Delen via

Een verlof- en verzuimplan maken

  • Artikel

Is van toepassing op deze Dynamics 365-toepassingen:
Human Resources

Definieer verlof- en verzuimplannen in Dynamics 365 Human Resources voor elk verloftype dat u aanbiedt. Toerekening voor verlof- en verzuimplannen kan plaatsvinden met verschillende frequenties, zoals jaarlijks, maandelijks of halfmaandelijks. U kunt ook een plan definiëren als beloning, met één toerekening op een bepaalde datum. Zo kunt u bijvoorbeeld een plan maken waarmee jaarlijks wisselende feestdagen worden toegekend.

Met gelaagde verlofplannen kunnen werknemers vergoedingen ontvangen op basis van hoe lang zij deel uitmaken van een organisatie. In gelaagde plannen wordt automatische inschrijving voor extra verlofuren ingeschakeld.

U kunt de maximale transport opgeven die u kunt meenemen of minimumsaldi om ervoor te zorgen dat werknemers alleen de verlofuren gebruiken die zij hebben opgebouwd.

Met een gelaagd plan kunt u bijvoorbeeld een vergoeding van 80 uur betaald verlof (PTO) toekennen aan nieuwe werknemers. Vervolgens kunt u 120 uur toekennen aan werknemers met een dienstverband van 60 maanden.

U kunt ook verlof toekennen op basis van positie, zoals speciale verlofuren voor leidinggevenden.

Een verlofplan maken

  1. Selecteer op de pagina Verlof en verzuim de optie Nieuw plan maken.

  2. Voer onder Details de naam, de begindatum, de beschrijving en het verloftype voor uw plan in.

Als de functie Meerdere verloftypen configureren voor één verlof- en verzuimplan is ingeschakeld, worden verloftypen geconfigureerd in het Toerekeningsschema in plaats van onder Details. Voor elke record in de tabel voor het toerekeningsschema kunt u een verloftype definiëren. Wanneer deze functie is ingeschakeld, moet u ook nieuwe gegevensentiteiten gebruiken voor integraties of andere scenario's waarin u entiteiten moet gebruiken.

De nieuwe entiteiten zijn:

  • Verlof- en verzuimbanktransactie V2
  • Inschrijving voor verlof en verzuim V2
  • Niveau van verlof- en verzuimplan V2
  • Verlof- en verzuimplan V2
  • Verlofaanvraag V2

Belangrijk

Nadat u deze functie hebt ingeschakeld, kunt u deze niet meer uitschakelen.

  1. Definieer toerekeningen op het tabblad Toerekeningen. Toerekeningen bepalen wanneer en hoe vaak een werknemer verloftijd ontvangt. In deze stap definieert u het beleid voor wanneer toerekeningen moeten worden toegekend en het beleid met betrekking tot het naar rato toekennen van verlof.

    1. Selecteer een waarde in de vervolgkeuzelijst Toerekenfrequentie:

      • Dagelijks
      • Wekelijks
      • Tweewekelijks
      • Halfmaandelijks
      • Maandelijks
      • Driemaandelijks
      • Halfjaarlijks
      • Jaarlijks
      • Geen

    2. Selecteer een optie in de vervolgkeuzelijst Basis toerekenperiode om de begindatum te bepalen die wordt gebruikt voor het berekenen van toerekenperioden:

      Basis toerekenperiode Beschrijving
      Begindatum plan De begindatum van de toerekenperiode is de datum waarop het plan beschikbaar is.
      Werknemerspecifieke datum De begindatum van de toerekenperiode is afhankelijk van een werknemersgebeurtenis:
      • Aangepast (u moet voor elke afzonderlijke inschrijving een toerekendatum opgeven)
      • Jubileumdatum
      • Oorspronkelijke datum indiensttreding
      • Anciënniteitsdatum
      • Aangepaste begindatum van medewerker
      • Begindatum van medewerker

    3. Selecteer een optie in de vervolgkeuzelijst Toewijzingsdatum toerekening:

      • Einddatum toerekeningsperiode: aan de werknemer wordt verlof toegekend op de laatste dag van de toekenningsperiode. Als u het juiste bedrag wilt toerekenen, moet het toerekeningsproces de gehele periode omvatten. Als de toerekenperiode bijvoorbeeld 1 januari 2020 tot en met 31 januari 2020 is, moet u de toerekening voor 1 februari 2020 uitvoeren om januari mee te nemen.

      • Begindatum toerekeningsperiode: aan de werknemer wordt verlof toegekend op de eerste dag van de toekenningsperiode.

    4. Selecteer een optie in de vervolgkeuzelijst Toerekeningsbeleid bij inschrijving. Met deze waarde wordt gedefinieerd hoe de toerekening wordt berekend wanneer een werknemer zich in het midden van een toerekenperiode inschrijft.

      • Evenredig: het datumbereik tussen de inschrijvingsdatum en de begindatum wordt gebruikt om het verschil in dagen te bepalen. Dat verschil wordt toegepast wanneer toerekeningen worden verwerkt.

      • Volledige toerekening: het volledige toerekeningsbedrag, gebaseerd op het niveau, wordt toegekend tijdens de eerste toerekeningsverwerking.

      • Geen toerekening: geen toerekening tot de volgende toerekeningsperiode.

    5. Selecteer een optie in de vervolgkeuzelijst Toerekeningsbeleid bij uitschrijving. Met deze waarde wordt gedefinieerd hoe de toerekening wordt berekend wanneer een werknemer zich in het midden van een toerekenperiode uitschrijft.

      • Evenredig: het datumbereik tussen de inschrijvingsdatum en de begindatum wordt gebruikt om het verschil in dagen te bepalen. Dat verschil wordt toegepast wanneer toerekeningen worden verwerkt.

      • Volledige toerekening: het volledige toerekeningsbedrag, gebaseerd op het niveau, wordt toegekend tijdens de eerste toerekeningsverwerking.

      • Geen toerekening: geen toerekening tot de volgende toerekeningsperiode.

  2. Definieer het toerekeningsschema op het tabblad Toerekeningsschema. Het toerekeningsschema bepaalt:

    • Hoe een werknemer verlof opbouwt
    • Hoeveel tijd de werknemer opbouwt
    • Hoeveel tijd wordt getransporteerd

    U kunt niveaus maken om verlof toe te kennen op basis van verschillende niveaus.

    Als u werknemers hebt die per uur worden betaald, kunt u verlof toekennen op basis van gewerkte uren in plaats van de diensttijd bij uw organisatie. De gewerkte uren worden doorgaans opgeslagen in een tijd- en aanwezigheidssysteem. U kunt normale en overuren importeren die zijn gewerkt vanuit het tijd- en aanwezigheidssysteem en deze gebruiken als basis voor de toekenning aan een werknemer.

    1. Selecteer een optie in de vervolgkeuzelijst Toerekeningstype:

    • Servicemaanden : baseer het toerekeningsschema op de servicemaanden.

    • Gewerkte uren: baseer het toerekeningsschema op gewerkte uren. Zie Verlof toerekenen op basis van gewerkte uren voor meer informatie over toerekeningen voor gewerkte uren.

    Zie Verlof toerekenen op basis van gewerkte uren voor meer informatie over toerekeningssaldi.

    1. Geef waarden op in de tabel voor het toerekeningsschema:

    • Servicemaanden: het minimum aantal maanden dat werknemers moeten werken om recht op toerekeningen te hebben. Als u geen minimum nodig hebt, stelt u de waarde in op 0.

    • Gewerkte uren: het minimum aantal uren dat werknemers per toerekeningsperiode moeten werken om recht op toerekeningen te hebben. Als u geen minimum nodig hebt, stelt u de waarde in op 0.

    • Toerekeningsbedrag: het aantal uren of dagen dat werknemers per periode opbouwen. De periode is gebaseerd op de toerekeningsfrequentie.

    • Minimumsaldo: u kunt een negatieve waarde gebruiken voor het minimumsaldo als werknemers meer verlof kunnen aanvragen dan er beschikbaar is.

    • Maximaal transport: het toerekeningsproces past verlofsaldi aan die het maximale transportsaldo op de verjaardag van de begindatum overschrijden.

    • Toewijzingshoeveelheid: het oorspronkelijke aantal uren of dagen dat werknemers krijgen wanneer ze zich inschrijven voor het verlofplan. Deze hoeveelheid wordt niet voor elke toerekeningperiode verzameld.

Als de functie Meerdere verloftypen configureren voor één verlof- en verzuimplan, selecteert u een optie uit Verloftype.

Belangrijk

Nadat u deze functie hebt ingeschakeld, kunt u deze niet meer uitschakelen.

Als u de functie Fulltime-equivalentie gebruiken inschakelt, gebruikt Human Resource de fulltime-equivalentie (FTE) die is gedefinieerd voor de positie om de toerekening van een werknemer naar rato uit te voeren.

De berekening van het aantal fte's wordt gebaseerd op de waarde op het moment van de toerekening. Als de fte-waarde wordt bijgewerkt tussen de huidige en volgende toerekening, wordt de verloftoerekeningswaarde niet gewijzigd. De wijziging in de fte-waarde wordt meegenomen voor de volgende verloftoerekening.

Notitie

Deze functie is beschikbaar als de functie Meerdere verloftypen configureren voor één verlof- en verzuimplan is ingeschakeld.

Als het FTE bijvoorbeeld 0,5 is en het toerekeningsbedrag 10, bouwt de werknemer 5 op.

Als de fte vóór de werkelijke toerekeningsdatum is ingesteld op 0,5, wordt 5 toegerekend aan de werknemer. Als de fte na de toerekeningsdatum is ingesteld op 0,5, worden aan de werknemer 10 verloven toegerekend aangezien op dat moment de fte-waarde niet wordt meegenomen. Pas voor de volgende toerekening wordt de waarde van 0,5 meegenomen voor de berekening van het verlof.

  1. Selecteer Opslaan.

Verlof toerekenen op basis van gewerkte uren

Als u werknemers hebt die per uur worden betaald, kunt u verlof toekennen op basis van gewerkte uren in plaats van de diensttijd bij uw organisatie. De gegevens over gewerkte uren worden doorgaans opgeslagen in een tijd- en aanwezigheidssysteem. U kunt normale en overuren importeren die zijn gewerkt vanuit uw tijd- en aanwezigheidssysteem en deze gebruiken als basis voor de toekenning aan een werknemer.

Wanneer u de optie voor gewerkte uren selecteert als toerekeningstype, kunt u twee typen uren gebruiken voor de toerekening: normale uren en overuren. Voor de toerekeningsverwerking voor plannen voor gewerkte uren worden de toerekeningsfrequentie en de basis van de toerekeningsperiode gebruikt om de toe te rekenen uren te bepalen.

Jaarlijkse toerekeningsfrequentie

Toekenningsdatum toerekening Niveau gewerkte uren Toerekeningsbedrag Datums gewerkte uren Werkelijk gewerkte uren Toekenning
12/31/2018 2080 144 1-1-2018-31-12-2018 2085 144
12/31/2018 2080 144 1-1-2018-31-12-2018 2000 0

Maandelijkse toerekeningsfrequentie

Toekenningsdatum toerekening Niveau gewerkte uren Toerekeningsbedrag Datums gewerkte uren Werkelijk gewerkte uren Toekenning
8/31/2018 160 12 8-1-2018-31-8-2018 184 12
8/31/2018 160 3 8-1-2018-31-8-2018 184 3

Halfmaandelijkse toerekeningsfrequentie

Toekenningsdatum toerekening Niveau gewerkte uren Toerekeningsbedrag Datums gewerkte uren Werkelijk gewerkte uren Toekenning
8/31/2018 80 6 8-16-2018-31-8-2018 81 6
8/31/2018 80 6 8-16-2018-31-8-2018 75 0

Wekelijkse toerekeningsfrequentie

Toekenningsdatum toerekening Niveau gewerkte uren Toerekeningsbedrag Datums gewerkte uren Werkelijk gewerkte uren Toekenning
8/31/2018 40 3 8-27-2018-31-8-2018 42 3
8/31/2018 40 3 8-27-2018-31-8-2018 35 0

Aan medewerker toegewezen verlofplannen

In de toegewezen verlofplannen van een werknemer worden de niveaubasis en het type uren weergegeven voor plannen op basis van gewerkte uren. De werkelijk gewerkte uren voor de toerekeningsperioden op de huidige datum worden ook weergegeven voor actieve plannen.

Gegevens laden

U kunt werkelijke uren importeren met behulp van de entiteit Gewerkte verlof- en verzuimuren in Gegevensbeheer. Als u werktijdenkalenders gebruikt, wordt tijdens het importeren gevalideerd of het aantal normale gewerkte uren voor een dag niet hoger is dan het aantal geplande uren voor die dag. Met de import wordt ook gevalideerd of het aantal gewerkte uren voor een bepaalde dag niet meer dan 24 bedraagt.

U hebt de volgende informatie nodig voor het importeren van de werkelijke uren die moeten worden gebruikt in het proces voor toerekening van verlof:

  • Personeelsnummer
  • Datum gewerkt
  • Type
  • Uren

Aan één datum kan slechts één van elk type worden gekoppeld.

Personeelsnummer Datum gewerkt Type Uren
000337 8/6/2018 Normaal 8
000337 8/7/2018 Normaal 8
000337 8/7/2018 Overuren 3
000337 8/8/2018 Normaal 8
000337 8/7/2018 Normaal 8
000337 8/9/2018 Normaal 8

Inschrijvingen en saldi

Inschrijvingsdatum

De inschrijvingsdatum bepaalt wanneer een werknemer kan beginnen met het verzamelen van verlof. Als een werknemer bijvoorbeeld op 15 juni 2018 wordt ingeschreven voor een vakantieplan, kan hij of zij geen verlof opbouwen vóór 15 juni 2018.

Huidig saldo

Het huidige saldo is de hoeveelheid verloftijd die beschikbaar is voor verlofaanvragen. In deze hoeveelheid zijn toerekeningen, goedgekeurde aanvragen en correcties tot en met de huidige datum verwerkt.

Voorbeelden van huidig saldo

Jaarlijks plan

Planinstellingen

Begindatum plan Inschrijvingsdatum Toerekenfrequentie Basis toerekenperiode Toewijzingsdatum toerekening
1/1/2018 1/1/2018 Jaarlijks Begindatum plan Einde van toerekeningsperiode

Toerekeningen worden verwerkt op 1 januari 2019 (1-1-2019), zodat die gehele periode is opgenomen.

Resultaten

Toerekeningsbedrag Minimumsaldo Maximaal transport Aanvraagbedrag Huidig saldo (op 1-1-2019)
200 0 120 40 160

Huidig saldo (160) = Toerekeningsbedrag (200) – Aanvraagbedrag (40)

Halfmaandelijks plan

Planinstellingen

Begindatum plan Inschrijvingsdatum Toerekenfrequentie Basis toerekenperiode Toewijzingsdatum toerekening
1/1/2018 2/1/2018 Halfmaandelijks Begindatum plan Einde van toerekeningsperiode

Toerekeningen worden verwerkt op 1 mei 2018 (5-1-2018), zodat die gehele periode is opgenomen.

Resultaten

Toerekeningsbedrag Minimumsaldo Maximaal transport Aanvraagbedrag Huidig saldo (op 1-1-2019)
5 0 120 8 22

Huidig saldo (22) = Toerekeningsbedrag (5 × 6) – Aanvraagbedrag (8)

Maandelijks plan

Planinstellingen

Begindatum plan Inschrijvingsdatum Toerekenfrequentie Basis toerekenperiode Toewijzingsdatum toerekening
1/1/2018 2/1/2018 Halfmaandelijks Begindatum plan Einde van toerekeningsperiode

Toerekeningen worden verwerkt op 1 mei 2018 (5-1-2018), zodat die gehele periode is opgenomen.

Resultaten

Toerekeningsbedrag Minimumsaldo Maximaal transport Aanvraagbedrag Huidig saldo (op 1-1-2019)
5 0 120 8 7

Huidig saldo (7) = Toerekeningsbedrag (5 × 3) – Aanvraagbedrag (8)

Saldoprognose

Het voorspelde saldo is de hoeveelheid verlof die beschikbaar is op een toekomstige datum. Toerekeningen en getransporteerde correcties worden geraamd tot die datum.

Human Resources maakt gebruik van de volgende formule:

Voorspeld saldo voor maandag = Huidig saldo – Aanvragen + Toerekeningen – Getransporteerde correctie

Voorbeelden van voorspeld saldo

Jaarlijks plan

Planinstellingen

Begindatum plan Inschrijvingsdatum Toerekenfrequentie Basis toerekenperiode Toewijzingsdatum toerekening
1/1/2018 1/1/2018 Jaarlijks Begindatum plan Einde van toerekeningsperiode

Toerekeningen worden verwerkt op 15 februari 2019 (2-15-2019), zodat die gehele periode is opgenomen.

Resultaten

Toerekeningsbedrag Minimumsaldo Maximaal transport Huidig saldo Voorspeld saldo (op 15-2-2019)
20 0 20 40 40

Voorspeld saldo (40) = Toerekeningsbedrag (20) + Huidig saldo (40) – Getransporteerde correctie (20)

Halfmaandelijks plan

Planinstellingen

Begindatum plan Inschrijvingsdatum Toerekenfrequentie Basis toerekenperiode Toewijzingsdatum toerekening
1/1/2018 2/1/2018 Halfmaandelijks Begindatum plan Einde van toerekeningsperiode

Toerekeningen worden verwerkt op 15 februari 2019 (2-15-2019), zodat die gehele periode is opgenomen.

Resultaten

Toerekeningsbedrag Minimumsaldo Maximaal transport Huidig saldo Voorspeld saldo (op 15-2-2019)
5 0 20 40 35

Voorspeld saldo (35) = Toerekeningsbedrag (5 × 3) + Huidig saldo (40) – Getransporteerde correctie (20)

Maandelijks plan

Planinstellingen

Begindatum plan Inschrijvingsdatum Toerekenfrequentie Basis toerekenperiode Toewijzingsdatum toerekening
1/1/2018 2/1/2018 Halfmaandelijks Begindatum plan Einde van toerekeningsperiode

Toerekeningen worden verwerkt op 15 februari 2019 (2-15-2019), zodat die gehele periode is opgenomen.

Resultaten

Toerekeningsbedrag Minimumsaldo Maximaal transport Huidig saldo Voorspeld saldo (op 15-2-2019)
10 0 20 40 30

Voorspeld saldo (30) = Toerekeningsbedrag (10 × 1) + Huidig saldo (40) – Getransporteerde correctie (20)

Voorbeelden van evenredig saldo

Maandelijks plan Evenredig

Planinstellingen

Begindatum plan Toerekenfrequentie Basis toerekenperiode
1/1/2018 Maandelijks Begindatum plan

Resultaten

Werknemer Servicemaanden Inschrijvingsdatum Begindatum Toerekeningsbedrag Toerekening verwerken Balans
Jeannette Nicholson 0,00 6/1/2018 6/1/2018 1,00 9/1/2018 3,00
Jay Norman 0,00 6/15/2018 6/15/2018 1,00 9/1/2018 2.53

Maandelijks plan Volledige toerekening

Planinstellingen

Begindatum plan Toerekenfrequentie Basis toerekenperiode
1/1/2018 Maandelijks Begindatum plan

Resultaten

Werknemer Servicemaanden Inschrijvingsdatum Begindatum Toerekeningsbedrag Toerekening verwerken Balans
Jeannette Nicholson 0,00 6/1/2018 6/1/2018 1,00 9/1/2018 3,00
Jay Norman 0,00 6/15/2018 6/15/2018 1,00 9/1/2018 3,00

Maandelijks plan Geen toerekening

Planinstellingen

Begindatum plan Toerekenfrequentie Basis toerekenperiode
1/1/2018 Maandelijks Begindatum plan

Resultaten

Werknemer Servicemaanden Inschrijvingsdatum Begindatum Toerekeningsbedrag Toerekening verwerken Balans
Jeannette Nicholson 0,00 6/1/2018 6/1/2018 1,00 9/1/2018 3.00
Jay Norman 0,00 6/15/2018 6/15/2018 1.00 9/1/2018 2.00

Zie ook