Overzicht van inkooporders uit uitbesteding

Van toepassing op: Project Operations voor scenario's op basis van resources/niet-voorradige artikelen.

Dit artikel geeft een overzicht van de uitbestedingsfunctie in Microsoft Dynamics 365 Project Operations die naadloos is geïntegreerd met Dynamics 365 Finance. Met deze functie kunnen gebruikers subcontracten genereren, urenstaten, onkosten en andere relevante informatie die onderaannemers verstrekken documenteren, in Dataverse. Voor elk subcontract in Dataverse genereert het systeem automatisch inkooporders in Finance. Op dezelfde manier genereert het systeem voor elke geregistreerde urenstaat of onkosten in Dataverse overeenkomstige productontvangstbonnen in Finance. Wanneer een onderaannemer een factuur indient in Finance, krijgt de leveranciersadministratie (AP) toegang tot alle geregistreerde urenstaten en onkosten die aan het subcontract zijn gekoppeld. De AP-medewerker kan vervolgens een drieweg-overeenstemmingsproces uitvoeren en de factuur boeken in Finance.

Vereisten

Activeer de volgende functies als u de functionaliteit wilt gebruiken:

• Schakel Verwerking van werkelijke waarden van uitbestedingen met Project Operations voor scenario's op basis van resources/niet-voorradige artikelen
• Schakel Projectinkooporders in Project Operations voor scenario's op basis van resources/niet-voorradige artikelen
• Schakel Inkooporders voor subcontracten in Project Operations voor scenario's op basis van resources/niet-voorradige artikelen

Minimaal vereiste versies

Om de functie te gebruiken voor Project Operations voor scenario's op basis van resources/niet-voorradige artikelen hebt u de volgende versies nodig:

• Project Operations Dataverse-versie 4.91.0.0 of hoger
• Dynamics 365 Finance versie 10.0.39 of hoger

Standaard inkoopcategorieën en projectcategorieën inschakelen voor subcontractregels

Als u inkooporderregels in Finance wilt genereren voor elke subcontractregel die is gemaakt in Dataverse, moet u standaard inkoopcategorieën en projectcategorieën configureren. Deze configuratie moet gebaseerd zijn op de rollen of onkostengegevens die zijn opgegeven op de subcontractregel.

Volg de onderstaande stappen om standaard inkoopcategorieën en projectcategorieën in te stellen.

1. Ga in Finance naar Projectbeheer en financiële administratie>Instellingen>Categorieën>Subcontractcategorieën van project.

2. Selecteer Nieuw om een record te maken.

3. Selecteer in het veld Transactietype subcontract de optie Uur voor tijd of Onkosten voor onkosten.

4. Optioneel: Selecteer Rol-id voor tijd of Transactiecategorie voor onkosten.

   Opmerking

   Deze stap is alleen vereist als configuratie vereist is voor een specifieke transactiecategorie of rol-id.

5. Selecteer de inkoopcategorie voor de toewijzing.

6. Selecteer de projectcategorie voor de toewijzing.

Een nummerreeks instellen voor productontvangstbonnen

Wanneer urenregistraties of onkosten worden geregistreerd in Dataverse, genereert en boekt Finance automatisch de productontvangstbon voor de inkooporder uit subcontract via de periodieke processen voor Productontvangstbon uit uitbesteding genereren en Productontvangstbon na uitbesteding. Om het automatisch genereren van productontvangstbonnen te vergemakkelijken, moet u een nummerreeks configureren.

Volg deze stappen om de nummerreeks voor productontvangstbonnen uit uitbesteding in te stellen.

1. Ga in Finance naar Projectbeheer en financiële administratie>Parameters voor projectbeheer en financiële administratie.
2. Selecteer op het tabblad Nummerreeks de referentie voor Productontvangstbon en selecteer vervolgens de nummerreeks voor productontvangstbonnen uit uitbesteding.

Toewijzingen voor twee keer wegschrijven instellen

Voordat inkooporders en inkooporderregels in Finance automatisch kunnen worden gegenereerd voor elk subcontract in Dataverse, moeten de volgende toewijzingen voor twee keer wegschrijven zich in de uitvoeringsfase bevinden.

Vereiste toewijzing voor twee keer wegschrijven	Vereiste versie
Werkelijke waarden voor integratie van Project Operations (msdyn_actuals)	1.0.0.18
Entiteit voor exporteren van leverancierfacturen in Project Operations-integratieprojecten V2 (msdyn_projectvendorinvoices)	1.0.0.0
Entiteit voor exporteren van leverancierfactuurregels in Project Operations-integratieprojecten (msdyn_projectvendorinvoicelines)	1.0.0.7
Header inkooporder uit subcontract project (msdyn_subcontracts)	1.0.0.0
Inkooporderregel subcontract project (msdyn_subcontractlines)	1.0.0.0

Subcontracten maken en beheren

Nadat u een subcontract hebt aangemaakt in Dataverse wordt er een overeenkomstige inkooporder voor gegenereerd in Finance. Bovendien wordt voor elke subcontractregel in Dataverse een inkooporderregel aangemaakt. Het systeem gebruikt de eerder beschreven subcontractcategorietoewijzing van het project om de inkoop- en projectcategorie voor elke inkooporderregel te identificeren.

Nadat het subcontract is bevestigd in Dataverse, worden inkooporders automatisch bevestigd in Finance. Als het subcontract of de regels ervan worden gewijzigd in Dataverse, worden de inkooporders naadloos bijgewerkt in Finance. Daarom weerspiegelt de status van de inkooporder in Finance alle wijzigingen.

Belangrijk

Het aanmaken van inkooporders voor uitbesteding rechtstreeks in Finance is beperkt.

Voor informatie over het aanmaken en beheren van subcontracten in Dataverse, zie Subcontractbeheer in Project Operations.

Volg deze stappen om de lijst met inkooporders voor uitbesteding in Finance te bekijken.

1. Ga in Finance naar Projectbeheer en financiële administratie>Artikeltaken>Inkooporders van uitbesteding.

2. Selecteer de inkooporder om de details ervan te bekijken. Geen van de velden kunnen worden bewerkt.

3. Selecteer het tabblad Header van de inkooporder.

   Op het tabblad Algemeen ziet u de details van het subcontract, zoals subcontract-id, naam, datum en status.

4. Selecteer het tabblad Regels van de inkooporder.

   Op het tabblad Regels ziet u de inkooporderregels die voor elke subcontractregel zijn aangemaakt. Er wordt voor elke subcontractregel in Dataverse een inkooporderregel aangemaakt in Finance.

   • Transactieregels van de typen Onkosten en Tijd gebruiken inkoopcategorieën. Deze categorieën worden ontleend aan de subcontractoewijzing van het project. Standaard btw-groepen voor artikelen worden overgenomen uit de instellingen van de inkoopcategorieën.
   • Transactieregels van het type Materiaal gebruiken vrijgegeven producten. Er worden een locatie en een magazijn toegewezen op basis van de standaardorderinstellingen. Bovendien worden standaardprojectcategorieën en btw-groepen voor artikelen overgenomen van de pagina met vrijgegeven producten.

   Op het tabblad Project ziet u de details van de subcontractregel, zoals subcontractregel-id, type en rol-id.

5. Selecteer Ontvangstbon in het actiedeelvenster.

   In de sectie Journaal ziet u de productontvangstbonnen die voor de inkooporder zijn geboekt. Productontvangstenbonnen voor inkooporders uit uitbesteding worden automatisch geboekt op basis van urenstaten en onkosten die zijn geregistreerd in Dataverse. Handmatige productontvangsten zijn niet toegestaan voor inkooporders uit uitbesteding.

Productontvangstbonnen genereren voor subcontracten

Wanneer urenregistraties of onkosten worden geregistreerd in Dataverse, genereert en boekt Finance automatisch de productontvangstbon voor de inkooporder uit subcontract via de periodieke processen voor Productontvangstbon uit uitbesteding genereren en Productontvangstbon na uitbesteding.

Volg deze stappen om productontvangstbonnen te genereren voor urenstaten en onkosten die resources van onderaannemers registreren of die onderaannemers delen in Dataverse.

1. Ga in Finance naar Projectbeheer en financiële administratie>Periodiek>Subcontracten>Productontvangstbonnen genereren voor subcontracten.

2. Selecteer Productontvangstbonnen genereren voor subcontracten om de productontvangstbon te genereren. U kunt een batchproces gebruiken om deze activiteit periodiek uit te voeren. Het wordt aangeraden dit proces elke dag in batchmodus uit te voeren.

   Finance gebruikt de urenstaat, onkosten, materiaalgebruik of journaalposten om alle urenstaatgegevens, onkosten en materialen mee te nemen die zijn goedgekeurd in Dataverse voor het subcontract.

   Nadat het Projectintegratiejournaal voor alle posten is geboekt, genereert het systeem productontvangstbonnen voor inkooporders uit uitbesteding. Tijdens het genereren van de productontvangstbon houdt het systeem rekening met elke boekingsdatum die voor journalen wordt gebruikt. Als er meerdere posten zijn geboekt via het Projectintegratiejournaal, maar deze verschillende boekingsdatums hebben, worden er meerdere productontvangstbonnen gegenereerd. Elke productontvangstbon correspondeert met de juiste boekingsdatum.

3. Ga in Finance naar Projectbeheer en financiële administratie>Subcontracten>Productontvangstbonnen subcontracten project om de lijst met productontvangstbonnen te bekijken samen met de geboekte status.

Productontvangstbonnen boeken voor subcontracten

Volg een van deze stappen in Finance om de productontvangstbonnen uit uitbesteding te boeken.

• Ga naar Projectbeheer en financiële administratie>Periodiek>Subcontracten>Productontvangstbon boeken voor subcontracten en selecteer Productontvangstbon voor subcontracten boeken om de productontvangstbon te boeken. U kunt een batchproces gebruiken om deze activiteit periodiek uit te voeren. Het wordt aangeraden dit proces elke dag in batchmodus uit te voeren.
• Ga naar Projectbeheer en financiële administratie>Subcontracten>Productontvangstbonnen subcontracten project om de lijst met productontvangstbonnen te bekijken samen met de geboekte status. Selecteer de productontvangstbon en vervolgens Boeken op deze te boeken.

In beide gevallen genereert het systeem het financiële boekstuk productontvangstbon als de productontvangstbontoerekening is geconfigureerd voor inkoopcategorieën, in overeenstemming met het inkoopbeleid.

Leveranciersfacturen voor onderaannemers maken en boeken

Wanneer een AP-medewerker een factuur ontvangt van de onderaannemer, wordt er een nieuwe factuur aangemaakt in Finance.

Volg deze stappen om leveranciersfacturen uit uitbesteding te maken en te boeken.

1. Ga in Finance naar Leveranciers>Inkooporders>Alle inkooporders.
2. Selecteer vervolgens in het actiedeelvenster in het tabblad Factuur de optie Factuur om een leveranciersfactuur voor de inkooporder uit uitbesteding aan te maken.
3. Selecteer in het actiedeelvenster u op het tabblad Standaardformulier de optie Hoeveelheid productontvangstbon als optie. De inkooporderregels worden samen met de productontvangsthoeveelheid weergegeven.
4. Voer het factuurnummer en de factuurdatum in.
5. Selecteer Boeken om de leveranciersfactuur te boeken.

Wanneer de leveranciersfactuur wordt geboekt, vindt synchronisatie met Dataverse plaats en wordt er een automatische bevestiging uitgevoerd voor de leveranciersfacturen in Dataverse. In Dataverse initieert het systeem een automatisch overeenstemmingsproces voor leveranciersfactuurregels en de originele urenstaat of onkostenposten die zijn gekoppeld aan subcontracten. Bij dit overeenstemmingsproces wordt een tegenboeking gegenereerd voor de oorspronkelijke record en wordt vervolgens een nieuwe post gemaakt voor de leveranciersfactuurregel in de entiteit Werkelijk.