Inkooporder maken
In dit artikel leest u hoe u een inkooporder handmatig maakt. Het is gebruikelijker dat inkooporders automatisch worden gemaakt als resultaat van hoofdplanning, directe levering en andere processen. Inkooporders worden meestal gemaakt door een inkoper. Het hier weergegeven voorbeeld kan in het demobedrijf USMF worden gebruikt met de waarden die in de notities voor verschillende stappen worden voorgesteld.
De koptekst van de inkooporder maken
Ga naar Inkoop en sourcing > Inkooporders > Alle inkooporders.
Selecteer Nieuw.
Selecteer leveranciersrekening US-101. Wanneer u een leverancier selecteert, worden de details van de leveranciersrecord, zoals adres, factuurrekening, leveringsvoorwaarden en leveringsmodus als standaardwaarden naar de orderkoptekst gekopieerd. U kunt deze waarden op elk moment wijzigen.
Vouw de sectie Algemeen uit.
- Met het veld Vestiging samen met het veld Magazijn wordt opgegeven waar de aangeschafte goederen of services moeten worden geleverd. Het standaardafleveradres is de vestiging. In beide velden kunnen waarden worden ingevuld voor de geselecteerde leverancier. U kunt deze ook handmatig opgeven.
- Het veld Ontvangstdatum wordt gebruikt om op te geven wanneer de aangeschafte goederen en services moeten worden geleverd. U kunt één ontvangstdatum voor de order opgeven of u kunt unieke ontvangstdatums aan de afzonderlijke orderregels geven. Als de hier opgegeven ontvangstdatum niet kan worden gehaald voor specifieke producten of services omdat ze langere doorlooptijden hebben, worden deze regels hiervoor met een latere ontvangstdatum gemaakt.
Vouw de sectie Beheer uit. Het veld Besteller kan worden gebruikt om op te geven wie de order plaatst. Dit kan handig zijn om aan de leverancier door te geven voor het geval contact met deze persoon moet worden opgenomen. Aan het veld kan automatisch een waarde worden toegewezen als de huidige gebruikersaccount is gekoppeld aan een naam op de pagina Gebruikers.
Selecteer OK. De orderkoptekst is nu gemaakt. Wanneer u werkt met inkooporderregels, wordt alleen een overzicht van de koptekstgegevens weergegeven. Als u de rest van de informatie moet bekijken, klikt op Koptekst.
Een inkooporderregel toevoegen
Selecteer Inkooporderregel.
Selecteer Dimensies. De producten kunnen in varianten zijn die door dimensies, zoals kleur, grootte of stijl worden onderscheiden. Voor de producten kunnen ook opslagdimensies worden ingesteld, zoals vestiging en magazijn. Er zijn ook optionele traceringsdimensies, zoals batch- en serienummers. Om de efficiëntie van orderinvoer te verbeteren, kunt u de dimensievelden die u vaak gebruikt rechtstreeks toevoegen aan het orderraster.
Schakel het selectievakje Kleur in. Optioneel: als u het veld Instellingen opslaan selecteert, worden de dimensies die u hebt gekozen ook weergegeven in het orderregelraster als u de inkooporderpagina de volgende keer opent.
Selecteer OK.
Selecteer in het veld Artikelnummer de optie T0004.
- De orderregels worden gemaakt voor producten en services door een artikelnummer op te geven of als uitgaven door een aanschaffingscategorie op te geven.
- Het veld Aanschaffingscategorie wordt gebruikt voor het toevoegen van regels waarop aangeschafte artikelen direct worden opgevoerd, in plaats van naar de voorraad te gaan. Dit betekent dat als u een aanschaf moet opvoeren, dit kunt doen door een inkooporderregel te maken waarmee een aanschaffingscategorie wordt opgegeven, in plaats van een regel met een artikelnummer te maken. Artikelen kunnen ook worden gekoppeld aan een aanschaffingscategorie en in dit geval wordt de aanschaffingscategorie alleen ter informatie weergegeven.
Typ of selecteer een waarde in het veld Kleur. In de velden Vestiging en Magazijn worden gewoonlijk waarden ingevuld uit de orderkoptekst, maar het is mogelijk de velden te overschrijven als sommige regels op verschillende locaties moeten worden geleverd.
Voer een getal in het veld Hoeveelheid in.
- Selecteer de hoeveelheid die u wilt aanschaffen. Het veld Hoeveelheid wordt automatisch ingevuld met de minimale orderhoeveelheid voor het product als deze is ingesteld, of met de waarde 1.
- Met het veld Eenheid wordt de maateenheid voor de bestelde hoeveelheid aangegeven. Doorgaans wordt de eenheid automatisch op basis van de inkoopmaateenheid van de productmodelgegevens verschaft, maar u kunt dit wijzigen.
- Het veld Eenheidsprijs bevat meestal een waarde van een inkoopovereenkomst of een handelsovereenkomst. Het is mogelijk de eenheidsprijs op afzonderlijke orderregels te wijzigen, bijvoorbeeld als een unieke prijs met de leverancier is overeengekomen.
- Het veld Korting bevat een kortingsbedrag per eenheid. Met deze korting wordt daarom de eenheidsprijs verlaagd. Deze korting wordt over het algemeen automatisch op basis van inkoopovereenkomsten of handelsovereenkomsten verschaft, maar het is mogelijk deze op afzonderlijke regels te overschrijven als unieke kortingen met de leverancier zijn overeengekomen.
- Er kan een kortingspercentage worden ingevoerd waarmee het nettobedrag dienovereenkomstig voor de regel wordt verlaagd. Het kortingspercentage wordt vaak automatisch op basis van inkoopovereenkomsten of handelsovereenkomsten verschaft, maar het is mogelijk het op afzonderlijke regels te overschrijven als een unieke korting met de leverancier is overeengekomen.
- De waarde in het veld Nettobedrag wordt berekend op basis van andere velden op de regel, inclusief hoeveelheid, eenheidsprijs, korting en kortingspercentage. Het is mogelijk om het nettobedrag te wijzigen, maar dan zijn de velden Eenheidsprijs, Korting en Kortingspercentage leeg en wanneer u naar de regel boekt, is het geboekte bedrag evenredig aan het nettobedrag. Meestal wordt het veld Nettobedrag alleen gebruikt voor het weergeven van het nettobedrag van de regel.
Vouw de sectie Regeldetails uit.
Selecteer het tabblad Levering. Er kan een unieke ontvangstdatum aan elke orderregel worden toegewezen. De datum wordt overgenomen van het veld in de koptekst van de inkooporder, maar u kunt dit wijzigen.
Ordertotalen controleren
Selecteer Totalen.
- Als u de actie Totalen niet ziet, selecteert u het tabblad Inkooporder in het actievenster.
- Dit dialoogvenster bevat totalen voor de gehele order.
- Met het veld Selectie kunt u de basis wijzigen van de manier waarop totalen worden berekend. U kunt bijvoorbeeld Productontvangstbonhoeveelheid kiezen om totalen te tonen die gerelateerd zijn aan het bedrag van het product of de producten die is of zijn ontvangen, of u kunt Bestelde hoeveelheid kiezen om het bedrag van het bestelde product weer te geven.
Selecteer OK.