KPI-berekeningen voor relatieanalyse
Relatieanalysewaarden worden afgeleid van een analyse van de gerelateerde personen, activiteiten, bedrijven, afspraken en e-mails die zijn opgeslagen in Dynamics 365 Sales en, voor Sales Premium-klanten, op Exchange-servers. Bekijk relatieanalyses en KPI's.
Het volgende diagram vat het proces voor het vinden en berekenen van relatiescores samen:
In de volgende gedeelten wordt de functie van elk blok in het stroomdiagram beschreven.
Vind contacten die interessant zijn voor het dossier
Relatieanalyse gaat over activiteiten die worden uitgevoerd door de personen die zijn gekoppeld aan een bepaalde record. De eerste stap bij het vinden van relevante activiteiten is het bepalen welke mensen in de analyse moeten worden opgenomen. Relatieanalyse biedt ook bestede tijden voor u, uw team en teams van uw klant. Bepalen wie wat heeft gedaan, is dus belangrijk tijdens het proces.
In de onderstaande tabel wordt beschreven hoe het systeem contactpersonen vindt die interesse hebben in elk type record. Later zoekt het systeem naar activiteiten die aan elk contact zijn gekoppeld en beslist welke activiteiten moeten worden opgenomen in de KPI-berekeningen voor dat record.
| Records | Interne contactpersonen | Externe contactpersonen |
|---|---|---|
| Rekening | Elke Dynamics 365 Sales-gebruiker | - Het primaire contact voor het account - Alle contacten in de contactenlijst van het account |
| Verkoopkans | - De Eigenaar van het opportunityrecord - Alle gebruikers in de lijst van het Verkoopteam van de kans |
- De klant Contactpersoon die voor de kans is vermeld - Alle contactpersonen in de lijst met belanghebbenden van de kans - Het primaire contact voor de gerelateerde Account record |
| Lead | De Eigenaar van het leadrecord | - Contactgegevens in het gedeelte Contact van de lead - Alle contactpersonen in de Stakeholders lijst van de lead |
| Contact | Elke Dynamics 365 Sales-gebruiker | Contactgegevens in het contactgedeelte Contact |
Koppelen activiteiten naar het record
Nadat het systeem de contactpersonen heeft geïdentificeerd die interessant zijn voor het record, zoekt het naar activiteiten die aan elk contact zijn gekoppeld. Vervolgens identificeert het systeem welke activiteiten in de relatieanalyse moeten worden opgenomen. Relevante activiteiten worden als volgt bepaald:
- Met betrekking tot records: Elke activiteit waarvan de waarde Met betrekking tot is ingesteld op de huidige record, wordt expliciet aan de record toegewezen en wordt altijd opgenomen in de relatieanalyse, zelfs als die activiteit niet ook is gekoppeld aan een contactpersoon van belang.
- e-mailberichten: Bevat alle metagegevens van berichten waarin het e-mailadres (of een verwijzing naar het contactrecord) van een geïnteresseerde contactpersoon in het vak Aan, Cc of Van staat.
- Afspraken: Bevat alle metagegevens van afspraken waarbij een contactpersoon van belang in het Verplicht of Optioneel vakje voorkomt.
- Telefoongesprekken: Omvat alle gesprekken waarbij een contactpersoon van interesse in het Van of Aan vakje staat.
Hier volgen enkele voorbeelden van hoe relevante activiteiten worden geïdentificeerd:
- Als u aan een lead bent toegewezen en u registreert een Telefoongesprek-activiteit bij een van de stakeholders voor de lead, dan wordt Telefoongesprek meegeteld in de KPI's voor de lead. Andere gebruikers die dezelfde stakeholder bellen, maar die niet aan de lead zijn toegewezen, worden niet meegerekend in de KPI's van de lead.
- Als u deel uitmaakt van het verkoopteam voor een verkoopkans en u stuurt een e-mail over de verkoopkans naar een van de stakeholders, dan worden de e-mailmetagegevens meegeteld in de KPI's voor het account. E-mails van andere gebruikers die niet tot het accountteam behoren en naar dezelfde stakeholder sturen, tellen niet mee voor die opportunity.
- Als u een vergadering bijwoont met de primaire contactpersoon voor een account, worden de metagegevens over de afspraak meegeteld in de KPI's voor het account en voor de contactpersoon. Als het account ook aan een verkoopkans is gekoppeld, telt de afspraak alleen mee voor de verkoopkans als u ook bent toegewezen aan de verkoopkans, of deel uitmaakt van het verkoopteam en als de afspraak is ingesteld als met betrekking tot die verkoopkans.
Bereken relatie-analyse-KPI's
Nadat het systeem alle relevante activiteiten heeft gevonden, is het gereed om KPI's en andere analyses voor elke record te berekenen. De onderstaande tabel bevat een overzicht van de beschikbare KPI's.
| Activiteitstype | Gestart of voltooid door uw team | Gestart of voltooid door het team van de klant |
|---|---|---|
| E-mails | Totaal aantal Totale bestede tijd Tijdlijn (aantal per week) Aantal antwoorden |
Totaal aantal Totale bestede tijd Tijdlijn (aantal per week) Aantal antwoorden Interactieresultaten voor gevolgde e-mails (openen, bijlageweergaven en koppelingweergaven) |
| Afspraken | Totaal aantal De totale hoeveelheid tijd die door uw team is besteed (als verschillende teamleden op een afspraak aanwezig waren, wordt de duur vermenigvuldigd met het aantal aanwezige teamleden) Tijdlijn (aantal per week) |
Totaal aantal Totale bestede tijd (niet vermenigvuldigd met het aantal contactpersonen van de klant dat aanwezig was) Tijdlijn (aantal per week) |
| Telefoongesprekken | Totaal aantal Totale bestede tijd Tijdlijn (aantal per week) |
Totaal aantal Totale bestede tijd Tijdlijn (aantal per week) |
| Algemeen (alle activiteiten) | Totale bestede tijd | Totale bestede tijd |
Notitie
Statistieken over e-mailinteractie worden alleen verstrekt voor gevolgde e-mails. Hiervoor moet u de functie voor e-mailbetrokkenheid gebruiken. Leer hoe u e-mailbetrokkenheid kunt gebruiken om berichtinteracties te bekijken.
Voor KPI's die betrekking hebben op uw team en uw klant, vindt het systeem de duur door de regels toe te passen die in de volgende tabel worden beschreven.
| Type activiteit | Bron van duurwaarde |
|---|---|
| Afspraken | Veld Duur voor de afspraakrecord |
| Oproepen | Veld Duur voor de telefoongesprekrecord |
| E-mails | Geschat (2,5 minuten om te lezen, 5 minuten om te schrijven) |
| Overige | Veld Duur voor elke record |
Hier ziet u een voorbeeld van hoe de KPI voor de duur van afspraken wordt berekend. U plant een afspraak waarbij u en twee leden van uw team twee leden van het team van uw klant ontmoeten. De afspraak duurt 30 minuten. De afspraak draagt bij aan uw tijd-KPI's volgens de volgende berekeningen:
- tijdsbesteding van uw team: 90 minuten (30 minuten × 3 aanwezige teamleden)
- Tijd besteed door de klant: 30 minuten (de tijd niet wordt vermenigvuldigd met klantdeelnemers)
Bereken de relatiestatus en gezondheidstrend
De totale relatiestatus-score wordt berekend door relevante activiteiten per type te wegen. Het resultaat wordt genormaliseerd om een statusscore tussen 0 en 100 te produceren, waarbij de gezondheid van de relatie wordt gekarakteriseerd als goed (een score van 60-100), redelijk (40-59) of slecht (0-39).
- Gezondheidsscores worden berekend voor actieve leads. Leads die zich in een gekwalificeerde of gediskwalificeerde status bevinden, worden genegeerd.
- Gezondheidsscores worden berekend voor openstaande vacatures. Kansen die gewonnen of verloren worden, worden genegeerd.
- Gezondheidsscores worden voor contacten berekend, ongeacht hun staat.
Uw beheerder kan kiezen welke typen activiteiten voor uw organisatie het meest relevant zijn. Standaard tellen alle soorten activiteiten hetzelfde. Uw beheerder kan ervoor zorgen dat bepaalde soorten activiteiten zwaarder wegen dan andere door de bijdrage van een type met maximaal 50 procent te verhogen of te verlagen.
Bovendien kan uw beheerder bepalen hoe vaak verkopers contact met een klant moeten opnemen, bijvoorbeeld eenmaal per week. Deze instelling heeft ook invloed op statusscore.
Naast de absolute statusscore rapporteert het systeem ook de algemene trend (omhoog, omlaag of neutraal) op basis van het aantal en de waarde van recente activiteiten. De trendrichting wordt relatief langzaam bijgewerkt, dus het kan even duren voordat een recente toename of afname in activiteit wordt weergegeven.