Dynamics 365 for Outlook Gebruikershandleiding

Belangrijk

Per 1 oktober 2020 is de oude versie van Dynamics 365 for Outlook (ook wel Outlook COM-invoegtoepassing genoemd) buiten bedrijf gesteld. Microsoft biedt geen ondersteuning of verdere updates (inclusief beveiliging en essentiële updates) voor de Outlook COM-invoegtoepassing voor apps voor klantbetrokkenheid (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing en Field Service).

• Per 4 december 2020 is de oude versie van Dynamics 365 for Outlook niet meer beschikbaar voor apps voor klantbetrokkenheid (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing en Field Service). Gebruik in plaats daarvan het moderne Dynamics 365 App for Outlook.
• Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)-gebruikers kunnen de oude versie van Dynamics 365 for Outlook blijven gebruiken en blijven kritieke beveiligingsupdates ontvangen. We raden u echter aan om zo spoedig mogelijk over te stappen op het moderne Dynamics 365 App for Outlook.

Download voor meer informatie en stappen om een soepele overgang te maken het Draaiboek voor Dynamics 365 for Outlook (COM-invoegtoepassing).

• Voor de Update voor Dynamics 365 (online en on-premises) van december 2016 en latere releases, is de geprefereerde manier om Microsoft Dynamics 365 samen met Outlook te gebruiken door Dynamics 365 App for Outlook, een Microsoft Office-invoegtoepassing, te gebruiken. Meer informatie: Gebruikershandleiding voor Dynamics 365 App for Outlook.
• De configuratie van Dynamics 365 App for Outlook en Dynamics 365 for Outlook voor dezelfde Dynamics 365-gebruiker wordt niet ondersteund.
• Als u Dynamics 365 online voor Outlook versie 9.0 in de offlinemodus gebruikt, zijn bijlagen bij gesynchroniseerde records niet beschikbaar in de offlinemodus. Als er een bijlage bij een record is, is de bijlage alleen beschikbaar wanneer u weer online bent. Als u een bijlage in de offline modus aan een record hebt toegevoegd, wordt de bijlage gesynchroniseerd met de server wanneer u weer online bent. Als u bijlagen in de offline modus wilt gebruiken, kunt u overwegen de bijlage op uw apparaat op te slaan.
• De offlinemogelijkheid in Dynamics 365 for Outlook versie 9.0 is niet beschikbaar in Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).

Dynamics 365 for Outlook is buitengebruikgesteld en verwijderd

Vanaf 4 december 2020 wordt de verouderde Dynamics 365 for Outlook (ook wel de Outlook COM-invoegtoepassing genoemd) verwijderd en kunnen gebruikers de Outlook COM-invoegtoepassing niet langer gebruiken. Deze verwijdering gebeurt per geografische locatie en volgt het wekelijkse releaseschema.

Nadat de service is verwijderd, moeten gebruikers de invoegtoepassing handmatig verwijderen. Gebruikers kunnen de Outlook COM-invoegtoepassing starten, maar geen van de functies werkt.

Bestaande gebruikers van de Outlook COM-invoegtoepassing zullen het volgende gedrag ervaren:

• Dynamics 365-lint is uitgeschakeld.

  

• Dynamics 365-organisatiemappen tonen lege pagina's.

  

• U kunt geen nieuwe mailboxen configureren in de Outlook COM-invoegtoepassing. Als u een Dynamics 365-organisatie toevoegt, wordt het onderstaande bericht weergegeven:

  

Privacyverklaringen

U moet zich aanmelden met uw referenties (een e-mailadres en wachtwoord) om Microsoft Dynamics 365 for Outlook te kunnen gebruiken. U kunt deze gegevens lokaal opslaan zodat u niet steeds om uw referenties wordt gevraagd wanneer u Outlook opent. Als u ervoor kiest deze gegevens lokaal op te slaan, maakt Dynamics 365 for Outlook steeds automatisch verbinding met Microsoft Dynamics 365 (online) wanneer u Outlook opent.

Nadat u zich voor het eerst hebt aangemeld en Dynamics 365 for Outlook gebruikt, is de verbinding tussen uw computer en Dynamics 365 (online) altijd open wanneer u verbonden bent met internet. U kunt de verbinding tussen uw computer en Dynamics 365 alleen uitschakelen door een configuratie-instelling te gebruiken, maar als u de verbinding uitschakelt, presteert Dynamics 365 for Outlook mogelijk minder goed.

Als u Dynamics 365 for Outlook gebruikt voor het volgen van e-mail, dan is de e-mailthread zichtbaar voor de gebruikers binnen uw organisatie die bevoegd zijn om deze te bekijken.

Voor elke e-mail die u ontvangt, verstuurt Dynamics 365 for Outlook naar Dynamics 365 (online) het e-mailadres van de afzender, het e-mailadres van de ontvanger en de onderwerpregel van het bericht. Hierdoor kan Dynamics 365 (online) valideren of een bepaalde e-mail door de Dynamics 365 (online)-service moet worden opgeslagen. Wanneer u een item bijhoudt, wordt een kopie van het item bewaard door de Dynamics 365-service en is deze zichtbaar voor de andere gebruikers in uw organisatie die de passende machtigingen hebben. Wanneer u het bijhouden van een item ongedaan maakt, wordt deze kopie alleen automatisch uit de Dynamics 365 (online)-service verwijderd als u de eigenaar van het item bent.

Als u Microsoft Dynamics 365 for Outlook gebruikt en offline gaat, wordt een kopie gemaakt van de gegevens waaraan u werkt en opgeslagen op uw lokale computer. De gegevens worden van Dynamics 365 (online) naar uw computer overgebracht via een beveiligde verbinding en er wordt een koppeling onderhouden tussen de lokale kopie en Dynamics 365 Online. De volgende keer dat u zich aanmeldt bij Dynamics 365 (online), worden de lokale gegevens gesynchroniseerd met Dynamics 365 (online).

Een beheerder bepaalt aan de hand van beveiligingsrollen of de gebruikers van een organisatie offline mogen gaan met Microsoft Dynamics 365 for Outlook.

Gebruikers en beheerders kunnen configureren welke entiteiten worden gedownload via offline synchronisatie door de instelling Synchronisatiefilters te gebruiken in het dialoogvenster Opties. Gebruikers en beheerders kunnen ook configureren welke velden worden gedownload (en geüpload) met Geavanceerde opties in het dialoogvenster Synchronisatiefilters.

Als u Dynamics 365 (online) gebruikt wanneer u de functie Synchroniseren met Outlook gebruikt, worden de Dynamics 365-gegevens die u synchroniseert, "geëxporteerd" naar Outlook. Er wordt een koppeling behouden tussen de informatie in Outlook en de informatie in Dynamics 365 (online) om te zorgen dat de informatie up-to-date blijft tussen de twee. Met Outlook-synchronisatie worden alleen de relevante Dynamics 365-record-id's gedownload om te gebruiken wanneer een gebruiker probeert een Outlook-item bij te houden en het onderwerp ervan in te stellen. De bedrijfsgegevens worden niet opgeslagen op het apparaat.

Een beheerder bepaalt met beveiligingsrollen of de gebruikers van uw organisatie toestemming hebben om Dynamics 365-gegevens met Outlook te synchroniseren.