Waarschuwingsregels maken

Aan de slag

Bepaal voordat u een waarschuwingsregel instelt, wanneer of in welke situaties u waarschuwingen wilt ontvangen. Als u weet over welke gebeurtenis u wilt worden gewaarschuwd, gaat u naar de pagina met de gegevens die de gebeurtenis veroorzaken. De gebeurtenis kan een datum zijn die aanbreekt of een specifieke wijziging die plaatsvindt. Daarom moet u de pagina vinden waar de datum is gespecificeerd of die het veld bevat dat verandert of de nieuwe record. Wanneer u deze informatie hebt, kunt u de waarschuwingsregel maken.

Wanneer u een waarschuwingsregel maakt, geeft u de criteria op waaraan moet zijn voldaan voordat een waarschuwing wordt geactiveerd. Criteria vormen in feite de overeenkomst tussen het plaatsvinden van een gebeurtenis en het voldoen aan bepaalde voorwaarden. Wanneer er een gebeurtenis plaatsvindt, start het systeem een controle aan de hand van de voorwaarden die zijn ingesteld.

Controleren of de batchtaken voor waarschuwing worden uitgevoerd

De batchtaken voor gegevenswijziging en waarschuwingen bij vervaldatums moeten worden uitgevoerd om de waarschuwingsvoorwaarden te kunnen verwerken en de meldingen te kunnen verzenden. Als u batchtaken wilt uitvoeren, gaat u naar Systeembeheer>Periodieke taken>Waarschuwingen en voegt u een nieuwe batchtaak toe voor Waarschuwingen op basis van wijzigingen of Waarschuwingen voor vervaldatum. Als er een lange en regelmatig uitgevoerde batchtaak nodig is, selecteert u Terugkeerpatroon en stelt u Geen einddatum in met een Terugkeerpatroon van Minuten en een Aantal van 1.

Gebeurtenissen

De gebeurtenis die een waarschuwingsregel activeert kan datum zijn die binnenkomt of een bepaalde wijziging die plaatsvindt. Triggers voor gebeurtenissen worden gedefinieerd op het sneltabblad Waarschuw mij wanneer van het dialoogvenster Waarschuwingsregel maken. Welke gebeurtenissen beschikbaar zijn voor een bepaald veld, is afhankelijk van de geselecteerde trigger.

Als u bijvoorbeeld een waarschuwingsregel wilt instellen voor het veld Begindatum, zijn gebeurtenissen met een vervaldatum geschikt. Daarom is het gebeurtenistype is due in beschikbaar voor dat veld. Voor een veld zoals Kostenplaats is een gebeurtenis met vervaldatum niet geschikt. Daarom is het gebeurtenistype is due in niet beschikbaar. In plaats daarvan is het gebeurtenistype has changed beschikbaar.

Gebeurtenistypen

Er kunnen drie typen gebeurtenissen optreden:

• Gebeurtenissen voor maken en verwijderen : deze gebeurtenissen worden trigger wanneer een record wordt gemaakt of verwijderd.
• Gebeurtenissen van het type Update : deze gebeurtenissen trigger een waarschuwing wanneer de gegevens in een bepaald veld worden gewijzigd.
• Gebeurtenissen van het type vervaldatum : deze gebeurtenissen trigger een waarschuwing wanneer een datum binnenkomt.

Wijzigingen die optreden kunnen worden gestart door een gebruiker. Een gebruiker wijzigt bijvoorbeeld de leveringsdatum van een inkooporder. Wijzigingen kunnen ook optreden als onderdeel van een proces. Bijvoorbeeld, het veld Status van een pagina verandert om de levenscyclus van verschillende processen in het systeem te weerspiegelen.

Voorwaarden

Op het sneltabblad Waarschuw mij voor in het dialoogvenster Waarschuwingsregel maken kunt u voorwaarden gebruiken, om te bepalen wanneer u waarschuwingen over gebeurtenissen ontvangt.

U kunt bijvoorbeeld opgeven dat het systeem u moet waarschuwen als de status van inkooporders wijzigt, maar alleen als de status overeenkomt met een bepaalde set voorwaarden. U wilt bijvoorbeeld worden gewaarschuwd wanneer de status van een inkooporder verandert in Ontvangen. Deze wijziging in status is de gebeurtenis die de waarschuwing activeert.

Vervolgens moet u beslissen over welke inkooporders u wilt worden gewaarschuwd. U kunt bijvoorbeeld een van de volgende opties selecteren: Deze opties bepalen de voorwaarden voor de waarschuwingsregel.

• Huidige geselecteerde record : u ontvangt een waarschuwing wanneer de status van een bepaalde inkooporder wordt gewijzigd in Ontvangen.
• Alle records – U ontvangt een waarschuwing wanneer de status van een inkooporder voor een artikel in de actieve paginaweergave wordt gewijzigd. Gebruik de geavanceerde filters die beschikbaar zijn op de pagina om regels voor een bepaalde set records te maken. U kunt bijvoorbeeld een waarschuwing maken die wordt geactiveerd voor alle inkooporders voor klanten in een bepaalde klantengroep.

Verlopen van regel

Geef op het sneltabblad Waarschuw mij tot van het dialoogvenster Waarschuwingsregel maken op hoe lang de waarschuwingsregel actief moet zijn.

Inhoud van waarschuwing

Geef op het sneltabblad Waarschuw mij met van het dialoogvenster Waarschuwingsregel maken de onderwerptekst en de berichttekst op die in de waarschuwingsberichten wordt gebruikt.

Gebruikers-ID

Geef op het sneltabblad Waarschuwing voor wie van het dialoogvenster Waarschuwingsregel maken op welke gebruiker de waarschuwingsberichten moet ontvangen. Uw gebruikers-ID is standaard geselecteerd. De mogelijkheid om de gebruiker te wijzigen die de waarschuwing ontvangt, is beperkt tot organisatiebeheerders.

Waarschuwingen als zakelijke gebeurtenissen

U kunt waarschuwingen extern verzenden via het raamwerk voor zakelijke gebeurtenissen. Stel bij het maken van een waarschuwing In gehele organisatie in op Nee en stel Extern verzenden in op Ja. Nadat u de waarschuwing hebt geactiveerd die de zakelijke gebeurtenis heeft geactiveerd, kunt u een stroom activeren die is gebouwd in Power Automate met de trigger Als zich een zakelijke gebeurtenis voordoet op de Finance + Operations-connector of de gebeurtenis expliciet naar een eindpunt voor zakelijke gebeurtenissen verzenden via de Catalogus met zakelijke gebeurtenissen.

Een waarschuwingsregel maken

0. Controleren of de batchtaken voor waarschuwing worden uitgevoerd (zie boven).
1. Open de pagina met de te controleren gegevens.
2. Selecteer in het Actievenster op het tabblad Opties in de groep Delen de optie Een waarschuwingsregel maken.
3. Selecteer in het dialoogvenster Waarschuwingsregel maken in het veld Veld het veld dat gecontroleerd moet worden.
4. Selecteer in het veld Gebeurtenis het type gebeurtenis.
5. Selecteer de gewenste optie op het sneltabblad Waarschuw mij voor. Als u de waarschuwing als een zakelijke gebeurtenis wilt verzenden, stelt u de waarde In de hele organisatie in op Nee.
6. Als u wilt dat de waarschuwingsregel op een bepaalde datum inactief wordt, selecteert u een einddatum in het snelttabblad Waarschuw mij tot.
7. Accepteer op het sneltabblad Waarschuw mij met in het veld Onderwerp de standaard onderwerpkoptekst voor het e-mailbericht of voer een nieuw onderwerp in. De tekst wordt de onderwerpkoptekst voor het e-mailbericht dat u ontvangt als er een waarschuwing wordt geactiveerd. Als u de waarschuwing als een zakelijke gebeurtenis wilt verzenden, stelt u Extern verzenden in op Ja.
8. Voer desgewenst een bericht in het veld Bericht in. De tekst wordt het bericht dat u ontvangt als er een waarschuwing wordt geactiveerd.
9. Selecteer OK om de instellingen op te slaan en de waarschuwingsregel te maken.

Beperkingen en oplossingen

Oplossing voor het maken van waarschuwingen voor de secundaire gegevensbronnen van een formulier

U kunt geen waarschuwingen maken voor bepaalde secundaire gegevensbronnen op formulieren. Wanneer u bijvoorbeeld waarschuwingen maakt voor het formulier voor boekingsprofielen van klanten of leveranciers, zijn alleen de velden in de koptekst (CustLedger of VendLedger) beschikbaar en niet de dimensierekeningen. De oplossing voor deze beperking is het gebruik van SysTableBrowser om die tabel als primaire gegevensbron te openen.

1. Open de tabel in het formulier SysTableBrowser.

   	https://<EnvironmentURL>/?cmp=USMF&mi=SysTableBrowser&TableName=<TableName>
   

2. Maak een waarschuwing in het formulier SysTableBrowser.

Waarschuwingen op basis van wijzigingen werken niet voor wijzigingen in batchstatus

Waarschuwingen op basis van wijzigingen werken niet voor wijzigingen in batchstatus omdat deze om prestatieredenen zijn uitgeschakeld. In plaats daarvan moet u de mogelijkheid Batchwaarschuwingen instellen. Zie Waarschuwingen instellen voor verbeterde batchformulieren voor meer informatie.