Factuurregels genereren wanneer u leveranciersfacturen importeert

Belangrijk

De functionaliteit die in dit artikel wordt vermeld, of een gedeelte hiervan, is beschikbaar als onderdeel van een preview-versie. De inhoud en de functies kunnen worden gewijzigd. Meer informatie over preview-versies vindt u in Beschikbaarheid van serviceupdate.

In dit artikel wordt de functionaliteit beschreven voor het automatisch genereren van factuurregels op leveranciersfacturen bij het importeren van facturen.

Soms bevatten leveranciersfacturen alleen koptekstgegevens zonder regeldetails en stuurt de leverancier de facturen consistent in een vast patroon:

• Facturen bevatten altijd dezelfde regels als de inkooporder.
• Facturen bevatten altijd dezelfde regels, gebaseerd op de verzonden goederen, met prijzen gebaseerd op de inkooporder.

Om het proces te stroomlijnen, kunnen factuurregels automatisch worden afgeleid van de inkooporder of productontvangstbon. Volg deze stappen om het automatisch maken van factuurregels in te stellen.

De instellingen inschakelen

1. Ga naar Leveranciers > Instellen > Parameters van Leveranciers.

2. Stel op het tabblad Automatisering van leveranciersfacturen onder Automatisch regels maken voor geïmporteerde facturen de optie Automatisch factuurregels maken in op Ja.

3. Selecteer in het veld Standaardhoeveelheid kiezen voor het automatisch maken van factuurregels de hoeveelheid die moet worden gebruikt om automatisch factuurregels te genereren:

   • Bestelde hoeveelheid: regels worden vanuit inkooporderregels gegenereerd. Deze waarde is de standaardwaarde.
   • Hoeveelheid productontvangstbon: het inkoopordernummer wordt gebruikt om de relevante productontvangstbonnen te vinden. Vervolgens worden de hoeveelheden productontvangstbonnen gebruikt om factuurregels te genereren.

   Deze parameter wordt alleen gebruikt wanneer het inkoopordernummerbereik wordt opgegeven tijdens het importeren van facturen, maar het productontvangstbonbereik niet is opgegeven. Als het productontvangstbonbereik is opgegeven, wordt de regel altijd afgeleid van de productontvangstbon en niet van de inkooporder.

4. Stel de parameter Importeren van factuur zonder afgeleide regels toestaan in. Met deze parameter wordt bepaald of factuurimport wordt geblokkeerd als er geen afgeleide factuurregels zijn.

Wijzigingen in gegevensentiteit

Om de functionaliteit te ondersteunen die in dit artikel wordt beschreven, zijn er drie velden toegevoegd aan de gegevensentiteit Koptekst van leveranciersfactuur:

• HeaderOnlyImport: dit veld moet zijn ingesteld op Ja om regels voor factuurkopteksten te genereren.
• PurchIdRange: de lijst met inkoopordernummers. De factuurnummers kunnen een bereik zijn, zoals PO0001..PO0009 (waarbij twee stipjes het begin en einde van het bereik scheiden), of discrete waarden, zoals PO0001, PO0003, PO0006. Alle inkooporders moeten bij dezelfde leveranciersrekening in de factuurkoptekst horen. Anders krijgt u het volgende foutbericht: 'Genereren van factuurregels is mislukt. Inkooporders hebben verschillende leveranciersrekeningen.'
• PackingslipRange: de lijst met productontvangstbonnummers. Leveranciersfactuurregels kunnen worden gemaakt van productontvangstbonnen. Productontvangstbonnummers worden doorgaans niet in leveranciersfacturen opgenomen. Voer in dit veld alleen de productontvangstbonnummers in als u duidelijk kunt identificeren welke productontvangstbonnen voor welke specifieke facturen zijn. Factuurregels kunnen worden gegenereerd op basis van productontvangstbonnen. Als dit veld wordt gebruikt, wordt de instelling van het veld Standaardhoeveelheid kiezen voor het automatisch maken van factuurregels op de pagina Parameters van module Leveranciers genegeerd.

Opmerking

Als er meerdere productontvangstbonnummers zijn ingevoerd, worden er meerdere in behandeling zijnde leveranciersfacturen gemaakt die hetzelfde factuurnummer hebben. U moet deze facturen handmatig consolideren voordat u de facturen verder kunt verwerken. In toekomstige versies worden de facturen automatisch geconsolideerd.

Alle productontvangstbonnen moeten bij dezelfde leveranciersrekening in de factuurkoptekst horen.

Resultaat

Als er regels worden gegenereerd, wordt het volgende bericht in de automatiseringsgeschiedenis van de leveranciersfacturen vastgelegd: 'Automatisch factuurregels maken: voltooid'.

Als er geen regels worden gegenereerd, wordt het volgende foutbericht vastgelegd: 'Automatisch factuurregels maken: mislukt'.

Vooruitbetalingsfactuur importeren

De vooruitbetalingsfactuur kan rechtstreeks worden geïmporteerd via gegevensentiteit Koptekst van leveranciersfactuur wanneer de parameter Factuurregels automatisch aanmaken is ingeschakeld.

• HeaderOnlyImport: stel dit veld in op Ja om regels voor de vooruitbetalingsfactuur te genereren.
• PurchIdRange: het Inkoopordernummer waarmee het vooruitbetalingsbedrag is ingesteld.
• VENDORINVOICETYPE: dit is "VendorAdvance" om aan te geven dat dit een vooruitbetalingsfactuur is.
• IMPORTEDAMOUNT: het bedrag op de vooruitbetalingsfactuur.

De import van een vooruitbetalingsfactuur wordt niet geaccepteerd als de vooruitbetalingsfactuur al is gegenereerd zonder een verrekening onder de inkooporder.

Inkoopordernummer importeren

Wanneer een leveranciersfactuur aan één inkooporder is gekoppeld, wordt het inkoopordernummer (PurchId) opgegeven in de entiteit koptekst van de leveranciersfactuur ter ondersteuning van de volgende functionaliteit:

• Afleiding en validatie van valutacode: de valutacode wordt automatisch afgeleid van de inkooporder als de valutacode niet wordt opgegeven in de entiteit koptekst van de leveranciersfactuur. De validatiefout treedt op wanneer de geïmporteerde factuur een andere valutacode heeft dan de valutacode die op de inkooporder is opgegeven.
• Standaard financiële dimensie: de financiële dimensiewaarden van de koptekst van de factuur worden afgeleid van de koptekst van de inkooporder. De corresponderende financiële dimensie op de factuurregels wordt afgeleid van de koptekst van de leveranciersfactuur tijdens het importeren van factuurregels. Dit gedrag zorgt voor consistentie tussen facturen die worden geïmporteerd met behulp van het DMF (Framework voor gegevensbeheer) en facturen die worden gemaakt met de pagina Leveranciersfactuur in behandeling.
• Werkstroom voor leveranciersfactuur: als de factuurvalidatie mislukt, wordt de factuur doorgestuurd naar de maker van de inkooporder om eventuele discrepanties op te lossen. Het juiste inkoopordernummer zorgt ervoor dat de leveranciersfactuur tijdens het workflowproces wordt doorgestuurd naar de juiste afzender van de inkooporder.