reden voor de bestelaanvraag in.

Een regel toevoegen aan de bestelaanvraag

1. Selecteer Regel toevoegen. Er zijn twee manieren om regels aan de opdracht tot inkoop toe te voegen. Als u al het productnummer kent of al weet dat u een product aanvraagt dat niet in de productcatalogus staat, kunt u de regel direct toevoegen met Regel toevoegen. De andere manier is Producten toevoegen gebruiken, waarbij u kunt zoeken en filteren om artikelen in de productcatalogus te vinden.
2. Selecteer de rij die u zojuist hebt gemaakt.
   • De aanvrager is de werknemer die de bestelaanvraag heeft gedaan.
   • Standaard is de persoon die de bestelaanvraag voorbereidt de werknemer die deze heeft aangevraagd. U moet gemachtigd worden om een bestelaanvraagregel voor te bereiden namens een andere werknemer. Als u dergelijke machtigingen hebt, worden de andere werknemers in deze zoekopdracht weergegeven.
3. Typ een waarde in het veld Artikelnummer. De artikelen die u kunt kiezen, worden beperkt door het categorietoegangsbeleid en de aanschaffingscatalogus voor de kopende rechtspersoon.
4. Voer een getal in het veld Hoeveelheid in.

Meer producten toevoegen aan de bestelaanvraag

1. Selecteer Producten toevoegen. Dit is de optie waar u producten kunt zoeken in de productcatalogus.
2. Typ in het veld Aanschaffingscategorieknooppunt zoeken het eerste gedeelte van de naam van de categorie die u zoekt, en selecteer vervolgens Enter. Voer bijvoorbeeld comput in.
3. Gebruik de snelkoppeling InvokeDefaultButton.
4. Gebruik Filter om de lijst met producten in de geselecteerde categorie te filteren.
5. Selecteer de productkaart die u aan de bestelaanvraag wilt toevoegen.
6. Selecteer Toevoegen aan regels.
7. Voer een getal in het veld Hoeveelheid in.
8. Typ in het veld Aanschaffingscategorieknooppunt zoeken het eerste gedeelte van de naam van de categorie die u zoekt, en selecteer vervolgens Enter. Voer bijvoorbeeld High (markeerstiften) in.
9. Gebruik de snelkoppeling InvokeDefaultButton.
10. Selecteer Niet-vermeld product toevoegen aan regels om een product toe te voegen dat niet in de aanschaffingscatalogus staat.
11. Typ een waarde in het veld Productnaam.
12. Typ een waarde in het veld Eenheid.
13. Selecteer OK.
14. Voer in het veld Artikelomschrijving een beschrijving van het product in.
15. Voer een getal in het veld Hoeveelheid in.
16. Voer een nummer in het veld Eenheidsprijs in. Als u de prijs weet voor een bepaalde leverancier (die u selecteert in het veld van de leveranciersrekening), kan die prijs worden ingevoerd.
17. Open in het veld Leverancierrekening de vervolgkeuzelijst om een optie te selecteren. Welke leveranciers in dit veld beschikbaar zijn, is afhankelijk van het inkoopbeleid en de status afdrukken die de leverancier heeft voor de huidige aanschaffingscategorie. Als alternatief voor het hier selecteren van een leverancier kunt u Leveranciers voorstellen selecteren.
18. Selecteer in de lijst de leverancier die u wilt gebruiken.
19. Typ een waarde in het veld Extern-artikelnummer. Dit is een verwijzingsnummer voor het product dat bekend is bij de leverancier. Het kan bijvoorbeeld het artikelnummer van het product in de eigen catalogus van de leverancier zijn.
20. Selecteer OK.

Bedragen verdelen

1. Selecteer Financiële items.
2. Selecteer Bedragen verdelen. Dit proces toont hoe de kosten voor de eerste regel tussen 2 rekeningen moeten worden gedistribueerd. Dit kan ook later worden gedaan wanneer de bestelaanvraag wordt gecontroleerd.
3. Selecteer Splitsen om een nieuwe distributieregel te maken.
4. Selecteer in het veld Grootboekrekening de eerste kostenplaats die een deel van de kosten moet betalen.
5. Selecteer de andere distributieregel.
6. Geef in het veld Grootboekrekening de andere kostenplaats op.
7. Selecteer Evenredig verdelen.
8. Sluit de pagina.

Regeldetails weergeven

1. Schakel de uitbreiding van de sectie Regeldetails om.

De bestelaanvraag indienen

1. Selecteer Werkstroom om het dialoogvenster voor beëindiging te openen.
2. Selecteer Indienen.
3. Sluit de pagina.
4. Typ in het veld Opmerking een opmerking voor de fiatteur van de bestelaanvraag.
5. Selecteer Indienen.
6. Sluit de pagina.
7. Vernieuw de pagina.