Overzicht van inkooporders
Dit artikel bevat algemene informatie over inkooporders (IO's) en koppelingen naar andere artikelen die zijn gerelateerd aan de verschillende fasen die een IO doorloopt.
Een inkooporder (IO) is een document dat een overeenkomst met een leverancier voor het kopen van goederen of diensten vertegenwoordigt. Het document helpt ook bij het bijhouden van productontvangsten die plaatsvinden op basis van de order en, later, bij de administratieve afhandeling van facturen van leveranciers die de leverancier in rekening brengt op basis van de order.
De pagina Inkooporders bevat een overzicht van de beschikbare orders en biedt u de mogelijkheid deze orders te wijzigen. Wanneer u een inkooporder opent, kunt u de koptekstweergave selecteren. Deze bevat gegevens die slechts één keer voor elke inkooporder worden opgegeven, zoals de details van de leverancier. U kunt ook de regelweergave selecteren, waarin u orderregels kunt wijzigen. Normaal gesproken schakelt u tussen deze twee weergaven terwijl u inkooporders wijzigt. Toeslagen worden niet rechtstreeks vermeld op de pagina Inkooporders, maar kunnen worden geopend via de menu's op de orderkoptekst en -regels.
Er zijn vele rapporten waarin u informatie over inkooporders, productontvangstbonnen en leveranciersfacturen kunt bekijken. Deze rapporten zijn te vinden in de modules Inkoop en sourcing en Leveranciers.
In de werkruimten Voorbereiding van inkooporder en Inkooporderontvangst en opvolging kunt u lijsten weergeven van inkooporders in de verschillende statussen die zij hebben bereikt. Zij bieden ook een overzicht van de acties die moeten worden uitgevoerd. De werkruimte Voorbereiding van inkooporder is gericht op het maken en bekijken van inkooporders, het verwerken van de order door middel van goedkeuring en het bevestigen hiervan bij de leverancier. Het werkgebied Inkooporderontvangst en opvolging is gericht op het verwerken van de ontvangst van goederen of diensten tegen inkooporders. Hier vindt u lijsten met overzichten van ontvangsten die achterstallig zijn, of die binnenkort moeten worden geleverd door de leverancier. Deze werkruimten worden niet gebruikt om de gerelateerde ontvangstactiviteiten uit te voeren die plaatsvinden in het magazijn. Deze activiteiten worden uitgevoerd met behulp van pagina's in de modules Voorraadbeheer en Magazijnbeheer. Verwerking van facturen van leveranciers moet worden uitgevoerd met behulp van de werkruimte Leveranciersfactuurregistratie en betalingen moeten worden gedaan met behulp van de werkruimte Leveranciersbetalingen.
De volgende artikelen bieden een overzicht van de verschillende fasen die een inkooporder doorloopt:
- Inkooporders maken
- Inkooporders goedkeuren en bevestigen
- productontvangstbon tegen inkooporders
- Overzicht van leveranciersfacturen
Typen inkooporders
Er zijn drie typen inkooporders. Wanneer u een inkooporder maakt, moet u het type opgeven. U kunt een standaardordertype voor nieuwe orders instellen op de pagina Parameters voor inkoop en sourcing.
| Inkoopordertype | Beschrijving |
|---|---|
| Journaal | Gebruik dit type om een conceptorder te maken. Dit type heeft geen effect op de voorradige hoeveelheden en genereert geen voorraadtransacties. De inkoopjournaalregels worden niet opgenomen in de hoofdplanning. |
| Inkooporder | Gebruik dit type om inkooporders te maken wanneer orders worden bevestigd bij een leverancier en als de orders via ontvangst en facturering worden verwerkt voordat de leverancier is betaald. Dit type inkooporder komt het meeste voor. |
| Geretourneerde order | Gebruik dit type wanneer u goederen naar de leverancier terugstuurt. Dit type order vereist dat u het RMA-nummer (autorisatie voor retournering van materiaal) opgeeft dat de leverancier u geeft. U geeft het RMA-nummer op het tabblad Algemeen van de inkooporder op. De oderregels moeten negatieve hoeveelheden hebben. |
Statussen van inkooporders
Inkooporders bevatten verschillende statusvelden die de voortgang van de order aangeven. Al deze velden worden weergegeven in de koptekstweergave van de order en een aantal hiervan zijn ook zichtbaar in het rasteroverzicht van alle orders. Het veld Status van inkooporder geeft de status voor hoeveelheden op de order weer. De volgende waarden zijn beschikbaar:
- Openstaande order : er zijn orders gemaakt en hoeveelheden zijn in bestelling.
- Ontvangen – De volledige hoeveelheid van de order is ontvangen, maar deze is nog niet gefactureerd.
- Gefactureerd : de volledige hoeveelheid op de order is gefactureerd. Als een order gedeeltelijk is ontvangen of gefactureerd, is noch de status Ontvangen noch de status Gefactureerd passend. Daarom heeft de order nog steeds de status Openstaande order.
- Geannuleerd: een order is bevestigd maar later geannuleerd. Daarom geeft deze status aan dat er niet langer geopende hoeveelheden voor de order zijn.
Het veld Documentstatus helpt u om snel de voortgang van de order te controleren in termen van documenten die zijn verwerkt. Het bevat de status van het meest recente document dat voor de order is voltooid. De volgende waarden zijn beschikbaar:
- Geen – Er is nog geen document voor de order verwerkt.
- Inkooponderzoek – Er is een inkooponderzoek gegenereerd en er wordt gewacht op feedback van de leverancier.
- Inkooporder : de bevestiging is verwerkt in de order.
- productontvangstbon : de productontvangstbon is verwerkt voor de order.
- Factuur : er is een factuur met de order gefactureerd.
Het veld Goedkeuringsstatus wordt gebruikt wanneer een inkooporder een controleproces of workflow doorloopt. De volgende waarden zijn beschikbaar:
- concept, Wordt beoordeeld en afgewezen : deze statussen worden alleen gebruikt wanneer een goedkeuringsworkflow wordt gebruikt voor de IO.
- Goedgekeurd – Deze status wordt toegewezen aan orders die workflowgoedkeuring hebben voltooid. Orders die zijn gemaakt zonder gebruik van een goedkeuringsworkflow, krijgen onmiddellijk de status Goedgekeurd.
- Bij externe controle : deze status wordt gebruikt in scenario's waarin een inkooponderzoek naar de leverancier wordt verzonden, zodat de leverancier de voorwaarden van de inkoopprijs kan bevestigen. Deze status wordt ook gebruikt in het proces dat wordt geïnitieerd door de actie Bevestigingsaanvraag. De leverancier wordt bij dit proces gevraagd om voorwaarden van de inkooporder te bevestigen door verbinding met uw systeem en registratie van de bevestiging of afwijzing van de order.
- Bevestigd: deze status wordt toegewezen nadat de order is bevestigd. Deze status is meestal de laatste goedkeuringsstatus die wordt toegewezen aan een order.