Kleine kas

Dit artikel biedt informatie over de functionaliteit voor kleine kas waarmee bestaande lokalisatiefuncties worden uitgebreid als een algemene functie voor alle landen en regio's. Zie Kleine kas voor Oost-Europa en Rusland voor meer informatie.

U kunt de functionaliteit voor kleine kas gebruiken voor het automatiseren van de ontvangst en uitgave van contant geld, het maken van primaire documenten en het afdrukken van gerelateerde rapporten.

Met kleine kas worden de volgende acties uitgevoerd:

• De ontvangst en uitgave van beschikbare contante activa verantwoorden.
• Standaardformulieren voor contant geld genereren. Voorbeelden zijn bonnen voor contante terugbetalingen, bonnen voor contante voorschotten en een registratiejournaal voor kassabonnen.
• Het maximale contante bedrag beheren dat is toegestaan voor klanten of leveranciers.
• Kasbewerkingen in verschillende valuta's weergeven.
• De bedragen van kasbewerkingen in vreemde valuta converteren naar de standaardvaluta om boekhoudingsrapportage te leveren.

Vereisten

U moet het volgende doen voordat u de functionaliteit voor kleine kas kunt gebruiken:

• Kleine kas inschakelen.

• De volgende items instellen:

  • Kasrekeningen
  • Boekingsprofielen van contant geld
  • Nummerreeksen voor nummering van kasdocumenten
  • Standaardwaarden en parameters voor Contanten en bankbeheer
  • Kasjournaalnamen in het grootboek

Kleine kas inschakelen

Volg deze stappen om kleine kas in te schakelen.

1. Schakel in Functiebeheer de functie Kleine kas in.
2. Ga naar Parameters voor Contanten en bankbeheer>Contant en selecteer de optie Kleine kas inschakelen.

Kasrekeningen instellen

Voer de volgende stappen uit om de kasrekeningen in te stellen.

1. Ga naar Contanten en bankbeheer>Kleine kas>Kasrekeningen.

2. Voer de volgende informatie in.

   Veld	Omschrijving
   Contant	Voer een code in om de kasrekening (contant geld) te identificeren
   Name	Voer een omschrijving in voor de kasrekening.
   Valuta	Selecteer de standaardvalutacode voor transacties met contant geld.
   Nummerreeksgroep	Als de nummering van kasdocumenten verschilt van de nummering die is opgegeven in de parameters, voert u een code in.
   Meer valuta's	Schakel dit selectievakje in om het boeken van valuta's die afwijken van de valuta voor boekhouding te kunnen boeken.
   Negatief contant geld	Schakel dit selectievakje in om negatieve kassaldi in elke valuta toe te staan.

Volg deze stappen om regels voor kassaldocontrole in te stellen voor een kasrekening.

1. Selecteer de kasrekening.

2. Selecteer op het tabblad Kasrekening in de sectie Saldolimiet de optie Saldolimiet en voer vervolgens de volgende gegevens in.

   Veld	Omschrijving
   Valutatype	Selecteer het valutatype: Valuta voor boekhouding: gebruik de basisvalutacode van het bedrijf. Aangegeven valuta: gebruik een valutacode die afwijkt van de basisvalutacode van het bedrijf.
   Valuta	Als u Aangegeven valuta hebt geselecteerd in het veld Valutatype , selecteert u een valutacode. Dit veld is niet beschikbaar als u Valuta voor boekhouding hebt geselecteerd in het veld Valutatype .
   Type saldolimiet	Selecteer het type saldolimiet: Maximum: het kassaldo mag niet hoger zijn dan het bedrag van de Saldolimiet voor de kasrekening (bovengrens). Minimum: het kassaldo mag niet lager zijn dan het bedrag van de Saldolimiet voor de kasrekening (ondergrens).
   Saldolimiet controleren	Kies wat er tijdens het goedkeuringsproces voor kasdocumenten gebeurt als het bedrag van de Saldolimiet voor de kasrekening wordt overschreden: Accepteren: de limiet mag worden overschreden. Waarschuwing: de limiet mag worden overschreden, maar de gebruiker ontvangt een waarschuwingsbericht. Het kasdocument wordt bevestigd of goedgekeurd. Fout: de limiet mag worden overschreden en de gebruiker ontvangt een foutbericht. Het kasdocument wordt niet bevestigd of goedgekeurd. Zie de sectie Goedkeuring en boeking van transacties van contant geld verderop in dit artikel voor meer informatie over het goedkeuringsproces voor kasdocumenten.
   Saldolimiet	Voer een limiet voor het kasrekeningsaldo in. Het bedrag moet in de opgegeven valuta zijn.

Boekingsprofielen voor contant geld instellen

Kasboekingsprofielen definiëren boekingen naar het grootboek. Voer de volgende stappen uit om een boekingsprofiel voor contant geld in te stellen.

1. Ga naar Contantenen bankbeheer>Instellingen>Boekingsprofielen van contant geld.

2. Selecteer of maak een boekingsprofiel en voer de volgende gegevens in.

   Veld	Omschrijving
   Geldig voor	Selecteren of het boekingsprofiel van toepassing is op een specifieke kasrekening of op alle kasrekeningen: Tabel: als er een boekingsprofielregel is voor de kasrekening, wordt die regel gebruikt voor boeking van transacties van contant geld. Alle: er is geen boekingsprofielregel voor de kasrekening.
   Contant	Geef de kasrekening op als u Tabel hebt geselecteerd in het veld Geldig voor. Dit veld blijft leeg als u Alle hebt geselecteerd in het veld Geldig voor.
   Hoofdrekening	Voer het nummer van de hoofdrekening in dat moet worden gebruikt als totaalrekening voor de kasrekening.

Nummerreeksen voor kasdocumenten instellen

Voer de volgende stappen uit om nummerreeksen op te geven voor kasdocumenten.

1. Ga naar Contanten en bankbeheer>Instellingen>Parameters voor contanten en bankbeheer.
2. Geef op het tabblad Nummerreeks nummerreekscodes op voor de verwijzingen Bonnen voor contante terugbetalingen, Bonnen voor contante voorschotten, Correctieboekstuk contant en Koerscorrectie.

Standaardwaarden en parameters voor contanten en bankbeheer instellen

Als u standaardwaarden wilt instellen voor parameters voor Contanten en bankbeheer voor kleine kas, gaat u als volgt te werk.

1. Ga naar Contanten en bankbeheer>Instellingen>Parameters voor contanten en bankbeheer.

2. Voer op het tabblad Contanten de volgende informatie in.

   Veld	Description
   Contant	Selecteer de standaardkasrekening in journalen.
   Kasboeking	Voer het standaardboekingsprofiel voor contanten in dat wordt gebruikt als er geen ander boekingsprofiel is opgegeven.
   Controleren op gebruikte boekstukken	Selecteer wat er gebeurt als er dubbele nummers worden gevonden tijdens de controle van het kasdocumentnummer: Duplicatie afwijzen Kopieën in boekjaar afwijzen Duplicaties accepteren Waarschuwen voor duplicaties
   Bewerkingslimiet controleren	Geef aan wat er gebeurt als de limiet voor bewerkingen met vertegenwoordigers wordt overschreden: Accepteren: de limiet mag worden overschreden. Waarschuwing: de limiet mag worden overschreden, maar de gebruiker ontvangt een waarschuwingsbericht. De bewerking wordt geboekt. Fout: de limiet mag worden overschreden en de gebruiker ontvangt een foutbericht. De bewerking wordt niet geboekt.
   Validatiemethode	Selecteer de validatiemethode die wordt gebruikt om overschreden limietbedragen voor bewerkingen te beheren: Bewerking: de validatie wordt uitgevoerd per transactie. Overeenkomst: de validatie wordt uitgevoerd per transactie waarvoor een opgegeven overeenkomst bestaat met een vertegenwoordiger.
   Bewerkingslimiet	Voer het maximumbedrag in dat toegestaan is voor bewerkingen met vertegenwoordigers in contanten.
   Boeken op eerdere datum	Schakel dit selectievakje in als u wilt toestaan dat transacties van contant geld vóór de laatste datum van de kastransactie worden geboekt.
   Afmetingen	Voer dimensies in in de velden Afdelingscode, Analytische code en Doelcode . Deze informatie wordt weergegeven op de afdrukpagina voor kasdocumenten.
   Status bevestigen gebruiken	Schakel dit selectievakje in als u tijdens het goedkeuringsproces voor kasdocumenten een extra status Bevestigd wilt gebruiken.

Kasjournaalnamen instellen in het grootboek

Volg deze stappen om een journaal te maken voor het boeken van transacties van contant geld.

1. Ga naar Grootboek>Journaal instellen>Journaalnamen en maak een record.
2. Geef in het veld Type journaalContant geld op. Definieer indien nodig andere standaardjournaalparameters.

Dagelijkse kasbewerkingen via een Bonjournaal

Volg deze stappen om een kasdocument te maken via een bonjournaal.

1. Ga naar Contanten en bankbeheer>Kleine kas>Bonjournaal en maak een journaal.

2. Selecteer Regels in het actievenster.

3. Voeg een regel toe en voer de volgende gegevens in.

   Veld	Omschrijving
   Datum	Voer de datum van de transactie in.
   Rekening	Selecteer de kasrekening. Standaard wordt er een kasrekening opgegeven in de parameters voor Contanten en bankbeheer.
   Omschrijving	Voer tekst in voor de transactie.
   Debet, credit	Voer in een van de volgende velden het bedrag van het kasdocument in: Debet: gebruik dit veld om kasontvangsten en een terugbetalingsbon voor contanten te registreren. Credit: gebruik dit veld om kasuitgaven en een voorschotbon voor contanten te registreren.
   Type tegenrekening, tegenrekening	Selecteer een type tegenrekening en een nummer voor de tegenrekening.
   Valuta	Selecteer de valutacode van de transactie.
   Boekstuk	Dit veld wordt ingesteld op basis van de journaalinstellingen.
   Ordernummer	Als er geen nummerreeks voor de kasrekening is ingesteld, wordt dit veld automatisch ingesteld op basis van de nummerreeks die is opgegeven in de parameters. U kunt in dit veld handmatig een ordernummer invoeren. Om inconsistente nummering van kasdocumenten te helpen voorkomen, wordt de volgende controle toegepast: het nummer van een kasdocument met een eerdere bewerkingsdatum mag niet hoger zijn dan het nummer van een kasdocument met een latere bewerkingsdatum. Als u deze controle niet nodig hebt, schakelt u het selectievakje Boeken op een eerdere datum in de parameters voor Contanten en bankbeheer in.
   Goedkeuringsstatus	De eerste transactiestatus is Geen. Zie de sectie Goedkeuring en boeking van transacties van contant geld voor informatie over het instellen van de transactiestatus.
   Documenttype	Dit veld op het tabblad Order met contant geld wordt automatisch ingesteld op basis van het bedrag dat u voor het kasdocument hebt ingevoerd: Bon voor contante terugbetaling: u hebt een bedrag ingevoerd in het veld Debet voor de kasrekening. Bon voor contant voorschot: u hebt een bedrag ingevoerd in het veld Credit voor de kasrekening. Correctie : u hebt een negatief bedrag ingevoerd in het veld Debet of Credit voor de kasrekening.
   Btw-groep	Een btw-groep opgeven om de btw voor de bewerking te berekenen.
   Btw-groep voor artikel	Geef een btw-groep voor het artikel op om de btw voor de bewerking te berekenen.
   Reden	Voer in dit veld op het tabblad Order met contant geld tekst in waarmee het transactieonderwerp wordt beschreven. Deze tekst wordt afgedrukt op de rapportagepagina voor kassabonnen.
   Documentdatum	Voer de omschrijving, het nummer en de datum van het primaire document in dat de aanleiding is voor de transactie (bijvoorbeeld voorschotrapporten, factuur of order).
   Type vertegenwoordiger	Dit veld kan de volgende waarden hebben: Werknemer: als het veld Tegenrekening is ingesteld op Grootboek of Bank, bevat de zoekopdracht Vertegenwoordiger een lijst met werknemers. Als het veld Tegenrekening is ingesteld op Klant of Leverancier, bevat de zoekopdracht Vertegenwoordiger een lijst met de contactpersonen van de vertegenwoordiger. Als u vertegenwoordigers wilt instellen, gaat u naar Basis>Instellingen>Contactpersonen>Contactpersoon. Overige: het opzoekveld Vertegenwoordiger bevat een lijst met overige klanten. Als u ontvangers wilt instellen die niet worden weergegeven in de tabel Klanten of Leveranciers gaat u naar Grootboek.>Ontvangers. Opmerking: dit type vertegenwoordiger is alleen beschikbaar voor Letland. (De configuratiesleutel CSELatvia moet zijn ingeschakeld.) Leverancier: het opzoekveld Vertegenwoordiger bevat een lijst met leveranciers. Als u leveranciers wilt instellen gaat u naar Leveranciers>Leveranciers. Klant: het opzoekveld Vertegenwoordiger bevat een lijst met klanten. Als u klanten wilt instellen gaat u naar Klanten>Klanten.
   Vertegenwoordiger	Selecteer een vertegenwoordiger van het type dat u hebt opgegeven in het veld Type vertegenwoordiger.
   Naam	Dit veld wordt automatisch ingesteld op basis van de waarden Tegenrekening en Vertegenwoordiger . Deze informatie wordt weergegeven op de afdrukpagina voor kassabonnen.
   Rest	Het resterende bedrag dat wordt berekend. Het volledige transactiebedrag moet aan bestemmingscodes worden toegewezen.
   Boekingsprofiel	Voer het boekingsprofiel voor de kasrekening in. Standaard wordt het boekingsprofiel gebruikt dat is opgegeven in de parameters voor Contanten en bankbeheer.
   Tegenboekingsprofiel	Voer het boekingsprofiel voor de geselecteerde tegenrekening in.
   Totaal	In de sectie Totaalbedrag onderaan de pagina geeft het veld Terugbet het totaal weer dat is berekend voor alle bonnen voor contante terugbetalingen die zijn ingevoerd in het huidige journaal. In het veld Voorsch wordt het totaal weergegeven voor alle bonnen voor contante voorschotten.

Selecteer Valideren in het actievenster om journaalboekingen te controleren.

Dagelijkse bewerkingen met contant geld via een Algemeen journaal

Volg deze stappen om een contante transactie te maken via een algemeen journaal.

1. Ga naar Grootboek>Journaalboekingen>Algemene journalen en maak een journaal.

2. Selecteer Regels in het actievenster.

3. Voeg een regel toe en voer de volgende gegevens in.

   Veld	Omschrijving
   Datum	Voer de datum van de transactie in.
   Rekeningtype	Selecteer Kleine kas.
   Rekening	Selecteer het nummer van de kasrekening.
   Transactietekst	Voer een verklarende tekst in voor de transactie.
   Debet, credit	Voer in een van de volgende velden het bedrag van het kasdocument in: Debet: gebruik dit veld om kasontvangsten en een terugbetalingsbon voor contanten te registreren. Credit: gebruik dit veld om kasuitgaven en een voorschotbon voor contanten te registreren.
   Type tegenrekening, tegenrekening	Selecteer een type tegenrekening en een nummer voor de tegenrekening.
   Valuta	Selecteer de code voor de transactievaluta.

Geef op het tabblad Factuur boekingsprofielen op voor de geselecteerde rekening en tegenrekening. Als de geregistreerde transactie een vooruitbetaling is, schakelt u op het tabblad Betaling het selectievakje Vooruitbetaling in. Stel in de sectie Vertegenwoordiger de velden in die op het rapport Contant moeten worden afgedrukt. Selecteer Valideren in het actievenster om journaalboekingen te controleren.

Goedkeuring en boeking van transacties met contant geld

Voor transacties van contant geld kunnen de volgende statuswaarden worden toegepast:

• Geen
• Bevestigd
• Goedgekeurd
• Geweigerd

De parameter Status bevestigen gebruiken is beschikbaar op het sneltabblad Goedkeuring van het tabblad Contant geld. Ga naar Contanten en bankbeheer>Instellingen>Parameters voor contanten en bankbeheer om twee aanvullende statuswaarden te activeren: Bevestigd en Afgewezen.

Bevestiging is gepast wanneer documenten met contanten worden uitgegeven en ontvangsten of uitgaven van contant geld worden gedeeld door twee werknemers: een boekhouder en een kassier. Met de functie Status opnieuw instellen kunt u de huidige transactiestatus wijzigen. Goedgekeurd wordt Bevestigd en Bevestigd wordt Geen. Journaalposten voor contanten kunnen alleen worden bewerkt wanneer de status Geen is. Transacties met contant geld kunnen alleen worden afgewezen wanneer de transactiestatus Bevestigd is.

• Als u een transactie wilt bevestigen, selecteert u de bijbehorende bonjournaalregel en selecteert u vervolgens Documentgoedkeuring>Bevestigen. Er wordt een ordernummer gegenereerd op basis van de opgegeven nummerreeks. De transactiestatus wordt gewijzigd in Bevestigd en u kunt de journaalregel niet meer bewerken. Het saldo van de kasrekening blijft ongewijzigd.
• Als u een document voor contant geld wilt afwijzen, selecteert u Documentgoedkeuring>Afwijzen. Deze optie is alleen beschikbaar voor documenten met de status Bevestigd.
• Als u een transactie wilt goedkeuren, selecteert u de bijbehorende bonjournaalregel en selecteert u vervolgens Documentgoedkeuring>Goedkeuren. De status Bevestigd geeft aan dat fondsen met contant geld worden ontvangen of uitgegeven. Het saldo voor contant geld wordt gewijzigd. Er kunnen geen transacties met contant geld worden geboekt.
• Als u de status Goedgekeurd wilt annuleren en de status opnieuw wilt instellen op Geen, selecteert u Documentgoedkeuring>Status opnieuw instellen. Alleen goedgekeurde contante transacties kunnen worden geboekt. Als u een journaal wilt boeken, selecteert u Boeken>Boeken.
• Journalen met afgewezen documenten kunnen worden geboekt, maar genereren geen boekstukken voor deze transacties. Alle afgewezen documenten worden geregistreerd en kunnen worden gecontroleerd op de pagina Contante transacties .

Periodieke taken

Om de volgende taken uit te voeren, gaat u naar Contanten en bankbeheer>Periodieke taken.

Periodieke taak	Omschrijving
Saldolimiet controleren	Controleer het saldo van de geselecteerde kasrekening op de opgegeven datum controleren en geeft het resultaat weer in een informatiebericht. Alleen goedgekeurde transacties kunnen in de saldoberekening worden geteld.
Herberekening kassaldo	Gebruik deze taak om te bevestigen dat de grootboeksaldi voor kasrekeningen overeenkomen met het kassaldo.
Herwaardering van vreemde valuta - Contant geld	Gebruik deze taak om ervoor te zorgen dat er voldoende saldo in de standaardvaluta is op de aangiftedatum wanneer de bewerkingen worden ingevoerd in vreemde valuta. Gebruik de functie Filteren op het tabblad Op te nemen records om de kasrekening op te geven waarvoor u de taak wilt uitvoeren. Gebruik in het dialoogvenster voor de taak de velden Van valuta en Naar valuta om transactievaluta's op te geven. Het systeem vergelijkt het bedrag in de valuta die is omgezet door de wisselkoers op de geselecteerde datum te gebruiken met het bedrag in de standaardvaluta. Het verschil tussen de twee bedragen (exclusief de vorige koerscorrectie) is de berekende koerscorrectie. Met deze taak wordt een goedgekeurde transactie met contant geld van het type Koerscorrectie gemaakt. De grootboektransactie wordt gemaakt door de grootboekrekening voor contant geld en de grootboekrekening die is opgegeven in het veld Niet-gerealiseerde winst of Niet-gerealiseerd verlies in de tabel Valuta.

Query's en rapporten

Query of rapport	Omschrijving
Transacties van contant geld	Ga naar Contanten en bankbeheer>Query's en rapporten>Transacties van contant geld om transacties van contant geld weer te geven. Gebruik de functie Filteren om extra criteria op te geven om de selectie van transacties met contanten te beperken.
Kassaldo	Ga naar Contanten en bankbeheer>Query's en rapporten>Kassaldo om het kassaldo weer te geven.
Contant geld - Afstemming van grootboek	Ga naar Contanten en bankbeheer>Query´s en rapporten>Rapporten van contant geld>Contant geld - Afstemming van grootboek om dit rapport uit te voeren.
Rapport voor overzicht contant geld	Ga naar Contanten en bankbeheer>Query´s en rapporten>Rapporten van contant geld>Rapport voor overzicht contant geld om dit rapport uit te voeren.
Rapport voor transacties met contant geld	Ga naar Contanten en bankbeheer>Query´s en rapporten>Rapporten van contant geld>Rapport voor transacties met contant geld om dit rapport uit te voeren.