Aanbevelingen voor het beheren van organisatiewijzigingen

Implementatie en ingebruikname van mixed reality (MR) in organisaties vereist veel afstemming. Nieuwe hardware, nieuwe software en nieuwe werkomstandigheden moeten worden geïmplementeerd, beheerd en geregeld door gecontroleerde processen en goed uitgevoerd organisatorisch wijzigingsbeheer.

Organisatiewijzigingsbeheer is een belangrijk onderdeel van uw implementatieproces, omdat dit helpt ervoor te zorgen dat Dynamics 365 Guides op effectieve wijze wordt ingevoerd en geïntegreerd in uw organisatie. Als uw operators niet kunnen profiteren van guides voor training en taakinstructie tijdens hun dagelijkse werk op productielocaties, bieden HoloLens en Guides geen organisatorische voordelen, zelfs niet als ze correct zijn geïmplementeerd conform de vereisten van de bedrijfstak.

Om aanvaarding en acceptatie binnen de organisatie te bevorderen bij afdelingen, managers, trainingsconsultants, operators en anderen, raden we de volgende vier activiteiten aan, die zijn geïnspireerd door het ADKAR-model® van Prosci:

1. Een wijzigingsvisie formuleren.

   Bereid een verklaring voor waarin duidelijk het doel van het implementeren van Guides en de gewenste status waarop uw organisatie aanstuurt worden omgeschreven. Deze verklaring wordt een wijzigingsvisie genoemd. Op strategisch niveau helpt een wijzigingsvisie om het doel van de implementatie van Guides in overeenstemming te brengen met de algehele strategie en toekomstdoelen van uw bedrijf.

   Hier volgt een algemeen voorbeeld van een wijzigingsvisie:

   We gebruiken Guides om de kwaliteit en efficiëntie van operatortraining te verbeteren, waarbij de regelgeving voor de bedrijfstak strikt wordt nageleefd, en om onze medewerkers in staat te stellen hun vaardigheden continu te verbeteren en bij te dragen aan het succes van de organisatie.

   We adviseren u een reeks workshops op te zetten om vertegenwoordigers van verschillende groepen belanghebbenden in de organisatie te betrekken bij het maken van een wijzigingsvisie. Als de perspectieven van verschillende belanghebbenden worden opgenomen, wordt uw wijzigingsvisie duidelijker. Bovendien kunt u, door belanghebbenden bij het proces te betrekken, de kans verhogen dat zij de visie omarmen, deze ondersteunen en hun verantwoordelijkheid nemen over hun deel bij het realiseren ervan.

2. Ontwikkeling van site of gebied beoordelen.

   Wanneer u Guides implementeert, is het belangrijk dat u nagaat of de productielocatie of het verantwoordelijke gebied gereed is voor rollout. Daarom is het raadzaam om de volgende taken uit te voeren, waaronder:

   • Stel een selectieproces op voor de scenario's om ervoor te zorgen dat de relevante trainings- en taakinstructieprocessen geschikt zijn voor ondersteuning via Guides.

     Tip

     Processen zijn gewoonlijk relevant als deze complex (bijvoorbeeld omdat zij meerdere stappen omvatten), zeldzaam (en daardoor moeilijk te onthouden) of moeilijk (omdat zij vaak voor afwijkingen zorgen) zijn en processen bevatten waarbij vaak nieuwe operators moeten worden ingezet (bijvoorbeeld vanwege een groot personeelsverloop).

   • Maak een lijst met lokale vereisten die nodig zijn voor een geslaagde ingebruikname van Guides. Deze vereisten omvatten onder andere (maar zijn niet beperkt tot) goedkeuring van het management, toegewezen resources voor ingebruikname, definitieve rolverdeling (bijvoorbeeld wie zijn auteurs) en acceptatie op de site volgens een geplande tijdlijn.

3. Voorbereiden voor onboarding gebieden/sites en de onboarding zelf.

   Wanneer een of meer sites of gebieden voldoende zijn voorbereid voor de ingebruikname van Guides, kunt u de volgende voorbereidingen treffen voor de feitelijke onboarding:

   • Belanghebbenden toewijzen en analyseren om mogelijke obstakels te identificeren.
   • Het niveau van ondersteuning of weerstand tegen de ingebruikname beoordelen.
   • Zorgen voor communicatie en betrokkenheid op maat om tegemoet te komen aan de behoeften van de specifieke groep belanghebbenden.

   Bij de onboarding van sites:

   • Gebruik een vergelijkbaar onboardingplan voor alle gebieden/locaties. Het plan moet een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden en rollen bieden om te zorgen voor samenhangende en adequate onboarding.
   • Deze gebieden/sites moeten worden voorzien van ingebruikname- en trainingspakketten, die bijvoorbeeld uit instructies voor Guides-gebruikers (op rollen gebaseerd), scripts en sjablonen voor workshops/bijeenkomsten/e-mails (voor het lokale projectteam) en samenvattingen van leidinggevenden (voor lokaal management) bestaan.
   • Zorg voor een gestandaardiseerde Guides-training, die doorlopend wordt bijgewerkt op basis van leer- en verbeterpunten op alle sites.
   • Definieer en implementeer een "train de trainer"-concept om de gestandaardiseerde Guides-training te schalen via lokale "ambassadeurs". Een belangrijk succescriterium hier is het bieden van meer mogelijkheden aan werknemers in de frontlinie. Zijn zij in staat om guides te schrijven en te gebruiken vanwege de training?

4. De ingebruikname ondersteunen en de realisatie van voordelen veiligstellen.

   Terwijl de Guides-software met succes wordt uitgerold in gebieden en locaties, moet u het blijvende succes van de software helpen waarborgen:

   • Een proces maken voor het uitrollen van wijzigingen, zoals nieuwe softwarefuncties.
   • KPI's (Key Performance Indicators voor het gebied en de site) ontwikkelen om de prestaties van guides bij te houden.
   • Regelmatig tevredenheidsonderzoeken onder gebruikers houden en de gegeven feedback opnemen of erop reageren.