Vragenlijsten distribueren en plannen

Is van toepassing op deze Dynamics 365-toepassingen:
Human Resources

Dit artikel beschrijft het distribueren van vragenlijsten die u ontwerpt, zodat ze beschikbaar zijn voor de persoon of groep mensen die hem gaan invullen.

Er zijn meerdere manieren om een vragenlijst te verspreiden:

• De vragenlijst als Actief markeren. De vragenlijst is dan beschikbaar voor alle werknemers, tenzij een vragenlijstgroep is ingesteld om de toegang tot de vragenlijst te beperken.
• Rechten aan een vragenlijstgroep toewijzen. De vragenlijst is dan beschikbaar voor alle leden van de geselecteerde groep.
• Geplande antwoordsessies maken. De vragenlijst is dan alleen voor één bepaalde persoon beschikbaar.
• Een planning maken. De vragenlijst kan dan voor meerdere mensen beschikbaar zijn.

Een vragenlijst als actief markeren.

Als u het veld Actief instelt op Ja op de pagina Vragenlijsten, kunt u de vragenlijst beschikbaar maken voor alle werknemers zodat zij de lijst kunnen invullen. Respondenten kunnen de vragenlijst meerdere keren invullen. Deze functionaliteit is handig als u gedurende het hele jaar steeds feedback wilt verzamelen. U kunt bijvoorbeeld een vragenlijst maken die werknemers gebruiken om feedback te geven over de lunchservice in de kantine.

Vragenlijstgroepen

U kunt vragenlijstgroepen instellen en vervolgens de respondenten opnemen waarnaar een vragenlijst moet worden verspreid.

U kunt vragenlijstgroepen maken via de volgende pagina´s:

• Vragenlijstgroepen – alleen personen in een vragenlijstgroep kunnen een geselecteerde vragenlijst invullen. Als uw doelgroep uit contractanten bestaat, kunt u een vragenlijstgroep maken die specifiek is voor die respondenten.
• Vragenlijstgroepsleden – u kunt mensen aan vragenlijstgroepen toevoegen.

Als u een vragenlijstgroep wilt toewijzen aan een vragenlijst, klik u op de pagina Vragenlijsten op Gebruikersrechten. Nadat de vragenlijst is opgeslagen als actief, kunnen de leden van de vragenlijstgroep de vragenlijst invullen. Deze functionaliteit is handig als u een vragenlijst op een selecte groep mensen wilt testen voordat u deze beschikbaar stelt voor een grotere groep, of als u een vragenlijst door een zeer specifieke doelgroep wilt laten invullen.

Geplande antwoordsessies in een vragenlijst

Geplande antwoordsessies zijn vragenlijsten waarvoor u de respondenten hebt aangesteld en geselecteerd.

Notitie

Voordat u geplande antwoordsessies kunt opzetten, dient u een vragenlijst te ontwerpen.

Op de pagina Geplande antwoordsessie kunt u een geplande antwoordsessie voor een individuele werknemer maken. De lijst op de pagina toont alle geplande vragenlijsten.

Geplande antwoordsessies worden ook gebruikt op de pagina Vragenlijstplanningen, waar u vragenlijsten voor meerdere mensen kunt plannen:

• Werknemers
• Deelnemers
• Organisatie-eenheden;

Elke persoon kan de vragenlijst slechts één keer beantwoorden.

Een vragenlijst plannen

U kunt ook een vragenlijst plannen voor meerdere respondenten.

Planningstypen

Planningstypen zijn vereist als u geplande antwoordsessies voor meerdere respondenten wilt plannen. Planningstypen worden gebruikt voor het classificeren van vragenlijstplanningen. Zo kunt u bijvoorbeeld vragenlijsten plannen voor de volgende doeleinden:

• Beoordeling
• Onderzoek
• Testen

U kunt planningstypen voor een vragenlijstplanning opgeven op de pagina Vragenlijstplanningen.

Verwijzingstypen voor vragenlijst

U kunt verwijzingstypen gebruiken als hulpmiddel bij het invoeren van criteria die u gebruikt bij de selectie van respondenten wanneer u een vragenlijst plant.

Gebruik de pagina Verwijzingstypen om referentietypen voor een vragenlijst in te stellen. Elk verwijzingstype komt overeen met een tabel in Microsoft Dynamics 365 Finance. Wanneer u de vragenlijstplanning maakt, kunt u afzonderlijke records in de tabel of een bereik van records opgeven waar de vragenlijst aan wordt gekoppeld.

Als u bijvoorbeeld de tabel Cursussen selecteert, kunt u bepalen voor welke specifieke cursus de vragenlijst is. Wanneer u een verwijzingstype instelt voor de tabel Cursussen, zijn sommige velden en knoppen op de pagina Cursussen niet meer beschikbaar.

Vragenlijstplanningen

U kunt vragenlijstplanningen gebruiken om meerdere geplande antwoordsessies voor een groep gebruikers op basis van een verwijzingstype te genereren. Maak een planning op de pagina Vragenlijstplanningen. Selecteer het planningstype om de planning te categoriseren en ook om het verwijzingstype te selecteren dat moet worden gebruikt om in het systeem naar specifieke gebruikers te laten zoeken. Bijvoorbeeld: als u het verwijzingstype instelt op de tabel Cursussen, kunt u een bepaalde cursus in het veld Verwijzing selecteren.

Klik op Instellingsdetails om de vragenlijst en andere criteria te selecteren. Bijvoorbeeld: geef de naam van de docent als een criterium op als de vragenlijst een evaluatie van de docent is. Als u de instellingsdetails hebt ingevoerd, worden geplande antwoordsessies gegenereerd voor de gebruikers die zijn opgenomen in de query.

Klik op Geplande antwoordsessies om de antwoordsessie voor de planning weer te geven. U kunt vervolgens handmatig extra geplande antwoordsessies maken of geplande antwoordsessies verwijderen die niet zijn beantwoord.

Klik op Functies>Start om de vragenlijst beschikbaar te stellen aan de gebruikers in gerelateerde geplande antwoordsessies. Klik op Antwoorden om de ingevulde antwoorden in de vragenlijst weer te geven. U kunt de instellingen van de vragenlijstplanning, geplande antwoordsessies en de antwoorden ook kopiëren naar een nieuwe vragenlijstplanning.

Respondenten op de hoogte brengen als er vragenlijsten voor hen beschikbaar zijn

Wanneer u een vragenlijst distribueert, moet u respondenten waarschuwen dat vragenlijsten beschikbaar voor hen zijn.

Respondenten op de hoogte brengen van een geplande antwoordsessie

Als u een geplande antwoordsessie gebruikt, moet u de persoon direct, zoals telefonisch of via e-mail, op de hoogte brengen.

Respondenten op de hoogte brengen van een planning

Gebruik de pagina Vragenlijstplanningen om een e-mailbericht op te stellen en te versturen naar alle respondenten die aan de vragenlijst zijn gekoppeld. Voer de e-mailtekst in op het tabblad E-mail voor werknemersselfservice. Nadat de planning is gestart, klikt u op Functies>E-mailbericht verzenden om het e-mailbericht te genereren en te verzenden naar de respondenten. Respondenten kunnen zich vervolgens aanmelden bij de website en de vragenlijst invullen.

Notitie

Voordat u de e-mailfunctionaliteit kunt gebruiken, moet de IT-beheerder de e-mailinstellingen op de pagina E-mailparameters invoeren.

Een geplande vragenlijst beëindigen

U kunt een geplande vragenlijst beëindigen nadat alle respondenten hun toegewezen antwoordsessies hebben voltooid. Nadat een geplande vragenlijst is beëindigd, kunt u de instellingen niet kopiëren naar een nieuwe planning.

Notitie

Als een of meer respondenten de vragenlijst niet hebben ingevuld maar u de planning toch wilt beëindigen, moet u eerst die respondenten uit de lijst verwijderen op de pagina Geplande antwoordsessie. Vervolgens kunt u de planning beëindigen.

Vragenlijsten invullen

Nadat u een vragenlijst hebt ontworpen en verspreid, kan de vragenlijst worden ingevuld door geselecteerde respondenten. U kunt de vragenlijsten die voor u beschikbaar zijn, op twee manieren openen:

• Klik in het navigatievenster op Vragenlijsten>Verdelen>Vragenlijst invullen.
• Klik in Selfservice werknemer op In te vullen vragenlijsten.

Vragenlijsten kunnen beschikbaar worden gesteld aan alle personen in een netwerk of aan specifieke gebruikers of groepen gebruikers.