Budgetvoorstellen
Organisaties besteden veel tijd en middelen aan het opstellen van hun budgetten. Een groot deel van dat werk bestaat uit repetitieve inspanningen met een lage toegevoegde waarde, zoals het verzamelen van de gegevens die worden gebruikt in het budgetteringsproces. Er is extra werk nodig om een begroting regel voor regel per afdeling op te stellen.
Budgetvoorstellen bieden de volgende voordelen:
- Maakt het eenvoudig om historische gegevens uit werkelijke cijfers of budgetten te verzamelen, zodat deze kunnen worden gebruikt voor budgettering binnen Dynamics 365 Finance.
- Hiermee kunt u herzieningen van het budget aanbrengen met behulp van verschillende tijdsbestekken of combinaties van budget en historische feitelijke gegevens.
- Genereert een nieuw budget dat verder kan worden verfijnd en herhaald met de hoogwaardige aandacht voor het toepassen van kennis en inzichten die mogelijk niet aanwezig zijn in historische gegevens.
- Biedt de uitvoer van het budgetvoorstel als een budgetregisterdocument, dat eenvoudig kan worden gewijzigd, geïmporteerd, geëxporteerd en gebruikt voor standaardrapportage in Dynamics 365 Finance.
Voldoende gegevens importeren voor een goede voorspelling
De kwaliteit van de voorspellingen hangt ervan af of u over voldoende opgeschoonde gegevens beschikt die meerdere jaren consistent zijn. In sommige gevallen zijn drie jaar consistente gegevens voldoende, maar vaak is vijf tot tien jaar het beste. Als er momenteel geen historische gegevens van tien jaar in het systeem aanwezig zijn, overweeg dan om eerdere historische gegevens die mogelijk niet in het systeem aanwezig zijn, op te schonen en deze te uploaden als een historisch budget.
De term gegevens opschonen verwijst naar het garanderen dat de gegevens consistent zijn als het gaat om rekeningen en financiële dimensies wanneer er een reorganisatie heeft plaatsgevonden, of naar het importeren van verouderde gegevens die zijn gegenereerd vóór een wijziging in het rekeningschema of in de financiële dimensies.
Instellen budgetvoorstellen
Voltooi de volgende stappen als u de functie Budgetvoorstellen wilt instellen.
- Nadat u een functie heeft ingeschakeld, is er een nieuw menu-item met de naam Budgetvoorstel onder Budgetteren > Instellen > Basisbudgettering beschikbaar voor gebruikers met de rol Finance Insights-beheerder. De instelling van het veld Functie inschakelen moet van Nee in Ja worden gewijzigd. Er worden geen voorspellingen gegenereerd totdat de functie is ingeschakeld.
Voorbeeld: een budgetvoorstel genereren
Budgetvoorstellen moeten de volgende stappen doorlopen om het de voorgestelde budget op te stellen als een concept budgetregisterdocument:
- Maak een budgetvoorstel onder Budgetteren > Periodiek > Budgetvoorstel genereren als gebruiker met de rol Budgetbeheerder.
- Er wordt een datumbereik opgegeven voor het begin en einde van de gegevens die voor de voorspelling moeten worden gebruikt.
- Er wordt een selectie gemaakt van werkelijke gegevens, budgetgegevens of van zowel feitelijke gegevens als budgetgegevens.
- Er kunnen individuele kenmerken worden toegevoegd om de gegevens die worden gegenereerd te verfijnen en om deze te beperken tot specifieke accounttypen voor werkelijke cijfers.
- Er worden individuele filters toegevoegd om te verfijnen welke specifieke budgetmodellen en codes er moeten worden gebruikt om de te gebruiken budgetgegevens te bepalen.
Houd er rekening mee dat de geselecteerde datumfilters het volgende bevatten:- Uitvoercriteria voor het budgetmodel en de budgetcode die voor de output moeten worden gebruikt.
- De invoercriteria genereren de onbewerkte invoergegevens en worden geaggregeerd in maandelijkse gegevenssets per dimensiecombinatie voor de huidige set budgetdimensies, zoals gedefinieerd onder Budgetteren > Instellen > Basisbudgettering > Dimensies voor budgettering.
- De invoergegevens worden verzonden naar AI Builder om machine learning toe te passen voor het genereren van voorspellingen.
- AI Builder retourneert de voorspellingsgegevens naar Dynamics 365 Finance.
- Vervolgens kunt u het proces voltooien en de voorspellingen genereren als een concept budgetregisterpost.
- Het conceptbudget kan worden bekeken en aangepast binnen de budgetregisterposten, of binnen één van de beschikbare rapportagemogelijkheden.
De data die voor de uitvoer zijn geselecteerd, worden door het systeem gegenereerd op basis van twaalf maanden aan voorspellingen na de einddatum van de invoer. Hier volgt een voorbeeld.
| Begindatum invoeren | Einddatum invoeren | Uit begin | Uit einde |
|---|---|---|---|
| 1 jan 2017 | 31 dec 2019 | 1 jan 2020 | 31 dec 2020 |
| 1 juli 2014 | 30 juni 2018 | 1 juli 2018 | 30 juni 2019 |
De ingevoerde budgetmodellen worden gecontroleerd aan de hand van de datums om te bepalen welke budgetregisterposten moeten worden gebruikt en welke individuele budgetregels moeten worden opgenomen. Hier volgt een aantal voorbeelden.
| Begindatum invoeren | Einddatum invoeren | Budgetmodel | Budgetregels | Opgenomen |
|---|---|---|---|---|
| 1 jan 2017 | 31 dec 2019 | BJ2017 | Juni 302017 | x |
| 1 jan 2017 | 31 dec 2019 | BJ2018 | 30 juni 2018 | x |
| 1 jan 2017 | 31 dec 2019 | Jaarlijks | 30 juni 2017 | x |
| 1 jan 2017 | 31 dec 2019 | Jaarlijks | 30 juni 2016 |
De machine learning-producties testen, verfijnen en vertrouwen
De functie budgetvoorstellen maakt gebruik van historische gegevens en uw invoer om een machine learning-model te bouwen. De volgende punten bieden richtlijnen die kunnen helpen bij het optimaliseren van de resultaten van een model en die u kunnen helpen bij het gebruik van de gegevens.
- Machine learning-modellen werken het beste wanneer ze een consistente gegevensset in de loop van de tijd analyseren. Zoals hierboven vermeld, werkt het optimaal om tien jaar aan gegevens te gebruiken waarin hetzelfde rekeningschema en dezelfde dimensies worden gebruikt. Modellen die meer gegevens gebruiken zijn waarschijnlijk effectiever dan modellen die minder gegevens gebruiken.
- Modellen maken gebruik van historische gegevens en geavanceerde wiskunde om een redelijk waarschijnlijke uitkomst te suggereren. De gegenereerde voorstellen kunnen u helpen effectievere budgetten te creëren met minder werk. Het beste budget kan echter pas worden gegenereerd wanneer uw managers betrokken zijn en deelnemen aan het verfijnen van de budgetvoorstellen die worden gegenereerd.
- Sommige activiteiten kunnen makkelijker nauwkeurig worden voorspeld dan andere. De activiteit van sommige salaris- en onkostenrekeningen kan bijvoorbeeld regelmatiger zijn en is daarom makkelijker te voorspellen dan rekeningen die onzekere activiteiten volgen.
- De resultaten moeten worden vergeleken met de werkelijke waarden met behulp van de standaard werkelijke waarden versus budgetrapportage, evenals het rapport met financiële rapportage over werkelijke versus gebudgetteerde cijfers. Hierbij worden maandelijkse kolommen toegevoegd om gedetailleerde analyse van afwijkingsbedragen en afwijkingspercentage weer te geven.
- U kunt voorspellingen voor historische activiteit genereren en beginnen met het evalueren van de voorspellingen door wat de voorspellingen voor het huidige jaar zouden zijn geweest te vergelijken met de activiteit van het huidige jaar.
Testen met de query werkelijk versus budget
De query werkelijk versus budget kan worden gebruikt om een weergave per regel te krijgen van de werkelijke cijfers versus die van het budgetvoorstel. Stel in Queryparameters de start- en einddatum en uw budgetmodel voor uitvoer in. Stel ook de Status budgetjournaalregel in op Concept.
In de resultaten is een jaarlijkse weergave beschikbaar met het werkelijke bedrag, het budgetbedrag, het afwijkingsbedrag en het gebruikte percentage. Deze pagina kan vervolgens de pagina Periodesaldo waar u elke rekening per periode kunt bekijken voor een diepere evaluatie van het afwijkingsbedrag.
Testen met financiële rapportage
U kunt gebruik maken van het rapport Werkelijk versus budget - Standaard financieel om samenvattende en gedetailleerde weergaven te zien van de werkelijke cijfers versus het begrotingsvoorstel. Het ontwerp van het standaardrapport omvat één jaarlijkse weergave voor het oorspronkelijke budget, het herziene budget, de werkelijke waarden, het afwijkingsbedrag, het afwijkingspercentage en het percentage van het budget. Het rapport kan makkelijk worden bijgewerkt en bevat twaalf maandelijkse kolommen met bijbehorende waarden, in plaats van één bedrag met afwijkingen. U kunt het budgetmodel van het budgetvoorstel instellen door te Rapportopties te selecteren en vervolgens het budgetmodel uit de Scenario's in het vervolgkeuzemenu te selecteren. Hierdoor wordt het rapport vernieuwd en gewijzigd in het juiste budgetmodel.
Wanneer een financieel rapport met twaalf maanden naar Excel wordt geëxporteerd, kunt u eenvoudig een lijndiagram of sparkline invoegen om een grafische weergave van de invoer- of uitvoergegevens te bieden, zodat trends in de gegevens zichtbaar worden.