Opties instellen voor leveranciersfactuurautomatisering

In dit artikel worden de opties beschreven die beschikbaar zijn voor het instellen en configureren van automatisering van leveranciersfacturen. Voor de functies voor automatisering van facturen worden de volgende typen instellingsparameters gebruikt:

• Parameters voor het automatisch toepassen van vooruitbetalingen in geïmporteerde facturen.

• Parameters voor het indienen van geïmporteerde leveranciersfacturen bij het werkstroomsysteem en het vereffenen van geboekte productontvangstbonregels met leveranciersfactuurregels die in behandeling zijn.

• Parameters voor het verwerken van geautomatiseerde achtergrondtaken:

  • Geïmporteerde leveranciersfacturen indienen bij het workflowsysteem.
  • Automatisch geboekte productontvangstbonregels koppelen aan leveranciersfactuurregels die in behandeling zijn.
  • Factuurmatching valideren voor handmatige facturen die automatisch zijn afgestemd op productontvangstbonregels. Verschillende bedrijfsprocessen gebruiken dit raamwerk om te definiëren hoe vaak het geselecteerde proces wordt uitgevoerd. De beschikbare frequenties voor de achtergrondprocessen Productontvangst afstemmen met factuurregels en Leveranciersfacturen indienen bij werkstroom omvatten Uur en Dagelijks.

Als u informatie over een achtergrondinformatie wilt instellen of taak, >> gaat u naar Procesautomatiseringen systeembeheer en selecteert u het taak achtergrond.

U moet een werkstroom voor leveranciersfacturen instellen om te zorgen voor een contactloze automatisering van het importproces via het boeken van leveranciersfacturen. Ga naar de workflow instellingen van crediteuren>om>een workflow in te stellen. Om ervoor te zorgen dat de factuur vanaf het begin tot het einde zonder handmatige interventie kan worden verwerkt, moet u een geautomatiseerde boekingstaak opnemen in uw werkstroomconfiguratie.

Parameters voor het automatisch toepassen van vooruitbetalingen in geïmporteerde facturen

• Automatisch vooruitbetaling toepassen op geïmporteerde facturen: als deze optie is ingesteld op Ja , worden bestaande vooruitbetalingen voor een bijbehorende inkooporder automatisch op zoek gedaan bij het importeren van leveranciersfacturen. Als er vooruitbetalingen worden gevonden die kunnen worden toegepast, wordt er één extra regel toegevoegd om de vooruitbetalingen toe te passen in de leveranciersfacturen die worden geïmporteerd.
• Opvolgingsautomatisering blokkeren in geval van een fout in de vooruitbetalingstoepassing: als deze optie is ingesteld op Ja, worden facturen geblokkeerd als een vooruitbetaling niet kan worden toegepast. Net als andere geautomatiseerde processen, zoals het ontvangstvereeningsproces en het verzenden naar een workflowproces, worden tijdens het factuurautomatiseringsproces geen geblokkeerde facturen opgehaald totdat de vooruitbetaling handmatig wordt toegepast.

Parameters voor het indienen van geïmporteerde leveranciersfacturen bij het werkstroomsysteem

Er worden specifieke parameters gebruikt voor het indienen van geïmporteerde leveranciersfacturen bij het werkstroomsysteem. Bovendien worden bepaalde parameters gebruikt om geboekte productontvangstbonregels te vereffenen met leveranciersfactuurregels die in behandeling zijn. Op het tabblad Automatisering van leveranciersfacturering van de pagina Parameters van module Leveranciers worden de parameters die u moet instellen, verdeeld over de volgende secties:

• Werkstroom voor leveranciersfacturen
• Productontvangsten automatisch afstemmen

De volgende parameters zijn beschikbaar:

• Geïmporteerde facturen automatisch bij de workflow indienen:

  • Als u deze optie in ingesteld op Ja, worden facturen automatisch verzonden naar het workflowsysteem als ze de taak productontvangstbonnen matchen voor factuurregels hebben voltooid en als de optie Opgenomen in automatische verwerking is geselecteerd. Door deze optie op Ja in te stellen, maakt u via boeken een contactloos proces mogelijk vanuit de importresultaten. U kunt deze optie alleen instellen op Ja als er een actieve werkstroom voor leveranciersfacturen is ingesteld voor uw rechtspersoon. Ga naar de workflow instellingen van crediteuren>om>een workflow in te stellen.
  • Als u deze optie op Nee in stelt, moeten facturen handmatig bij het workflowsysteem worden ingediend.

• De status van de productontvangstbon controleren voordat de workflow wordt ingediend:

  • Als u deze optie op Ja in stelt, kan de geïmporteerde factuur niet automatisch naar het workflowsysteem worden verzonden totdat de gematchte hoeveelheid op de productontvangstbon gelijk is aan de factuurhoeveelheid.
  • Als u deze optie op Nee in stelt, wordt de factuur verzonden naar het workflowsysteem nadat het aantal pogingen is bereikt, zelfs als de hoeveelheid op de productontvangstbon niet gelijk is aan de factuurhoeveelheid.

  De status van de productontvangstbon controleren voordat de optie voor het indienen van workflows beschikbaar is als de optie Factuurmatching validatie inschakelen is ingeschakeld. Wanneer deze optie is geselecteerd, wordt de optie voor productontvangstbonnen automatisch matchen met factuurregels automatisch ingesteld op Ja .

• Automatisch productontvangstbonnen matchen met factuurregels: als u deze optie in stelt op Ja, kan achtergrondverwerking worden gebruikt om automatisch geboekte productontvangstbonnen te verematchen met factuurregels voor wie een drieweg-overeenstemmingsbeleid is gedefinieerd. Dat proces wordt uitgevoerd totdat de gematchte hoeveelheid op de productontvangstbon gelijk is aan de factuurhoeveelheid of totdat de waarde van het aantal keren is bereikt dat het veld voor automatische aanpassing is bereikt. Het proces kan worden uitgevoerd totdat de factuur naar het workflowsysteem wordt verzonden.

  De optie Voor het automatisch matchen van productontvangstbonnen met factuurregels is alleen beschikbaar als de optie Factuurmatching validatie inschakelen is ingeschakeld. Als u de optie Productontvangstbonnen afstemmen met factuurregels vóór automatische indiening instelt op Ja, kan deze optie niet worden ingesteld op Nee. Als u deze optie instelt op Nee, moet u eerst de optie Productontvangstbonnen afstemmen met factuurregels vóór automatische indiening instellen op Nee.

• Aantal keren dat automatische afstemming moet worden geprobeerd: het aantal keren selecteren dat het systeem probeert productontvangstbonnen aan een factuurregel te koppelen voordat het proces mislukt. Wanneer het opgegeven aantal pogingen is bereikt, wordt de factuur verwijderd uit de automatiseringsverwerking.

Facturen opnemen in het leveranciersfactuurautomatiseringsproces

Wanneer de optie voor het automatisch verzenden van geïmporteerde facturen naar de workflow of de optie voor het automatisch matchen van productontvangstbonnen met factuurregels is ingeschakeld ( is ingesteld op Ja), wordt de optie Voor opnemen in automatische verwerking weergegeven in de factuurkoptekst.

• Wanneer een factuur uit een externe bron wordt geïmporteerd, wordt de optie Opnemen in automatische verwerking automatisch ingeschakeld. Dit gedrag zorgt ervoor dat leveranciersfacturen worden opgenomen in het leveranciersfactuurautomatiseringsproces en dat de facturen niet kunnen worden bewerkt.
• Voor handmatig gemaakte facturen is de optie Opnemen in automatische verwerking standaard uitgeschakeld. Als de optie voor de automatische overeenkomst tussen productontvangstbonnen en factuurregels is ingeschakeld, wordt het veld voor de status van de automatische ontvangstbewijsmatching in eerste instantie ingesteld op Niet van toepassing. Gebruikers kunnen deze optie handmatig inschakelen om een factuur op te nemen in het leveranciersfactuurautomatiseringsproces nadat de factuur is ingevuld. De waarde van het veld Automatische ontvangstmatch-status wordt gewijzigd in Nog niet uitgevoerd . De functie Facturen die handmatig zijn gemaakt in de functie voor factuurautomatisering beheert deze functionaliteit.

Facturen uitsluiten van het leveranciersfactuurautomatiseringsproces

Een leveranciersfactuur die is opgenomen in het leveranciersfactuurautomatiseringsproces, kan worden uitgesloten van geautomatiseerde processen.

• De gebruiker kan de factuur handmatig uitsluiten door de optie Opnemen in automatische verwerking uit te sluiten.

• Als de optie voor productontvangstbonnen automatisch met factuurregels wordt gematcht, wordt de factuur in de volgende situaties niet geautomatiseerd:

  1. De optie Voor het automatisch verzenden van geïmporteerde facturen naar de workflowoptie is uitgeschakeld en het veld status Geautomatiseerde ontvangstbewijsmatch is ingesteld op Voltooid,Mislukt of Niet van toepassing.
  2. De optie Voor het automatisch verzenden van geïmporteerde facturen naar de workflowoptie is ingeschakeld.
  3. De factuur is niet goedgekeurd nadat deze naar het workflowsysteem is verzonden.