Delen via

Dynamics 365 for Outlook Beheerdershandleiding

  • Artikel

Belangrijk

Per 1 oktober 2020 is de oude versie van Dynamics 365 for Outlook (ook wel Outlook COM-invoegtoepassing genoemd) buiten bedrijf gesteld. Microsoft biedt geen ondersteuning of verdere updates (inclusief beveiliging en essentiële updates) voor de Outlook COM-invoegtoepassing voor apps voor klantbetrokkenheid (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing en Field Service).

  • Per 4 december 2020 is de oude versie van Dynamics 365 for Outlook niet meer beschikbaar voor apps voor klantbetrokkenheid (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing en Field Service). Gebruik in plaats daarvan het moderne Dynamics 365 App for Outlook.
  • Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)-gebruikers kunnen de oude versie van Dynamics 365 for Outlook blijven gebruiken en blijven kritieke beveiligingsupdates ontvangen. We raden u echter aan om zo spoedig mogelijk over te stappen op het moderne Dynamics 365 App for Outlook.

Download voor meer informatie en stappen om een soepele overgang te maken het Draaiboek voor Dynamics 365 for Outlook (COM-invoegtoepassing).

Dynamics 365 for Outlook kan e-mailberichten, contactpersonen, taken en afspraken synchroniseren tussen Office Outlook en Dynamics 365 (client-naar-server synchronisatie). Net als bij serversynchronisatie worden synchronisatiefilters gebruikt om berichtgegevens van Dynamics 365 naar Outlook of Exchange te synchroniseren. Handmatig bijgehouden of op postvak IN-gebaseerde tracering wordt gebruikt om berichtgegevens van Exchange of Outlook te synchroniseren naar Dynamics 365.

Dynamics 365 for Outlook-synchronisatie.

Als u Dynamics 365 for Outlook gebruikt, zijn er een paar synchronisatieconcepten die handig zijn om te begrijpen. Om een van deze functies van Dynamics 365 for Outlook te verkrijgen moet elke Dynamics 365 for Customer Engagement-gebruiker de invoegtoepassing Dynamics 365 for Outlook uitvoeren en moet de postvakrecord van de Dynamics 365-gebruiker correct worden geconfigureerd.

Als u Dynamics 365 for Outlook selecteert als de synchronisatiemethode van berichtgegevens in de postvakrecord, worden e-mailberichten, contactpersonen, afspraken en taken in Outlook gesynchroniseerd met Dynamics 365 of Customer Engagement (on-premises).

Belangrijk

  • U moet beschikken over de laatste versie van Dynamics 365 for Outlook (versie 8.2.3) om verbinding te kunnen maken met Dynamics 365-apps. De versie 8.2.3 biedt ondersteuning voor Transport Layer Security (TLS) 1.2 wat nodig is voor verbinding met Dynamics 365 for Outlook en Dynamics 365-apps. Raadpleeg Update voor Dynamics 365 for Outlook voor meer informatie.
  • Tijdens gebruik van Dynamics 365 for Outlook versie 9.0 in offline modus, zijn bijlagen bij gesynchroniseerde records niet beschikbaar in de offline modus. Als er een bijlage bij een record is, is de bijlage alleen beschikbaar wanneer u weer online bent. Als u een bijlage in de offline modus aan een record hebt toegevoegd, wordt de bijlage gesynchroniseerd met de server wanneer u weer online bent. Als u bijlagen in de offline modus wilt gebruiken, kunt u overwegen de bijlage op uw apparaat op te slaan.
  • De offlinemogelijkheid in Dynamics 365 for Outlook versie 9.0 is niet beschikbaar in Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).
  • Aanpassingen die afhankelijk zijn van de SQL-database-engine en het lokale offline exemplaar van Dynamics 365 for Outlook worden niet ondersteund.
  • Microsoft Dynamics 365 for Outlook is niet ingeschakeld in Dataverse.

Dynamics 365 for Outlook-synchronisatieconcepten

Let op de volgende concepten als u Dynamics 365 for Outlook gebruikt als de synchronisatieagent:

  1. Organisatie synchroniseren. Er kan slechts één organisatie worden aangeduid als de synchronisatieorganisatie. Als u meer dan één Dynamics 365-organisatie hebt geconfigureerd, kunt u de synchronisatieorganisatie zien in de Configuratiewizard voor Dynamics 365. De configuratiewizard is een toepassing die wordt meegeleverd met Dynamics 365 for Outlook. U kunt nog steeds verbinding met extra organisaties maken met behulp van Dynamics 365 for Outlook. Wanneer een organisatie echter niet als de synchronisatieorganisatie is gedefinieerd in Dynamics 365 for Outlook, worden berichtgegevens in Outlook niet met die organisatie gesynchroniseerd.

  2. Postvak synchroniseren. Slechts één Exchange- of POP3-postvak kan worden opgegeven voor één Dynamics 365 for Customer Engagement-gebruiker. U kunt niet meerdere postvakken opgeven en u kunt niet meer dan één Dynamics 365 for Customer Engagement-gebruiker aan één Exchange- of POP3-postvak toewijzen. Naar dit postvak wordt verwezen als het primaire postvak.

  3. Een Dynamics 365 for Outlook-exemplaar synchroniseren. Er kan slechts één Dynamics 365 for Outlook-exemplaar worden aangeduid als het Dynamics 365 for Outlook-synchronisatie-exemplaar. Wanneer u zich bij een organisatie aanmeldt vanaf een andere pc waarop een Dynamics 365 for Outlook wordt uitgevoerd die niet het synchroniserende Dynamics 365 for Outlook-exemplaar is, wordt een dialoogvenster weergegeven waarin wordt gevraagd of u van het huidige Dynamics 365 for Outlook-exemplaar het Dynamics 365 for Outlook-synchronisatie-exemplaar wilt maken. Denk eraan dat, wanneer u ervoor kiest het Dynamics 365 for Outlook-exemplaar in te stellen als het synchronisatie-exemplaar, u nog steeds verbinding met de Dynamics 365 for Customer Engagement-organisatie kunt maken en taken kunt uitvoeren, maar berichtgegevens in Outlook niet worden gesynchroniseerd met de Dynamics 365 for Customer Engagement-organisatie.

  4. Gegevenssynchronisatie bij offline gaan. De mogelijkheid voor offline gaan gebruikt SQL Server Express als de lokale gegevensopslag. Wanneer u offline gaat en weer online komt, synchroniseert Dynamics 365 for Outlook de records voor de entiteitstypen die u kiest met Dynamics 365 for Customer Engagement of Customer Engagement (on-premises). Als u offline gaat of weer online komt, wordt een afzonderlijk synchronisatieproces uitgevoerd dat geen onderdeel is van de hier beschreven synchronisatie van berichtgegevens. Met Offline gaan-functionaliteit kunnen gebruikers offline records maken, wijzigen of verwijderen die later kunnen worden gesynchroniseerd naar Dynamics 365 for Customer Engagement of Customer Engagement (on-premises) wanneer Dynamics 365 for Outlook weer online komt.

Privacyverklaringen

U moet zich aanmelden met uw referenties (een e-mailadres en wachtwoord) om Microsoft Dynamics 365 for Outlook te kunnen gebruiken. U kunt deze gegevens lokaal opslaan zodat u niet steeds om uw referenties wordt gevraagd wanneer u Outlook opent. Als u ervoor kiest deze gegevens lokaal op te slaan, maakt Dynamics 365 for Outlook steeds automatisch verbinding met Microsoft Dynamics 365 (online) wanneer u Outlook opent.

Nadat u zich voor het eerst hebt aangemeld en Dynamics 365 for Outlook gebruikt, is de verbinding tussen uw computer en Dynamics 365 (online) altijd open wanneer u verbonden bent met internet. U kunt de verbinding tussen uw computer en Dynamics 365 alleen uitschakelen door een configuratie-instelling te gebruiken, maar als u de verbinding uitschakelt, presteert Dynamics 365 for Outlook mogelijk minder goed.

Als u Dynamics 365 for Outlook gebruikt voor het volgen van e-mail, dan is de e-mailthread zichtbaar voor de gebruikers binnen uw organisatie die bevoegd zijn om deze te bekijken.

Voor elke e-mail die u ontvangt, verstuurt Dynamics 365 for Outlook naar Dynamics 365 (online) het e-mailadres van de afzender, het e-mailadres van de ontvanger en de onderwerpregel van het bericht. Hierdoor kan Dynamics 365 (online) valideren of een bepaalde e-mail door de Dynamics 365 (online)-service moet worden opgeslagen. Wanneer u een item bijhoudt, wordt een kopie van het item bewaard door de Dynamics 365-service en is deze zichtbaar voor de andere gebruikers in uw organisatie die de passende machtigingen hebben. Wanneer u het bijhouden van een item ongedaan maakt, wordt deze kopie alleen automatisch uit de Dynamics 365 (online)-service verwijderd als u de eigenaar van het item bent.

Als u Microsoft Dynamics 365 for Outlook gebruikt en offline gaat, wordt een kopie gemaakt van de gegevens waaraan u werkt en opgeslagen op uw lokale computer. De gegevens worden van Dynamics 365 (online) naar uw computer overgebracht via een beveiligde verbinding en er wordt een koppeling onderhouden tussen de lokale kopie en Dynamics 365 Online. De volgende keer dat u zich aanmeldt bij Dynamics 365 (online), worden de lokale gegevens gesynchroniseerd met Dynamics 365 (online).

Een beheerder bepaalt aan de hand van beveiligingsrollen of de gebruikers van een organisatie offline mogen gaan met Microsoft Dynamics 365 for Outlook.

Gebruikers en beheerders kunnen configureren welke entiteiten worden gedownload via offline synchronisatie door de instelling Synchronisatiefilters te gebruiken in het dialoogvenster Opties. Gebruikers en beheerders kunnen ook configureren welke velden worden gedownload (en geüpload) met Geavanceerde opties in het dialoogvenster Synchronisatiefilters.

Als u Dynamics 365 (online) gebruikt wanneer u de functie Synchroniseren met Outlook gebruikt, worden de Dynamics 365-gegevens die u synchroniseert, "geëxporteerd" naar Outlook. Er wordt een koppeling behouden tussen de informatie in Outlook en de informatie in Dynamics 365 (online) om te zorgen dat de informatie up-to-date blijft tussen de twee. Met Outlook-synchronisatie worden alleen de relevante Dynamics 365-record-id's gedownload om te gebruiken wanneer een gebruiker probeert een Outlook-item bij te houden en het onderwerp ervan in te stellen. De bedrijfsgegevens worden niet opgeslagen op het apparaat.

Een beheerder bepaalt met beveiligingsrollen of de gebruikers van uw organisatie toestemming hebben om Dynamics 365-gegevens met Outlook te synchroniseren.