Delen via

Factureren voor onderhoud aan activa van klanten

  • Artikel

Met de functie Facturering werkorder kunt u onderhoudswerk maken, verwerken en factureren dat wordt uitgevoerd op activa van uw klanten. Met deze functie kunt u de volgende taken uitvoeren:

  • Klanten koppelen aan de activa waarvan ze eigenaar zijn.
  • Een klant selecteren en de activa bekijken die klant bezit wanneer u een werkorder maakt.
  • Een bovenliggend project instellen voor elke klant.
  • Uren, artikelen, onkosten en tarieven voor de werkorder registreren en vervolgens later een factuurvoorstel maken voor de klant.

Bovendien bevat de functie de volgende functionaliteit:

  • Het projectcontract uit het bovenliggende project van een klant wordt automatisch gekopieerd naar het relevante werkorderproject.
  • Activabeheer kan nu het type projecttransactie tarief gebruiken voor zowel werkorderprognoses als werkorderjournalen.

De functie Werkorder factureren in- of uitschakelen

Voordat u de functie kunt gebruiken, moet deze zijn ingeschakeld voor uw systeem. Vanaf Supply Chain Management versie 10.0.32 is deze functie verplicht en deze functie kan niet worden uitgeschakeld. Als u een versie ouder dan 10.0.32 gebruikt, kunnen beheerders deze functionaliteit in- of uitschakelen door te zoeken naar de functie Werkorder factureren in het werkgebied Functiebeheer.

Voorbeeldscenario

Als u wilt weten hoe deze functie werkt, doorloopt u de volgende voorbeeldscenario's.

Als u dit scenario wilt doorlopen met de hier opgegeven voorbeeldrecords en -waarden, moet u een systeem gebruiken waarop de standaard demogegevens zijn geïnstalleerd. U moet de rechtspersoon USMF selecteren voordat u begint.

U kunt dit scenario ook gebruiken als instructie voor het gebruik van deze functie wanneer u met een productiesysteem werkt. In dat geval moet u echter uw eigen waarden vervangen en hebt u mogelijk niet de beschikking over bepaalde typen vereiste records die met de standaard demogegevens worden verstrekt.

Stap 1: Een nieuw projectcontract voor de klant maken

  1. Ga naar Projectbeheer en boekhouding > Projecten > Projectcontracten.

  2. Selecteer Nieuw in het actievenster.

  3. Stel in het dialoogvenster Nieuw projectcontract de volgende waarden in:

    • Naam: Erican Wholesales
    • Financieringstype:Klant
    • Financieringsbron:US-013 (Erican Wholesales)

  4. Selecteer OK.

Stap 2: Een nieuw bovenliggend project voor de klant maken

Het bovenliggende project dat u hier maakt, wordt gebruikt wanneer werkorders voor de klant worden gemaakt.

  1. Ga naar Projectbeheer en boekhouding > Projecten > Alle projecten.

  2. Selecteer Nieuw in het actievenster.

  3. Stel in het dialoogvenster Nieuw project de volgende waarden in:

    • projecttype: Tijd en materiaal
    • projectnaam: Erican Groothandels werkorders
    • projectgroep:UWO
    • projectcontract-ID: Erican Wholesales (het contract dat u eerder hebt gemaakt)
    • Begindatum: selecteer de datum van vandaag.

  4. Selecteer Project maken.

  5. Het nieuwe project wordt geopend. Noteer de Project-ID. U moet deze later invoeren.

Stap 3: Een nieuw type werkorder maken in Activabeheer

  1. Ga naar Activabeheer > Instellen > Werkorder > Werkordertypen.

  2. Selecteer Nieuw in het actievenster.

  3. Er wordt een nieuwe record aan de lijst toegevoegd. Stel de volgende waarden in:

    • werkorder type:Dienst
    • Naam:Servicewerkorders
    • werkorder levenscyclusstatus:Standaard

U moet nu het klantaccount koppelen aan het bovenliggende project in de projectinstellingen in Activabeheer.

  1. Ga naar Activabeheer > Instellen > Werkorders > Projectinstellingen.

  2. Selecteer op het tabblad Bovenliggend project de optie Toevoegen om een regel toe te voegen.

  3. Stel op de nieuwe regel de volgende waarden in:

    • Klantrekening:US-013 (Erican Wholesales)
    • project-ID: voer de project-ID in die u eerder hebt gemaakt.

U moet nog steeds op de pagina Projectinstellingen staan (Activabeheer > Instellen > Werkorders > Projectinstellingen).

  1. Selecteer op het tabblad Projectgroep de optie Toevoegen om een regel toe te voegen.

  2. Stel op de nieuwe regel de volgende waarden in:

    • werkorder type:Service (het werkorder dat u eerder hebt gemaakt)
    • projectgroep:UWO

Notitie

Het projectcontract voor het werkorderproject wordt altijd overgenomen van het bovenliggende project.

  1. Ga naar Activabeheer > Activa > Actieve activa.

  2. Voer in het veld Filter VE-102 in en selecteer om te filteren op Activum.

  3. Selecteer het activum om de instellingen te openen.

  4. Stel op het sneltabblad Klant het veld Klantaccount in op US-013 (Pelican Wholesales).

    Het veld Naam wordt automatisch bijgewerkt naar Pelican Wholesales.

Stap 7: Een nieuw type werkorder maken voor het activum

  1. Ga naar Activabeheer > Werkorders > Actieve werkorders.

  2. Selecteer Nieuw in het actievenster.

  3. Stel in het dialoogvenster Werkorder maken de volgende waarden in:

    • werkorder type:Dienst

    • Omschrijving:Reparatietruck

    • Klantrekening:US-013 (Erican Wholesales)

    • activum:VE-102

      Notitie

      De opzoekactie toont alleen activa die aan het geselecteerde klantaccount zijn gekoppeld.

    • onderhoudstaak:Repareren

    • Handel: Handels: Voer een bericht in

    • Serviceniveau:4

  4. Selecteer OK.

Stap 8: De werkorder controleren en er aan beginnen te werken

In deze sectie werkt u aan de werkorder die u in de vorige sectie hebt gemaakt.

  1. Volg deze stappen om te controleren of het bovenliggende project het project Pelican Wholesales-werkorder is:

    1. Selecteer in de sectie Onderhoudstaken voor werkorders een regel.
    2. Controleer op het sneltabblad Regeldetails de waarde Project-ID. Dit moet een nummer met een streepje zijn in de vorm <Id-bovenliggend-project>-<Project-id>. Deze waarde is een koppeling.
    3. Selecteer de koppeling van een project-ID om een pagina te openen waarin u het bovenliggende project en de projectnamen kunt bekijken.

  2. Selecteer in het actievenster op het tabblad Werkorder in de groep Levenscyclusstatus de optie Status van werkorder bijwerken.

  3. Schakel in het dialoogvenster Status van werkorder bijwerken in de kolom Selecteren het selectievakje in voor de rij waar het veld Levenscyclusstatus is ingesteld op In uitvoering.

  4. Selecteer OK.

  5. Klik in het dialoogvenster Levenscyclusstatus: in uitvoering op OK.

Stap 9: De uren die aan de werkorder zijn besteed boeken en een nieuw factuurvoorstel maken

In deze sectie werkt u door aan de werkorder waaraan u werkte in de vorige sectie.

  1. Ga in het Actievenster naar het tabblad Werkorder en selecteer in de groep Project de optie Journalen.

    De pagina Werkorderjournalen verschijnt. Hier kunt u de tijd registreren die u aan de werkorder hebt besteed.

  2. Selecteer op het sneltabblad Uren de optie Regel toevoegen.

  3. Stel op de nieuwe regel het veld Uren in op 4.

  4. Selecteer Journalen boeken in het actievenster.

  5. Sluit de pagina Werkorderjournalen om terug te keren naar de werkorder.

  6. Selecteer in het actievenster op het tabblad Factureren de optie Nieuw factuurvoorstel.

  7. Schakel in het dialoogvenster Factuurvoorstel maken in de sectie Projecttransacties het selectievakje Selecteren in voor elke regel die u wilt factureren.

  8. Selecteer OK om het dialoogvenster te sluiten en het nieuwe factuurvoorstel te bekijken.