Gedetailleerde leveranciers- en klantbetalingen maken
Met de mogelijkheid om gedetailleerde leverancier- en klantbetalingen te plaatsen, maar met een overzicht van bedragen naar bankrekeningfuncties worden leverancier- en klantbetalingen als afzonderlijke boekbonnen geplaatst. Ook wordt de betaling samengevat wanneer het bankrekeningsaldo wordt bijgewerkt.
Uw bank betaalt bijvoorbeeld drie leveranciers 100 euros (EUR) per stuk namens uw organisatie. Wanneer de bank de transacties voltooit, kan op het bankafschrift de drie betalingen gedetailleerd worden staan of kan een samengevatte opname van 300 EUR worden 300 EUR. Als uw bank de betalingen samenvatten in één opname, kan deze functie worden gebruikt om die functionaliteit te gebruiken. Hierdoor kan het bankafstemmingsproces worden gestroomlijnd.
Belangrijk
Door deze functie hoeft u niet meerdere leveranciers- of klantbetalingen in één boekstuknummer te registreren. Zie Eén boekstuk om te bepalen of de parameters kunnen worden gedefinieerd zodat meerdere transacties in subboekingen in één boekstuk worden verboden.
Instelling
Schakel in de werkruimte voor functiebeheer de functie in die de naam Mogelijkheid heeft om gedetailleerde leverancier- en klantbetalingen te plaatsen, maar om bedragen samen te vatten op een bankrekening.
Journaalnamen
De mogelijkheid om betalingen aan de banksubboeking samen te vatten, wordt ondersteund voor de volgende journaaltypen:
- Dagelijks (Algemeen journaal)
- Leverancierbetaling (leverancierbetalingsjournaal)
- Klantbetaling (journaal met betalingen van klant)
Op de pagina Journaalnamen zijn twee nieuwe velden beschikbaar in de sectie Bank : bedragen samenvatten in bankrekening - en overzichtscriteria.
Wanneer de samengevatte bedragen in de bankrekeningoptie zijn ingesteld op Nee (de standaardwaarde), worden betalingen in een journaalbatchgroep bijgewerkt tot in detail of in een overzicht, afhankelijk van het nummer van de betalingen in één boekstuknummer. Het boeken naar de bankrekening werkt.Net als wanneer de nieuwe functie is uitgeschakeld. Wanneer de functie is ingeschakeld, is het raadzaam om niet langer meerdere betalingen in één boekstuknummer in te voeren.
De optie Samengevatte bedragen op bankrekening kan alleen worden ingesteld op Ja als het nieuwe boekstukveld voor de journaalnaam is ingesteld op In samenhang met het saldo. In dit geval wordt met de optie het gebruik van één boekstuk per leverancier- of klantbetaling stimuleert (maar niet gegarandeerd). Wanneer de nieuwe functie is ingeschakeld, vindt overzicht niet plaats als het boekstuk meer dan een leverancier of klant bevat.
Notitie
Als het veld Nieuw boekstuk is ingesteld op een andere waarde dan In verband met saldo en u probeert de samengevatte bedragen op de bankrekeningoptie op Ja in te stellen, wordt het volgende foutbericht weergegeven: 'De bedragen samenvatten in de instelling voor een bankrekening moeten Nee zijn als het nieuwe boekstuk is ingesteld op Handmatig of op één boekstuknummer'.
Als de samengevatte bedragen in de bankrekeningoptie zijn ingesteld op Ja en u probeert de waarde van het veld Nieuw boekstuk te wijzigen in een ander waarde dan In relatie tot saldo, wordt het volgende foutbericht weergegeven: 'De nieuwe boekstukinstelling moet in verhouding staan wanneer de samengevatte bedragen op de bankrekening op Ja zijn ingesteld.'
Als u de optie Overzicht van bedragen op bankrekening in stelt op Ja, wordt het veld Overzichtscriteria beschikbaar. Met dit veld kunt u in uw organisatie de criteria opgeven die worden gebruikt voor het samenvatten van betalingen naar de bankrekening. De volgende waarden zijn beschikbaar:
- Niet samenvatten : betalingen worden niet samengevat, zelfs niet als de optie Samengevat op bankrekening is ingesteld op Ja .
- Standaardcriteria : betalingen met dezelfde bankrekening, betalingsmethode, valutacode, rekeningtype (klant of leverancier) en transactiedatum worden gegroepeerd voor overzicht.
- Standaardcriteria met documentnummer : betalingen met dezelfde bankrekening, betalingsmethode, valutacode, rekeningtype (klant of leverancier), transactiedatum en documentnummer worden gegroepeerd voor overzicht. Als het documentnummer voor meerdere betalingen leeg is, wordt de lege waarde beschouwd als een geldig documentnummer en worden deze betalingen samengevat.
- Standaardcriteria met betalingsverwijzing: betalingen met dezelfde bankrekening, betalingsmethode, valutacode, rekeningtype (klant of leverancier), transactiedatum en betalingsverwijzing worden gegroepeerd voor overzicht. Als de betalingsverwijzing voor meerdere betalingen leeg is, wordt de lege waarde beschouwd als een geldige betalingsverwijzing en worden deze betalingen samengevat.
Parameters
Wanneer leverancier- of klantbetalingen worden samengevat, wordt een nieuw nummer toegewezen aan de afzonderlijke bankrekeningtransactie.
Definieer op de pagina Parameters voor contant- en bankbeheer op het tabblad Nummerreeksen een nummerreeks voor de ID-verwijzing van banktransactievereenalisatie.
Betalingen invoeren in een journaal
Wanneer deze functie wordt gebruikt, kunnen betalingen worden samengevat op de bankrekening wanneer deze worden ontvangen vanuit een van de volgende journalen:
- Leveranciers - Betalingen - Journaal met betalingen van leverancier
- Klanten - Betalingen - Journaal met betalingen van klant
- Grootboek - Journaalposten - Algemene journalen
Controleer nadat u een journaal hebt gemaakt de overzichtsinstellingen op het tabblad instellingen van de journaalbatchkoptekst. Standaardinstellingen worden overgenomen uit de journaalnaam, maar u kunt deze overschrijven voor afzonderlijke journaalbatchnummers.
Nadat alle betalingen in het journaal zijn ingevoerd, worden de volgende criteria gebruikt tijdens het boeken om te bepalen welke betalingen in aanmerking kunnen worden genomen voor overzicht. Deze criteria beïnvloeden hoe betalingen in het journaal moeten worden ingevoerd.
- Alleen betalingen met de volgende combinaties van een rekening en een tegenrekening worden in aanmerking genomen voor overzicht: Leverancier/Bank, Bank/Leverancier, Klant/Bank en Bank/Klant. Betalingen die naar een grootboekrekening (overbruggingsbetalingen) worden niet in aanmerking genomen voor overzicht.
- Elk betalings boekstuk mag slechts één leverancier of klant bevatten. Als een boekstuknummer meerdere leveranciers of klanten bevat, wordt er geen rekening gehouden met overzicht.
- Er moeten meerdere betalingen in afzonderlijke boekbonnen bestaan in het journaalbatchnummer.
- Betalingen in verschillende journaalbatchnummers worden niet in aanmerking genomen voor overzicht.
Betalingen in een journaal boeken
Tijdens het boeken wordt de groep betalingsregels beschouwd voor overzicht zoals beschreven in de vorige sectie. Nadat de groep betalingsregels is bepaald, vindt een overzicht plaats op basis van de instellingen in de journaalbatchkoptekst.
Er vindt geen overzicht van banktransacties plaats als de samengevatte bedragen in de bankrekeningoptie zijn ingesteld op Nee of als het veld Overzichtscriteria in de journaalbatchkoptekst is ingesteld op Niet samengevat.
Als er een journaalnaam is gedefinieerd, zodat betalingen naar de bankrekening worden geboekt in het overzicht maar het veld Overzichtscriteria in de journaalbatchkoptekst is ingesteld op Samengevat niet, worden de transacties niet samengevat.
De banktransactie wordt samengevat wanneer de samengevatte bedragen in de bankrekeningoptie zijn ingesteld op Ja en het veld Overzichtscriteria is ingesteld op Standaardcriteria,Standaardcriteria met documentnummer of Standaardcriteria met betalingsverwijzing. Zie de omschrijving van het veld Overzichtscriteria in de sectie Journaalnamen voor meer informatie.
Meer dan één groep samengevatte betalingen kan naar een bankrekening worden geboekt. Als het journaal bijvoorbeeld een groep leveranciersbetalingen en een groep klantbetalingen bevat, kunt u twee of meer samengevatte betalingen hebben. Voor de leveranciersbetalingen kunnen een of meer samengevatte bankrekeningtransacties worden gemaakt en er kunnen een of meer samengevatte bankrekeningtransacties voor de klantbetalingen worden gemaakt.
Voor het volgende voorbeeld zijn de volgende leveranciersbetalingen ingevoerd in een journaal. Het batchnummer van het journaal is zo ingesteld dat het veld Overzichtscriteria wordt ingesteld op Standaardcriteria met documentnummer. Tijdens het boeken worden de betalingen samengevat of niet samengevat, zoals hier wordt weergegeven.
| Boekstuknummer | Transactiedatum | Account | Valuta | Debet | Krediet | Tegenrekening | Betalingswijze | Documentnummer | Wordt er samengevat? |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 15 augustus | Leverancier A | EUR | 100 | USMF-OPER | Elektronisch | Boekbonnen 1 en 2 samengevat | ||
| 2 | 15 augustus | Leverancier B | EUR | 200 | USMF-OPER | Elektronisch | Boekbonnen 1 en 2 samengevat | ||
| 3 | Augustus 17 | Leverancier C | CAD | 300 | USMF-OPER | Elektronisch | Gedetailleerd naar bankrekening geboekt | ||
| 4 | Augustus 18 | Leverancier B | EUR | 400 | USMF-OPER | Elektronisch | Gedetailleerd naar bankrekening geboekt | ||
| 5 | Augustus 28 | Leverancier D | EUR | 500 | USMF-OPER | Elektronisch | 1 | Boekbonnen 5 en 6 samengevat | |
| 6 | Augustus 28 | Leverancier Z | EUR | 600 | USMF-OPER | Elektronisch | 1 | Boekbonnen 5 en 6 samengevat | |
| 7 | Augustus 28 | Leverancier Z | EUR | 700 | USMF-OPER | Elektronisch | 2 | Boekbonnen 7, 8 en 9 samengevat | |
| 8 | Augustus 28 | Leverancier B | EUR | 800 | USMF-OPER | Elektronisch | 2 | Boekbonnen 7, 8 en 9 samengevat | |
| 9 | Augustus 28 | Leverancier A | EUR | 900 | USMF-OPER | Elektronisch | 2 | Boekbonnen 7, 8 en 9 samengevat |
Er worden vijf transacties naar de bankrekening geboekt. Voor twee uur worden de oorspronkelijke betalingsgegevens onderhouden. Voor de andere drie betalingen worden betalingen samengevat op basis van de overzichtsregels.
Nadat betalingen in een journaal zijn geboekt
Nadat het boeken is voltooid, kunt u de samengevatte (of gedetailleerde) betalingen vinden in de transacties van de bankrekening. Ga naar Contanten en bankbeheer>Bankrekeningen>Bankrekeningen.
Voor samengevatte betalingen wordt een sterretje (*) weergegeven in het veld boekstuknummer . Elke betaling wordt nog steeds in detail naar de grootboek.
Alle samengevatte bankrekeningtransacties krijgen een unieke overzichts-ID. Als het veld Overzichtscriteria is ingesteld op Standaardcriteria met documentnummer, wordt het documentnummer van de betalingsregels gebruikt als overzichts-ID. Anders wordt de overzichts-ID gegenereerd op basis van de nummerreeks die is geconfigureerd op de pagina Parameters van kas- en bankbeheer . Als de overzichts-ID die wordt toegewezen aan een samengevatte banktransactie al wordt gebruikt door een andere samengevatte banktransactie, wordt er een nieuwe gebruikt in de nummerreeks. De betalingsverwijzing wordt niet als een overzichts-ID gebruikt.
Gebruikers kunnen de betalingsdetails van een samengevatte bankrekeningtransactie weergeven door op de pagina Overzichtsdetails betaling bekijken te selecteren.
Terwijl u de overzichtsdetails bekijkt, kunt u het boekstuk grootboek elke betaling weergeven, terugkeren naar de samengevatte bankrekeningtransactie of de vereffeningsgegevens voor de geselecteerde betaling weergeven.
De samengevatte bankrekeningtransacties worden ook weergegeven op het bankafschrift. Bankafstemming is eenvoudiger, ongeacht of de handmatige of geavanceerde bankafstemming wordt gebruikt. Beide afstemmingsprocessen tonen de bankafstemmings-ID. Als geavanceerde bankafstemming is ingeschakeld voor de bankrekening, wordt een bankdocument van het type Samengevatte transactie gegenereerd voor de bankrekening. Gebruikers kunnen transacties op dezelfde manier veremenen en afstemmen voor andere typen bankdocumenten.
